Atlassian-basierte agile Transformation für eine britische Wohltätigkeitsorganisation
Itransition unterstützte das Wohltätigkeitsunternehmen Crisis bei der Optimierung seiner Atlassian Jira- und Confluence-Lösungen, wodurch die Lizenzkosten um 75 % gesenkt und die Zeit für die Lösung technischer Probleme um 80 % reduziert werden konnten.
Kontext
Crisis ist eine britische Non-Profit-Organisation, die sich für die Beendigung der Obdachlosigkeit einsetzt. Sie arbeitet projektbezogen, führt Forschungsarbeiten durch, veranstaltet Wohltätigkeitskampagnen und leistet andere gemeinnützige Arbeit.
Kurz bevor sich das Unternehmen an uns wandte, unterzog es sich einer agilen digitalen Transformation und ersetzte seinen aufgeblähten Projektmanagement-Stack durch Atlassian Jira und Confluence, um Projektmanagement-Prozesse zu standardisieren und Arbeitsplatzsilos aufzubrechen. Aufgrund der begrenzten Kenntnisse der Funktionen der Tools richteten die Mitarbeiter von Crisis die Workflows jedoch intuitiv und nicht immer korrekt ein. Infolgedessen geriet das Unternehmen bei der Einführung von Jira und Confluence in eine Sackgasse.
Deshalb suchte man nach einem Technologieberater, der den Mitarbeitern beibringt, wie sie die Atlassian-Produkte optimal nutzen und das Prozessmanagement optimieren können. In Anbetracht unseres Status als Atlassian Gold Solution Partner und der damit verbundenen Erfolgsgeschichten entschied sich der Kunde für Itransition, um seine Prozesse zu auditieren, Workflows zu optimieren und die Mitarbeiter entsprechend zu schulen.
Lösung
Prozess-Audit
Die Atlassian-Experten von Itransition begannen ihre Arbeit mit Crisis, indem sie Interviews mit den Mitarbeitern des Unternehmens führten, um deren Erfahrungen mit Atlassian-Produkten und deren Bedürfnisse zu ermitteln. Die Interviews ermöglichten es uns, die folgenden Probleme zu identifizieren:
- Ein bruchstückhaftes Bild der Unternehmensabläufe, da einige Leistungsmetriken nie erfasst worden waren.
- Einige Prozesse überschnitten sich, weil die Teams von Crisis zuvor auf unterschiedliche Projektmanagement-Tools zurückgegriffen hatten.
- Das unternehmenseigene Jira war durch eine übermäßige Anzahl von Projekten aufgebläht, einschließlich alter und aufgegebener Projekte.
- Mitarbeiter nutzten die Funktionen zur Problemabschätzung und Zeiterfassung in Jira nicht.
Um einen vollständigen Überblick über die Abläufe des Unternehmens zu erhalten, untersuchte Itransition auch, wie das IT-Team von Crisis mit den Unternehmensprozessen arbeitet. Ausgehend von den Ergebnissen der Interviews und der Prozessanalyse erstellten wir eine Roadmap für die Prozessoptimierung mit Jira und Confluence im Einklang mit den agilen Prinzipien.
Prozessoptimierung
Unser Team begann damit, den Jira-Arbeitsbereich des IT-Teams aufzuräumen und zu konfigurieren. Wir archivierten alle Altprojekte und entfernten ungenutzte Felder, doppelte Status und Workflow-Schritte. Im IT-Workflow gab es nur noch sieben Status - Backlog, Analyse, Ausgewählt für die Entwicklung, In Bearbeitung, Testen, Bereit zur Bereitstellung und Erledigt, die für die Verwaltung von Jira-Projekten und die End-to-End-Transparenz ausreichend sind.
Als Nächstes konzentrierten sich unsere Berater auf nicht-technische Arbeitsabläufe. Da Nicht-IT-Teams nicht den vollen Funktionsumfang von Jira benötigen, haben wir das Tool auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten und unnötige Funktionen entfernt, um es benutzerfreundlicher zu machen.
