Entwicklung eines juristischen Portals für 150K Anwälte und Wirtschaftsprüfer

Kontext

Unser Kunde ist ein europäisches Unternehmen, das ein proprietäres Rechtsinformationssystem besitzt. Das System ermöglicht den Benutzern die Suche in einer zentralen Datenbank mit rechtlichen und regulatorischen Dokumenten. Das Unternehmen ist seit 1998 tätig und betreut über 20.000 Unternehmen.

Viele Jahre lang war die Rechtsinformationslösung nur als Desktop-App verfügbar, was ihre Reichweite einschränkte. Als Online-Produkte den Markt zu dominieren begannen, äußerten die Endnutzer - vor allem Wirtschaftsprüfer, Anwälte und Geschäftsinhaber - den Wunsch nach einem mobilen Zugriff auf das System.

Das Unternehmen wollte seine Position auf dem Markt stärken, indem es einen bequemen und einfachen Zugang zu rechtlichen und regulatorischen Informationen bot. Daher beschloss man, zusätzlich zur Desktop-Version eine b2b-Webportal-Lösung zu entwickeln, die ein vollständiges Management juristischer Inhalte ermöglichen sollte. Da sich die online präsentierten Informationen von ihrem Offline-Pendant unterschieden, beschloss das Unternehmen, eine Web-Lösung von Grund auf zu entwickeln.

Auf der Grundlage der Ergebnisse unserer Geschäftsanalyse, der technischen Spezifikation und der vorgeschlagenen Funktionen beauftragte der Kunde das Team von Itransition mit der Entwicklung eines durchgängigen Rechtsportals.

Merkmale

Dokumentenimport

Um den bestehenden Dokumentenverwaltungsprozess beizubehalten, musste die Weblösung die gleichen Quelldateien verwenden wie das Offline-System. Diese Quelldateien hatten eine bestimmte Textformatierung (z. B. Links und hervorgehobene Textfelder in benutzerdefinierten Stilen). Es war wichtig, die Struktur der Quelldateien beizubehalten, da sie für den korrekten Betrieb der Desktop-Version unverändert bleiben mussten.

Um diese Herausforderung zu meistern, entwickelte das Team von Itransition eine Lösung, die die Formatierung der Quelldateien erkennt, sie verarbeitet und in neue Dokumente umwandelt, die zusammen mit den Quelldateien im Websystem gespeichert werden.

Suchmaschine

Die Rangfolge der Suchergebnisse basiert auf einem benutzerdefinierten Suchalgorithmus, der die regulatorische Sprache an die einfachen Suchanfragen der Benutzer anpasst. Alle Suchanfragen werden in themenbezogenen Clustern gruppiert. Basierend auf diesen Clustern definiert das System passende Synonyme und Phrasen. Die Suchfunktionen umfassen:

• Unterschiedliche Suchmechanismen für verschiedene Nutzerprofile
• Ein Query Analyzer, der wichtige Dokumentattribute in Benutzeranfragen erkennt, wie z.B. Daten, Zahlen, Titel, etc.
• Automatische Vervollständigung einer Suchanfrage
• Alternative Optionen für Suchanfragen

Dokumentenansicht

Im Ansichtsmodus verarbeitet das System Inhalte innerhalb von Dokumenten "on the fly". Enthält beispielsweise Dokument A den Link zu Dokument B, das im System nicht existiert oder für den Betrachter nicht verfügbar ist, wird dieser Link nicht angezeigt.

Wenn neue Versionen eines Dokuments erscheinen, analysiert das System automatisch alle wichtigen Änderungen im Dokument, wie z.B. gelöschte oder hinzugefügte Abschnitte, Bearbeitungen usw., und zeigt sie an. Diese Funktion ermöglicht es den Nutzern im Unternehmen, sich schnell über die Änderungen zu informieren und ihre Aktivitäten gegebenenfalls anzupassen, um den neu eingeführten Vorschriften zu entsprechen.

Smarte Seiten

• Eingebaute Rechner, die Buchhaltern und Anwälten helfen, verschiedene Arten von Leistungen und Zahlungen an den Staatshaushalt schnell zu berechnen.
• Rechtliche Überprüfungen für Benutzer, um alle Informationen über den Status eines Unternehmens zu suchen und zu erhalten, um sicherzustellen, dass es nicht liquidiert oder bankrott ist, keine aktiven Schulden oder registrierten Verstöße hat, usw.
• Onboarding, um sicherzustellen, dass die Benutzer mit den neuen Systemfunktionen zurechtkommen und um eine erfolgreiche Benutzerakzeptanz zu gewährleisten.
• Online-Chat für Benutzer, um Fragen zu stellen, Ratschläge zu erhalten und Feedback zur Lösung zu geben, und um die allgemeine Qualität und Geschwindigkeit der Support-Services zu verbessern.

Persönliche Einstellungen

• Verwaltung ausgewählter Dokumente und Lesezeichen, so dass Benutzer ganze Dokumente oder Teile davon zu ihren Favoriten hinzufügen können.
• Konfiguration der Feed-Kategorien, damit die Nutzer ihren News-Feed individuell gestalten und nur relevante Inhalte erhalten können.

Inhaltsverwaltungssystem

Das Team von Transition hat ein Content-Management-System entwickelt und integriert, das die Verwaltung juristischer Daten, insbesondere von juristischen Dokumenten, erleichtert. Das System organisiert die Dokumente nach semantischen Kriterien, vereinfacht die Navigation durch das Inhaltsverzeichnis und ermöglicht es den Nutzern, Textfragmente oder einzelne Wörter mit Kennzeichnungen - Tags oder Links (z. B. zu einem einschlägigen Rechtsakt) - zu versehen. Diese Kennzeichnungen können eingeklappt, erweitert oder grafisch hervorgehoben werden. Die Benutzer können alle Dokumente, die sich auf ein bestimmtes Dokument beziehen, in Form einer Liste von Links sehen. Die hinzugefügten Tags dienen hier als Grundlage für ein juristisches Vokabular.

