Dies ist der erste Beitrag in einer Serie über Technologieberatung, die sich mit den ersten Phasen von IT-Projekten befasst:
- Verkauf
- Geschäftsanalyse
- Projektstart
Dieser dreiteilige Leitfaden für IT-Kunden soll ihnen das nötige Wissen vermitteln, damit sie ihre Software-Entwicklung ohne Stress und ohne die üblichen IT-Outsourcing-Risiken in Angriff nehmen können.
Wir beginnen mit der Vorverkaufsphase - vielleicht eine der grundlegendsten Phasen in jeder IT-Kooperation. Von der Kick-off-Nachricht eines potenziellen Kunden bis zum kommerziellen Angebot eines Anbieters bestimmt diese Reihe von Maßnahmen, wie erfolgreich das Projekt langfristig sein wird. Natürlich ist dies auch ein guter Zeitpunkt, um die Chemie zwischen einem Anbieter und seinem Kunden zu beurteilen. Auch wenn dies nicht der endgültige Entscheidungsfaktor ist, so wird es doch die Dynamik der Zusammenarbeit beeinflussen.
Zusätzlich zu den folgenden Tipps zum erfolgreichen Durchlaufen des Presales-Prozesses in der IT-Branche finden Sie unten einige Musterdokumente - den Presales-Fragebogen und das kommerzielle Angebot.
Was genau ist Presales in der IT-Branche?
Presales entstand als Reaktion auf die Komplexität des Verkaufs eines technologischen Produkts, sei es ein Standardsystem oder eine maßgeschneiderte Software.
Auf Seiten eines IT-Anbieters werden Presales-Berater eingesetzt, um die Visionen und Erwartungen der verschiedenen Interessengruppen des Kunden zu managen, die während des Projekts an der Entscheidungsfindung beteiligt sind. Die Hauptaufgabe dieser Berater besteht darin, eng mit dem Kunden zusammenzuarbeiten und alle grundlegenden Details zu ermitteln, bevor der Vertrag unterzeichnet wird. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die vorgeschlagene IT-Lösung allen Anforderungen gerecht wird.
Im Vergleich zum Vertrieb hält sich der Presales an die technische, nicht an die kommerzielle Seite. Presales-Berater werden häufig als Ingenieure bezeichnet, was ihre Rolle bei der Erstellung eines konzeptionellen Lösungsentwurfs unterstreicht:
Um ihre Lösungsentwicklungsstrategie zu untermauern, untersuchen die Presales-Teams die spezifischen Bedürfnisse eines Kunden, um die Projektkosten zu schätzen und ein kommerzielles Angebot zu erstellen.
Das heißt, dass die Informationen, die vom Kunden kommen, für den Presales in der IT entscheidend sind, egal ob es sich um einen formellen RFP oder eine freie Anfrage handelt. In den folgenden Kapiteln werden wir uns mit den Schritten befassen, die die Kunden von IT-Anbietern unternehmen müssen, um eine umfassende Vorstellung von ihrem zukünftigen Produkt zu erhalten.
Der Vorverkaufsprozess in der IT-Branche
Im Presales-Prozess gibt es mehrere Schritte, die für den Projekterfolg unbedingt notwendig sind. Einige von ihnen erfordern die Beteiligung des Anbieters, andere müssen intern durchgeführt werden. Jeder dieser Schritte hat seinen eigenen Zweck, und zusammengenommen bilden sie den Presales-Prozess.
Bestimmen Sie Ihre Unternehmensziele
Die richtigen Geschäftsziele sind die halbe Miete, wenn es darum geht, Risiken bei der Softwareentwicklung anzugehen, doch werden sie leicht hinter unbedeutenden technischen Details übersehen. Diese übergeordneten, übergreifenden Ziele sollten aus dem Unternehmen des Kunden selbst kommen - sie vom IT-Anbieter erraten zu lassen, kann kaum etwas bringen. Es ist auch erwähnenswert, dass für viele Start-ups, die eine technologische Lösung in den Mittelpunkt ihres Geschäftsmodells stellen, diese Phase mit der Entwicklung ihrer eigentlichen Geschäftsstrategie zusammenfallen kann.
