Jedes Unternehmen, das über Nutzfahrzeuge verfügt, versteht früher oder später, welchen Unterschied eine spezielle Management-Software für die Produktivität und Kosteneffizienz seiner Flotte machen kann. Daher wurde in den letzten Jahren verstärkt in Flottenmanagement-Software investiert, wenn auch in bescheidenem Umfang und vor allem von großen Transport- und Lieferunternehmen.
Als die Ereignisse des letzten Jahres die herkömmliche bürozentrierte Arbeit auf breiter Front auf den Kopf stellten, drängten sie nicht nur die Fuhrparkunternehmen dazu, digitale Arbeitsplätze einzurichten, sondern stellten auch die Fuhrparkmanager vor neue Herausforderungen und verschärften die alten.
Der anhaltende Anstieg des ecommerce belastet die Transportressourcen der Unternehmen, während die sich ändernden Anforderungen der Verbraucher von den Fuhrparks mehr Reaktionsfähigkeit und Produktivität verlangen. In Verbindung mit steigenden Fahrzeugbetriebskosten und Budgetbeschränkungen bedeutet dies auch, dass präventive Flottenwartung und sicheres Fahrerverhalten einen hohen Stellenwert haben.
Vor diesem Hintergrund kann ein geeignetes Tool für das Geschäftsprozessmanagement für ein fahrzeugbesitzendes Unternehmen im Jahr 2021 von entscheidender Bedeutung sein.
Auswahl eines geeigneten Flottenmanagement-Tools
Der Markt für Flottenmanagement-Software ist stark fragmentiert und die Produkte unterscheiden sich nur geringfügig voneinander, was die Entscheidung für die richtige Lösung erschwert.
Wenn es um Flottenmanagement-Tools mit einem engen Fokus geht, ist der IT-Markt voll von guten Optionen, wie Verizon Connect, Fleetio oder GPS Insight. Die Lösungen bieten Transparenz und Kontrolle über die Kernaspekte des Fahrzeugbetriebs, aber ihr Funktionsumfang ist in der Regel auf das Flottenmanagement beschränkt.
Da das Fuhrparkmanagement so eng mit vielen anderen organisatorischen Abläufen verwoben ist, darunter Personalwesen, Projektmanagement, Buchhaltung und andere, muss eine spezielle Lösung in die digitale Infrastruktur des Unternehmens integriert werden. Dies ist in der Regel ein komplexer und zeitaufwändiger Prozess, der die Skalierbarkeit und den Wartungsbedarf des gesamten Systems erheblich beeinträchtigen kann.
Eine sinnvollere Alternative ist die Suche nach umfassenden Plattformen, die auch Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Flottenmanagement unterstützen. Odoo ist eine der wenigen Plattformen, die diese Anforderungen erfüllen.
Odoo ist ein Open-Source-ERP, das in der Logistik- und Automobilindustrie eingesetzt wird und aus einer Suite von über 30 Geschäftsmodulen besteht, darunter CRM, Fakturierung, Bestandsverwaltung, Lohnbuchhaltung und natürlich Flottenmanagement. Die breite Palette an einfach zu installierenden Modulen macht Odoo zu einer universellen Plattform, die auf die Arbeitsabläufe von Fuhrparkbesitzern in verschiedenen Branchen und ihre sich entwickelnden Geschäftsanforderungen zugeschnitten werden kann.
Das Flottenmanagement-Modul von Odoo bietet von Haus aus eine Reihe grundlegender Funktionen: Fahrzeugwartung und Kraftstoffverwaltung, Kilometerzähler, Überwachung des Kraftstoffverbrauchs, Vertragsverwaltung und Berichtswesen. Aber die nahtlose Verbindung mit den Modulen Buchhaltung und Mitarbeiter ist der Punkt, an dem Odoo wirklich glänzt, da es Fuhrparkmanager in die Lage versetzt, operative und strategische Planungen durchzuführen und einige aufkommende und anhaltende Herausforderungen zu bewältigen.
Auch das Fehlen einiger fortschrittlicher Funktionen wird durch die hohe Anpassungsfähigkeit der Plattform wettgemacht, entweder durch die Bemühungen der Odoo-Partner oder durch mehr als 25.000 vorgefertigte Module im Odoo App Store.
Werfen wir nun einen genaueren Blick auf die Flottenmanagement-Funktionen von Odoo und die positiven Auswirkungen, die sie auf den Flottenbetrieb haben können.
