In der gestörten, aber sich erholenden Geschäftslandschaft des Jahres 2021 wenden sich Unternehmen aller Branchen aktiv der digitalen Transformation zu, um zukunftssicherer, widerstandsfähiger, produktiver und kundenorientierter zu werden.
Automatisierung wird seit jeher stark mit der digitalen Transformation in Verbindung gebracht und ist die universellste und begehrteste Methode zur Revolutionierung von Unternehmensabläufen. Die ganzheitliche Geschäftsprozessautomatisierung, die über dedizierte Plattformen oder kundenspezifische Software implementiert wird, ist nach wie vor der beliebteste Ansatz, trotz des Aufkommens intelligenterer und aufgabenorientierter Technologien wie Conversational AI und RPA (wir haben ihre Beziehung in unserem Artikel über BPM vs RPA untersucht). Laut der McKinsey-Umfrage von 2020 haben 57 % der Befragten Geschäftsprozess- und/oder Case-Management-Plattformen eingesetzt, die über die Pilotphase hinausgehen:
In diesem Artikel untersuchen wir die verschiedenen Vorteile, die die Automatisierung von Geschäftsprozessen ihren Anwendern bringt, und wie sie sich als Sprungbrett für die digitale Transformation erweisen
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6 Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen
Bessere Effizienz
Der 2020 State of Process Automation Report von Camunda fand heraus, dass 51 % der Entscheidungsträger in Unternehmen durch Effizienz motiviert sind, wenn sie mit Prozessautomatisierung fortfahren, und das zu Recht. BPA, das darauf ausgelegt ist, komplexe, langwierige und arbeitsintensive Prozesse zu übernehmen und schneller abzuschließen, wird zwangsläufig zu erheblichen Effizienzsteigerungen führen.
Anhängig von der Technologie können Unternehmen geeignete, vorgefertigte Tools finden, um die ganze Bandbreite betrieblicher Probleme zu lösen, von Kernprozessen über einfache Aufgaben bis hin zu "Feuerwehraktivitäten". So ist beispielsweise die Personalverwaltung, die mit Papierkram und zahlreichen manuellen, sich wiederholenden Aufgaben gespickt ist, ein in allen Branchen weit verbreitetes Anwendungsgebiet für BPA. Durch die Implementierung dedizierter Plattformen für die Beschaffung von Bewerbern, das On- und Offboarding, die Zeitplanung und das Zeitmanagement steigern Unternehmen in 80 % der Fälle die Produktivität von HR-Spezialisten, wie aus dem Recruiting Trends Report von Entelo hervorgeht.
Mit einer Portion Business Process Management Consulting können Unternehmen ähnliche Effizienzgewinne erzielen, wenn sie BPA-Software auf weniger konventionelle branchenspezifische Prozesse zuschneiden.
Einer unserer Kunden, ein Unternehmen, das medizinische Geräte herstellt, beauftragte Itransition mit der Entwicklung einer medizinischen-ausruestung-software, die das Datenmanagement für Blutspendezentren rationalisieren sollte. Unser Entwicklungsteam erstellte eine maßgeschneiderte Lösung, die Einblick in verschiedene periphere Geräte gewährte und automatisch Blutdaten von ihnen sammelte, Schwaden von Informationen überprüfte und sie in das Blutbankinformationssystem integrierte. Mit diesem System, das inzwischen in über hundert Blutspendezentren auf der ganzen Welt eingesetzt wird, konnte das Unternehmen die Produktivität der Einrichtungen um 30 % steigern.
Finanzielle Gewinne
In den meisten Fällen führen BPA-bedingte Effizienzsteigerungen zu einer Senkung der Betriebsausgaben. Denn manuelle, veraltete oder fehlerhafte Arbeitsabläufe erfordern in der Regel einen höheren Zeitaufwand, mehr Mitarbeiter oder eine regelmäßige, kostspielige Wartung oder alles zusammen. Insgesamt können die Kosten für ineffektive Prozesse zu einer beträchtlichen Summe anwachsen, die Jahr für Jahr verschwendet wird.
