Über ein Jahrzehnt lang konnten Unternehmen SharePoint nur als Plattform vor Ort nutzen. Im Jahr 2011 veröffentlichte Microsoft schließlich Office 365 und SharePoint Online. Dies führte jedoch nicht dazu, dass sich Unternehmen in die Cloud stürzten. Deshalb begann Microsoft 2015-2016, die Suite aktiv zu bewerben. Diese Werbemaßnahmen brachten schnelle Ergebnisse, so dass die Global SharePoint Survey von Sharegate, Hyperfish und Nintex bereits 2017 einen Anstieg der SharePoint Online-Bereitstellungen um 167 % ergab.
Es ist leicht zu erklären, warum Unternehmen auf der ganzen Welt so sehr an Microsofts Cloud Collaboration Suite interessiert sind:
- Funktionale Einzigartigkeit. Bislang gab es keine vergleichbare Software, die alle Aspekte der Zusammenarbeit, Kommunikation und des Content Managements in Unternehmen abdecken konnte
- Einfache Bereitstellung. Im Vergleich zu allen Server-Versionen von SharePoint erfordert die Cloud-Suite weniger Aufwand bei der Bereitstellung, Anpassung und Unterstützung.
- Flexibles Zahlungsmodell. Das monatliche Abonnementmodell ist für Unternehmen attraktiv, die eine leistungsstarke Lösung für die Zusammenarbeit benötigen, sich aber keine SharePoint Server-Lizenzen leisten können.
Diese Vorteile führen dazu, dass die Zahl der Unternehmen, die SharePoint Online und Office 365 einsetzen, stetig wächst. Bei der Bekanntgabe der Ergebnisse für das erste Quartal des Geschäftsjahres 2019 im Oktober 2019 berichtete Microsoft laut SharePoint-Vater Jeff Teper, dass die Zahl der monatlich aktiven Nutzer von Office 365 die 200-Millionen-Marke erreicht hat und die Zahl der monatlich aktiven Nutzer von SharePoint Online bei 100 Millionen liegt.
Angesichts dieser Zahlen und nach Microsofts Werbemaßnahmen zu urteilen, könnten Unternehmen denken, dass Office 365 und sein Nachfolger Microsoft 365 SharePoint On-Premises aus dem Wettbewerb verdrängt haben.
Das rasante Wachstum von SharePoint in der Cloud bedeutet jedoch nicht, dass seine On-Premises-Versionen tot sind. SharePoint Server spielt nach wie vor eine wichtige Rolle in Unternehmen, sowohl als eigenständige Plattform als auch als Teil von hybriden Bereitstellungen.
Werfen wir nun einen genaueren Blick auf den heutigen Stand von SharePoint On-Premises und wie es sich über die Jahre entwickelt hat.
Ins und Outs von SharePoint On-Premises
Seit der ersten Veröffentlichung im Jahr 2001 hat die Plattform 7 Versionen erlebt, SharePoint 2019 ist die neueste.
Auch heute noch ist SharePoint 2013 die beliebteste Version, und dafür gibt es drei Hauptgründe:
- SharePoint 2013 befindet sich noch unter dem erweiterten Support, der erst 2023 endet.
- SharePoint 2016 hat es nicht geschafft, die gleiche Popularität wie SharePoint 2013 zu erreichen. Die meisten neuen Funktionen und Vorteile von SharePoint 2016 richteten sich an die Entwickler, während jeder Verbesserungen auf der Benutzerseite erwartete.
- Einige Organisationen ziehen es vor, vor Ort zu bleiben, da die Cloud-Migration nicht so einfach ist.
Die Aufgabe, die SharePoint 2016 unvollendet ließ, wird nun von SharePoint 2019 übernommen. Die 2018 veröffentlichte Version 2019 kommt endlich mit einem überarbeiteten modernen Design der SharePoint-Komponenten, von Bibliotheken bis zu Websites, sowie mit neuen Funktionen, die von SharePoint Online übernommen wurden.
SharePoint Server 2019 repräsentiert eine völlig neue Generation von SharePoint, [...] es wurde auf der gleichen Kernplattform wie SharePoint Server 2016 aufgebaut und bietet die Skalierung und Leistung, die Sie erwarten, zusätzlich zu neuen, modernen Erfahrungen für Benutzer, die sowohl intuitiv als auch vertraut sind.
SharePoint 2019 kann ein Kompromiss für Unternehmen sein, die die Stabilität und Anpassungsflexibilität von SharePoint Server suchen und die Cloud-First-Benutzererfahrung nutzen möchten. Wie SharePoint Online bietet auch SharePoint 2019 eine gebrauchsfertige mobile Anwendung, sodass die mobile Zusammenarbeit keine Herausforderung mehr darstellt.