Instandhaltung der Flotte
Ein einsatzbereiter und gut gewarteter Fuhrpark bedeutet Sicherheit für die Mitarbeiter, geringere Reparaturkosten und minimale Ausfallzeiten. Für manche Unternehmen ist er einfach der Grundstein für ein gut funktionierendes Unternehmen. Da die Fahrzeuge jedoch in der Regel geografisch verstreut sind und unterschiedliche technische Merkmale und Wartungsanforderungen aufweisen, ist es für Fuhrparkmanager eine schwierige Aufgabe, diese ohne ein spezielles Tool wie Odoo zu bewältigen.
Zuallererst bietet Odoo den Managern einen umfassenden Überblick über den Zustand und die Betriebsbedingungen der Flotte. Die Informationen umfassen das Produktionsjahr, die Konfigurationen, den Kilometerstand und die Problembereiche jedes Fahrzeugs, die Geschichte der Pannen und Unfälle, wann, wo und warum sie zuletzt gewartet wurden, welche Teile ersetzt wurden und wie viel sie gekostet haben, zusammen mit anderen nützlichen Details. Über die vollwertige Odoo-Mobil-App können die Fahrer die Informationen über die Wartung und Instandhaltung ihrer Fahrzeuge unterwegs aktualisieren und den Managern die neuesten Daten zur Verfügung stellen.
Die Daten werden dann automatisch in leicht zu interpretierenden Berichten zusammengestellt und konfiguriert, so dass das Team den Wartungsbedarf der Flotte genau einschätzen und ein präventives Flottenwartungsprogramm erstellen kann, das auf die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Fahrzeugs abgestimmt ist und sicherstellt, dass immer eine ausreichende Anzahl von Fahrzeugen in Betrieb ist. Die Flottenmanager können dann einzelne Wartungsaktivitäten einige Zeit im Voraus direkt auf der Seite jedes Fahrzeugs planen und sie den verantwortlichen Parteien zuweisen.
Kontrolle der Betriebskosten
Der Fuhrpark ist nicht nur ein einkommensgenerierender Vermögenswert, sondern auch ein bedeutender Kostenfaktor für das Unternehmen. Fahrzeuge erfordern fixe Ausgaben wie Versicherung und Abschreibung sowie variable Ausgaben wie Kraftstoff und Wartung, die von zahlreichen, manchmal unerwarteten Faktoren beeinflusst werden und schwer unter Kontrolle zu halten sind. Laut dem Fleet Technology Trends Report 2021 von Verizon bezeichnen daher 44 % der Fuhrparkmanager steigende Kosten als die größte Herausforderung für den täglichen Betrieb.
Durch die Integration mit dem Buchhaltungsmodul ermöglicht Odoo den Fuhrparkmanagern, die Ausgabenkategorien sichtbar und unter Kontrolle zu halten, datengestützte Entscheidungen über die Verteilung des Fuhrparkbudgets zu treffen und die Kostenspirale einzudämmen.
Die Fahrzeugseite im Odoo-Flottenmanagementmodul verfügt über die Registerkarte dienstleistungen, auf der Manager oder Fahrer die Kosten für Wartungsarbeiten protokollieren können. Sie können auch verschiedene unternehmensspezifische Kategorien erstellen, um die Berichte detaillierter zu gestalten, oder das Feld so anpassen, dass sie Fotos von Quittungen anhängen können, um die Nachvollziehbarkeit zu erhöhen. Andere Arten von Ausgaben für das Fahrzeug können auf der separaten Registerkarte "Kosten" eingegeben werden, die ebenfalls automatisch Daten aus "Dienstleistungen" integriert und einen Überblick über die mit dem Fahrzeug verbundenen Gesamtausgaben bietet.
Um sich einen Überblick über die Ausgaben des Fuhrparks zu verschaffen, müssen die Manager den Bereich Berichte aufrufen. Dank der Vielzahl von Filtern und Darstellungsformaten sowie der Möglichkeit, Daten nach Attributen und Zeiträumen zu gruppieren, kann das Team die Flottenausgaben leicht verstehen und Kostenkategorien oder Fahrzeuge erkennen, die das Budget sprengen. Der Abschnitt ermöglicht auch den Vergleich der Ausgaben mit früher aufgezeichneten Zeiträumen, damit das Team die Dynamik der Flottenausgaben beurteilen kann.
Möchten Sie Ihr Flottenmanagement mit Odoo digitalisieren?
