Willkommen zum zweiten Beitrag in der Serie über IT-Beratung für Kunden von IT-Anbietern. Die Leitfäden beschreiben die Besonderheiten der Zusammenarbeit in den ersten Phasen und geben Tipps zur Maximierung der Wirkung, zum Umgang mit möglichen Fallstricken und zur Vermeidung von IT-outsourcing-risiken.
- Vorverkauf
- Geschäftsanalyse
- Projektstart
In der Presales-Phase haben Sie mit dem Anbieter bereits Ihren allgemeinen Projektplan festgelegt. Inzwischen sind alle Geschäftsziele, der Projektumfang, der Zeitplan und das Budget in einem kommerziellen Angebot zusammengefasst und geklärt. Als Nächstes folgt die Geschäftsanalyse (BA), d. h. es ist an der Zeit, sich mit den Details zu befassen, wie genau die betreffende Software geliefert werden soll.
Lassen Sie uns dies mit einer Analogie veranschaulichen. Nehmen wir an, Sie brauchen ein Fahrzeug. In der Vorverkaufsphase würden Sie und der Anbieter entscheiden, welcher Fahrzeugtyp gebaut werden soll: ein Bus, ein Zug oder ein Flugzeug. In der Phase der Geschäftsanalyse diskutieren Sie über die Anzahl der Sitze in der Kabine, die Farbe der Karosserie, die Eigenschaften des Motors und die Lieferanten der Ersatzteile. Sie entscheiden auch über den Treibstoff und legen den Starttermin fest.
Es dauert in der Regel zwei Wochen bis zwei Monate, um das gesamte System zu beschreiben und die endgültigen Kosten der Lösung zu ermitteln. Am Ende würden Sie eine vollständige Softwarespezifikation und eine detaillierte Aufschlüsselung der Entwicklung und Implementierung haben. Obwohl die Anbieter solche Geschäftsanalysedienste in Rechnung stellen, ist die Dokumentation, die Sie als Ergebnis erhalten, Ihr geistiges Eigentum. Das heißt, Sie können mit diesem Anbieter weitermachen oder zu einem anderen wechseln, ohne sich festzulegen.
Im Folgenden erfahren Sie, was Sie bei der Geschäftsanalyse in der Softwareentwicklung erwarten können und wie Sie sicherstellen können, dass Sie Ihr Budget sinnvoll einsetzen.
Möglichkeiten zur Kostensenkung festlegen
Die Kostenvoranschläge fallen häufig in bestimmte Preisspannen. Daher ist es naheliegend, dass Sie als Auftraggeber versuchen, sich an die untere Grenze zu halten. Das macht Sinn: Je geringer die Kosten sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Produkt das Licht der Welt erblickt.
Zu diesem Zweck empfiehlt es sich, in den Projektspezifikationen nach Möglichkeiten zur Kostenreduzierung zu suchen. Es ist hilfreich, wenn Sie die in der Vorverkaufsphase festgelegten Geschäftsziele im Auge behalten. Auf diese Weise sind Sie in der Lage, "Must-haves" von "Nice-to-haves" zu unterscheiden und sich auf die wichtigsten Funktionen zu konzentrieren.
Wählen Sie die richtige Alternative
Manchmal kann ein und dieselbe Funktion auf mehr als eine Weise implementiert werden. Zum Beispiel kann die Kundenregistrierung per E-Mail oder SMS-Bestätigung erfolgen. Ein guter Anbieter wird wissen, wie man beides umsetzt, doch die Kosten sind unterschiedlich. Wenn die Registrierungsmethode in Ihrem Fall kein kritischer Faktor ist, entscheiden Sie sich für die E-Mail-Option oder sogar für ein sofort einsatzbereites Modul, da dies kostengünstiger ist. Die Geschäftsanalysten des Anbieters werden Ihnen helfen, solche Details zu prüfen, eine Entscheidung zu treffen und sie in den Plan aufzunehmen.
Tipp: Geben Sie nicht zu viel Geld für Funktionen aus, die keinen direkten Einfluss auf Ihre Geschäftsziele haben.