Alles in allem, wenn Ihre Organisation sich für SharePoint Server entscheidet, gibt es einige wichtige Merkmale zu beachten.
Farm-basierte Architektur. Bei jeder SharePoint On-Premises-Version benötigt eine Organisation eine Farm - eine Sammlung von Servern, die SharePoint hosten. Die Größe der Farm hängt von Faktoren wie der Anzahl der aktiven Benutzer, dem Inhaltsvolumen, der durchschnittlichen Last und der Anzahl der Anforderungen pro Benutzer und Tag ab.
Server/CAL-Lizenzierungsmodell. SharePoint On-Premises wird nach dem Server/CAL-Modell (Client Access License) lizenziert. Für jede Softwareinstanz ist eine Serverlizenz erforderlich, und für jeden Nutzer oder jedes Gerät, das auf SharePoint Server zugreift, werden CALs benötigt.
Es gibt zwei Arten von CALs: Standard-CALs für die SharePoint-Kernfunktionen (Websites, Communities, Inhalte und Suche) und Enterprise-CALs für das voll funktionsfähige SharePoint einschließlich Geschäftslösungen und Business Intelligence-Funktionen. Wenn ein Unternehmen beschließt, SharePoint als Plattform für seine öffentliche Website zu nutzen, sind für externe Nutzer keine CALs erforderlich.
Der größte Vorteil ist, dass Unternehmen Lizenzen nur einmal bezahlen. Wenn sie die Bereitstellung erweitern wollen, müssen sie nur die Kosten für zusätzliche Server oder CALs übernehmen.
Anpassungsfreiheit. SharePoint On-Premises ist bekannt für seine umfassenden Anpassungsmöglichkeiten. Ein SharePoint von der Stange ist eher ein Satz von Tools und Funktionen als eine vorgefertigte Lösung. SharePoint-Besitzer können die Plattform in Unternehmenslösungen umwandeln, die sie benötigen, sei es ein SharePoint-basiertes Projektmanagementsystem, ein Unternehmensintranet, ein Kundenportal oder eine Lösung zur Dokumentenverwaltung.
Sicherheit. Die Sicherheit ist ein Stolperstein für jedes Unternehmen, das sich für eine der SharePoint-Optionen entscheidet, zumal die Zusammenarbeit in der Cloud anfälliger für Cyberattacken sein kann. Microsoft hat zwar seine Cloud-Sicherheitsfunktionen verbessert, doch das Risiko, dass Unternehmensdaten kompromittiert werden können, bleibt bestehen. Obwohl Cyber-Kriminelle auch SharePoint Server-Implementierungen angreifen können, fühlen sich SharePoint-Besitzer sicherer, wenn ihre Daten und Inhalte lokal gespeichert sind.
Gleichzeitig müssen die Eigentümer von SharePoint On-Premises-Implementierungen bereit sein, die folgenden Aufgaben zu übernehmen:
Laufende Wartung. Eine aktiv genutzte SharePoint On-Premises-Bereitstellung erfordert regelmäßige Wartung und Unterstützung, um stabil und korrekt zu funktionieren. Wenn ein Unternehmen über interne Ressourcen verfügt, kann das hauseigene SharePoint-Team alle Wartungsarbeiten durchführen. Die andere Möglichkeit ist die Inanspruchnahme von SharePoint-Beratung, um Benutzeranfragen zu bearbeiten, Funktions- und Sicherheitsupgrades durchzuführen, SharePoint-Metriken zu kontrollieren und neue Funktionen bereitzustellen.
Roadmapping für Anpassungen. Besitzer von SharePoint On-Premises passen ihre Lösungen oft radikal an. Um jedoch eine endlose Entwicklung zu vermeiden, sollten Entscheidungsträger eine klare Anpassungs-Roadmap ausarbeiten, die es ihnen ermöglicht, bei der Implementierung von Funktionen und den damit verbundenen Kosten vernünftig zu bleiben.
Migrationsplanung. Jede SharePoint-On-Premises-Version hat einen vordefinierten Lebenszyklus. Bevor eine bestimmte Version nicht mehr unterstützt wird, müssen ihre Besitzer ihre SharePoint-Bereitstellungen auf eine höhere Version migrieren. Diese Migration kann schwierig sein, insbesondere wenn sie mehrere Schritte über mehrere Versionen hinweg umfasst oder wenn Unternehmen große Bereitstellungen migrieren müssen. Es gibt eine Vielzahl von automatisierten Migrationstools, die den Migrationsprozess erleichtern. Keines von ihnen deckt jedoch den gesamten Migrationsprozess ab, so dass der manuelle Aufwand der SharePoint-Entwickler weiterhin erforderlich ist.
