BPM-Automatisierung für britische Pflegeheime

Lösung

Innerhalb von 14 Monaten entwickelten die Business Process Management-Berater von Itransition eine auf das Gesundheitswesen zugeschnittene Webanwendung, die es dem Personal von Pflegeheimen ermöglicht, ihre Aufgaben und Leistungen effektiv zu verwalten, einschließlich Überwachung, Verfolgung, Analyse und Berichterstattung. Das Team von Itransition entwickelte auch eine API, damit andere Teile dieses im Aufbau befindlichen Ökosystems mit der Lösung interagieren können, indem sie zum Beispiel die Erstellung von Aufgaben oder erforderlichen Aktionen auslösen.

Zu den Hauptanwendungsfällen der Anwendung gehören:

• Verwaltung von patientenbezogenen und allgemeinen Aufgaben. Während der Erstellung des Pflegeplans für einen bestimmten Patienten erstellt und weist ein Arzt Aufgaben zu, wobei er die Art und Häufigkeit der für diesen Patienten geeigneten Aktivitäten definiert.
• Meldung eines Problems oder eines Unfalls. Einmal gemeldet, wird ein Ereignis eines bestimmten Typs im System erzeugt, das dann automatisch entsprechende Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Vorlagen generiert. Wenn zum Beispiel ein Patient aus einem Pflegeheim flieht, müssen die Mitarbeiter die Polizei anrufen, Informationen von Augenzeugen einholen, einen Bericht erstellen, die Angehörigen kontaktieren sowie den Gesundheitszustand des Patienten nach seiner Rückkehr überprüfen. Jede Aufgabe beginnt in einer konfigurierbaren Zeit nach dem Auftreten des Problems und hat ein Fälligkeitsdatum in Übereinstimmung mit dem Gesetz.

So sind alle Maßnahmen, die gesetzlich festgelegt und für die Umsetzung verpflichtend sind, bereits in der Lösung vordefiniert. Dadurch muss man sich bei der Eröffnung einer solchen Betreuungseinrichtung nicht mit Gesetzen auskennen oder diese prüfen, da die Lösung in diesem oder jenem Fall automatisch die notwendigen Maßnahmen einleitet.

Automatisierung des Aufgabenmanagements

Aufgaben sind das Kernelement des Systems, das die Ressourcenplanung ermöglicht. Aufgaben unterscheiden sich durch Wichtigkeit, Dauer sowie eine Wiederholung von Eingriffen und erforderlichen Zuordnungen (Abteilung, Mitarbeiter, Rang und Spezialisierung). Die Lösung wird mit einer breiten Palette von vordefinierten Aufgaben geliefert.

Es gibt zwei Arten von Aufgaben im BPM-System:

• Klinische Aufgaben stehen in direktem Zusammenhang mit Patienten und umfassen eine Reihe von Aktivitäten und beteiligten Mitarbeitern. Klinische Aufgaben können Ernährung, Körperpflege, körperliche Beobachtung, therapeutische Behandlung, medizinische Termine, Unterhaltung, Bildung, körperliche Übungen usw. umfassen. Die integrierte Funktionalität ermöglicht es dem Pflegepersonal, alle patientenbezogenen Aktivitäten zu verfolgen und Details zu übermitteln, z. B. die Art der eingenommenen Mahlzeit, die Portionsgröße usw. Diese Informationen werden dann in einem Essenstagebuch mit dem entsprechenden Datum und der Uhrzeit angezeigt. Klinische Aufgaben werden von Mitarbeitern der klinischen Abteilungen bearbeitet und nacheinander erledigt.
• Nicht-klinische Aufgaben umfassen Tätigkeiten, die mit der Verwaltung einer Pflegeorganisation verbunden sind und von Mitarbeitern nicht-klinischer Abteilungen wie IT, Finanzen, Recht, Personal usw. durchgeführt werden. Neben den ausgelösten Aufgaben gibt es allgemein geplante Aufgaben, z.B. die Aktualisierung der Versicherungen einmal im Jahr.

Aufgabenzuweisung und -verteilung

Das System unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von automatischen Aufgaben mit der Möglichkeit zur automatischen Auswahl von Zuweisern. Automatische Aufgaben werden im Verwaltungsbereich vorkonfiguriert und werden aktiviert, wenn sie innerhalb des Systems oder durch ein externes System über die API ausgelöst werden. Aufgaben können mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden, wobei ein primärer Mitarbeiter die Verantwortung trägt. Mitarbeiter und Administratoren einer entsprechenden Berechtigungsstufe können sowohl geschäftliche Aufgaben als auch persönliche Aufgaben, die manuell für den privaten Gebrauch erstellt wurden, verwalten.