Wir änderten auch die Eigenschaften der Jira-Statusverfügbarkeit, um den Mitarbeitern von Crisis die Möglichkeit zu geben, Fragen aus verschiedenen Projekten in ein einziges Board zu übertragen, unabhängig von ihren Abhängigkeiten. Außerdem führte unser Team eine Reihe von vereinfachten Workflow-Vorlagen ein, die auf die internen Kundenprozesse zugeschnitten sind, um die Jira-Einrichtung zu standardisieren und die Projekterstellung, -verfolgung und -migration zu Workflows zu optimieren.
Schließlich haben wir ein separates Nicht-IT-Jira-Projekt mit agilen Boards auf der Grundlage von Jira-Filtern erstellt. Jedes dieser Boards repräsentiert einen Workstream, ein benutzerdefiniertes Jira-Feld, das wir hinzugefügt haben, um die Abteilungen oder Aktivitäten des Kunden zu unterteilen. So können die Mitarbeiter der Krise bequem in mehreren Boards gleichzeitig arbeiten.
Sicherheitsberatung
Unsere Atlassian-Experten überprüften die Sicherheits- und Berechtigungsschemata von Crisis für die Jira- und Confluence-Instanzen und gaben Empfehlungen, wie diese an die internen Prozesse von Crisis angepasst werden können. Wir rieten Crisis außerdem, einen oder zwei Gruppenadministratoren zu bestimmen, die Benutzer verwalten, globale und Projektberechtigungen einsehen und ändern, neue Projekte erstellen und alte archivieren können.
Wir empfahlen dem Kunden außerdem, die Projektbenutzer in Gruppen einzuteilen und jeder Gruppe individuelle Berechtigungsstufen zuzuweisen. Auf diese Weise konnte er die Sichtbarkeit sensibler Informationen über verschiedene Teams hinweg begrenzen und Vertraulichkeitsverletzungen verhindern.
Atlassian Lizenzverwaltung
Wir analysierten die aktuellen Atlassian-Abonnements des Kunden sowie die Anzahl der Mitarbeiter, die die Produkte nutzen, und empfahlen Möglichkeiten, die anfallenden Lizenzzahlungen um bis zu 75 % zu reduzieren. Itransition half Crisis auch dabei, einen Rabatt für alle Atlassian-Produkte zu erhalten, die sie verwenden, was ihnen monatlich eine beträchtliche Menge Geld spart.
Einmalige und laufende Benutzerschulung
Um den Mitarbeitern von Crisis zu helfen, ihre neue Infrastruktur optimal zu nutzen, führten wir Schulungen zur effektiven Nutzung von Jira und Confluence durch und veranstalteten Scrum/Kanban-Workshops zum Projekt- und Produktmanagement.
Wir haben eine maßgeschneiderte Schulungsreihe entwickelt, die das Geschäftsprofil des Kunden und das Feedback der Mitarbeiter, das wir während der Atlassian-Produktinterviews gesammelt haben, berücksichtigt hat. Unsere Jira- und Confluence-Schulungen umfassten die Beschreibung der grundlegenden Funktionen und Berichtsmöglichkeiten der Tools sowie die Demonstration von Jira-Funktionen, die für die Arbeit mit Scrum-, Kanban- oder gemischten agilen Projekten hilfreich sind.
Unsere Anleitung half den Mitarbeitern von Crisis zu verstehen, wie sie ihre Projektmanagement-Aktivitäten mit Atlassian-Produkten deutlich rationalisieren können.
Nun unterstützen wir den Kunden kontinuierlich bei seiner Atlassian-Reise und halten zusätzliche On-Demand-Schulungen für Jira- und Confluence-Administratoren ab.
Ergebnisse
Innerhalb von sechs Monaten führte Itransition eine gründliche Analyse der Abläufe bei Crisis durch und führte relevante Änderungen in den Projektmanagement-Workflows des Unternehmens ein, um die agile Transformation voranzutreiben und Atlassian-Produkte effizienter zu nutzen. Außerdem führten wir unternehmensweite Schulungen zur Einführung von Jira und Confluence für die Mitarbeiter durch.
Während der Zusammenarbeit mit Crisis erzielten wir die folgenden Ergebnisse:
- Wir haben die Anzahl der Atlassian-Nutzer von Crisis verdreifacht.
- Wir haben die Zeit, die das IT-Team von Crisis für die Lösung technischer Probleme aufwenden musste, um 80 % reduziert.
- Wir haben die Atlassian-Lizenzkosten von Crisis um 75 % gesenkt.