SharePoint Online unter die Lupe nehmen
SharePoint Online erschien zunächst als die Cloud-Version von SharePoint On-Premises. Seitdem sind die Plattformen getrennte Entwicklungswege gegangen, weshalb es mehrere entscheidende Unterschiede zwischen ihnen gibt, darunter Lizenz- und Eigentumsmodelle, Funktionssätze, Wartung und Anpassungsansätze.
SharePoint Online-Abonnements. Derzeit haben Unternehmen drei Möglichkeiten, SharePoint Online-Abonnenten zu werden:
- SharePoint Online als eigenständige App. SharePoint Online ist über Plan 1 und Plan 2 zum Preis von 5 bzw. 10 US-Dollar pro Nutzer und Monat erhältlich. Die zweite Option bietet einen unbegrenzten OneDrive-Dateispeicher, eine erweiterte Suche, Content Management und Sicherheitsfunktionen wie Data Leak Prevention (DLP).
- SharePoint Online als Teil von Office 365. SharePoint Online ist in den Office 365-Paketen enthalten, ausgenommen Office 365 Business und Office ProPlus. Wenn es zusammen mit dem Office 365-Paket erworben wird, ist SharePoint Online eine der zahlreichen Anwendungen für Zusammenarbeit und Produktivität wie Outlook, Microsoft Teams, Yammer, Stream, Power BI und mehr.
- SharePoint Online als Teil von Microsoft 365. Microsoft 365 ist ein umfassendes Angebot, das Office 365, Windows 10, Enterprise Mobility und Sicherheitstools in einem Abonnement vereint. Microsoft 365 Business und die drei Unternehmenstarife - wie Microsoft 365 E3, E5 und F1 - beinhalten alle SharePoint Online.
Dieses Abonnementmodell ist für Unternehmen sehr attraktiv, insbesondere im Vergleich zu den anfänglichen Implementierungskosten für SharePoint Server. Allerdings gibt es einen versteckten Fallstrick. Die Abo-Zahlungen für jede Cloud-Suite sind wiederkehrend, was dazu führt, dass die Gesamtbetriebskosten für eine SharePoint-Bereitstellung ständig steigen. Gleichzeitig wird selbst ein kleines Unternehmen innerhalb einiger Jahre die vollen Kosten für die SharePoint Server-Implementierung tragen müssen, ganz zu schweigen von den enormen Kosten, die auf große Unternehmen zukommen.
Eigentum an SharePoint Online. Im Gegensatz zu SharePoint On-Premises, das immer auf Unternehmensservern bereitgestellt wird, wird SharePoint Online in Microsoft-Rechenzentren in verschiedenen Teilen der Welt gehostet, wodurch die Verfügbarkeit der Plattform für Kunden weltweit gewährleistet ist. Gleichzeitig ist Microsoft zwar Eigentümer der Plattform, aber jedes teilnehmende Unternehmen ist Eigentümer seiner SharePoint-Lösungen. Microsoft gewährleistet eine reibungslose Leistung und Verfügbarkeit des Dienstes unabhängig von seinem Standort.
Wenn ein Unternehmen sein Abonnement kündigt, hat es noch 90 Tage Zeit, um alle Daten von SharePoint Online auf seinen lokalen Speicher zu übertragen, bis das Abonnement deaktiviert wird. Ein solches Bereitstellungsmodell bedeutet auch, dass Unternehmen keine Farmen benötigen, um SharePoint Online zu nutzen, wodurch sie die Infrastrukturkosten erheblich senken können.
Die funktionale Überlegenheit von SharePoint Online. Einst als Abkömmling von SharePoint On-Premises betrachtet, erhält SharePoint Online heute als erstes alle neuen Funktionen und Updates. Erst nach der Verankerung in der Cloud-Umgebung werden ausgewählte Funktionen in die On-Premises-Versionen übernommen. So wurden beispielsweise Kommunikationsseiten, die seit 2017 in SharePoint Online verfügbar sind, erst nach der Veröffentlichung von SharePoint 2019 im vierten Quartal 2018 für On-Premises-Nutzer verfügbar. SharePoint Spaces, intelligente Websites mit Mixed-Reality-Funktionen, sind nur in der Cloud verfügbar, und es ist nicht klar, ob sie in absehbarer Zeit in das Server-Featurepack aufgenommen werden.
SharePoint Online-Anpassung. Unternehmen steht es frei, ihre Cloud-Zusammenarbeitslösungen zu optimieren. Microsoft empfiehlt jedoch, mit SharePoint Online-Anpassungen maßvoll umzugehen, um mögliche Leistungsprobleme zu vermeiden. Im schlimmsten Fall können übermäßige Anpassungen zu Funktionsausfällen führen. Regelmäßige Updates innerhalb der Cloud-Suite können sich auch auf implementierte benutzerdefinierte Lösungen auswirken.
