Die beiden vorangegangenen Artikel in unserer Serie über die Mechanismen der IT-Beratung führten Sie durch die ersten zwei von drei Schritten beim Start eines Projekts mit IT-Anbietern:
- Vorverkauf
- Geschäftsanalyse
- Projektstart
Während der Vorverkaufs- und Analysephase haben Sie und der Anbieter Pläne geschmiedet und mögliche Szenarien besprochen. Jetzt geht alles, worauf Sie sich geeinigt haben, in die Produktion und zu den Programmierern und Testern, die es implementieren werden. Nehmen wir an, Sie haben sich für den Bau eines Flugzeugs entschieden und kehren zu dem Fahrzeug aus dem letzten Artikel zurück. In der vorangegangenen Phase des Projekts saßen Sie in einem Konstruktionsbüro und prüften Computermodelle. Jetzt kaufen Sie Materialien und besuchen die Hersteller in der Fabrik.
Die Anbieter übernehmen in dieser Phase den größten Teil der Arbeit: Sie übertragen das Projekt an die Produktion, wählen ein Team aus, überprüfen die Analysen, planen die Arbeiten und stellen Ihnen das Team vor. Eine wichtige Aufgabe für Sie ist es, zu überprüfen, ob das Projekt richtig angelaufen ist und in die richtige Richtung geht. Damit Sie nichts Wichtiges verpassen und IT-Outsourcing-Risiken vermeiden, ist es entscheidend, dass Sie verstehen, welche Projektaspekte von Ihnen abhängen und wie Sie die Arbeit des Anbieters in dieser Phase überprüfen können.
IT-Projektdurchführungsplan: Lernen Sie das Team kennen
Das erste, was Sie tun müssen, ist, die Leute kennenzulernen, die Ihr "Flugzeug" implementieren werden. Ein gutes Team kann genau die Art von Flugzeug liefern, die Sie brauchen und geplant haben.
Je nachdem, ob es sich bei Ihrem Flugzeug um ein Passagierflugzeug, ein Militärflugzeug oder ein Orbitalflugzeug handelt, wird das Projekt völlig anders aussehen. Der Projektleiter auf der Anbieterseite wählt ein Team aus, wobei er die Vision, den Zweck und den Wert des Projekts im Auge behält. Jeder Experte ist wichtig, da persönliche Motivation und Erfahrung das Gesamtergebnis stark beeinflussen.
Deshalb achtet der Manager bei der Auswahl von Experten für das Projektteam darauf, ob der Mitarbeiter bereits etwas Ähnliches gemacht hat. Er sollte auch berücksichtigen, wie sehr er daran interessiert ist, wieder an einer solchen Aufgabe zu arbeiten.
Bei der Einführungsveranstaltung stellt Ihnen der Projektleiter das Rückgrat des Teams vor und erklärt allen Teilnehmern, wer welche Rollen und Aufgaben im Projekt hat. Im Gegenzug sollten Sie Fragen zu den Erfahrungen und Zielen der Teammitglieder stellen. Es ist wichtig, dass Sie in dieser Phase die richtigen Fragen stellen.
| Weniger produktiv | Mehr produktiv |
|---|---|
| Wie viele Jahre Erfahrung im Flugzeugbau haben Sie? | Was sind die drei wichtigsten Lektionen, die Sie aus Ihren bisherigen "Flugzeug"-Projekten gelernt haben? |
| Welcher Prozentsatz der Nieten ist mit verdeckten Köpfen ausgeführt? | Welche Erfahrungen wollen Sie bei dem aktuellen Flugzeugprojekt sammeln? |
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team aus motivierten Menschen besteht
IT-Projektkommunikationsplan: Informieren Sie das Team über Ihr Projekt
Der Anbieter hat also das Team versammelt, und in dieser Phase gibt es eine Menge zu besprechen. Die Teammitglieder müssen irgendwo anfangen. Ein erfahrenes und gut ausgestattetes Team wird miteinander kommunizieren und Prozesse rund um die Werte und langfristigen Projektziele aufbauen. Zu diesem Zeitpunkt hilft die persönliche Kommunikation mit dem Kunden und - noch besser - mit dem potenziellen Endnutzer des Systems allen Mitgliedern, die richtige Vision des Projekts zu haben. Sie hilft auch, das Team auf die Ziele des Projekts auszurichten.
