Automatisierung robotergestützter Prozesse HR PoC

Lösung

Das Projekt bestand aus den folgenden Phasen: Untersuchung, PoC-Entwicklung und -Test, Einholung von Feedback und PoC-Verbesserung.

Untersuchung

Zunächst mussten wir einen Geschäftsprozess bestimmen, der von einer Automatisierung profitieren würde. Wir legten die folgenden Kriterien fest:

• Der Prozess sollte vorhersehbar, wiederholbar und regelbasiert sein.
• Es sollte nicht zu viele Ausnahmen geben.
• Es sollte manuell sein und von Natur aus anfällig für menschliche Fehler.
• Der Prozess sollte universell und branchenunabhängig sein.

Nach einem Gespräch mit den Leitern der Abteilungen von Itransition beschlossen wir, den Prozess des Hinzufügens neuer Bewerber zu unserem Personalverwaltungssystem (HRM) zu automatisieren. Dies ist ein Standardprozess für viele Branchen, der vorhersehbar und wiederholbar ist, anfällig für menschliche Fehler ist und manuelle Eingaben erfordert.

Der Prozess läuft wie folgt ab:

• HR-Assistenten suchen auf LinkedIn und ähnlichen Quellen nach Kandidaten.
• Sie senden eine E-Mail an einen Talent Acquisition Manager, um einen neuen Kandidaten in unserem Zoho-basierten HRM-System anzulegen.
• Der Talent Acquisition Manager erhält eine E-Mail mit einer kurzen Beschreibung der Kandidaten, die im HRM-System verwendet werden soll (Name, Nachname, Fähigkeiten, Status usw.) sowie Anhänge mit Lebensläufen.

Dieser Prozess erfüllte alle unsere Automatisierungskriterien. Die Personalleiter von Itransition fügen der Zoho-Datenbank täglich 20-50 neue Bewerber hinzu. Im Durchschnitt dauert die Bearbeitung der Bewerberdaten etwa 2-3 Minuten. Der Prozess erfordert keine subjektive Beurteilung und hat einen klaren Schritt-für-Schritt-Ablauf. Es gibt nur wenige Ausnahmen bei der Anwendung, wie z. B. fehlgeschlagene Anmeldung, nicht reagierende Anwendung und Zeitüberschreitung bei der Anwendung.

Um die Anforderungen für die Automatisierung zu ermitteln, führte unser RPA-Team eine Reihe von Interviews mit den Personal- und Talentakquisitionsmanagern von Itransition durch. Gemeinsam besprachen wir die Prozessschritte, Ausnahmen und die wichtigsten Anwendungen (Outlook, zoho.com, Excel usw.), die an dem Prozess beteiligt sind. Wir einigten uns auch auf die erwarteten Ergebnisse der Prozessautomatisierung - die Minimierung menschlicher Interaktionen und die Verkürzung der Bearbeitungszeit von Bewerbungen.

Auf der Grundlage dieser Daten erstellten unsere Business-Analysten ein Prozessdesign-Dokument. Das Dokument beschreibt die Abfolge der Schritte, die im Rahmen des ausgewählten Geschäftsprozesses durchgeführt werden, die Bedingungen und Regeln des Prozesses vor der Automatisierung und wie der Prozess nach der Automatisierung funktionieren soll. Unsere Spezialisten erstellten außerdem eine detaillierte Prozesslandkarte, die den Anwendungsbereich für RPA umreißt.

PoC-Entwicklung und -Test

Auf der Grundlage des Prozessdesign-Dokuments erstellten unsere RPA-Entwickler ein Lösungsdesign-Dokument, in dem alle Aktionen, die ein Roboter ausführen sollte, beschrieben wurden. Unser Team definierte auch Betriebsvereinbarungen (wie oft der Bot laufen soll, zu welcher Zeit er starten soll usw.) und die Behandlung von Ausnahmen (z. B. wenn der Lebenslauf des Bewerbers keine spezifischen Informationen enthält, sendet der Bot die Nachricht "Lebenslauf enthält nicht die erforderlichen Informationen").

Da wir ein UiPath Silver Partner sind und zertifizierte Spezialisten an Bord haben, haben wir uns für UiPath Studio zur RPA-Implementierung entschieden. Anhand des Lösungsdesigns fügten unsere RPA-Entwickler die erforderliche Abfolge von Aktivitäten in UiPath Studio hinzu.

Dank der RPA müssen die Personalspezialisten jetzt nur noch die Liste der Kandidaten mit den grundlegenden Informationen zusammen mit den Lebensläufen per E-Mail an den Bot senden. Der Bot erledigt den Rest der Arbeit, indem er die Lebenslaufdaten des Kandidaten analysiert, sich bei der Zoho-Datenbank anmeldet, überprüft, ob der Kandidat in der Datenbank vorhanden ist, und Kandidatendatensätze erstellt oder aktualisiert.

Am Ende des Prozesses sendet der Bot einen umfassenden Excel-Bericht an einen Personalleiter. Der Bericht gibt einen Überblick über alle Daten, die der Bot abgerufen und eingegeben hat, was die Überwachung der Bot-Aktivitäten und die Lösung von Problemen erleichtert. Um falsche Dateneingaben zu vermeiden, haben wir eine Reihe von Datenbanken mit den Namen der gängigsten Universitäten und Fakultäten erstellt, die der Bot abfragen kann.

Um zu überprüfen, ob die Automatisierungslösung gemäß den definierten Geschäftsregeln entwickelt wurde, führte unser Team Tests durch. Wir erstellten über 100 Testfälle mit verschiedenen Datenquellen (LinkedIn, zoho.com) und Lebenslaufstrukturen. Zunächst testeten wir die Lösung in einer Sandbox, dokumentierten die Fehler und analysierten die Ergebnisse. Anschließend führten wir gemeinsam mit den Personalverantwortlichen Benutzerakzeptanztests (UAT) in der Produktionsumgebung durch, um sicherzustellen, dass die gelieferte Lösung ihre Erwartungen erfüllt.

Auf der Grundlage der UAT-Ergebnisse erstellte unser Team eine Liste mit neuen Funktionen und Verbesserungen, die den Arbeitsumfang für die nächste Projektphase bildeten. Feature-Releases gefolgt von Stabilisierungs-Releases stellten die einwandfreie Leistung des Bots sicher.

Feedback-Sammlung und PoC-Verbesserung

Als die Beta-Version der Lösung fertig war, bereiteten wir eine Demo für unsere Personalleiter vor, um die Fähigkeiten des Bots zu demonstrieren. Während der Demo sammelten wir Feedback zur Leistung des Bots, diskutierten die Möglichkeiten zur Skalierung der Lösung (z. B. Hinzufügen neuer Quellen, die der Bot zum Abrufen von Informationen nutzen sollte) und verbesserten die Lösung auf zwei Arten:

• Wir haben den Zeitaufwand für die manuelle Datenüberprüfung minimiert, indem wir alle wichtigen Informationen in den Text der Bot-Berichts-E-Mail aufgenommen haben.
• Wir haben eine Massenverarbeitung von Bewerberdatensätzen über die Zoho-Importfunktion implementiert, was die Anzahl der Aktionen des Bots minimiert und seine Zuverlässigkeit erhöht.

Um sicherzustellen, dass die Personalverantwortlichen den Bot optimal nutzen können, haben wir Schulungen durchgeführt und ein Benutzerhandbuch erstellt, in dem die Möglichkeiten des Bots im Detail erläutert werden.