Wählen Sie ein Engagement-Modell
Die IT-Business-Analyse kann Ihnen nicht nur bei der Anforderungsspezifikation und der Kostensenkung helfen, sondern auch bei der Wahl des geeigneten Auftragsmodells für das Projekt. Je nachdem, wie flexibel Ihr Budget ist und wie detailliert Ihre Projektanforderungen sind, gibt es zwei Möglichkeiten.
| Zeit & Material | Festpreis | |
|---|---|---|
| Budgetflexibilität | Erweiterbar | Feststehend |
| Kundenengagement erforderlich | Hoch | Niedrig |
| Zeitrahmen | Flexibel | Fest |
| Anforderungen | Ändernd | Festgelegt |
T&M: Bezahlung nach Aufwand
Wenn das Budget einen gewissen Spielraum bietet, sich die geschäftlichen Anforderungen wahrscheinlich ändern werden und es noch keine endgültige Vision der Lösung gibt, ist es empfehlenswert, das Projekt in kurzen Sprints durchzuführen. In diesem Fall dauert jeder Sprint so lange, wie es für die Freigabe einer bestimmten funktionalen Leistung erforderlich ist. Es ist erwähnenswert, dass dieses Modell eine allgemeine BA-Phase zu Beginn des Projekts sowie eine Kette zusätzlicher BA-Sitzungen vor jedem Sprint vorsieht.
Diese Flexibilität bedeutet, dass Sie die Projektanforderungen spontan ändern können, wenn Ihre Strategie oder andere Faktoren dies erfordern, und dass Ihr Team in der Lage sein wird, sich darauf einzustellen. Die Budgetverwaltung wird jedoch aufgrund der inhärenten Unvorhersehbarkeit kompliziert. Änderungen an den Softwareanforderungen können das Budget sowohl nach oben als auch nach unten verschieben, so dass das Time & Materials-Modell Sie vor Risiken schützt. Ihnen werden nur die tatsächlich aufgewendeten Stunden und Ressourcen in Rechnung gestellt.
Festpreis: Ultimative Berechenbarkeit
Wenn Sie es sich nicht leisten können, dem Projekt seinen natürlichen Lauf zu lassen, und die ultimative Kontrolle wünschen, ist das Festpreismodell die richtige Wahl.
Während Sie die genauen Kosten und die Liste der Leistungen kennen, die Sie für dieses Geld erhalten, müssen Sie für jede kleine Änderung an der Software eine detaillierte Dokumentation erstellen. Und das alles muss geschehen, bevor das Projekt überhaupt beginnt. Dabei sind Sie allerdings nicht allein: Der Wirtschaftsanalytiker, der technische Spezialist und der Projektleiter des Anbieters werden sich mit Ihnen zusammensetzen, um alle geschäftlichen Anforderungen zusammenzustellen und Lösungen vorzuschlagen.
Das ist das Herzstück der Business-Analyse-Services: Sie helfen Ihnen, ein klares und umfassendes Bild davon zu bekommen, was Sie brauchen und wie Sie diese Anforderungen technologisch umsetzen können. Das Team des Anbieters wird Ihnen dabei helfen, jedes noch so kleine Detail zu spezifizieren und in der Dokumentation festzuhalten, um sicherzustellen, dass Sie genau das bekommen, was Sie sich vorstellen.
Als Ergebnis erhalten Sie eine vollständige Systemspezifikation, eine technische Lösung und einen Projektplan. Diese wichtigen Dokumente enthalten alle Details, die der Anbieter wissen muss, um den endgültigen Preis zu nennen: Implementierungs- und Systemintegrationsmethoden, Design-Briefs, zu erwerbende Lizenzen und mehr.
Mit diesen Informationen können Sie mit den Investoren verhandeln oder das Budget festlegen. Bei diesem Modell ändern sich die Kosten des Projekts nicht, aber es wird schwierig sein, Projektaspekte zu ändern, ohne das Budget zu ändern.
Tipp: T&M ist für Experimente, Festpreis ist für eine gründliche Vorplanung geeignet.
