Die Beziehung zwischen Hightech und Wirtschaft lässt sich als fruchtbare Partnerschaft beschreiben, die jedoch auf einer Vielzahl verwirrender Akronyme beruht. RPA, IPA und BPM sind nur einige der vielen Abkürzungen, die von Tausenden von Unternehmen auf der ganzen Welt verwendet werden, wenn sie über digitale Transformation und Möglichkeiten zur Verbesserung der Unternehmensleistung sprechen.
Eine der verwirrendsten Kopplungen ist wahrscheinlich das Geschäftsprozessmanagement (BPM) und die robotische Prozessautomatisierung (RPA). Kann man diese Konzepte wirklich miteinander vergleichen? Lassen Sie uns ihr wahres Wesen beleuchten und herausstellen, was sie voneinander unterscheidet und was sie zu idealen Partnern machen kann.
Unterscheidung zwischen BPM und RPA
Der Vergleich und die Gegenüberstellung von BPM und RPA ist keine leichte Aufgabe, da diese beiden Begriffe völlig unterschiedlicher Natur sind. BPM ist eine Managementdisziplin, die sich auf Unternehmensprozesse bezieht, während RPA eine Reihe von Technologien ist, die sich auf die Prozessautomatisierung konzentrieren.
Speziell handelt es sich bei RPA um ein Ensemble von Automatisierungstechnologien, die darauf abzielen, menschliche Mitarbeiter bei der Ausführung sich wiederholender und zeitaufwändiger Geschäftsaufgaben in einer Vielzahl von Branchen (Immobilien RPA, Telekommunikation, Versicherungen usw.) und Geschäftsfunktionen (RPA in HR, Marketing und mehr) zu unterstützen.
Dieses Ergebnis kann durch den Einsatz von Softwarerobotern erreicht werden, die so programmiert sind, dass sie die Handlungen nachahmen, die normalerweise von realen Arbeitnehmern bei einer Vielzahl von Routineaufgaben ausgeführt werden, z. B. das Verschieben von Daten zwischen verschiedenen Anwendungen, das Erstellen von Rechnungen oder Berichten, die Eingabe von Informationen in Datenbanken usw.
Das Hauptziel von RPA besteht darin, von Menschen ausgeführte Geschäftsaufgaben, die normalerweise manuell ausgeführt werden, in softwaregesteuerte Aufgaben zu verwandeln, die von Maschinen ausgeführt werden. Das bedeutet, dass RPA in erster Linie einen aufgabenorientierten Ansatz verfolgt.
Durch diese Automatisierung können Unternehmen einige der mühsamsten und monotonsten Vorgänge an Software-Roboter delegieren, wodurch der Aufwand für banale Vorgänge verringert und somit Kosten gesenkt werden. Dies bedeutet auch, dass sich die Mitarbeiter mit viel motivierenderen Tätigkeiten beschäftigen können, die typisch menschliche Qualitäten und Fähigkeiten erfordern, wie z. B. Problemlösung, Kreativität, Öffentlichkeitsarbeit usw.
BPM hingegen ist eine ganzheitliche Managementmethode, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse als Ganzes zu rationalisieren und eine höhere Effizienz zu erreichen, indem Schwachstellen oder Engpässe im Unternehmen aufgespürt und behoben werden. BPM beinhaltet typischerweise eine langwierige und vielschichtige Analyse und Optimierung der oben genannten Prozesse, die aus fünf Hauptphasen besteht:
- Design: Geschäftsprozessgestaltung konzentriert sich auf die Identifizierung bestehender Prozesse, die tatsächlich überarbeitungsbedürftig oder automatisierungswürdig sind.
- Modellierung: Dies ist der Teil, in dem Sie einen Plan für die Neugestaltung der ausgewählten Prozesse aufstellen, potenzielle Verbesserungen visualisieren und berücksichtigen, wie diese hypothetischen aktualisierten Prozesse in zukünftige Szenarien passen würden.
- Ausführung: Hier testen Sie die überarbeiteten "Champion"-Prozesse, indem Sie sie entweder manuell oder automatisch über BPM-Software oder mit einer Kombination aus beidem ausführen.
- Monitoring: Ein wesentlicher Schritt, um Informationen über die Leistung der Prozesse zu sammeln und zu beurteilen, ob die bisherigen Probleme gelöst wurden.
- Optimierung: Die letzte Phase, in der Sie die Prozesse entsprechend den in der vorherigen Phase gesammelten Erkenntnissen feinabstimmen.
Zweck und Umfang der BPM-Disziplin sind weitaus umfassender als die von RPA, da sie darauf abzielt, den gesamten Geschäftsablauf zu optimieren und die Gesamtleistung des Unternehmens durch ein ganzheitliches Reengineering komplexer Prozesse unternehmensweit zu verbessern.