Lassen Sie uns Ihre Anforderungen besprechen
Aufbau optimaler Routen
Der Einsatz von Geodaten- und Fahrzeugverfolgungstechnologien hat sich für kleine und mittlere Unternehmen, die einen Fuhrpark besitzen, sowie für Großunternehmen als äußerst vorteilhaft erwiesen. Sie bieten nicht nur Echtzeiteinblicke in die Bewegungen der Fahrzeuge, sondern sorgen auch für langfristige Verbesserungen in so wichtigen Bereichen wie Kundenservice, Produktivität und Routenplanung. So ist es nicht verwunderlich, dass 72 % der Befragten des bereits zitierten Verizon-Berichts im Jahr 2020 über GPS-Flottenverfolgungssoftware verfügten, und 2021 werden es wahrscheinlich noch mehr sein.
GPS-Systeme sind in der Tat die Quelle detaillierter und aktueller Flottendaten, aber ihre Analysekapazitäten sind in der Regel auf einfache historische Berichte beschränkt. Darüber hinaus reichen die Standortdaten der Fahrzeuge allein nicht aus, um den Fuhrparkbetrieb proaktiv zu verwalten und optimale und kosteneffiziente Routen zu erstellen, bei denen alle potenziellen Komplikationen berücksichtigt werden. Um vom reaktiven Management abzuweichen, ist die Verbindung von GPS-Software mit Ihrem Flottenmanagementsystem unerlässlich.
Die unkomplizierte Integration mit Tools von Drittanbietern ist eine der Stärken von Odoo, so dass Unternehmen, die bereits eine Flottenverfolgungssoftware verwenden, den nahtlosen Datenfluss zwischen dieser und Odoo leichter ermöglichen können, insbesondere wenn sie von Automobilsoftware-Entwicklern unterstützt werden. Wenn Sie sich jedoch nicht an die Systemintegration wagen wollen, bietet der Odoo App Store das voll funktionsfähige Flottenverfolgungsmodul, das viel unkomplizierter mit dem Flottenmanagement verbunden werden kann.
Die Integration bietet den Managern einerseits einen vollständigen Überblick über den Standort der Fahrzeuge und den Verlauf der Geschwindigkeitsübertretungen und andererseits über die Leistungsdaten der Fahrzeuge, von den Kilometerständen über das Tanken bis hin zu Zwischenfällen. Das Team kann Routen im Nachhinein vergleichen, bewerten, wie effektiv jede einzelne war, und sie ändern, um Ausfallzeiten und Verspätungen zu vermeiden.
Bei der Erstellung einer neuen Route können Fuhrparkmanager problemlos den Standort der Fahrzeuge, den Wartungszustand, den Kraftstoffstand und andere Metriken erfassen und das am besten geeignete Fahrzeug zuweisen. Dank der Verbindung des Odoo Flottenmanagementmoduls mit dem Modul Mitarbeiter kann das Team bei der Planung der Lieferung auch die Arbeitszeiten der Fahrer, ihre freien Tage, den Standort und die Reiseprotokolle berücksichtigen.
Außerdem können die Fahrer im Falle eines unvorhergesehenen Ausfalls auf der Straße diesen über die mobile App in Odoo protokollieren, so dass die Manager rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, die Ankunftszeit ändern oder die Route neu optimieren können.
Minimierung ungeplanter Fahrzeugausfallzeiten
Geplante Ausfallzeiten sind eine effektive Maßnahme zur Flottenwartung. Aber wenn ein Fahrzeug aufgrund eines Unfalls, schlechten Wetters oder einer Panne unerwartet ausfällt, kann dies zu nicht erfüllten Verträgen, verpassten Terminen oder einem geschädigten Ruf und fast zwangsläufig auch zu finanziellen Verlusten führen.
Mit Odoo können Fuhrparkmanager die vermeidbaren Ursachen für unvorhergesehene Ausfallzeiten eindämmen und die Fahrzeuge bei Bedarf auf der Straße halten. Das Team kann die Auslastung der Fahrzeuge optimieren, um unangemessenen Verschleiß zu vermeiden, und alternde Fahrzeuge auf kürzere Routen setzen, um das Risiko verpasster Termine zu minimieren.
Außerdem kann das Flottenmanagementteam anhand von Flottenlebenszyklusberichten die Pannen- und Unfallhistorie jedes Fahrzeugs verfolgen, wiederkehrende Probleme, die zu Ausfallzeiten führen, erkennen und entsprechende vorbeugende Wartungsmaßnahmen planen
Förderung der Fahrsicherheit
Wenn ein Fahrzeug auf der Straße unterwegs ist, liegen Fortschritt, Leistung und Sicherheit hauptsächlich in den Händen des Fahrers. Trotz der nationalen und branchenweiten Maßnahmen zur Verbesserung der Straßenverkehrssicherheit sind die Unfallraten bei Nutzfahrzeugen in den letzten Jahren gleich geblieben, was auf die Neigung der Fahrer zu riskantem Verhalten zurückzuführen ist. Das Problem der Fahrersicherheit ist zwar vielschichtig und umfasst die Unternehmenskultur, Einstellungsentscheidungen, Schulungen usw., aber auch die Fuhrparkmanager haben einen Einfluss darauf, es zu entschärfen.
