Da Beschaffung und Einkauf immer globaler und vernetzter geworden sind, hat sich der Prozess der geografischen Expansion eines Unternehmens erheblich vereinfacht. Jetzt kann ein Unternehmen leicht neue Lieferanten finden und auf Rohstoffe oder Produkte aus Regionen zugreifen, die früher nicht verfügbar waren.
Doch die Globalisierung des Handels hat ihren Preis. Die Auswahl, Verwaltung und Überprüfung von Lieferanten war noch nie eine leichte Aufgabe, aber globale Unternehmen müssen sich zusätzlichen Herausforderungen und Risiken im Zusammenhang mit Geopolitik, Cyberkriminalität, landesweiten Gesundheitskrisen und dem Klimawandel stellen. Gleichzeitig werden die Beziehungen zu den Lieferanten, die Beschaffung sowie das Management der Lieferketten im Allgemeinen immer komplexer und schwieriger zu handhaben, insbesondere in Branchen wie der IT- oder der Automobilindustrie.
Diese ganze Situation wird noch durch die Tatsache verkompliziert, dass heute trotz der zunehmenden Einführung von KI im Transportwesen zur Rationalisierung der Logistik die Kosten für Fehler und Unterbrechungen in der Lieferkette höher sind als je zuvor. Laut Statista kosten Unterbrechungen der Lieferkette Unternehmen weltweit im Jahr 2021 durchschnittlich 184 Millionen Dollar.
Die Suche nach Lösungen für all diese Probleme ist ein langwieriger Prozess. Aber wir können bereits beobachten, wie Unternehmen erste Schritte zur Umgestaltung und Optimierung des Lieferkettenmanagements unternehmen, und die weit verbreitete Einführung eines so innovativen Konzepts wie eSourcing oder elektronische Beschaffung ist eine der offensichtlichsten Verbesserungen.
In diesem Artikel werden wir das Konzept des eSourcing näher beleuchten und erläutern, wie seine Umsetzung Ihnen helfen kann, profitablere Verträge abzuschließen und stärkere Lieferantenbeziehungen aufzubauen. Außerdem geben wir Ihnen Ratschläge, wo Sie mit dem elektronischen Beschaffungsprozess beginnen sollten und ob Sie eine fertige eSourcing-Software implementieren oder sich an Ecommerce-Dienstleister für eine maßgeschneiderte Lösung wenden sollten.
Was ist eSourcing
Einfach ausgedrückt, ist eSourcing der Prozess der Einholung von Angeboten verschiedener Lieferanten über ein einheitliches Online-Portal. Wie beim traditionellen Beschaffungsprozess besteht das Ziel des eSourcing darin, Informationen von mehreren Anbietern zu sammeln und zu vergleichen und dann die besten Angebote auszuwählen. Der Hauptunterschied zwischen den traditionellen und den neuen Ansätzen liegt in der Wahl der Instrumente, die von den Beschaffungsfachleuten bei ihren strategischen und täglichen Aktivitäten eingesetzt werden.
Im Allgemeinen umfasst eSourcing Schritte wie die Festlegung von Kriterien für die Lieferantenauswahl, die Erstellung von Ausschreibungen, den Versand von Einladungen, die Durchführung elektronischer Auktionen, die Bewertung der Antworten der Lieferanten und schließlich die Unterzeichnung der Verträge. Lassen Sie uns nun einen genaueren Blick darauf werfen, wie eSourcing in der Praxis funktioniert.
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Wie eSourcing funktioniert
Der typische eSourcing-Prozess verläuft in folgenden Phasen:
- Zunächst werden potenzielle Lieferanten mittels Pre-Purchase-Fragebögen (PPQ) befragt. Durch die Erstellung und Analyse dieser detaillierten Dokumente kann der Einkäufer die aus geschäftlicher Sicht wichtigsten und wertvollsten Lieferanten ermitteln.
- Nachdem die Lieferanten den PPQ ausgefüllt haben und für die nächste Phase des Beschaffungsprozesses zugelassen wurden, sendet die eSourcing-Software ihnen eine Aufforderung zur Angebotsabgabe (ITT). Dieses Dokument enthält die Anforderungen des Einkäufers an die benötigten Waren oder Dienstleistungen. Die ITT kann die Lieferanten auch auffordern, zusätzliche Informationen für den Einkäufer zu klären, z. B. über ihre Logistikverfahren oder ihre Unternehmenspolitik.
