Software für das Management von Arbeitsschutzvorfällen
Itransition hat für ein Öl- und Gasunternehmen eine maßgeschneiderte Jira-basierte Lösung für das Management von Zwischenfällen entwickelt, mit der die Arbeitssicherheit verbessert und die Untersuchung von Zwischenfällen um das Dreifache beschleunigt werden konnte.
Kontext
Der Kunde ist ein seit über 20 Jahren tätiges Joint-Venture-Unternehmen der Öl- und Gasindustrie. Das Unternehmen wollte den täglichen Betrieb und die Sicherheit der Mitarbeiter mit einer einheitlichen Lösung verbessern, die die Aufzeichnung und Verwaltung von Vorfällen am Arbeitsplatz rationalisieren sollte.
Ein solches System würde es den Mitarbeitern ermöglichen, Probleme zu registrieren, sie zu bearbeiten und ihren Lösungsfortschritt zu überwachen, wobei die Beteiligten während des gesamten Lebenszyklus eines Vorfalls über Änderungen informiert würden. Der Kunde wollte außerdem, dass das System die Schadensbegrenzung im Falle eines Geräteausfalls beschleunigt und die Sicherheit der Mitarbeiter erhöht. Darüber hinaus wollte der Kunde, dass die Lösung die Prüfung der Arbeitssicherheit und anderer Unternehmensaktivitäten erleichtert. Außerdem sollte das System detaillierte Analysen von Vorfällen in Form von Diagrammen, Berichten nach Datum und Problemtyp, Datenproben usw. liefern.
Aufgrund der guten Zusammenarbeit mit uns und unserer ausgewiesenen Expertise in der BPM-Beratung entschied sich der Kunde für Itransition, um das Projekt zu realisieren.
Lösung
Itransition war an allen Phasen des einjährigen Projekts beteiligt. Unser Team analysierte die Geschäftsanforderungen, arbeitete die technische Spezifikation aus, wählte die Software aus, entwickelte die Lösung und testete, implementierte und unterstützte sie.
Wir schlugen vor, eine benutzerdefinierte Lösung auf der Grundlage von Atlassian Jira zu entwickeln, da die Software die wichtigsten funktionalen Anforderungen erfüllt, wie z. B. das Einreichen und Verfolgen von Problemen am Arbeitsplatz, das Anhängen von Bildern, Bewertungen von Vorfällen und anderen Dokumenten, die Zuweisung von Aufgaben, Echtzeitberichte und anpassbare Workflows. Da die Jira-Implementierung auch bei Anpassungen eine schnelle Markteinführung gewährleistet, war der Kunde mit unserer Wahl einverstanden.
Jira-Anpassungen
In Anlehnung an die Geschäftsprozesse des Kunden entwickelten wir individuelle Schemata für Vorgangsarten, Feldkonfigurationen, Berechtigungen, Workflows und Benachrichtigungen. Außerdem erweiterte unser Team Jira um zwei Plugins für die Verwaltung von Vorfällen und Inspektionen. Außerdem lieferten wir eine Active Directory (AD)-Synchronisierung, eine auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnittene Single Sign-On-Benutzerauthentifizierung und ein Admin-Panel zur Verwaltung der Einstellungen.
Als Ergebnis haben wir ein Jira-basiertes Incident-Management-System für vier Arten von Benutzern entwickelt:
- Außendienstmitarbeiter, die Vorfälle registrieren
- Mitarbeiter des Support-Teams, die Vorfälle bearbeiten
- Manager, die den Fortschritt der Problemlösung überwachen, Statistiken sammeln, Trends beobachten und Arbeitssicherheitsaudits durchführen
- Systemadministratoren, die Benutzerberechtigungen und Konten verwalten
Ein Modul zur Verwaltung von Vorfällen
Wenn ein Vorfall eintritt oder eine gefährliche Situation vor Ort festgestellt wird, ergreifen die Mitarbeiter geeignete Maßnahmen, um die Gefahr zu beseitigen. Anschließend füllen sie den folgenden Vorfallsbericht in Jira aus.
Der Abteilungsleiter prüft das Formular und ernennt einen Spezialisten, der für die Fehlerbehebung zuständig ist. Der Manager legt auch das Fälligkeitsdatum und zusätzliche Maßnahmen fest, die bei Bedarf zu ergreifen sind. Wenn das Problem gelöst ist, füllt die verantwortliche Person einen Bericht über die Nichtkonformität aus (siehe unten), in dem die Ursachen des Vorfalls und die Maßnahmen zur Beseitigung der Folgen aufgeführt sind.
Um den Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen aufrechtzuerhalten, führen die Topmanager des Kunden regelmäßig Audits durch. Das von uns implementierte Jira-Plugin für das Inspektionsmanagement hilft ihnen bei der Registrierung der Ergebnisse und gewährleistet die Standardisierung und Systematisierung der Audits. Das Managementteam kann außerdem Berichte erstellen und Trends am Arbeitsplatz überwachen, um fundierte Entscheidungen im Bereich Gesundheit und Sicherheit zu treffen.
Kontenverwaltung & SSO
Das Itransition-Team hatte die Aufgabe, individuelle und funktionale Konten in Jira zu trennen. Die funktionalen Konten werden von Mitarbeitern mit einer bestimmten Job-Rolle verwendet, die von mehreren Personen ausgeführt werden kann, so dass sie dieselben Aufgaben während unterschiedlicher Arbeitszeiten erledigen können. Die individuellen Konten werden für die Berichterstattung benötigt, um festzustellen, wer bestimmte Aufgaben bearbeitet hat.