Lassen Sie uns die Bedeutung klarer Geschäftsziele anhand einer hypothetischen Projektanfrage verdeutlichen.
Beispielsweise möchten Sie eine Anwendung zur Automatisierung eines Lebensmittel-Lieferdienstes erstellen. Bevor Sie sich an den Anbieter wenden, sollten Sie zunächst eine Marktforschung durchführen, um diese Fragen zu beantworten:
- Wer ist Ihre Konkurrenz?
- Wie und wohin werden Sie das Essen ausliefern?
- Wie groß ist Ihr Markt (Zielgruppe)?
Sie können auch Bewertungen anderer Lieferdienste lesen, um eine Art Wettbewerbsanalyse durchzuführen, um deren Stärken und Schwächen zu ermitteln, die Sie angehen wollen.
Wenn Sie nach all diesen Schritten sagen können: "Hey, schau mal, die Leute in dieser Gegend können nirgendwo essen gehen! Es ist zwar riskant, aber die Investition könnte sich lohnen", dann können Sie mit diesem Geschäftsziel zum Anbieter gehen.
Sobald Sie Ihr Hauptziel festgelegt haben, ist Ihr Anbieter dafür verantwortlich, es in seine orchestrierte Lösung zu integrieren. Ohne diesen entscheidenden Schritt werden alle weiteren Diskussionen über die Lösung nur eine leere Hülle sein - Sie werden einfach keinen relevanten Maßstab für die Projektergebnisse haben.
Um Ihnen bei dieser Aufgabe, die in den meisten Fällen kein Spaziergang ist, zu helfen, finden Sie hier eine kleine Liste mit Beispielen für gute und schlechte Geschäftsziele.
| Schlechte Geschäftsziele | Gute Geschäftsziele |
|---|---|
| Geld verdienen | Nachforschungen zeigen, dass diese Nische wenig Konkurrenz hat, während die Marktgröße beträchtlich ist - ich möchte sie besetzen. |
| Instagram "vernichten" | Statistiken zeigen, dass diese demografische Gruppe Instagram nicht nutzt. Wir haben eine Idee, wie wir diese Nische füllen können, aber wir müssen erweiterte Funktionen anbieten. |
| Ich koche gerne. Ich denke, das kann ein gutes Geschäft sein | In dieser Gegend kann man nirgendwo essen gehen. Wir wollen einen Lieferservice für Lebensmittel einrichten. |
| Wir wollen an der Spitze der Trends stehen - wir wollen etwas in unserem Unternehmen automatisieren. | Wir drucken derzeit alle unsere Unterlagen aus, aber es gibt so viele davon, dass sie immer verloren gehen. Unsere Buchhalter und Anwälte reißen sich die Haare aus. Wie können wir das automatisieren? |
Füllen Sie den Fragebogen aus
Nachdem Sie Ihre Geschäftsziele verstanden und festgelegt haben, werden die Presales-Experten des Anbieters Sie befragen.
In dieser Phase ist es wichtig, die Projektbeteiligten zu informieren und ihnen klärende Fragen zu stellen. Anhand der Antworten werden dann der Umfang des Projekts, die Größe des Teams, die benötigten Personenstunden, die zu verwendenden Technologien und vieles mehr geschätzt. Die Anzahl der Fragen hängt von der Komplexität des Problems, den Besonderheiten des Geschäfts und den langfristigen Plänen des Kunden sowie vom Projektmanagementstil des Anbieters ab.
Zurück zu unserem hypothetischen Lebensmittellieferprojekt könnte die Liste der klärenden Fragen Folgendes umfassen:
- Haben Sie bereits ein genehmigtes Budget, oder müssen Sie noch Investoren finden?
- Erstreckt sich die Lieferung auf ein bestimmtes Gebiet, die ganze Stadt, den ganzen Staat oder das ganze Land?
- Wie wollen Sie einen Gewinn erzielen?
- Welche Strategie verfolgen Sie bei der Vermarktung Ihrer Dienstleistungen?
- Welche Funktionen wollen Sie sofort implementieren, und welche können bis zu einem späteren Zeitpunkt im Projekt warten?
- Wie viele Personen, sowohl Kunden als auch Verwaltungspersonal, werden das System täglich nutzen?
- Wie werden Sie Zahlungen annehmen?