- Als Nächstes schickt der Einkäufer den Lieferanten eine Anfrage zur Angebotsabgabe (RFQ) - ein Formular, in dem ein Lieferant seine Preise für seine Waren oder Dienstleistungen angibt. Da der Preis oft ausschlaggebend für die Wahl eines bestimmten Lieferanten ist, kann dieser Schritt als einer der wichtigsten im gesamten Beschaffungsprozess angesehen werden.
- Nachdem der Einkäufer die notwendigen Informationen von jedem potenziellen Lieferanten erhalten hat, leitet er eine Handelssitzung ein, die im Format einer elektronischen Auktion (eAuction) läuft. Während dieser Sitzung konkurrieren die Anbieter miteinander und schließen Wetten auf den Zuschlag ab.
- Am Ende der Auktion wertet der Käufer die Ergebnisse aus, wählt den besten Anbieter aus und unterzeichnet einen Vertrag. Je nach Geschäftskontext und Art der eSourcing-Software kann diese Phase auch automatisiert werden - ein elektronisches Portal kann automatisch Verträge an die Lieferanten senden, die den Zuschlag erhalten haben.
Es ist wichtig anzumerken, dass die oben genannten Schritte variieren können, da sie meist von den in Ihrem Unternehmen etablierten Prozessen, Praktiken und Richtlinien abhängen. So können Sie z.B. PQQ, ITT und RFQ früher oder später als in unserem Beispiel angegeben versenden oder sogar zusätzliche Dokumenttypen wie Request for Information (RFI) oder Request for Proposal (RFP) verwenden.
Die wichtigsten Vorteile von eSourcing
Lassen Sie uns nun die Vorteile des Wechsels von der traditionellen Beschaffung zum eSourcing-Modell erörtern:
- Verbesserte Produktivität der Mitarbeiter
Sourcing ist ein ziemlich komplexer und mehrstufiger Prozess (vor allem in Branchen wie dem Gesundheits- oder dem Technologiesektor), und ein manueller Ansatz für diesen Prozess ist langwierig, kostspielig und riskant. Leider verbringen viele Beschaffungsspezialisten unzählige Stunden mit der Erstellung und Sortierung der erforderlichen Unterlagen (z. B. RFQ), der Verwaltung der Beschaffungs- und Verhandlungsprozesse und der Analyse und Bewertung der eingegangenen Angebote. Folglich wird der Löwenanteil der Arbeitszeit der Beschaffungsabteilungen für Routinetätigkeiten aufgewendet, anstatt in wichtigere und strategische Aufgaben investiert zu werden.
In dieser Hinsicht können die Automatisierungsmöglichkeiten, die eine eSourcing-Software bietet, einen großen Unterschied machen. Mit Hilfe des elektronischen Portals können die Teams beispielsweise alle erforderlichen Unterlagen mit wenigen Klicks automatisch erstellen oder ausgewählte Schritte des Bewertungsprozesses über Dashboards und integrierte Tools automatisieren und so Stunden an Arbeitszeit einsparen. Da alle beschaffungsrelevanten Dokumente an einem Ort gespeichert sind, können die Teams zudem einfacher und schneller zusammenarbeiten, was ihre Produktivität ebenfalls erhöht.
- Erweiterte Skalierbarkeit
In einem modernen, schnelllebigen Geschäftsumfeld kann das traditionelle Beschaffungsmanagement das Wachstum und die Entwicklung eines Unternehmens bremsen. Je globaler ein Unternehmen wird, desto mehr manuelle Aufgaben müssen die Teams im Zusammenhang mit der Verwaltung und Koordinierung der Beschaffungs- und Einkaufsprozesse erledigen. Auch die Menge der generierten Daten nimmt zu, was zu zusätzlicher Arbeitsbelastung und Chaos führen kann und die Qualität der Beschaffungsentscheidungen beeinträchtigt.
Glücklicherweise ermöglicht es die eSourcing-Technologie den Fachleuten, mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten, ihren Umfang und ihre Komplexität nahtlos zu erhöhen und die Beschaffungsaktivitäten bei Bedarf zu erweitern. Solche Fähigkeiten sind heute, wo viele Unternehmen ihre Lieferantenbasis erweitern und diversifizieren wollen, äußerst wertvoll.