Durch die nahtlose Integration der Odoo-Module Fuhrparkmanagement und Mitarbeiter können Fuhrparkmanager auf alle Informationen über die Ausbildung, Erfahrung und den beruflichen Werdegang eines Fahrers zugreifen und ihm Routen und Fahrzeuge zuweisen, die seiner Qualifikation entsprechen.
Mit dem integrierten Flottenverfolgungstool können Manager auch das Verhalten der Fahrer auf der Grundlage der Telematikdaten auswerten und diejenigen genau erkennen, die zu schnell gefahren sind oder stark gebremst, beschleunigt und die Richtung gewechselt haben. Um diese Verstöße zentral zu behandeln, können Unternehmen das kostenlose Modul Open HRMS Disciplinary Tracking in ihre Odoo-Plattform einbetten. Es ermöglicht Managern, Mitarbeitern Disziplinarangelegenheiten zuzuweisen, damit sie ihr Verhalten erklären und endgültige Maßnahmen gegen die Übeltäter festlegen können.
Da jeder Vorfall und jeder Verstoß detailliert protokolliert wird, kann sich das Team einen umfassenden Überblick über die Sicherheitsleistung der Fahrer verschaffen und daraus entsprechende Unternehmensrichtlinien erstellen. Diese Daten können auch an die Manager der Fahrer weitergegeben werden, die diese rücksichtslosen Gewohnheiten individuell ansprechen oder bei der Entwicklung eines entsprechenden Sicherheitstrainingsprogramms berücksichtigen können.
Nachhaltigkeit der Flotte
Da der Verkehr die größte und am schnellsten wachsende Quelle von Treibhausgasemissionen ist, übernehmen immer mehr Fuhrparkbesitzer die soziale Verantwortung für die Reduzierung der Umweltauswirkungen ihrer Fahrzeuge.
Das Flottenmanagement-Modul von Odoo kann die Aufgabe des Unternehmens, umweltfreundlicher zu werden, erheblich erleichtern. Durch die Erstellung von Fahrzeugrouten zur Vermeidung von Staus, Baustellen und anderen Hindernissen, die das Fahrzeug verlangsamen können, können Flottenmanager Minuten und sogar Stunden der Leerlaufzeit der Flotte einsparen und die dadurch entstehenden CO2-Emissionen reduzieren.
Mit einem in Odoo integrierten GPS-Tracker können Flottenmanager auch den Kraftstoffverbrauch jedes Fahrzeugs während jeder Fahrt messen und Fahrer identifizieren, die sich kraftstoffverschwendend verhalten. Durch die Berechnung der CO2-Emissionen der Fahrzeuge anhand von Kilometerzähler- und GPS-Daten kann das Team außerdem Fahrzeuge mit unangemessen hohen Emissionen ausfindig machen und der Unternehmensleitung empfehlen, sie in begründeten Fällen durch kraftstoffsparendere Modelle zu ersetzen.
Der strategische Wert einer umfassenden Lösung
Ein ausreichender Funktionsumfang und die nahtlose Verbindung mit anderen Business-Management-Tools gehören zu den stärksten Punkten des Odoo-Flottenmanagement-Tools, die seine Akzeptanz bei Fuhrparkbesitzern in allen Branchen fördern. Mit der Entscheidung für Odoo erschließen sich Unternehmen aber auch weitere langfristige Vorteile, die sich aus der Digitalisierung von Prozessen und der Transparenz ergeben.
Durch die Anpassung von Odoo an ihre Bedürfnisse mit den verfügbaren Modulen und der kundenspezifischen Entwicklung können Fuhrparkmanager ihre Fahrzeuge problemlos instand halten und einsatzbereit halten, wodurch unerwartete Ausfallzeiten und Unfälle reduziert werden. Eine vielseitige Lösung wie Odoo hilft auch dabei, die Fuhrparkkosten unter Kontrolle zu halten und effizientere und dynamischere Routen zu planen. Und nicht zuletzt kann Odoo Unternehmen dabei helfen, ihre Umwelt- und Sicherheitsziele ohne Produktivitätsverlust zu erreichen. Letztendlich wird sich die Odoo-ERP-System-Implementierung mit hoher Wahrscheinlichkeit als lohnend erweisen, wenn diese strategischen Ziele erreicht werden.