- Welche Systeme wollen Sie integrieren?
- Welche Fristen gibt es für die Entwicklung und Implementierung?
Um die Schlüsselrollen in Ihrem Projektteam und das bevorzugte Kooperationsmodell zu bestimmen, müssen Sie detailliertere Fragen beantworten.
Der Vertrieb in der IT-Branche profitiert nur von proaktiven Kunden. Wenn Sie so viele Projektdetails wie möglich angeben, kann Ihre Anfrage viel schneller bearbeitet werden. Das bedeutet, dass weniger Zeit für die Vorbereitung aufgewendet werden muss.
Zu diesem Zweck können Sie sich diesen kurzen Fragebogen ansehen, der vom Presales-Team von Itransition erstellt wurde. Sie können ihn als Leitfaden verwenden, bevor Sie sich mit Ihrer Ausschreibung zum ersten Mal an einen IT-Anbieter wenden.
Gespräch mit dem Verkäufer
Die Definition Ihres wichtigsten Projektziels und die Beantwortung des Fragebogens bringen den Stein ins Rollen. Nun ist es an der Zeit, sich mit dem Anbieter zusammenzusetzen und die Einzelheiten zu besprechen. In diesem dritten Schritt werden sowohl Ihr Team als auch das des Anbieters einige ausführliche Sitzungen durchführen, entweder per Fernzugriff oder persönlich.
Die endgültige Arbeit, die Sie bisher geleistet haben, wird als Grundlage für die Diskussion dienen. Wenn Sie über eine detaillierte technische Spezifikation verfügen, wird diese in dieser Phase hilfreich sein, reicht aber allein nicht aus - es sind immer zusätzliche Klarstellungen erforderlich, um sich auf die gleiche Seite zu begeben.
Um die Diskussion produktiv und aufschlussreich zu gestalten, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die wichtigsten Personen mitbringen:
Verkauf in der IT: Anbieter-Sitzungen
| Schlüsselrollen in Ihrem Team | Schlüsselrollen im Team des Anbieters |
|---|---|
| Projektverantwortlicher | Projektleiter/Analytiker |
| Analyst | Vertriebsingenieur |
| Technischer Experte | Vertriebsmitarbeiter |
Fallstricke, die der Vorverkauf im IT-Bereich vermeiden hilft
Solche Klärungsgespräche haben eine wesentliche Funktion: Sie helfen Ihnen, einige Fallstricke zu vermeiden, indem sie realistische Erwartungen an Ihr Projekt setzen. Nachfolgend nur zwei Beispiele, wie Presales in der IT eine Art Realitätscheck für Kunden sein kann.
Großer Ehrgeiz, vages Konzept
Einige Kunden sind zwar sehr ehrgeizig, haben aber nur eine sehr vage Vorstellung von ihren tatsächlichen Möglichkeiten.
In unserem Beispiel des Essenslieferdienstes wünschen Sie sich vielleicht ein System, das mehrere Kontinente bedient, automatisch saisonale Menüs erstellt, die Vorlieben der Kunden in verschiedenen Regionen berücksichtigt und Ernährungstipps gibt. So aufregend das auch klingt, es wird wahrscheinlich zu lange dauern und zu viel kosten, um in einem so großen Maßstab zu starten. In einem Szenario wie diesem würde das Team des Anbieters wahrscheinlich vorschlagen, klein und machbar anzufangen: das abgedeckte Gebiet zu begrenzen und nur die eigentliche Essenslieferung anzubieten und später zusätzliche Dienstleistungen hinzuzufügen.
Unterschätzen der Komplexität
Manchmal können sich scheinbar einfache Aufgaben angesichts des technischen Aufwands als recht komplex erweisen.
Angenommen, Sie wollen ein System aufbauen, das die Frische von Produkten automatisch anhand ihres Aussehens überprüft. Diese Aufgabe ist jedoch nicht trivial und erfordert die Einbeziehung von Beratern für maschinelles Lernen, um die geeignete Bilderkennungslösung zu entwickeln.
Es wäre riskant, sich komplett in dieses Projekt zu stürzen, daher wäre es ratsam, einen Prototyp zu erstellen und die Grenzen der Implementierung dieser Lösung zu bewerten. So lässt sich auch feststellen, ob es realistisch ist, es überhaupt zu tun. Wenn Sie mit diesem Pilotprojekt zufrieden sind, können Sie weitermachen.