Mit anderen Worten: BPM ist kein aufgaben-, sondern ein prozessorientierter, durchgängiger Modus Operandi, der dazu dient, die datengestützte Entscheidungsfindung zu fördern, Geschäftsrisiken oder Ineffizienzen zu beseitigen und die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensfunktionen, Systemen und Abteilungen einer Organisation zu verbessern.
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Technologien und Plattformen
Die unterschiedlichen Ziele von BPM und RPA spiegeln sich in den Technologien wider, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind. Wie bereits erwähnt, ist der Anwendungsbereich von RPA technisch auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch Software-Bots beschränkt. Daher ist ihr Technologiepaket kleiner als das von BPM. Es wäre jedoch irreführend, die Rolle von RPA herunterzuspielen, indem man sagt, dass es nur darum geht, regelbasierte Bots zur Erfüllung trivialer Aufgaben einzusetzen.
Wie wir in unserem früheren Artikel über IPA vs. RPA erörtert haben, war es bis vor einigen Jahren ein beliebter Trend, klar zwischen traditioneller RPA, die auf "einfachen" Software-Robotern basiert, und IPA, einer breiteren Kombination aus RPA-Tools, maschinellem Lernen, Computer-Vision und natürlicher Sprachverarbeitung, zu unterscheiden.
Aber die Dinge haben sich geändert, und heute überschneiden sich diese beiden Begriffe fast, da die meisten modernen RPA-Lösungen auf eine ziemlich breite Palette von KI-bezogenen Technologien zurückgreifen, um Bots mit zusätzlichen Fähigkeiten auszustatten. Zu diesen Fähigkeiten gehören ein besseres Verständnis des Szenarios, in dem sie arbeiten, eine bessere Fähigkeit, mit Ausnahmen umzugehen, und die Möglichkeit, sich durch Erfahrung zu verbessern.
Nicht zu vergessen ist die Tatsache, dass aktuelle RPA-Lösungen und -Plattformen zunehmend dazu tendieren, in den breiteren BPM-Bereich einzudringen und analytische Fähigkeiten zu integrieren, die für die Prozessfindung und -gestaltung unerlässlich sind. Dies bedeutet, dass die Grenze zwischen RPA- und BPM-Plattformen immer dünner wird.
Zu den marktführenden Plattformen, deren Kernstück RPA ist, können wir zählen:
- UiPath: Obwohl der Schwerpunkt von UiPath auf RPA liegt, bietet es auch erweiterte Funktionen für die BPM-Integration. Als Itransitions primärer RPA-Technologiepartner und Automatisierungsführer ist diese Plattform unsere erste Wahl für eine Vielzahl von RPA-Projekten, einschließlich unseres jüngsten PoCs zur Automatisierung der Lebenslaufverarbeitung:
- Blue Prism: Eine codefreie intelligente Automatisierungsplattform, die RPA und KI-bezogene kognitive Technologien kombiniert und in der Lage ist, Prozesse auf nicht-invasive Weise zu automatisieren.
- Power Automate: Microsofts Antwort auf die Anforderungen moderner Prozessautomatisierung und Teil einer Familie von Business-Intelligence-Produkten namens Microsoft Power Platform.
Bei BPM wird die Palette der beteiligten Technologien weiter ausgebaut, um eine größere Anzahl von Aktionen durchzuführen, die nicht nur mit der Automatisierung einzelner Prozesse, sondern auch mit dem Bereich der Daten zusammenhängen. Folglich umfasst die Technologiepalette von BPM nicht nur RPA selbst, sondern auch Datenwissenschaft, Business Analytics, maschinelles Lernen und jedes andere Tool, das benötigt wird, um die Unternehmensleistung zu scannen, Ineffizienzen zu erkennen, verschiedene Geschäftsfunktionen zu integrieren und eine End-to-End-Harmonisierung des Unternehmensworkflows zu erreichen.
So, ist RPA Teil von BPM? Nicht genau, aber RPA ist sicherlich ein wichtiger Bestandteil des BPM-Toolkits, wobei BPM-Plattformen in der Regel RPA-Funktionen enthalten.
Als Beispiel für BPM-Plattformen sind zu nennen:
- Pega: Diese große BPM-Plattform ist eine Anwendungssuite für Customer Engagement und digitale Prozessautomatisierung und wurde entwickelt, um kundenorientierte Systeme mit Backend-Prozessautomatisierung zu verbinden. Sie verfügt auch über eine robuste RPA-Komponente.
- Odoo: Eine Plattform, die zur Rationalisierung einer Vielzahl von Funktionen und Geschäftsbereichen eingesetzt wird, darunter BI und Reporting, Asset Management, Marketing und mehr.