Projekte, bei denen Experten nicht ein Flugzeug bauen, sondern 800.000 Nieten anbringen, sind selten erfolgreich. Je mehr das Team den Kontext des Projekts versteht, desto besser verstehen die Projektteilnehmer, für wen sie arbeiten. Und je besser das Team die Ziele der Endnutzer und ihre Erwartungen versteht, desto effektiver wird das Team von Anfang an sein.
Erläutern Sie dem Team Ihre Ziele und Visionen für das Projekt, was Sie mit diesem Projekt erreichen wollen, was es dem Unternehmen bringt und wie es den Endbenutzern helfen wird. Entfachen Sie ihr Feuer und inspirieren Sie sie, aber bleiben Sie ehrlich, denn in dieser Phase hängen eine erfolgreiche Einführung und das anschließende Projekt von Ihnen ab.
Elon Musks Ziel, Starship zu bauen und zu starten, ist wahrscheinlich das bekannteste Projekt dieser Art. Es besteht kein Zweifel daran, dass eine klare, präzise und ehrliche Kommunikation für ein Projekt dieser Größenordnung unerlässlich ist. Alle Teammitglieder müssen sich ständig vergewissern, dass sie mit dem Rest des Teams auf dem gleichen Stand sind, um die Softwareentwicklungsrisiken auf ein Minimum zu reduzieren.
Inspirieren Sie die Teammitglieder, aber seien Sie ehrlich
IT-Projekt-Risikomanagementplan: Risikoszenarien diskutieren
Es kann vorkommen, dass im Rahmen des Projekts Aufgaben erledigt werden müssen, die noch nie jemand erledigt hat, so dass nicht garantiert werden kann, dass die Budget- und Zeitschätzungen angemessen sind. In der Analysephase hat der Experte zum Beispiel vorgeschlagen, dass eine bestimmte Aufgabe realisierbar ist, aber niemand weiß wirklich, wie sie in der Realität ausfallen wird.
Wenn es aus irgendeinem Grund unmöglich ist, das Projekt im Rahmen des Budgets durchzuführen oder rentabel zu halten, sollte der Manager das Projekt so schnell wie möglich stoppen, damit man kein Geld verliert. Deshalb sollte das Team vor Beginn des Projekts die risikoreichsten Szenarien aus der Liste der Annahmen näher untersuchen. Das Team wird dabei Ihre Hilfe benötigen.
Lassen wir unser Flugzeugbau-Beispiel einmal beiseite und nehmen wir an, Sie benötigen Berichte von Ihrem internen ERP-System. Diese Aufgabe besteht aus zwei Teilaufgaben: dem Sammeln von Daten und dem Erstellen von Grafiken. Jeder weiß, wie man Systeme erstellt, die Grafiken erzeugen, und wie lange das dauert. Aber das Sammeln von Daten aus Ihrem internen System ist ein unbekanntes Gebiet. Vielleicht gelingt es Ihnen, den Import im richtigen Format in einer bestimmten Anzahl von Stunden einzurichten, vielleicht aber auch nicht.
Diese Frage muss so schnell wie möglich geklärt werden, und zwar nicht einfach durch Diskussionen, sondern durch "Spielen" mit Ihrem System oder durch das Einrichten eines Einzelfeld-Downloads. Wenn sich das Risiko als ernsthaft erweist und das Szenario sich als nicht realisierbar herausstellt, sollten Sie versuchen, so wenig Ressourcen wie möglich zu verschwenden. Wenn Sie das Testen risikoreicher Szenarien bis zum Ende des Projekts aufschieben, wird das Scheitern zu viel kosten.
Nachdem Sie mit dem Team die Risikoszenarien im Detail analysiert haben, führen Sie einen Realitätscheck durch. Hierfür gibt es verschiedene Techniken. Eine der schnellsten ist die Fist of Five-Abstimmung. Bitten Sie das Team, mit einer Anzahl von Fingern von eins bis fünf anzugeben, wie sicher sie sind, dass das Projekt zu diesen Zeiten, Budgets und Bedingungen durchgeführt werden kann. Wenn alle Mitglieder im Durchschnitt vier von fünf Fingern zeigen, kann das Projekt gestartet werden.
Wenn Sie und der Analyst jedoch viele Szenarien erstellt haben und die Programmierer nur zwei oder sogar nur einen Finger zeigen, müssen Sie einen Schritt zurücktreten, bevor Sie das Projekt starten. Diejenigen, die die eigentliche Arbeit an dem Projekt leisten werden, sollten sicher sein, dass sie erfolgreich sein werden.
