Automatisierung robotergestützter Prozesse für ein globales Logistikunternehmen
Itransition lieferte einen Roboter, der die Prozesse der Transportdatenübertragung und der Kurzkontrollen von Kunden- und Lieferantenunternehmen automatisiert.
Kontext
Unser Kunde ist ein Logistikunternehmen, das weltweite Versandlösungen für Handelsunternehmen, Großhändler und Einzelhändler anbietet. Das Unternehmen ist seit mehr als zwei Jahrzehnten tätig und bietet eine Reihe von Dienstleistungen für verschiedene Frachtarten an, wobei es die passenden Transportmittel einsetzt. Das Team des Kunden ist in 24 Ländern vertreten, so dass sich seine Kunden auf strategische Geschäftsangelegenheiten konzentrieren können, während der Kunde sich um die logistischen Aspekte kümmert.
Der Kunde hat mehr als 5.000 Kunden, darunter Unternehmen aus 20 Branchen. Außerdem arbeitet er mit mehr als 15.000 Lieferanten zusammen, die ihm helfen, die logistischen Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Der Kunde bearbeitet täglich etwa 800 Aufträge, was die Durchführung vieler Routineaufgaben bedeutet. Er beschloss, die Möglichkeiten der Automatisierung der Datenverarbeitung mit Hilfe von RPA zu untersuchen, um die manuelle Arbeit zu reduzieren und eine bessere Datenqualität zu gewährleisten. Nach Prüfung der Angebote mehrerer Dienstleister entschied sich der Kunde für Itransition, um das Projekt auf der Grundlage unserer RPA-Expertise und des von uns durchgeführten PoC durchzuführen.
Lösung
Das Team von Intransition führte die Anforderungsanalyse und -dokumentation, die RPA-Entwicklung, die Benutzerakzeptanztests und die Mitarbeiterschulung durch. Wir begannen mit der Analyse der Unternehmensprozesse und identifizierten gemeinsam mit dem Kunden die zu automatisierenden Prozesse und deren Komplexität. Die Prozesse, die leicht zu automatisieren sind, hatten höhere Priorität. Auf diese Weise konnte der Kunde die Ergebnisse schneller sehen und sich an RPA gewöhnen.
Dann lieferte unser Team einen UiPath-basierten Roboter und richtete ihn so ein, dass er eine Reihe von Aufgaben zu verschiedenen Zeiten am Tag ausführt. Mithilfe von UiPath Orchestrator richtete unser Team ein Dashboard für das Bot-Management ein. Alle automatisierten Prozesse umfassen:
- Hinzufügen von CMR-Scheinen (internationale Frachtbriefe) in das Auftragsverwaltungssystem des Kunden
- Datenübertragung (Spediteure, Auftragsnummern und andere Informationen) vom System des Kunden zum System des Auftraggebers
- Kurzprüfungen, um die Kunden- und Lieferantendatenbanken auf dem neuesten Stand zu halten und das Potenzial der Kunden zu ermitteln, um die verfügbare Kreditlinie zu ermitteln
Automatisierung für CRM-Notizen
Wir begannen mit der Automatisierung des Prozesses zum Hinzufügen von CMR-Notizen aus dem Auftragsverwaltungssystem des Kunden in dessen Kundensystem. Einer der Hauptkunden des Kunden ist ein internationales Logistikunternehmen mit mehreren hunderttausend Mitarbeitern, die mehr als eine Milliarde Pakete pro Jahr ausliefern. Das Unternehmen verfügt über ein internes System zur Bearbeitung von Kurieraufträgen, das jedoch nicht mit dem System des Kunden integriert werden kann, da es keine öffentliche API gibt. Daher mussten die Mitarbeiter des Kunden die CMR-Notizen mit den Informationen über den Absender, den/die Frachtführer und den Empfänger der Waren manuell aus ihrem System in die Lösung des Kunden übertragen.
Die CMR-Notizen haben eine Größenbeschränkung von 1 MB und eine Namenskonvention, nach der die Notizen "CMR" und eine eindeutige Nummer in ihrem Namen enthalten müssen. Wir schlugen vor, eine Namenskonvention mit der ID-Nummer einzuführen, die der Kunde in seinem System verwendet. Die Mitarbeiter des Kunden überprüfen die Größe und den Namen der Dateien und laden sie dann in den Netzwerkordner der virtuellen Umgebung hoch. Einmal am Tag wird der Roboter gestartet, wenn wir eine Datei mit allen Bestellungen aus dem System des Kunden erhalten. Der RPA-Prozess umfasst die folgenden Schritte:
Um Duplikate zu vermeiden und zu verhindern, dass fehlerhaft angehängte Notizen erneut gesendet werden, schlug das Team von Itransition vor, ein Ordnersystem für CMR-Notizen einzuführen:
- Ordner 1 enthält die CMR-Notizen, die angehängt werden sollen
- Ordner 2 enthält die bereits angehängten Notizen
- Ordner 3 enthält die CMR-Notizen, die aufgrund eines Fehlers nicht angehängt werden konnten
Der Roboter prüft immer, ob die Ordner 2 und 3 die gleichen Dateien enthalten wie Ordner 1, um Duplikate auszuschließen und die Fälle zu finden, die zusätzliche Aufmerksamkeit erfordern. Wenn zum Beispiel zwei CMR-Notizen mit demselben Namen in die Ordner 1 und 2 gelangen, wird die Notiz aus Ordner 1 nicht verarbeitet und als bereits angehängt betrachtet. Der Roboter erkennt auch erfolgreiche Vorgänge und markiert diejenigen, die zu Fehlern geführt haben, in einem zusammenfassenden Bericht für die Mitarbeiter des Kunden.