- Bonita: Ein wertvolles Tool zur Workflow-Automatisierung über verschiedene Unternehmensabteilungen hinweg, das KI-gestützte Analysen und Prognosen bietet.
- Case.one: Ein Ökosystem von Produkten, das sich auf BPM und Case Management konzentriert und in der Lage ist, die Prozessautomatisierung über Chatbots, automatisierte Berichterstattung, automatisierte Benachrichtigungen usw. zu optimieren.
Welche Auswirkungen kann das auf das Geschäft haben?
Da sich RPA in erster Linie auf die Automatisierung und Verbesserung spezifischer Prozesse mit hoch skalierbaren und schnell einsatzbereiten Software-Robotern konzentriert, können die damit verbundenen Technologien eine "taktische" Wahl sein, wenn es um schnelle Erträge geht, während langfristig größere Ergebnisse zu erwarten sind.
In dieser Hinsicht sind die Vorteile von RPA zahlreich und umfassen Verbesserungen der Produktivität, der Genauigkeit, der Einhaltung von Vorschriften, der Kundenzufriedenheit und mehr. Insbesondere die Produktivitätssteigerung steht laut Protiviti's 2019 Global RPA Survey an erster Stelle der wichtigsten Vorteile einer RPA-Implementierung, wobei der Prozentsatz der Befragten, die Verbesserungen angaben, von 50 % in den Tech-Media-Telekommunikationsbranchen bis zu 23 % im Energiesektor reicht.
Wenn man zu BPM übergeht, wird der Anwendungsbereich viel breiter, und der potenzielle Nutzen wächst, wie zu erwarten, ebenfalls. Eine ganzheitliche Überprüfung, Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen liefert jedoch Ergebnisse, die vor allem langfristig wahrgenommen und quantifiziert werden können, da es sich um eine weitreichende Umgestaltung und Rationalisierung des gesamten Unternehmensworkflows handelt, der aus einer Vielzahl unterschiedlicher Prozesse besteht. Es handelt sich also um einen eher langfristigen und strategieorientierten Ansatz.
Die Arten von Vorteilen, die geliefert werden, sind ähnlich denen, die durch RPA allein gewährleistet werden, jedoch in einem größeren Maßstab. Dazu gehören erhebliche Verbesserungen der Mitarbeiterproduktivität, höhere Genauigkeit, Kosteneinsparungen und eine bessere Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen. Ganz zu schweigen von einer allgemeinen Beschleunigung der Geschäftszyklen und einer enormen Verbesserung der Agilität, Flexibilität und Entscheidungsfähigkeit des Unternehmens, da jedes Problem schneller und effizienter angegangen werden kann.
Wie sieht es mit der Umsetzung aus?
Der unterschiedliche Umfang und die potenziellen Auswirkungen von RPA und BPM implizieren auch einen unterschiedlichen Implementierungsaufwand. RPA-Tools können mit relativ geringen Investitionen in bestehende Plattformen integriert werden, da Bots über das Frontend mit bestehenden Systemen verbunden werden.
Die aufwandsarme und unterbrechungsfreie Implementierung von RPA sowie die bekannte Benutzerfreundlichkeit auch für nicht-technische Mitarbeiter machen Investitionen in RPA-Beratung und -Einführung zu einer idealen Wahl, um den Weg zur digitalen Transformation zu ebnen. Laut dem Pega-Bericht RPA und digitale Transformation für das Jahr 2019 betrachten 63 % der 500 befragten Manager RPA als eine der wichtigsten Komponenten für die Digitalisierung ihres Unternehmens.
Das ist beim ganzheitlichen Geschäftsprozessmanagement nicht der Fall - ein zeitaufwändiger, groß angelegter Ansatz, der in der Regel eine umfassende Überarbeitung und koordinierte Neugestaltung zahlreicher Geschäftsprozesse sowie die eventuelle Ablösung von Altsystemen beinhaltet.
Dieser Wandel ist jedoch nicht nur eine Frage der Technologien, sondern auch der menschlichen Faktoren, denn er erfordert ein radikales Umdenken in der Unternehmenskultur sowie eine angemessene Schulung und Umschulung der Mitarbeiter. Diese beiden Punkte sind entscheidend, um das volle Potenzial einer BPM-Lösung auszuschöpfen, aber auch, um den Konsens der Beteiligten zu sichern.
Was soll ich wählen?
Angesichts der Tatsache, dass die Automatisierung von Geschäftsprozessen immer wichtiger wird, um auf dem globalen Markt wettbewerbsfähig zu sein, lohnt es sich zu wissen, in welche Lösung man am besten investieren sollte, je nach den Ambitionen und Zielen des jeweiligen Unternehmens.