Wartung von SharePoint Online. Da Microsoft für die SharePoint-Leistung und -Upgrades verantwortlich ist, müssen Unternehmen keine enormen SharePoint-Support-Budgets bereitstellen. Gleichzeitig hat die zentrale Verwaltung der Plattform aber auch einen Nachteil. Da Microsoft Upgrades für die gesamte Umgebung bereitstellt, haben Unternehmen keine andere Wahl, als diese zu akzeptieren. Im Falle von Ausfällen haben die Abonnenten keine Möglichkeit, Leistungsprobleme zu beheben.
Auch wenn Microsoft alle wesentlichen Verwaltungsaktivitäten innerhalb von SharePoint Online, Office 365 und Microsoft 365 übernimmt, heißt das nicht, dass die Nutzer darauf komplett verzichten können. Genau wie SharePoint On-Premises-Besitzer müssen SharePoint Online-Abonnenten die SharePoint-Leistung und die Aktivitäten der Benutzer kontrollieren sowie die Entwicklung und Anpassung ihrer Lösungen planen.
SharePoint On-Premises vs. SharePoint Online: eine vergleichende Tabelle
Unter Berücksichtigung aller beschriebenen Aspekte der beiden Bereitstellungsmodelle fassen wir die wichtigsten Unterschiede zwischen SharePoint On-Premises und SharePoint Online zusammen.
SharePoint On-Premises vs. SharePoint Online
| SharePoint On-Premises | SharePoint Online | |
| Entwicklungsmodell | Server-basierte Farm | Cloud-Bereitstellung (Microsoft Rechenzentren) |
| Lizenzierungsmodell | Server/CAL-Lizenzen | Benutzer/Monat Abonnements |
| Eigentümerschaft | Organisationen sind Eigentümer ihrer Bereitstellungen | Microsoft ist Eigentümer der Suite, Unternehmen sind Eigentümer ihrer Lösungen |
| Kosten | Hohe Anfangsinvestitionen aufgrund von Lizenzen und Serverkosten; weitere Kosten für Anpassung und Wartung | Schnell steigende TCO durch wiederkehrende Abonnementgebühren und Anpassungskosten |
| Funktions- und Sicherheitsupgrades | Freigegeben von Microsoft, Bereitstellung nach Ermessen der Lösungseigentümer | Freigegeben und implementiert von Microsoft in zentraler Weise |
| Funktionsverfügbarkeit | Vordefinierter Satz von Funktionen; Updates werden in Funktionspaketen geliefert | Microsoft veröffentlicht regelmäßig neue Funktionen auf zentralisierte Weise |
| Anpassung | Unbegrenzt | Begrenzt durch die gemeinsame Nutzung der SharePoint Online-Infrastruktur und laufende Updates |
Wählen Sie mit Bedacht ein optimales SharePoint-Bereitstellungsmodell
Der Wettbewerb zwischen SharePoint On-Premises und SharePoint Online geht weiter. Es ist offensichtlich, dass Microsoft einen größeren Schwerpunkt auf seine Cloud-Collaboration-Suite legt, aber SharePoint On-Premises ist nicht weniger leistungsfähig geworden. Im Gegenteil, die neueste Serverversion beweist, dass SharePoint On-Premises sich weiterentwickelt hat, um benutzerfreundlicher und leichter anpassbar zu werden.
Wenn Ihr Unternehmen derzeit SharePoint als Plattform für die Zusammenarbeit in Betracht zieht, lohnt es sich dennoch, die Vor- und Nachteile der On-Premises- und der Cloud-Version abzuwägen. SharePoint On-Premises und SharePoint Online haben einige entscheidende Unterschiede, die für Sie entscheidend sein können. Dazu gehören verschiedene Bereitstellungsmodelle, Lizenzierungs- und Verwaltungsmethoden.
SharePoint On-Premises ist eine robuste Unternehmenslösung. Sie eignet sich sowohl für große als auch für mittelgroße Organisationen mit entwickelten Infrastrukturen und entsprechenden IT-Budgets. Es ist auch die richtige Option für Unternehmen, die eine Vielzahl von Lösungen benötigen, aber nicht in mehrere verstreute Tools investieren wollen.
SharePoint Online als eigenständige Anwendung ist eine eher leichtgewichtige Plattform. Sie kann eine gute Wahl für kleinere Organisationen sein, die eine dynamische Lösung für die Zusammenarbeit suchen, die keinen großen Aufwand für die Unterstützung erfordert. Gleichzeitig ist SharePoint Online als eigenständige Anwendung für große Unternehmen möglicherweise nicht ausreichend. Letztere können sich für ein Office 365- oder Microsoft 365-Abonnement auf Unternehmensebene entscheiden, das ein größeres Angebot an Anwendungen für Zusammenarbeit und Produktivität enthält.