Automatisierung des Datentransfers
Itransition hat für zwei Großkunden des Kunden, ein internationales Logistikunternehmen und einen globalen Konsumgüterkonzern, den Prozess der Datenübertragung automatisiert. Der Prozess umfasst die Übertragung der Informationen von mehr als 20 Datenfeldern (Spediteur, Auftragsnummer usw.) aus dem System des Kunden in das System der Kunden, wie es von diesen Unternehmen verlangt wird.
Datentransfer für ein internationales Logistikunternehmen
Da die Kunden des Auftraggebers ihren Endkunden über die Warenlieferung Bericht erstatten müssen, haben sie bestimmte KPIs für Transportdienstleister, die auf geplanten Ereignissen basieren: pünktlich durchgeführte Transporte, Verspätungen und deren Gründe und mehr. Der Kunde muss diese Daten innerhalb eines Arbeitstages in das Transportmanagementsystem des Auftraggebers eingeben. Der Roboter prüft die Informationen über die innerhalb eines Tages zu erfassenden Gütertransporte und überträgt die entsprechenden Daten in das System des Kunden. Liegen keine Informationen vor, markiert er den Transport als Ausnahme. Wenn alle verfügbaren Daten eingegeben sind, erstellt der Roboter einen Bericht, der die Gesamtzahl der Transporte, die Transporte, zu denen der Roboter keine Informationen gefunden hat, usw. enthält.
Datentransfer für ein globales Konsumgüterunternehmen
Für diesen Kunden startet der Roboter dreimal täglich den Datentransferprozess sowie einmal täglich einen separaten Datendownloadprozess, wie er vom Kunden gewünscht wird. Der Roboter exportiert die Informationen über alle Transporte innerhalb eines Tages.
Die KPIs des Kunden werden gesenkt, wenn sein Unternehmen die Daten nicht im Laufe des Tages in das System seines Auftraggebers eingibt. Deshalb beginnt der Datentransferprozess am Morgen: Wenn bestimmte Daten im System des Kunden fehlen, meldet der Roboter dem Verantwortlichen, dass diese Transporte untersucht werden müssen, wobei er angibt, welche spezifischen Daten fehlen. In der Mitte des Tages prüft der Roboter zusätzlich, ob die fehlenden Daten in das System des Kunden eingegeben wurden.
Manchmal werden die Fahrzeuge des Kunden am Zoll aufgehalten und die Auslieferung der Fracht verzögert sich. In solchen Fällen stimmen die tatsächlichen und die geplanten Ankünfte nicht überein. Um die Mitarbeiter des Kunden in solchen Fällen nicht anzupiepsen, haben wir den Roboter so eingestellt, dass er innerhalb von drei Tagen Kontrollen durchführt und dann aufhört, da automatisch davon ausgegangen wird, dass sich die Mitarbeiter des Kunden um diesen Fall kümmern.
Automatisierung von Kurzkontrollen
Der Kunde hat Zehntausende von Kunden und Lieferanten. Für jeden von ihnen muss er Informationen über die registrierten Nummern, den Jahresumsatz, den Konkursstatus, die Zugehörigkeit zu einer Unternehmensgruppe usw. sammeln. Der Roboter erhält eine E-Mail von den Unternehmen, die er überprüfen muss. Der automatisierte Prozess der kurzen Überprüfungen beginnt am Abend und dauert bis zum nächsten Morgen. Am nächsten Tag macht der Roboter dort weiter, wo er aufgehört hat.
Die Liste der zu prüfenden Unternehmen wird täglich aus den internen Systemen des Kunden heruntergeladen. Darüber hinaus können die Mitarbeiter des Kunden dem Roboter per E-Mail ihre eigenen Listen schicken, die mit höherer Priorität geprüft werden sollen. Der Roboter speichert eine Excel-Datei mit den Ergebnissen und sendet sie an die betreffenden Mitarbeiter.
Außerdem führt der Roboter eine komplexe Prüfung des Kundenpotenzials anhand mehrerer Parameter durch, um den verfügbaren Kreditrahmen zu ermitteln. Der Roboter geht zu den externen Informationssystemen, die der Kunde nutzt, analysiert die Daten nach den erforderlichen Parametern und vergleicht sie mit kritischen Werten. So ermittelt der Roboter beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter und vergleicht sie mit dem Grenzwert. Ist der Wert hoch, bricht der Roboter den Prüfvorgang ab. Ist die Anzahl der Mitarbeiter nicht ausreichend, fährt der Roboter mit der Prüfung des nächsten Wertes fort.
Ergebnisse
Das RPA-Team von Intransition automatisierte drei Geschäftsprozesse. Der entwickelte Roboter übernahm die Routineaufgaben des Transfers von Logistikdaten zwischen den Systemen des Kunden und seiner Kunden sowie kurze Prüfungen, um die Kunden- und Lieferantendatenbank auf dem neuesten Stand zu halten und das Potenzial der Kunden zu bewerten. Auf diese Weise können sich die Mitarbeiter des Kunden auf wichtigere Geschäftsaufgaben konzentrieren.