RPA-Tools haben sich als wertvolle Verbündete für alle Unternehmen erwiesen, die noch auf Altsysteme angewiesen sind und eine kurzfristige Rendite erzielen wollen, da Roboter relativ einfach zu implementieren sind und sich recht gut mit Software oder Plattformen der alten Generation verbinden lassen. Darüber hinaus kann dieser aufgabenorientierte Ansatz die erste Wahl für die Automatisierung "eigenständiger" Prozesse sein, die nicht mit anderen Unternehmensfunktionen verknüpft werden müssen.
Wenn Ihr Unternehmen hingegen eine umfassende Neugestaltung zahlreicher Prozesse von Grund auf benötigt, um relevante und weit verbreitete Ineffizienzen zu beseitigen, ist die Investition in BPM-Beratung und -Implementierung möglicherweise die bessere Wahl. Diese Option ist auch die beste Wahl, wenn es darum geht, Prozesse zu rationalisieren, die eine ständige menschliche Überwachung erfordern, oder eine höhere Koordination und Integration mit zusätzlichen automatisierten Arbeitsabläufen zu erreichen.
BPM und RPA kombiniert
Die unterschiedliche Natur von BPM und RPA sollte uns nicht davon abhalten, nach Gemeinsamkeiten zu suchen, da ihr maximales Potenzial durch die richtige Kombination erreicht werden kann. In diesem Zusammenhang hat der Deloitte-Bericht Automatisierung mit Intelligenz für 2020 gezeigt, dass RPA immer noch die beliebteste Automatisierungstechnologie ist, aber die meisten Unternehmen haben ihr Technologieportfolio mit zusätzlichen Tools zur Unterstützung ihrer Automatisierungsbemühungen ergänzt, und eines der wichtigsten ist BPM.
Was ist RPA im BPM?
RPA ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Verbesserung veralteter Geschäftsprozesse und kann als integraler Bestandteil des BPM-Technologiestacks betrachtet werden. Dabei geht es nicht nur um die Automatisierung verschiedener Büroarbeiten, was sicherlich die Kernfunktion von RPA ist, sondern auch um andere "Neben"-Funktionen, die sich aus Sicht des Geschäftsprozessmanagements als nützlich erweisen können.
Zum Beispiel sind RPA-Bots bei der Durchführung von Datenerfassungs- und Berichtsaufgaben wesentlich genauer als Menschen, was zu einer besseren Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen führt. Eine weitere Stärke von RPA-Bots ist ihre Fähigkeit, als eine Art API zwischen Legacy-Anwendungen zu fungieren und Daten zwischen verschiedenen Arten von Unternehmenssoftware zu verbinden und zu verschieben und somit tatsächliche Integrationen zu ersetzen, die zu teuer sind oder in die es sich einfach nicht lohnt zu investieren.
Wie hängt BPM mit Automatisierung zusammen?
Die Definition und Überwachung automatisierter Geschäftsprozesse durch BPM stellt sicher, dass alle Ausnahmen oder wichtigen Schritte, die eine menschliche Überwachung erfordern, ordnungsgemäß an den richtigen Entscheidungsträger zur Genehmigung weitergeleitet werden.
Auch wenn RPA-Bots verschiedene Vorgänge automatisieren können und KI sie immer intelligenter macht, können sie nicht immer für uns entscheiden. Außerdem kann die Automatisierung fragmentierter und schwerfälliger Prozesse mit RPA diese zwar schneller machen, aber nicht unbedingt in effiziente Prozesse verwandeln. Wenn es um umfassendere Geschäftsszenarien geht, kann eine ganzheitlichere und managementorientierte Disziplin wie BPM dabei helfen, Ineffizienzen bei umfangreichen Prozessen zu lösen, indem RPA-Bots mit analytischen Tools kombiniert werden, um solche Prozesse als Ganzes zu harmonisieren.
Andernfalls könnte die Automatisierung einer einzelnen Aufgabe zu neuen Engpässen führen, wenn Sie andere Teile des Unternehmensworkflows außer Acht lassen. Das kann zum Beispiel passieren, wenn man bestimmte Marketingabläufe automatisiert und damit beschleunigt, ohne dass die Liefer- und Nachschubprozesse mit dem Strom der Neukunden Schritt halten.
Zusammenfassung
In Anbetracht der obigen Ausführungen können wir eine zunehmende Konvergenz zwischen BPM und RPA als Treiber der Unternehmensdigitalisierung erwarten, da diese beiden Lösungen zwar unterschiedlich sein mögen, aber ihre Kombination ihre Stärken maximiert. Oder, wenn Sie Latein bevorzugen: "In varietate concordia".
