RPA im Gesundheitswesen: Anwendungsfälle, Vorteile und Herausforderungen

Die Überprüfung des Versicherungsanspruchs ist ein Prozess, mit dem sich Krankenhäuser täglich auseinandersetzen müssen und der mit steigender Patientenzahl immer arbeitsintensiver wird. RPA-Bots können diesen langwierigen, regelbasierten Prozess jedoch rationalisieren.

So können sie beispielsweise Patientendaten (Name, Versicherungsnummer usw.) aus verschiedenen Repositories und internen Systemen (z. B. CRM oder EHR) extrahieren, um die Arbeit der Spezialisten für Versicherungsprüfungen effizienter zu gestalten. Außerdem kann ein Bot eine E-Mail an eine Versicherungsgesellschaft generieren und diese automatisch versenden, um den Versicherungsschutz und die Leistungen des Patienten zu überprüfen.

Bei der Entlassung müssen die Patienten Rezepte ausfüllen und die Entlassungsanweisungen befolgen. Sicherzustellen, dass der Patient die Richtlinien für die Zeit nach der Entlassung befolgt, ist eine wichtige, aber aufwändige Aufgabe für Gesundheitsdienstleister.

RPA-Roboter können Patienten dabei helfen, die Entlassungsrichtlinien zu befolgen, indem sie Benachrichtigungen per E-Mail oder Messengerdienst senden und sie an bevorstehende Termine und abzuholende Rezepte erinnern. Dieser Ansatz für die poststationäre Versorgung kann einem Krankenhaus helfen, die Patientenversorgung und die Patientenzufriedenheit zu verbessern.

Einrichtungen des Gesundheitswesens können RPA auch zur Erfüllung von Compliance-Aufgaben einsetzen. Beispielsweise können Bots elektronische Gesundheitsakten (eGA) aus Dokumenten extrahieren, Kopien dieser Daten erstellen und sie in einem sicheren Datenspeicher ablegen, um Organisationen bei der Einhaltung der Datenschutzanforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes(BDSG) zu unterstützen. Darüber hinaus können Bots Patientendatensätze scannen, um Datensätze mit doppelten oder unvollständigen Daten zu identifizieren und diese Datensätze für Risiko- und Compliance-Teams zu kennzeichnen. Auf diese Weise helfen Bots den Organisationen, Datenfehler rechtzeitig zu korrigieren und ihre Bereitschaft für Datenschutz-Audits zu verbessern.

Viele Krankenhäuser setzen RPA-fähige Selbstbedienungskioske ein, um den Check-in im Krankenhaus zu verbessern, ein wichtiger Aspekt der Patientenbetreuung. Bei der Ankunft können die Patienten ihre Informationen in einen Selbstbedienungskiosk eingeben, während RPA-Bots diese Daten erfassen und an eine Patientenregistrierungssoftware weiterleiten können, wodurch der Registrierungsprozess automatisiert wird.

Mit ausgefeilteren KI-gestützten Automatisierungslösungen können Organisationen im Gesundheitswesen auch eine grundlegende Patiententriage durchführen. Auf diese Weise erhalten die Mitarbeitenden an der Rezeption eine nach Prioritäten geordnete Liste von Patienten, wodurch sich die Check-in-Zeiten erheblich verkürzen.

Kliniker sind bei ihren Entscheidungen in hohem Maße auf Krankenakten angewiesen. Krankenhäuser haben jedoch immer noch Schwierigkeiten, die Daten in allen Gesundheitssystemen und Abteilungen auf dem neuesten Stand zu halten, und der manuelle Datentransfer zwischen verschiedenen Anwendungen lässt Raum für Fehler und Datenschutzverletzungen.

