Wenn sich ein Unternehmen weiterentwickelt, wird der Zugriff auf Daten und deren Verwaltung für die Mitarbeiter immer schwieriger, und selbst einfache Tätigkeiten wie die Suche nach Inhalten werden zur Herausforderung. Heute müssen Mitarbeiter oft fragmentierte Datensätze und mehrere Repositories durchsuchen, um Informationen zu finden, und diese Vorgänge können sich im Laufe ihrer Karriere unzählige Male wiederholen. Dies führt zu Hunderten von vergeudeten Arbeitsstunden und infolgedessen zu einer geringeren Effizienz des gesamten Unternehmens. Laut dem Asana: Anatomy of Work Index 2021 verbringen US-Arbeitnehmer im Durchschnitt mehr als 300 Stunden pro Jahr mit der Ausführung doppelter und unnötiger Aufgaben.
Glücklicherweise ermöglicht das Aufkommen und die Verbreitung von digitalen Unternehmenslösungen, insbesondere von Software für die Unternehmenssuche, Organisationen, die Suchprozesse in Unternehmen zu optimieren und besser zu verwalten. Indem Unternehmen die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Informationen verbringen, reduzieren, können sie sich auf strategisch wichtigere und anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.
In diesem Artikel wird untersucht, was die unternehmensweite Suche ist und wie sie funktioniert, ihre Vorteile und Herausforderungen aufgezeigt und erklärt, wie Unternehmen diese Technologie sinnvoll einsetzen können.
Was ist die Unternehmenssuche?
Typischerweise werden sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Unternehmensdaten in Datenbanken und Servern oder sogar in Papierform in verschiedenen Geschäftssystemen gespeichert. Die Technologie der Unternehmenssuche ermöglicht es den Mitarbeitern, mit nur einer Suchanfrage in all diesen Repositories und Datenquellen zu suchen.
Im Gegensatz zu weiter verbreiteten Technologien wie der Websuche arbeitet die Unternehmenssuche mit einer großen Anzahl von Datenbanken und verfügt über Funktionen wie Textcluster, Unternehmenslesezeichen, facettierte Suche und andere. Aufgrund der einzigartigen Funktionen dieser Technologie kann die Unternehmenssuche heute eine entscheidende Rolle bei der Umsetzung einer Wissensmanagementstrategie in einem Unternehmen spielen.
Erwägen Sie die Einführung von Enterprise Search?
Wie funktioniert die Unternehmenssuche?
Um besser zu verstehen, wie die Technologie funktioniert, sollten wir einen Blick auf den Prozess der Unternehmenssuche werfen. Er besteht in der Regel aus diesen vier Hauptschritten:
1. Datenerhebung
Zunächst sammelt ein Softwaresystem für die Unternehmenssuche fragmentierte Daten und Inhalte, die sich in verschiedenen Teilen des Unternehmensökosystems befinden. Dieser Prozess kann auf zwei Arten ablaufen: Entweder ruft eine Unternehmenssuchlösung Daten aus Datenquellen mithilfe von Konnektoren ab oder umgekehrt verbinden sich Datenquellen mit einer Unternehmenssuchplattform, beispielsweise über APIs.
2. Datenverarbeitung
Da die gesammelten Daten heterogen sind, muss die Enterprise Search Software sie konvertieren, um sie in ein einheitliches Format zu bringen. Zunächst wandelt die Plattform die Quelldaten (seien es Textdateien, XLSX- oder HTML-Dokumente) in einfachen Text um. Dann werden die Daten, falls erforderlich, einer zusätzlichen Verarbeitung unterzogen, wie z. B. Entitätsextraktion, Stemming, Tokenisierung usw.
3. Indizierung
Nach der Verarbeitung der Daten analysiert die Plattform die Informationen sowie die Beziehungen zwischen verschiedenen Datensätzen und erstellt einen Index mit Informationen über die aufbereiteten Daten. Die Indizierung ist notwendig, damit die Suchlösung schnell und präzise nach den gewünschten Informationen in den gesammelten Daten suchen kann.
4. Abfrageverarbeitung und Abgleich
Nachdem ein Benutzer eine spezifische Anfrage in die Benutzeroberfläche der Lösung eingegeben hat, überprüft die Unternehmenssuchsoftware den Index, indem sie dessen Inhalt mit der Anfrage des Benutzers vergleicht. Die Lösung schlägt dann Suchergebnisse vor, die wie Sätze, Textabsätze oder andere Inhalte aussehen können. Je nach Einstellung kann das System verschiedene Antworten anbieten, wobei frühere Anfragen eines Benutzers oder seiner Abteilung und seiner Rolle innerhalb eines Unternehmens berücksichtigt werden
Angesichts der Tatsache, dass Suchlösungen für Unternehmen auf eine effiziente Datenermittlung abzielen, sind sie heute oft mit innovativen Technologien wie KI und deren Lösungen ML (maschinelles Lernen) und NLP (natürliche Sprachverarbeitung) ausgestattet. So kann beispielsweise KI-gestützte Unternehmenssuchsoftware, auch bekannt als "Insight Engines", NLP nutzen, um menschliche Sprache und Benutzeranfragen besser zu verstehen, und gleichzeitig ML einsetzen, um kontinuierlich zu lernen und mit der Zeit relevantere Suchergebnisse zu liefern.