Um eine mühelose Verwaltung der Inhalte zu gewährleisten, haben wir die Lösung mit den folgenden Drittanbieter-Tools integriert:

• TinyMCE, eine leistungsstarke Plattform zur Textbearbeitung
• Alfresco, ein Dokumentenmanagementsystem, das gut strukturierte Workflows für die Dokumentenverwaltung unterstützt

Mit diesem benutzerdefinierten Content-Management-System können die Benutzer Dokumente in Echtzeit veröffentlichen, was in der Offline-Version, in der die Veröffentlichung von Dokumenten geplant werden musste (z. B. nicht mehr als einmal pro Tag), unmöglich war. Die Veröffentlichung in Echtzeit erleichterte auch die Korrektur von Fehlern in den Dokumenten.

Das CMS ist mit dem alten Offline-System kompatibel. Materialien, die online erstellt und veröffentlicht werden, können anschließend heruntergeladen und automatisch in das vom Altsystem unterstützte XML-Format konvertiert werden. Danach können die Dokumente in der Offline-Lösung entsprechend dem Zeitplan freigegeben werden.

Wartung und Unterstützung

Um eine positive Nutzererfahrung zu gewährleisten, insbesondere für diejenigen, die bereits die Desktop-Version abonniert haben, hat Itransition einen Kundensupport-Prozess eingerichtet.

Innerhalb einer Woche starteten die Support- und Wartungsspezialisten von Itransition den First-Line-Benutzersupport, um externen und internen Endbenutzern mit der neu gelieferten Web-Lösung zu helfen.

Wir erstellten auch eine Wissensdatenbank für das interne Supportteam des Kunden. Im Laufe des Projekts füllten wir die Wissensdatenbank nach und nach mit Inhalten und führten Schulungen für das interne Team des Kunden durch.

Unsere Spezialisten richteten eine automatisierte 24/7-Überwachung der Online- und Offline-Portale ein und leiteten eine vorbeugende Wartung ein.

Das Team von Transition war auch für den Level-2-Support verantwortlich, der regelmäßige Software-Updates und die Wartung der Infrastruktur der Lösung umfasste.

Dies sind verschiedene Parameter, die laufend überwacht werden und dem Support-Team helfen, entsprechende Wartungsmaßnahmen zu ergreifen:

• Die Server- und Homepage-Verfügbarkeit mit Echtzeit-Benachrichtigungen, die manuell überprüft und durch zusätzliche Metriken verifiziert werden.

• Serverdaten, die den prozentualen Anteil der Prozessorauslastung, Aufgabenwarteschlangen usw. anzeigen

• Verfügbarkeit von zusätzlichen Umgebungen (Bühne, Test) und Dienstleistungen (z.B. Abrechnung).

• Verfügbarkeit des Festplattenplatzes. Wir haben Graylog mit automatischen Warnmeldungen integriert, die durch Auslöser in den Farben Gelb (<25% freier Festplattenplatz), Orange (<15%) und Rot (<5%) ausgelöst werden. Jede Farbe weist auf einen bestimmten Eskalationspfad und eine bestimmte Reaktionszeit hin.

Alle Alarme und Benachrichtigungen werden durch den zusätzlichen Alarm "Agent sendet keine Daten auf %server_name%" gesteuert, der erscheint, wenn der Server keine Daten mehr zu den überwachten Metriken sendet. Die Warnung wird aus verschiedenen Gründen ausgelöst, von physischen Schäden (Überhitzung) bis hin zu netzwerkbezogenen Problemen und Server-Neukonfiguration.

Itransition legte detaillierte Berichte über die behobenen Vorfälle vor. Sie enthielten die folgenden Informationen:

• Problemtyp (Probleme mit der Website, Benutzer kann sich nicht anmelden, Probleme beim Dokumentenexport, langsames Laden von Dokumenten, falsche Benutzerberechtigung usw.)
• Anzahl der Anfragen (nach Art)
• Lösungszeit für verschiedene Prioritäten (kritisch, Standard oder Änderungsanfrage)
• Anzahl der von Endbenutzern gemeldeten Vorfälle (per Telefon und über das Portal)
• Anzahl der von den Mitarbeitern des Kunden gemeldeten Vorfälle

Verfahren

Die Entwicklung des kundenspezifischen Webportals begann mit einer Geschäftsanalyse. Wir führten mehrere wöchentliche Meetings durch, um die bestehenden Prozesse des Kunden, die aktuellen und geplanten Funktionen des Portals und die Geschäftsspezifika zu besprechen.

Diese Phase trug entscheidend dazu bei, dass wir die Lösung ohne Beeinträchtigung der bestehenden Geschäftsprozesse des Kunden konzipieren und implementieren konnten. Wir behielten die Quelldateiformate und die Mechanismen zur Erstellung von Inhalten bei, so dass der Kunde keine zusätzlichen Ressourcen für die Integration der Online- und Offline-Systeme benötigte.

Abhängig von der zu entwickelnden Komponente (z. B. News-Feed, Suchmaschinenfunktionalität, Inhaltskategorien usw.) wurde das Entwicklungsteam in acht Arbeitsgruppen aufgeteilt, in denen die Spezialisten von Itransition und des Kunden eng zusammenarbeiteten. Wir organisierten regelmäßige Treffen, um Ideen auszutauschen und neue Funktionen zu besprechen.