Beispielsweise übertragen Labormitarbeitende medizinische Testergebnisse in der Regel von Hand aus einem Laborinformationsmanagementsystem (LIMS) in das Profil eines Patienten. Stattdessen kann ein RPA-Bot die Ergebnisse automatisch aus dem LIMS extrahieren und in ein beliebiges anderes System übertragen. Die Verwendung von RPA gewährleistet eine 100-prozentige Genauigkeit der übertragenen Informationen und verringert das Risiko von Datenschutzverletzungen. Darüber hinaus entlastet es die Mitarbeitenden, indem es Routinearbeiten übernimmt und die Patientendaten synchronisiert und aktualisiert.

RPA-Bots können auch so programmiert werden, dass sie Patientendaten innerhalb der gesamten Einrichtung erfassen und zusammenführen (einschließlich Krankengeschichten, Labortestergebnissen oder Radiologieberichten), sodass Fachkräfte im Gesundheitswesen genauere Diagnosen stellen und eine individuelle Behandlung für jeden Patienten anbieten können.

Aufgrund des anhaltenden Personalmangels im Gesundheitswesen ist ein effizientes Management der vorhandenen Gesundheitsfachkräfte für die Leistung von Einrichtungen von entscheidender Bedeutung. Glücklicherweise können Gesundheitseinrichtungen ihr Personalmanagement durch den Einsatz von RPA effizienter gestalten.

Zum Beispiel können RPA-Bots Daten über alle personalbezogenen Systeme hinweg synchronisieren, um Personalspezialisten dabei zu helfen, Leistung, Gehaltsabrechnung, Vollzeitäquivalente (VZÄ/FTE) und andere verwandte Metriken einfacher zu berechnen. Auf diese Weise hilft die Implementierung von RPA den Personalmanagern, Engpässe bei Mitarbeitenden zu erkennen, korrekte und rechtzeitige Zahlungen an die Beschäftigten sicherzustellen und die Arbeitsbelastung des medizinischen Personals effizienter zu verwalten.

Gesundheitsdienstleister bearbeiten täglich eine Vielzahl von Rechnungen und Zahlungen, unter anderem für Arztbesuche, Tests, Medikamente, Krankenhausaufenthalte und vieles mehr. RPA-Bots sind in der Lage, verschiedene Datentypen, wie etwa Krankheitscodes, Rezepte und Informationen aus Krankenakten, aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, um Gesundheitsdienstleistern dabei zu helfen, Rechnungen und Zahlungen zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.

Pflegekräfte verbringen mitunter viel Zeit mit der Suche nach benötigter Krankenhausausrüstung, insbesondere wenn diese verlegt wurde, was zu Unterbrechungen und Verzögerungen bei der Behandlung führen kann.

Krankenhäuser können RPA-Software und digitale Sensoren kombinieren, um das Personal bei der Suche nach Geräten, der Überprüfung des Bestands und der Überwachung des Gerätezustands zu unterstützen. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel ein bestimmtes Gerät sucht, kann er eine Anfrage über ein Webportal des Unternehmens stellen. Ein RPA-Bot bearbeitet dann die Anfrage und prüft die Verfügbarkeit des Geräts in den verschiedenen Medikamenten- oder Gerätelagern. Wenn der Gegenstand verfügbar ist, kann der Bot den für die medizinische Ausrüstung Verantwortlichen benachrichtigen, um den Gegenstand an den Mitarbeiter zu übergeben.

Eine ähnliche RPA-basierte Verfolgungsstrategie kann bei der Lokalisierung von Organen angewendet werden, die für eine Transplantation bestimmt sind, was eine präzisere Operationsplanung und eine bessere Versorgung von Transplantationspatienten ermöglicht.

Die Vereinfachung und Beschleunigung des Aufnahmeprozesses für Patienten mit RPA ist eine der Möglichkeiten, wie Einrichtungen im  Gesundheitswesen Stress reduzieren und die Zufriedenheit ihrer Patienten erhöhen können.

Bots können zum Beispiel Daten, die Patienten über digitale Formulare, Chats oder E-Mails mitteilen, sammeln und daraus automatisch elektronische Patientenakten erstellen. Auf diese Weise müssen die Patienten bei einem Krankenhausbesuch nicht mehr darauf warten, dass das medizinische Personal solche Unterlagen erstellt und ausfüllt.