Automatisierung hingegen ermöglicht es Unternehmen, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen. So wollte der Kunde von Itransition, eine kanadische Autowerkstatt, die seit über vierzig Jahren in der Branche tätig ist, Kernaufgaben, die manuell ausgeführt werden, modernisieren und automatisieren. Um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen, lieferten wir eine maßgeschneiderte Odoo-basierte BPM-Lösung, die nicht nur den manuellen Aufwand um fast 80 % reduzierte, sondern auch die Betriebskosten um die Hälfte senkte.
Die Senkung der Betriebskosten ist nicht die einzige Möglichkeit, wie Unternehmen von der BPA-Implementierung profitieren können. Im Jahr 2020 wurde die Automatisierung zu einem wesentlichen Wettbewerbsvorteil für KMUs, stellte Zapier in seinem Bericht "2021 State of Business Automation" fest. Den Ergebnissen zufolge könnten 88 % der Unternehmen mit größeren Unternehmen konkurrieren und dank der BPA-Implementierung einen guten Gewinn erzielen.
Außerdem stellt dieselbe Studie fest, dass die Automatisierung in neun von zehn Fällen das Leben der Mitarbeiter verbessert, indem sie sie bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Weniger gestresst und überfordert und mit mehr Energie, um neue Fähigkeiten zu erlernen und kreativere, intellektuelle Aufgaben zu erfüllen, können die Mitarbeiter einen größeren Einfluss auf das Wachstum und die Rentabilität des Unternehmens ausüben.
Stärkere Kundenbeziehungen
Moderne Automatisierungstechnologien sind inzwischen so ausgereift und weit verbreitet, dass sie die Kunden nicht mehr verprellen, sondern sie mit dem Versprechen von Schnelligkeit und Effizienz des Service sowie einer persönlichen Note an sich binden. Während sich Business Intelligence und operative Business Intelligence mit Kundendaten befassen und die Automatisierung des Kundendienstes das Reich der Chatbots ist, ermöglicht BPA Unternehmen, verschiedene arbeitsintensive Marketingaktivitäten auf Autopilot zu setzen, Kundenbeziehungen zu stärken und die Lead-Generierung zu rationalisieren.
Die Bandbreite möglicher BPA-Szenarien ist groß und umfasst E-Mail- und Social-Media-Marketing, Lead-Tracking, Kunden-Onboarding, Zufriedenheitsmessung und Content-Management, um nur einige zu nennen. Integriert in ein Unternehmens-CRM, das Kundendaten in Echtzeit bereitstellt, erfüllen Marketing-Automatisierungstools die ihnen zugewiesenen Aufgaben schnell und effizient und unterstützen die laufende, personalisierte Kommunikation mit dem Kundenstamm. Die Automatisierung ermöglicht es 86 % der Mitarbeiter, mehr Zeit mit den Kunden zu verbringen, so das Ergebnis einer Studie von Appian, und so engere Beziehungen aufzubauen und zu pflegen:
Heutzutage sind jedoch immer mehr CRMs mit Marketing-Automatisierungstools ausgestattet, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Marketing-Toolkits schlank zu halten, auf den Integrationsschritt zu verzichten und abteilungsübergreifende Datensilos zu minimieren. Laut der HubSpot Research Global Sales Enablement Survey verlassen sich 61 % der Marktführer auf CRM, um anspruchsvolle Bereiche der Vertriebs- und Lead Engagement-Workflows zu automatisieren. Odoo ist in dieser Hinsicht die beste Lösung, denn es bietet ein CRM, das sich nahtlos in native Marketing-Automatisierungs- und Social-, E-Mail-, Event- und SMS-Marketingmodule integrieren lässt.
Standardisierung und Konformität
Abgesehen von einigen Kundenvorgängen und kreativen Prozessen würden die meisten Arbeitsabläufe in Unternehmen von einem gewissen Grad an Standardisierung profitieren. Indem man die Abläufe an internen Normen und Anweisungen ausrichtet, kann man sie klar und vorhersehbar machen.
Standardisierung ist ein unverzichtbarer Bestandteil von BPA. Vor der Automatisierung wird ein Prozess definiert, abgebildet und in Form von Regeln und Anweisungen festgelegt und dann der Software anstelle eines Mitarbeiters zur Ausführung zugewiesen. Im Gegensatz zu den Arbeitnehmern, die Richtlinien versehentlich oder absichtlich vernachlässigen können, hat die Software eine minimale Fehlerquote und stellt sicher, dass die Prozesse immer ohne Abweichung vom Skript ausgeführt werden.