Visualisieren und testen Sie Ihre Idee
Manchmal reicht es nicht aus, nur einen Plan und eine Schätzung zu haben, um das Projekt zu starten. Manche Kunden wollen sehen, wie ihre Systeme in der Realität aussehen werden, andere wollen die Gültigkeit ihrer Ideen überprüfen. Jeder hat unterschiedlich komplexe Anforderungen, und es ist die Aufgabe der Wirtschaftsanalytiker, sicherzustellen, dass jede von ihnen realisierbar ist und später keine technischen Probleme verursacht.
Um unseren Kunden zu helfen, ihre Projekte zu visualisieren und zu validieren, bevor sie beginnen, bieten wir bei Itransition einige Optionen für greifbare - und testbare - Prototypen an.
Dienstleistungen im Bereich der Unternehmensanalyse und Entwurf von Prototypen
Manchmal benötigt der Kunde während der BA-Phase das endgültige Design des gesamten Systems. Dies ist häufig bei Projekten zur Entwicklung mobiler Geräte der Fall, bei denen das Aussehen und die Bedienung einen großen Einfluss auf die Kosten haben. Da es viel einfacher ist, das Projekt zu kalkulieren, wenn das Design fertig ist, ziehen die Business-Analysten UI-Designer zu Rate.
Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel für das Design, das Itransition während der BA-Phase eines unserer vergangenen Projekte geliefert hat. Obwohl es nicht anklickbar ist, macht es deutlich, wie die Schnittstelle aussehen wird. Dank dieses Aufwands konnten wir die Arbeitsbelastung der Layouter genau planen, während der Kunde seinen Content Managern die richtige Menge an Arbeitszeit zuwies. So sahen die entworfenen Bildschirme aus:
Ein dynamischer Prototyp
Dies ist eine grobe Skizze, wie das System eines Kunden aussehen wird. Der Wirtschaftsanalytiker zeichnet mehrere Bildschirme und erstellt Übergänge zwischen ihnen, so dass Sie sich durch die Bildschirme klicken und sehen können, wie benutzerfreundlich sie sind. Aber das sind nur Attrappen - kein dynamischer Prototyp löst irgendwelche praktischen Probleme. Er wird in der Regel benötigt, um ihn Investoren oder dem Vorstand zu zeigen, damit das Budget endgültig festgelegt werden kann.
Um dies zu veranschaulichen, hier ein dynamischer Prototyp, den wir für einen unserer Kunden entwickelt haben. Er enthält Standarddiagramme, ein Beispielbild in der Kopfzeile und einige Zufallszahlen.
Ein funktionaler Prototyp
Von allen drei Prototyp-Varianten ist diese an Möglichkeiten überlegen. Es handelt sich hier nämlich bereits um eine vereinfachte Version des Systems. Anstelle von statischen Bildern gibt es ein funktionierendes System mit allen Grundfunktionen. Ein solcher Prototyp ist erforderlich, wenn niemand garantieren kann, dass das System einsatzfähig ist, z. B. wenn die Technologie noch im Entstehen begriffen ist oder die Idee nicht trivial ist. Auf diese Weise können Sie überprüfen, wie realisierbar Ihre Idee ist, bevor Sie Hunderttausende von Dollar in sie investieren.
Ein Fall zur Unterstützung
Es ist wahrscheinlich hilfreich, an dieser Stelle ein Beispiel für ein Geschäftsanalyseprojekt anzuführen. Ein Kunde kam zu Itransition mit der Bitte, die Passkontrolle zu automatisieren. Der Prozess würde folgendermaßen aussehen:
- Ein Benutzer macht mit einer Smartphone-Kamera ein Foto von der Seite seines Reisepasses.
- Das System erkennt es und füllt die erforderlichen Felder automatisch aus.
Da eine solche Funktionalität noch nie zuvor realisiert worden war, ging das Team davon aus, dass sie schnell auf Probleme stoßen könnten. Als Antwort auf diese Herausforderung erstellte das Team einen technischen Prototyp, und wie erwartet funktionierte das System aufgrund technischer Beschränkungen schlecht. Die laminierten Seiten des Reisepasses blendeten, die Felder wurden nicht richtig erkannt, und die mit der Kontrolle der Pässe betrauten Personen hatten Mühe. Daraufhin beschloss der Kunde, das Projekt fallen zu lassen.