Anwendungsfälle der Unternehmenssuche
Die Unternehmenssuche kann viele verschiedene Aspekte in einem großen Unternehmen verbessern und optimieren. Hier sind einige Beispiele, wie diese Technologie in der Praxis eingesetzt werden kann.
Wissensmanagement
Der kontinuierliche Austausch von Wissen ist entscheidend für den Erfolg eines modernen Unternehmens, daher sollte es für die Mitarbeiter so einfach wie möglich sein, die benötigten Informationen zu finden. An dieser Stelle kann die Unternehmenssuche hilfreich sein. Mit dieser Technologie können Sie es den Benutzern ermöglichen, benötigte Daten und Inhalte schnell in verschiedenen Repositories zu suchen und so den gesamten Wissensaustausch in Ihrem Unternehmen zu optimieren und zu fördern.
Auf diese Weise können Vertriebsmitarbeiter schnell Informationen über die Dienstleistungen und Produkte des Unternehmens erhalten und diese bei Verhandlungen nutzen. Ebenso können Datenanalysten schneller genauere Prognosen und Berichte erstellen. Neue Mitarbeiter wiederum können im Unternehmensintranet problemlos Einarbeitungsrichtlinien finden. Wenn Sie sich dafür entscheiden, ein stärker wissensorientiertes Unternehmen aufzubauen, können Sie die Unternehmenssuche auch bei der Entwicklung eines digitalen Arbeitsplatzes nutzen und so allen Abteilungen den Zugang zu Wissen über einen einzigen, einheitlichen Zugangspunkt ermöglichen.
So oder so, unabhängig von Ihrer Branche, bietet Ihnen der Einsatz der Unternehmenssuche für das Wissensmanagement die folgenden Vorteile:
- Erhöhte Produktivität
- Vermeidung doppelter Arbeit
- Intelligentere und datengesteuerte Entscheidungen
Menschliche Ressourcen
Indem Sie Personalmanagern den schnellen Zugriff auf relevante Dokumente und Inhalte ermöglichen, können Sie den Umfang Ihrer Personalprozesse straffen, vom Onboarding über die laufende Leistungsüberwachung bis hin zu Abfindungszahlungen, und so Ihr Unternehmen auf dem Weg zur HR digital transformation unterstützen. Wenn Ihre Personalspezialisten beispielsweise mit nur einer Abfrage alle Mitarbeiterinformationen (Vertragsbedingungen, Gehälter, demografische Daten usw.) abrufen können, können Sie ihre Arbeit erheblich beschleunigen und gleichzeitig den bürokratischen Aufwand verringern. Wenn Ihr Unternehmen über eine umfangreiche Datenbank mit potenziellen Bewerbern verfügt, können die Mitarbeiter Ihrer Personalabteilung die Unternehmenssuche auf der Grundlage von Parametern wie Fähigkeiten und Berufserfahrung nutzen, um schnell diejenigen zu finden, die für eine bestimmte Stelle am besten geeignet sind.
Kundendienst
Die Unternehmenssuche kann Ihrem Unternehmen helfen, den Kundenservice zu verbessern, die Kundenbindung zu erhöhen und Ihr Unternehmen von der Konkurrenz abzuheben. Erstens können Ihre Kundendienstspezialisten mit nur wenigen Klicks auf Anleitungen, Leitfäden und andere Dokumente zugreifen, um den Kunden schnell die gewünschte Hilfe zu bieten. Zweitens können sie schnell auf das Profil oder die Kaufhistorie der Person zugreifen und die Kommunikation mit ihr spontan personalisieren.
Was sind die Herausforderungen bei der Einführung der Unternehmenssuche?
Trotz aller Vorteile der Unternehmenssuche ist sie wie jede innovative Technologie von Natur aus ein Umwälzer. Daher kann die Einführung und Nutzung von Software für die Unternehmenssuche einige Schwierigkeiten mit sich bringen.
Erstens hängt die Effektivität der Suche weitgehend davon ab, ob Sie viele unterschiedliche Datenquellen miteinander verbinden konnten und ob die Plattform die darin enthaltenen Informationen nahtlos indizieren kann. Andernfalls werden die Effizienz und die Genauigkeit der Suche beeinträchtigt, was sich auf die Leistung Ihrer Mitarbeiter und die Geschäftsentscheidungen auswirken kann.
Zweitens können Unternehmenssuchlösungen in einer Standardkonfiguration irrelevante oder ungenaue Ergebnisse liefern. Viele Unternehmenssuchsysteme berücksichtigen beispielsweise nur den Text der Anfrage und liefern den Nutzern unabhängig vom Kontext und der Suchabsicht die gleichen Ergebnisse. Dieses Problem kann durch die Einführung von Modellen für maschinelles Lernen behoben werden, die der Suchlösung helfen, zu lernen und genauere Ergebnisse zu liefern.