Außerdem gibt es in allen Branchen Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Compliance ist heute ein Muss für Sicherheit und Servicequalität und wird immer schwieriger zu gewährleisten, da sie mehr als 40 % der IT-Sicherheitsbudgets von Unternehmen verschlingt, so der Bericht "Compliance in the Era of Digital Transformation" von Coalfire.
Einer der Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung besteht darin, dass sie eine kosteneffiziente und zuverlässige Möglichkeit bietet, kritische Arbeitsabläufe in Übereinstimmung mit allgemeinen und branchenspezifischen Vorschriften sowie mit Kundenanforderungen zu bringen. Bei der Einrichtung eines automatisierten Workflows kann das IT-Team auf Vorschriften basierende Regeln einführen, so dass der Prozess jedes Mal, wenn er abläuft, immer mit diesen Regeln übereinstimmt.
Auch wenn der Prozess selbst nicht ausgeführt wird, kann ein BPA-Tool Vorgänge oder Dokumente genau überwachen und automatisch verhindern, dass sie nicht den Vorschriften entsprechen. So haben wir den ERP-Anbieter Acumatica bei der Acumatica-bau-edition-entwicklung mit einem automatisierten Compliance-Workflow ausgestattet, der den zuständigen Mitarbeiter benachrichtigt, wenn ein bestimmtes Dokument abläuft.
Reduzierte menschliche Fehler
Am Arbeitsplatz sind Fehler unvermeidlich. Es gibt Ausrutscher und Fehltritte, die selbst eine gut ausgebildete Person aus Unachtsamkeit und Nachlässigkeit begeht, oder absichtliche Fehltritte, die aufgrund von schlechtem Urteilsvermögen oder aus Trotz begangen werden. Während in einigen Bereichen Fehler von Mitarbeitern verheerender sind als in anderen, können in der modernen datengesteuerten Welt Fehler im Umgang mit betrieblichen Informationen unabhängig von der Branche des Unternehmens teuer zu stehen kommen.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann das Risiko menschlicher Fehler erheblich mindern. Die Software führt sowohl einfache, sich wiederholende Aufgaben als auch mehrstufige Arbeitsabläufe immer wieder aus, und zwar so, wie sie dafür eingerichtet ist, ohne unerlaubte Abweichungen vom Drehbuch. Zu den Vorteilen der Geschäftsprozessautomatisierung gehören die Genauigkeit der Ergebnisse, die Konsistenz der Prozesse, die Nachvollziehbarkeit und die Einhaltung bewährter Verfahren.
Diese Genauigkeit ist jedoch keine Selbstverständlichkeit. Um fehlerfrei zu arbeiten, muss ein Automatisierungswerkzeug oder eine benutzerdefinierte Software ordnungsgemäß an die übrige IT-Infrastruktur des Unternehmens angepasst und proaktiv überwacht werden, damit es nicht zu Fehlfunktionen kommt. Sollte dennoch einmal ein Fehler in einem automatisierten Prozess auftreten, kann die Ursache in der Software ausfindig gemacht und behoben werden.
Einfache Hochskalierung
Auf dem Weg zu beständigem und nachhaltigem Wachstum sehen sich Unternehmen mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert, die mit der Skalierung ihrer Tätigkeiten verbunden sind. Eine der wichtigsten ist die Erweiterung des Personalbestands um angemessen geschultes Personal angesichts des weltweiten Talentmangels und die Beherrschung der Arbeitskosten. Hinzu kommt die Notwendigkeit, die wachsenden und/oder vielfältigeren Kundenbedürfnisse genauso effizient wie bisher oder sogar noch besser zu befriedigen und sicherzustellen, dass die Back-End-Abläufe auch unter der erhöhten Belastung funktionieren.
Diese Vorkehrungen können viel Zeit in Anspruch nehmen, die in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute kostbar ist. Die Infrastruktur eines Unternehmens hoch skalierbar zu machen, ist jedoch ein weiterer der vielen Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung.