Unter Berücksichtigung der Besonderheiten von individuellen und funktionalen Konten hat unser Team ein unkonventionelles Single Sign-On (SSO) Schema implementiert. Einzelne Konten werden über eine AD-Abfrage mit den funktionalen Konten verknüpft. Abhängig von den Jobrollen und den Anweisungen der Mitarbeiter können individuelle Konten mit mehr als einem funktionalen Konto verknüpft werden. In solchen Fällen kann der Benutzer ein funktionales Hauptkonto auswählen, bei dem er automatisch authentifiziert wird, und es später ändern.
Bei der Einführung der AD-Abfrage Kontosynchronisation stellte sich heraus, dass bis zu 15 % der Mitarbeiter keinem funktionalen Konto zugeordnet werden konnten. Um diese Komplikation zu überwinden, schlugen die Spezialisten von Itransition die Implementierung eines halbautomatischen Synchronisationssystems für die individuellen und funktionalen Konten vor.
Dazu speicherten wir die Verknüpfungen der eingerichteten individuellen und funktionalen Konten in der Datenbank. Wenn sich ein Benutzer anmeldet, wird sein individuelles Konto über das Kerberos SSO-Protokoll identifiziert. Die Datenbank liefert dann eine Liste der für den Benutzer verfügbaren funktionalen Konten, und wenn keine identifiziert werden, wird er gebeten, sich an das Support-Team zu wenden. Wenn mehrere funktionale Konten verfügbar sind, wird der Benutzer automatisch dem ersten verfügbaren Konto zugewiesen und kann es bei Bedarf ändern, so dass alle nachfolgenden Benutzeranmeldungen unter dem ausgewählten funktionalen Konto erfolgen.
Wenn Benutzer eine Ausgabe unter einem funktionalen Konto anlegen oder bearbeiten, füllt das System automatisch die einzelnen Kontowerte aus. Auf diese Weise ist immer klar, wer ein Issue unter einem bestimmten funktionalen Konto anlegt oder bearbeitet.
Die Systemadministratoren können die Verknüpfungen zwischen individuellen und funktionalen Konten bearbeiten. Theoretisch wäre es durch die AD-Synchronisation möglich, die Verknüpfungen zu ändern, aber die von den Administratoren vorgenommenen Änderungen haben Vorrang vor den synchronisierten Daten. Die Administratoren können auch das funktionale Hauptkonto auswählen, unter dem die Benutzer automatisch authentifiziert werden, und sich bei Bedarf bei jedem Benutzerkonto anmelden, um ihnen bei der Lösung von Problemen zu helfen.
Technologien
Um eine maßgeschneiderte Lösung für das Management von Arbeitsschutzvorfällen zu entwickeln, setzten wir die folgenden Tools und Technologien ein:
- Atlassian Jira-Tools zur Durchführung der Systemkonfiguration, einschließlich Feldkonfigurationen und Problem-, Berechtigungs-, Workflow- und Benachrichtigungsschemata
- Atlassian Plugin API zur Anpassung der Systemoberfläche, Formulare, Berichte und E-Mail-Vorlagen
- Java zur Entwicklung der Anwendungslogik, zur Erstellung automatisierter Tests und zur Rationalisierung der Qualitätsbewertung des Systems während und nach der Entwicklung
- Spring und das Apache OFBiz Datenmodell und Geschäftsprozess-Framework zur Anpassung von Jira
- OSGi und Spring Dynamic Modules Java-Frameworks zur Erstellung maßgeschneiderter Programmmodule
- Das Atlassian Plugin Framework zur Einbettung der eigenen Module in die Anwendung zur Laufzeit
- Microsoft SQL Server und die ORM-Schicht ActiveObjects von Atlassian zur Anpassung der Jira-Datenspeicherung
- JasperReports zur Erstellung einer Engine für die benutzerdefinierte Berichterstellung im PDF-Format. Die Berichte spiegeln das Format der Dokumente wider, die Mitarbeiter ausfüllen, um Vorfälle zu registrieren, und können mehrere Vorfallsformulare auf einmal enthalten.
Das ordnungsgemäße Funktionieren des Systems hängt weitgehend von der Synchronisierung zwischen Jira und AD-Abfragen ab, aber es erwies sich als unmöglich, diese über die Atlassian Plugin API zu erstellen. Aus diesem Grund hat das Itransition-Team Module für die Authentifizierung und die Synchronisierung von Konten über das LDAP-Zugangsprotokoll eingeführt.
Ergebnisse
Das Itransition-Team entwickelte eine maßgeschneiderte Lösung auf der Basis von Atlassian Jira, um ein durchgängiges Management von Vorfällen am Arbeitsplatz sowie die Überwachung und Verbesserung der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz zu ermöglichen.
Die Lösung ermöglicht es dem Kunden, die Ursachen von Vorfällen zu analysieren und Präventivmaßnahmen zu ergreifen, um arbeitsschutzbezogene Risiken zu minimieren.
Die Implementierung der Lösung hat schließlich zu folgenden Ergebnissen geführt:
- Die Untersuchung von Unfällen, von der Meldung eines Problems bis zu seiner Schließung, wurde dreimal schneller
- Die Berichterstattung über Unfälle ist standardisiert
- Die detaillierte Untersuchung von Unfällen wird durch Bilder, Dokumente, Notizen und ergriffene Maßnahmen besser sichtbar
- Eine positive Arbeitsschutz- und Meldekultur wird gestärkt