Wie wählt man die richtige Software für die Unternehmenssuche aus?
Am besten sollten Sie daran denken, dass die Daten-Workflows in Ihrem Unternehmen einzigartig sind, da Ihre Mitarbeiter daran gewöhnt sind, bestimmte Aufgaben auf eine bestimmte Art und Weise zu bearbeiten und bestimmte Tools zu verwenden. Um die am besten geeignete Lösung für die unternehmensweite Suche zu finden oder zu entwickeln, ist es daher wichtig, all diese Nuancen zu verstehen.
Daher empfehlen wir Ihnen, ein wenig Vorarbeit zu leisten, bevor Sie die Suchtechnologie für Unternehmen einsetzen. Sie können zum Beispiel eine Reihe von Besprechungen mit Ihren Managern und Untergebenen abhalten, um Antworten auf die folgenden Fragen zu finden.
Warum brauchen wir Software für die Unternehmenssuche?
Zunächst müssen Sie verstehen, warum Ihr Unternehmen überhaupt eine solche Software benötigt. Sie sollten beispielsweise entscheiden, ob die Software Ihren Managern dabei helfen soll, bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die Eingliederung neuer Mitarbeiter zu erleichtern oder den Umfang der manuellen Suche in einer bestimmten Abteilung Ihres Unternehmens zu verringern.
Wie hoch ist der derzeitige Stand der Unternehmenssuche?
Sobald Sie Ihre Ziele festgelegt haben, können Sie Ihre derzeitigen Suchfunktionen analysieren, um festzustellen, ob Sie eine neue Lösung implementieren oder die vorhandene Lösung verbessern sollten.
Wie viele Datenquellen und Konnektoren werden wir benötigen?
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie alle Ihre Datenquellen untersuchen, um herauszufinden, welche am wertvollsten sind, und um festzustellen, wie viele Konnektoren Sie für die Integration mit Ihrer Unternehmenssuch-Software benötigen. In Zukunft können Sie diese Informationen nutzen, um die Plattform auszuwählen, die Ihre vorhandenen und geplanten Datenquellen unterstützen kann.
Was sind unsere Mindestanforderungen an eine Software für die Unternehmenssuche?
Am besten wäre es, wenn Sie sich auf eine ungefähre Anzahl der wichtigsten Funktionen für Ihre zukünftige Suchlösung für Unternehmen festlegen. Zusätzlich zu den Standardfunktionen, die die Standardprozesse der Unternehmenssuche unterstützen können, empfehlen wir, dass Ihre Plattform über die folgenden Funktionen verfügt:
- Eine komfortable und benutzerfreundliche UI
- Intelligente Empfehlungen
- Berichte und Analysen
- Rollenbasierte Sicherheit
- Die Unterstützung mehrerer Suchoptionen
Gibt es irgendwelche Optionen auf dem Markt oder sollten wir ein Tool von Grund auf neu entwickeln?
Sobald Sie Ihre Nachforschungen angestellt und alle erforderlichen Informationen zusammengetragen haben, können Sie mit der Auswahl einer bestimmten Software für die Unternehmenssuche beginnen. Sie können zum Beispiel eine Vergleichstabelle aller relevanten Lösungen auf dem Markt erstellen, um die beste Lösung zu ermitteln.
Es ist jedoch sehr wahrscheinlich, dass Sie nicht in der Lage sein werden, das perfekte Tool zu finden, das alle Ihre Anforderungen durchgängig abdeckt. In diesem Fall können Sie in Erwägung ziehen, eine unternehmensweite Suchsoftware von Grund auf zu entwickeln und eine Lösung zu erhalten, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und Ihre vorhandenen Datenquellen berücksichtigt.
Es kann sein, dass Sie nicht auf Anhieb entscheiden können, welche Lösung für Sie die beste ist. In diesem Fall ist es vielleicht besser, eine Meinung von außen einzuholen, d.h. Sie können sich an einen externen Berater wenden.
Transformation der traditionellen Unternehmenssuche
Mit der Ausweitung des Unternehmens-Ökosystems und der zunehmenden Anzahl fragmentierter Daten werden selbst einfache Tätigkeiten wie die Suche nach Informationen zu komplex und zeitaufwändig. Aus diesem Grund müssen Mitarbeiter jedes Jahr Hunderte von Arbeitsstunden mit Routine- und Wiederholungstätigkeiten verbringen, anstatt sich auf die Entwicklung ihres Unternehmens zu konzentrieren.
Glücklicherweise ermöglicht das Aufkommen innovativer Technologien wie der unternehmensweiten Suche den Unternehmen, ihr Wissensmanagement umzugestalten und zu unterstützen, um es intelligenter und effizienter zu machen. Dies wiederum kann den Unternehmen helfen, den Kundenservice zu verbessern, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, relevantere Bewerber anzuziehen und dadurch die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