Ist ein Geschäftsprozess erst einmal automatisiert, sind für die Bewältigung einer größeren Arbeitslast nur noch zusätzliche Konfigurationen und mehr Datenspeicher erforderlich. Von einem erfahrenen Team durchgeführt, erfordern diese Änderungen keine kostspielige Aufstockung des Personals und Umstellung der Arbeitsabläufe, und obwohl sie Kosten verursachen, wird die Gesamtsumme niemals die Ausgaben für die Einstellung und Schulung neuer Mitarbeiter erreichen.
Der Fall, in dem das Unternehmen die Funktionalität der Automatisierungslösung erweitern möchte, ist schwieriger, aber dennoch machbar. Wenn BPA plattformbasiert ist, besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass der Anbieter eine Reihe von prozessorientierten Modulen anbietet, die das Unternehmen implementieren kann, um den entstandenen Bedarf zu decken. Die Anpassung von automatisierten Arbeitsabläufen ist die einschneidendste und kostspieligste Maßnahme, aber wenn sie richtig gemacht wird, erweist sich das maßgeschneiderte Skript als hochgradig skalierbar und daher langlebig.
Wann ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen eine gute Idee?
Moderne BPA-Technologien sind zwar fortschrittlich und vielseitig, aber nicht omnipotent. Das Unternehmen kann die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung nur dann voll ausschöpfen, wenn alles richtig eingerichtet ist. Hier sind die wichtigsten Anzeichen, die darauf hinweisen, dass Sie BPA und keine andere Automatisierungstechnologie benötigen.
Sie wollen umfangreiche, aber einfache Prozesse automatisieren
In der Regel verfolgen BPA-Plattformen einen ganzheitlichen Ansatz bei der Automatisierung und verfügen über eine breite Palette an grundlegenden oder mittleren Funktionen. Das macht BPA am effektivsten für manuelle und sich wiederholende, aber mehrstufige Geschäftstransaktionen, die sich über mehrere Unternehmenssysteme erstrecken, wie z. B. Mitarbeitereinführung, Inventar und Beschaffung, Dokumenten- und Content-Management.
Sie wollen Ihre Mitarbeiter unterstützen, nicht ersetzen
Systeme zur Automatisierung von Geschäftsprozessen sind nicht darauf ausgelegt, völlig autonom zu arbeiten. Vielmehr sollen sie die Mitarbeiter ergänzen und ihnen die Arbeit abnehmen, damit sie produktiver arbeiten können. In der Zwischenzeit kann BPA-Software menschliche Handlungen und Urteile nicht vollständig simulieren und kann daher nicht den gesamten Umfang der Aufgaben eines Teams oder einer Abteilung übernehmen.
Außerdem ist ein BPA-System kein selbstregulierender Mechanismus und erfordert regelmäßige Wartungsmaßnahmen, Software-Updates und die Anpassung von Automatisierungsskripten sowie gelegentliche Rundum-Tests, um aufkommende Fehler und Bugs zu erkennen.
Sie sind bereit, etablierte Prozesse zu überarbeiten
BPA ist eine eher invasive Form der Automatisierung. Zum einen erfordern BPA-Tools, die Prozesse durchgängig adressieren, eine BI-, CRM- und ERP-Integration. Außerdem müssen bestehende veraltete oder ineffiziente Arbeitsabläufe überarbeitet werden, damit die Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen wie vorgesehen funktionieren können. Auch wenn der Wandel positiv ist und vielleicht sogar begrüßt wird, so erfordert er doch ein gewisses Maß an Bereitschaft sowohl seitens der Unternehmensleitung als auch der Mitarbeiter, ganz zu schweigen von der Verfügbarkeit der erforderlichen Ressourcen.
Das Fazit
Im Vergleich zu den neuesten digitalen Arbeitsplatztechnologien mag BPA nicht das Aufregendste erscheinen. Nichtsdestotrotz erweist es sich als ein leistungsfähiges Unterscheidungsmerkmal auf dem Markt und als unabdingbare Voraussetzung für das Wachstum und die Entwicklung von Unternehmen im Jahr 2021 und darüber hinaus.
Durch die Nutzung der Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung können Unternehmen auch ihre Bereitschaft zur digitalen Transformation deutlich verbessern und eine solide Grundlage für weitere innovative Verbesserungen schaffen.
Dennoch erfordert die Implementierung von BPA ein gewisses Maß an organisatorischer Bereitschaft und Ressourceneinsatz, so dass Sie sich gut vorbereitet darauf einlassen sollten.