Alle klinischen Aufgaben werden automatisch einer diensthabenden Krankenschwester zugewiesen, die dann die Aufgaben an andere Mitarbeiter verteilt. Nicht-klinische Aufgaben werden automatisch den Mitarbeitern zugewiesen, die den im System festgelegten Kriterien entsprechen, z.B. der Mindestberechtigungsstufe in Abhängigkeit von der Dringlichkeit und dem Schwierigkeitsgrad der Aufgabe sowie der Spezialisierung, falls die Aufgabe besondere Fähigkeiten erfordert. Bei der Zuweisung eines Mitarbeiters zu einer kritischeren Aufgabe berücksichtigt das System dessen aktuelle Belastung und Leistungsniveau.

Die Lösung ermöglicht die Verwaltung von einmaligen Aufgaben, die keine wiederkehrenden Handlungen voraussetzen und ein Enddatum haben, und von wiederkehrenden Aufgaben für dieselbe wiederholbare Tätigkeit mit einer bestimmten Häufigkeit. Außerdem hebt das System die Aufgaben auf der Liste hervor, wenn besondere Informationen zu berücksichtigen sind, z.B. wenn Aufgaben nicht von einer einzelnen Person erledigt werden können.

Aufgabenerledigungsnachweis

Jede Aufgabe erfordert einen Nachweis und gibt klar an, welche Art von Nachweis von einem verantwortlichen Mitarbeiter zur Erledigung erbracht werden muss. Es kann mehrere Arten von Nachweisen geben, z.B. eine Textnotiz, eine Ja/Nein-Markierung, Zahlen oder ein Dateianhang. Bei der Erstellung von Aufgaben können Nachweise als überprüfungspflichtig markiert werden. Nach der Übermittlung der Nachweise wird jede Aufgabe an den Vorgesetzten weitergeleitet, der die Nachweise entweder ablehnen und die Aufgabe neu erstellen oder sie bestätigen und die Aufgabe schließen kann.

Nachweise können auch als Auslöser für weitere notwendige Aktionen dienen. Wird beispielsweise bei der Aufgabe, die Funktionsfähigkeit eines Kühlschranks zu überprüfen, die Antwort "Nein" als Beweis vorgelegt, löst das System die neue Aufgabe aus, einen Reparaturdienst anzurufen.

Aufgabenfristen

Aufgabenstichtage können auf eine bestimmte Zeit, einen Zeitraum oder, falls nicht angegeben, auf die Mitte einer Schicht festgelegt werden. Bei Abweichungen vom normalen Aufgabenverlauf gibt das System Benachrichtigungen an die zuständigen Mitarbeiter aus.

Die Häufigkeit und die Empfängereinstellungen hängen von der Aufgabenpriorität ab, wobei jede Prioritätsstufe ihre eigene Benachrichtigungstabelle hat. Ist eine kritische Aufgabe beispielsweise überfällig, wird sie an die oberste Managementebene eskaliert. Benachrichtigungstabellen, einschließlich der Eskalationsstufen, können nur von Administratoren geändert werden, obwohl jeder Mitarbeiter zusätzliche Benachrichtigungen für bestimmte Aufgaben erstellen kann, indem er ein Formular zur Aufgabenänderung verwendet und das Datum und die zu benachrichtigende Person angibt.

Aufgabenarchiv

Die Lösung speichert die Aufgabenhistorie als Archiv mit der Möglichkeit, Daten zu filtern. Bei jeder Datenlöschung wird der Datensatz in das Archiv verschoben und für Audit- und Berichtszwecke aufbewahrt.

Benutzerverwaltung

Um das System einzurichten und in Betrieb zu nehmen, muss eine medizinische Einrichtung lediglich CSV-Listen ihrer Mitarbeiter, Benutzerrollen, Abteilungen und Patienten importieren, da das System die meisten der notwendigen Aufgaben bereits vordefiniert. Die Administratoren können dann Mitarbeiter- und Patientendatensätze sowie Benutzerrollen erstellen und verwalten.

Der Zugriff auf die Informationen über Mitarbeiter und Patienten hängt von der Rolle und der Berechtigungsstufe des Benutzers ab. Benutzer können entweder kurze Details über einen Patienten oder einen Mitarbeiter nachschlagen oder vollständige Details im Bearbeitungsmodus, wenn die Berechtigungsstufe dies erlaubt.

Patientenkarten

Die Lösung verfügt über eine Patientenkarte, die die grundlegenden Informationen zu einem bestimmten Patienten enthält, aktuelle Aufgaben und die Aufgabenhistorie anzeigt sowie den Export von Patientendaten ermöglicht.

Beschäftigte

Als Benutzer unterscheiden sich die Mitarbeiter durch die ihnen manuell zugewiesene Tätigkeit, Spezialisierung und den Rang und sind einer bestimmten Abteilung zugeordnet. Jeder Mitarbeiter hat nur eine Rolle, die seine Zugriffsebene definiert.