Nach der Besprechung werden all diese Projektspezifika in das kommerzielle Angebot eines Anbieters einfließen. Dies ist der Höhepunkt des Presales in der IT - eine prägnante und effektive Demonstration der Visionen und Fähigkeiten eines Anbieters.
Bewertung des kommerziellen Angebots
Nach all den Vorarbeiten kommt es nun auf die Fachkompetenz des Anbieters an, um den Aufwand für die Durchführung des Projekts zu kalkulieren.
Wir bei Itransition unterteilen die übergreifende Hauptaufgabe - z. B. die Automatisierung eines Essenslieferdienstes - in eine Reihe von Teilaufgaben, die jeweils ein eigenes Ziel haben. Die Schätzungen werden dann in den Zeitplan und die Kosten des Projekts umgesetzt. Diese werden in dem kommerziellen Angebot klar dargestellt und gehören zu den wichtigsten Entscheidungsfaktoren für Sie als Kunde.
In einem gut ausgearbeiteten kommerziellen Angebot finden Sie wahrscheinlich die folgenden Schlüsselpunkte:
- Ein klares Verständnis des Anbieters für die Aufgabe - was muss getan werden?
- Der technische Ansatz des Anbieters - welche Technologien werden eingesetzt und wer gehört zum Team?
- Der Ansatz des Anbieters für das Projektmanagement - wie wird die Arbeit organisiert, und wie werden Ihre Teams miteinander interagieren?
- Die detaillierte Preisaufschlüsselung - wie viel wird die Lieferung der einzelnen Teile kosten und wie hoch ist der Gesamtbetrag?
- Der Zeitplan für das Projekt und seine Phasen - wann können Sie mit der Fertigstellung der einzelnen Teile und des gesamten Produkts rechnen?
- Zusätzliche Dienstleistungen - was wird für das Projekt noch nützlich sein?
- Relevante Arbeitserfahrungen - welche Leistungen hat der Anbieter bei ähnlichen Projekten erbracht?
Mit der Bewertung des kommerziellen Angebots ist die Presales-Phase formell abgeschlossen. Es gibt jedoch noch eine letzte Sache, die Ihnen helfen kann, sich für einen Anbieter zu entscheiden.
Ein letzter Punkt
Wenn möglich, sollten Sie, bevor Sie sich für einen bestimmten Anbieter entscheiden, dessen Angebot anderen Anbietern zur kritischen Prüfung vorlegen. Dies kann hilfreich sein, da sie einige Ungereimtheiten, fehlende wichtige Aspekte, überzogene Schätzungen oder eine noch zu optimierende Strategie feststellen können.
Auch die professionellsten Anbieter sind nicht vor Fehlern gefeit, so dass es hilfreich ist, kommerzielle Angebote einer zusätzlichen Prüfung zu unterziehen, um spätere Auswirkungen auf das Projekt zu vermeiden. Natürlich sollten die Anbieter andere kommerzielle Angebote nicht einfach nur um der Kritik willen kritisieren. Die Kritik sollte immer konstruktiv, detailliert und fundiert sein.
Abschließend stellen wir ein Beispiel für ein kommerzielles Angebot vor, das unsere Presales-Berater erstellt haben, um die oben genannten Punkte zu veranschaulichen. Auch wenn die Einzelheiten bei jedem Projekt anders sein werden, enthält es doch die wesentlichen Teile, die in jedem Fall berücksichtigt werden müssen.
Wie geht es weiter
Nun, da Sie mit dem Wissen über Presales in der IT-Branche ausgestattet sind, ist es an der Zeit, weiterzumachen. In der ersten Phase der Projektvorbereitung sollten Sie sich über den Umfang, die Komplexität, die Kosten und die Fristen im Klaren sein. In der zweiten Phase - der Geschäftsanalyse - geht es darum, die praktischen Einzelheiten der Umsetzung dieses Plans zu besprechen.
Erfahren Sie mehr darüber, was Sie erwarten können und wie Sie in dieser Phase mit dem Team des Anbieters interagieren, in unserem nächsten Leitfaden.