- Verbesserte Transparenz
Das eSourcing trägt u.a. zur Transparenz der Beziehungen zwischen Einkäufern und Lieferanten bei und erhöht damit die Sichtbarkeit der gesamten Lieferkette. Mit Hilfe des elektronischen Portals können Einkäufer nicht nur problemlos auf alle Dokumente und Daten zur Lieferantenauswahl zugreifen, sondern auch Berichte (sogar in Echtzeit) erstellen, die eine eingehende Analyse ermöglichen.
Die Lieferanten wiederum können ebenfalls auf alle benötigten Informationen zugreifen, da sie über ein elektronisches Portal die Bedingungen, den Status und andere wichtige Informationen zu einem bestimmten Vertrag abrufen können. Langfristig kann dies dazu beitragen, das Vertrauen zwischen allen Prozessbeteiligten zu fördern, stärkere Partnerschaften aufzubauen und das Wachstum eines erfolgreichen internationalen Unternehmens voranzutreiben.
- Verbesserte Standardisierung
Ohne eine einzige, zentralisierte eSourcing-Lösung können Einkäufer und Lieferanten ihre Arbeitsabläufe nur schwer aufeinander abstimmen, was zu Chaos und Unterbrechungen der Lieferkette führen kann. Durch den Einsatz von eSourcing-Softwaretools können Unternehmen dagegen standardisierte Prozesse auf der Grundlage von Vorlagen und elektronischen Dokumenten (wie RFQ, RFP, RFI) einrichten. Dadurch kann ein Unternehmen nicht nur die Beschaffung und den Einkauf rationalisieren und die Verwaltungskosten senken, sondern auch gemeinsame Initiativen koordinieren, was besonders beim Aufbau globaler Lieferketten hilfreich sein kann.
Wie man die richtige eSourcing-Software auswählt
Wie wir bereits erläutert haben, wird eSourcing online über eine spezielle webbasierte Software durchgeführt. Das wiederum bedeutet, dass ein Einkäufer und seine potenziellen Lieferanten ein bequemes Tool für die Zusammenarbeit oder, genauer gesagt, ein elektronisches Portal benötigen. Daher haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können eine fertige eSourcing-Software verwenden oder ein individuelles elektronisches Portal entwickeln, das auf den traditionellen siebenstufigen Beschaffungsprozess oder den in Ihrem Unternehmen etablierten Prozess zugeschnitten ist.
Um eine fundierte Entscheidung über Ihren Ansatz zur Einführung von eSourcing zu treffen, müssen Sie sich zunächst mit den wesentlichen Funktionen vertraut machen. Wir raten Ihnen, eine eSourcing-Software zu kaufen oder zu entwickeln, die in der Lage ist:
1. Lieferanten vorqualifizieren und einbinden
Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, relevante Lieferanten in den frühen Phasen des Beschaffungsprozesses herauszufiltern, indem Sie Parameter wie die Leistung des Lieferanten, Qualitätsstandards oder Lieferbedingungen festlegen. Alternativ können Sie auch automatische Filter einrichten, die potenzielle Partner anhand von Parametern wie der Dienstleistungs- oder Produktkategorie des Anbieters, der Region, in der er tätig ist, usw. aussortieren.
Die Funktion würde es Ihnen auch ermöglichen, den Genehmigungs-Workflow für Lieferanten individuell zu gestalten. Wenn beispielsweise ein Lieferant Ihren Anforderungen entspricht, kann ein elektronisches System automatisch eine Anfrage zusammenstellen und versenden, so dass Ihre Beschaffungsspezialisten von Routineaufgaben entlastet werden.
2. die Verwaltung von Dokumenten
Angesichts der Tatsache, dass die gesamte Kommunikation zwischen einem Einkäufer und potenziellen Lieferanten online stattfindet, muss eine eSourcing-Software in der Lage sein, Dokumente in verschiedenen Formaten zu erstellen, zu speichern und zu versenden. Außerdem sollte sie die von Ihrer Beschaffungsabteilung verwendeten Dokumenttypen (wie RFQ, RFI oder RFP) unterstützen. Idealerweise sollte Ihre Lösung auch mit einer Unternehmenssuche ausgestattet sein, damit Ihre Beschaffungs- und Einkaufsteams auch während des Verhandlungsprozesses schnell auf jede Art von Daten zugreifen können.