Bei der Zuweisung von Mitarbeitern zur Aufgabenerfüllung berücksichtigt die BPM-Lösung automatisch folgende Kriterien:

• Die aktuelle Auslastung des Mitarbeiters, die sich aus den bereits zugewiesenen Aufgaben und deren ungefährer Erledigungszeit aus dem entsprechenden Feld zusammensetzt.
• Ranganforderungen. Erfüllt ein Mitarbeiter nicht die Mindestanforderungen an den Rang für die angegebene Prioritätsstufe der Aufgabe, lässt das System die Aufgabenzuweisung nicht zu.
• Mitarbeiterspezialisierung wird automatisch mit der Aufgabe abgeglichen. Falls es mehr als einen passenden Mitarbeiter für die Aufgabe gibt, wählt das System einen von ihnen aus. Falls es keine Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten für die Aufgabe gibt, weist das System diese Aufgabe dennoch einem Standardmitarbeiter zu und sendet eine Warnung an die Geschäftsleitung.
• Punktzahl des Mitarbeiters, die die Leistungsbewertung des Mitarbeiters widerspiegelt.

Leistungsbewertung

Die eingebaute Leistungsbewertung basiert auf den folgenden beiden Parametern:

• Eingehaltene Fristen, wobei das System automatisch überprüft, wie konsequent ein Mitarbeiter Aufgaben innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens erledigt.
• Die Qualität der Aufgabenerfüllung wird von einem Vorgesetzten beurteilt, der die Nachweise für die erledigten Aufgaben überprüft und die Aufgabe auf einer 10-Punkte-Skala bewertet.

Die Endnote wird als gewichteter Durchschnitt dieser beiden Parameter berechnet. Auf der Grundlage dieser Daten erstellt das System Diagramme mit dem gleitenden Durchschnitt der Leistung eines Mitarbeiters und prognostiziert so die Trendlinien für jeden Mitarbeiter und benachrichtigt das Management über Leistungsprobleme, falls diese auftreten. Die Bewertung der Mitarbeiterleistung hilft auch bei der Zuweisung der anspruchsvollsten Aufgaben an die Mitarbeiter mit den höchsten Punktzahlen.

Module für das Geschäftsprozessmanagement

Die gelieferte Lösung besteht aus mehreren Modulen, die den Zugriff auf der Grundlage von Benutzerberechtigungen ermöglichen.

Das User Dashboard zeigt die Liste der Patienten und Mitarbeiter einer Organisation sowie Aufgabenstatus und Statistiken auf verschiedenen Hierarchieebenen an. Es ermöglicht:

• Verwaltung von Aufgabenzuweisungen pro Mitarbeiter, Anzeige von Patientendetails, Erledigungsverlauf, Benachrichtigungstabellen und -verlauf, Aktivitätsprotokollen und verantwortlichen Benutzern.
• Anträge auf Aufgabenänderungen einreichen und alle eingereichten Anträge einsehen.
• Hinzufügen und Änderungen für Patienten und Mitarbeiter zu beantragen, mit dem editierbaren Genehmigungsfluss.

Das Schichtmanagement-Dashboard dient zur Einteilung der Arbeit nach Schichten. Es ermöglicht:

• Erstellen und Verwalten von Schichten, einschließlich der Übertragung von Aufgaben zwischen Schichten, Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und Hinzufügen, Ändern oder Stornieren von Aufgaben.
• Ansicht der in einer bestimmten Schicht anwesenden Mitarbeiter und Patienten mit ihrem aktuellen Status.
• Nachsehen von unerledigten Aufgaben der letzten Schichten sowie der Mitarbeiter der kommenden und aktuellen Schichten bei Übergaben.

Das Admin-Dashboard dient der Erstellung, Bearbeitung und Archivierung von Mitarbeiterprofilen, Patientendaten und Benutzerrollen. Es ermöglicht die Einrichtung der Systemkonfiguration und die Durchführung des ersten Aufgabenimports.

Ergebnisse

Das Team von Transition entwickelte eine Lösung für das Management von Geschäftsprozessen im Gesundheitswesen als voll funktionsfähiges Produkt für Pflegeheimeinrichtungen in Großbritannien. Dieses System ermöglicht ein rationalisiertes Management von Aufgaben im Zusammenhang mit der klinischen Pflege und der Geschäftsverwaltung und gewährleistet gleichzeitig betriebliche Effizienz und Transparenz.

Diese Cloud-basierte Anwendung bietet umfangreiche Möglichkeiten, die Schichten und das Arbeitspensum der Mitarbeiter zu organisieren, gibt einen vollständigen Überblick über die Aufgabenerfüllung und ermöglicht einen Einblick in die Leistung der Mitarbeiter. Mit Tausenden von vordefinierten Aufgaben und einem Großteil der automatisierten Geschäftsprozesse ermöglicht die implementierte Lösung eine Beschleunigung der Arbeitsabläufe und eine Steigerung der Produktivität. Letztendlich konnte das System eine bis zu zweifache Kostenreduzierung in den Pflegeheimen der Agentur bewirken.