Business-Analyse-Beratungsdienste begleiten stets die Entwicklung und Gestaltung von Prototypen. Während der Geschäftsanalytiker den Projektplan mit dem Kunden bespricht, entwirft der Designer die Bildschirme des Systems auf der Grundlage der erhaltenen Informationen. Es ist in Ordnung, wenn Sie einen Anbieter vorwarnen, wenn Sie einen Prototyp benötigen, aber Sie müssen trotzdem mehr als nur eine grobe Idee haben, damit es funktioniert.
Tipp: Bitten Sie den Anbieter um alle Artefakte, die Sie benötigen, bevor das Projekt beginnt.
Zusammenarbeit mit Anbietern von Geschäftsanalysen
In der BA-Phase müssen Sie dem Team des Anbieters zahlreiche Fragen zu Ihrem Unternehmen und Ihren internen Systemen beantworten, damit es sich ein vollständiges Bild machen kann. Der genaue Zeitaufwand hängt davon ab, wie groß das Projekt ist und wie klar die Anforderungen sind. Um auf der sicheren Seite zu sein, empfiehlt es sich, mindestens eine oder zwei Personenstunden pro Tag auf Seiten des Kunden einzuplanen.
Diese Zeit wird damit verbracht, Antworten auf die Fragen des Business-Analysten zu finden, Entscheidungen zu treffen und mit den wichtigsten Teammitgliedern zu kommunizieren. Der Ablauf dieses Prozesses kann wie folgt veranschaulicht werden:
In dieser zweitägigen Schleife tauschen der Anbieter und der Kunde Fragen und Antworten aus, um zu klären, wie die Herausforderungen des Projekts am besten zu bewältigen sind. Diese Routine "ein Treffen pro Tag" ist ausreichend, um die BA in einem gleichmäßigen und produktiven Tempo zu halten.
Es ist hilfreich, wenn auf Seiten des Anbieters alle erforderlichen Teamrollen abgedeckt sind, die bei der IT-Geschäftsanalyse helfen. Die folgenden Rollen sind besonders wichtig für die Entscheidungsfindung, daher ist es sehr empfehlenswert, ihre Anwesenheit bei BA-Meetings zu organisieren:
- Produkteigentümer - eine Person, die weiß, warum dieses Projekt für das Unternehmen wichtig ist und wie die Software die Geschäftsanforderungen erfüllen soll. Er ist auch derjenige, der die zu entwickelnde Lösung aus einem Pool von vorgeschlagenen Varianten auswählt.
- Technischer Spezialist - eine Person, die den Anbieter in die Funktionsweise der internen Systeme des Kunden einweisen und alle technischen Fragen beantworten kann.
Es ist sehr effektiv, solche Treffen mit dem Geschäftsanalytiker und dem technischen Spezialisten in einem Raum mit allen Projektbeteiligten zu organisieren. Nach diesem Muster ist es möglich, alle dringenden Herausforderungen in nur ein oder zwei Wochen intensiver Diskussionen anzugehen und zusätzlichen Aufwand für Ping-Pong-Kommunikation zu vermeiden.
Tipp: Planen Sie mindestens zwei Stunden pro Tag für die Zusammenarbeit mit dem BA-Team ein.
Business-Analyse-Beratungsdienste sind erledigt. Was kommt als nächstes?
Wenn die Anforderungsspezifikation genehmigt, die Prototypen validiert und die Details der Zusammenarbeit geklärt sind, ist es an der Zeit, das Projekt in Angriff zu nehmen.
Jetzt haben Sie als Kunde alle erforderlichen vorbereitenden Schritte abgeschlossen, um sich ein klares und umfassendes Bild von der gewünschten Software zu machen. Dennoch gibt es noch viel zu tun, um Ihr Team kennenzulernen und ihm den Geist der Zusammenarbeit einzuhauchen. Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit finden Sie in unserem letzten Beitrag in dieser Reihe.