3. Lieferantendaten speichern
Die Verwaltung von Lieferantendaten spielt eine wesentliche Rolle bei der Aufrechterhaltung der Stabilität und Integrität der Lieferkette. In diesem Fall wäre das Hauptziel Ihrer eSourcing-Software die Speicherung aller Lieferantendaten an einem Ort zusammen mit den Informationen über die Preisgestaltung der Lieferanten oder ihre aktuellen Dienstleistungen. Darüber hinaus sollte Ihre Software über eine Suchmaschine verfügen, mit der Sie lieferantenbezogene Daten filtern können.
4. elektronische Auktionen verwalten
Wie Sie bereits wissen, ermöglichen eSourcing-Software-Tools den Einkäufern, Handelssitzungen in einem Auktionsformat durchzuführen. Da es im Beschaffungswesen verschiedene Arten von Auktionen gibt, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre eSourcing-Software diejenige unterstützt, die Ihnen am meisten zusagt. Hier sind einige Ihrer Optionen:
- Umgekehrte Auktion
Die umgekehrte Auktion beginnt mit der Bekanntgabe des Anfangspreises, der von allen Anbietern gebilligt werden sollte. Dann beginnen sie, ihre Gebote zu senken und konkurrieren so miteinander. Schließlich erhält der Anbieter, der den niedrigsten Preis bietet, den Zuschlag.
- Holländische Auktion
Die holländische Auktion funktioniert anders: Der Anfangspreis ist so niedrig, dass die Anbieter einfach keinen Nutzen aus der Bereitstellung ihrer Waren oder Dienstleistungen ziehen würden. Mit jeder neuen Runde einer Auktion steigt der Preis, und der erste, der den neuen Preis akzeptiert, erhält den Zuschlag.
- Japanische Auktion
Im Gegensatz zur holländischen Auktion sind bei der japanischen Auktion die Anfangspreise so hoch, dass alle potenziellen Anbieter sie akzeptieren müssen. Mit jeder Runde sinken die Preise, und die Bieter sollten signalisieren, dass sie mit einer Fortsetzung einverstanden sind; diejenigen, die mit neuen Geboten nicht einverstanden sind, sollten die Auktion verlassen. Die Auktion endet, wenn nur noch ein Teilnehmer übrig bleibt, und dieser Anbieter erhält den Zuschlag.
5. Verträge verwalten
Der Beschaffungsprozess endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung, daher sollten robuste eSourcing-Software-Tools Funktionen für ein umfassendes Vertragsmanagement bieten. Je nach Bedarf können Sie mit einer solchen Software bestehende Verträge überprüfen und bearbeiten, automatische Workflows zur Vertragsgenehmigung einrichten und Beschaffungsspezialisten über den Beginn oder das Ende eines Vertrags benachrichtigen.
6. bieten Analysen und Berichte
Eine effektive Software sollte auch in der Lage sein, eine tiefgehende und detaillierte Analyse der Unternehmensdaten zu allen Aspekten Ihres Beschaffungsmanagement-Workflows zu erstellen. Idealerweise sollte Ihre eSourcing-Lösung über ausreichende Analysefunktionen verfügen, um Ihnen dabei zu helfen, Ihre profitabelsten Verträge zu ermitteln, zu verstehen, ob Sie die richtigen Lieferanten einstellen oder nicht, und die Wirksamkeit der RFI/RFQ- und Lieferantenqualifizierungsprozesse zu messen.
Itransition hilft Ihnen, die Vorteile von eSourcing zu nutzen
Umgestaltung des traditionellen Beschaffungsmodells
Der Aufbau einer globalen Lieferkette ist schwierig, da internationale Unternehmen heute mit der zunehmenden Komplexität des Logistikmanagements zurechtkommen und sich gleichzeitig neuen Herausforderungen und Risiken stellen müssen. Gleichzeitig sind die Kosten eines Fehlers zu hoch, und ein Unternehmen kann Hunderttausende von Dollar ausgeben, um die Folgen einer kleinen Unterbrechung der Lieferkette abzumildern.
Glücklicherweise kann die Umgestaltung und Optimierung der Schlüsselaspekte des Lieferkettenmanagements den Unternehmen helfen, diese und andere weniger schwerwiegende logistische Herausforderungen zu bewältigen. Deshalb ist die Einführung innovativer Konzepte wie eSourcing ein natürlicher Schritt für jedes Unternehmen, das in der digitalisierten Geschäftslandschaft effektiv und wettbewerbsfähig bleiben will.