Identifizieren Sie unlösbare Aufgaben so früh wie möglich
IT-Projektplanmanagement: Kommunikationsprozesse vereinbaren
Kommunikation in einem Projekt ist jeder Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten. Dazu gehören Sitzungen, Anrufe, E-Mails usw. Die Teammitglieder müssen ständig viele Entscheidungen treffen, die sich nicht nur auf ihre Arbeit, sondern auch auf das Projekt als Ganzes auswirken. Vereinbaren Sie zu Beginn des Projekts, an wen Sie sich wenden können, wenn Probleme auftreten, und welche Kommunikationsformen und -kanäle sich am besten eignen. So sparen Sie Zeit und Mühe und minimieren Missverständnisse.
Ein Beispiel für einen Kommunikationsplan:
| Aktivität | Zweck |
|---|---|
| Reguläre Statusbesprechungen | Hilft dem Team, regelmäßig (z.B. wöchentlich) über seine Fortschritte zu berichten und diese zu verfolgen, und bezieht dabei auch den Kunden mit ein, um sicherzustellen, dass die Projektentscheidungen tragfähig sind. |
| Zwischendemonstrationen | Hilft, wertvolles Feedback von den Interessengruppen des Kunden zu erhalten, das dann für weitere Produktverbesserungen über Änderungskontrollverfahren genutzt werden kann. |
| Monatliche und/oder bedarfsgesteuerte Besprechungen auf Managementebene | Sie ermöglichen es den leitenden Beteiligten, sich über den Projektfortschritt, mögliche Probleme und geplante Änderungen zu informieren. Diese Besprechungen bieten auch eine gute Gelegenheit, administrative Fragen wie den Stand der Beziehungen und künftige Aufgaben zu erörtern. |
Einigen Sie sich zu Beginn des Projekts darauf, an wen Sie sich mit welchen Fragen wenden und welche Kommunikationskanäle Sie nutzen wollen
IT-Projektplanung: Fertigstellung des Kalenders
Abhängig von den Anforderungen und dem Kooperationsmodell fallen die Projektpläne unterschiedlich aus: mal eine kurze Beschreibung, mal ein detailliertes Gantt-Diagramm.
Ein guter Zeitplan erfordert eine klare Gliederung der wichtigsten Projektmeilensteine und eine Beschreibung der messbaren Projekterfolgsindikatoren für jeden Meilenstein. Sie sollten wissen, was bei jedem Meilenstein fertig sein wird und in welcher Form es sich zeigen wird.
Sie können auch Folgendes tun: Bis zum Meilenstein 1 werden wir 18 Seiten im PSD-Format erstellen, 5.000 Zeilen Code schreiben und 25 Übertragungen vornehmen.
Ist dieser Meilenstein zielgerichtet genug? Ja. Ist er messbar? Ja. Hilft er uns zu verstehen, wie sich das Projekt zum Erfolg entwickelt? Nein.
Lassen Sie uns kurz einen Blick auf die Geschichte werfen. Als die Briten Indien kolonisierten, waren Schlangenbisse ein häufiges Problem. Um dem zu begegnen, führten sie einen einfachen KPI ein: die Köpfe der getöteten Kobras, für die sie Geld bezahlten. Was taten die Einheimischen? Sie begannen, Kobras zu züchten.
Das System passt sich an die von uns eingegebenen Messgrößen an. Es lohnt sich also, mit KPI vorsichtig zu sein. Die einzige wirklich zuverlässige Kennzahl ist ein gutes Produkt. Deshalb ist es notwendig, sich auf dieses Ziel zu konzentrieren und nicht nur auf indirekte Indikatoren. Für eine messbare, auf Meilensteinen basierende Projektplanung verwenden wir oft rückblickende Pressemitteilungen: An diesem Datum haben wir den ersten Systemprototyp freigegeben, der uns dies und jenes ermöglicht.
Wenden wir uns nun wieder dem Flugzeugprojekt zu und geben einige Beispiele für zielgerichtete, messbare und erfolgsorientierte Meilensteine. Bis zum Meilenstein 1 werden alle notwendigen Aluminiumwerkstücke und Triebwerke fertig sein. Zu Meilenstein 2 sind die Tragflächen und der Rumpf fertig; die Avionik wird geliefert und getestet. Bis zum Meilenstein 3 werden die Tragflächen am Rumpf befestigt, die Avionik und die Triebwerke installiert.
Der Planungsprozess sollte so klar wie möglich sein, und Änderungen sollten für alle Prozessbeteiligten offensichtlich sein. Ihr Projektleiter wird höchstwahrscheinlich ein modernes Online-Tool für aktuelle Prognosen verwenden. Vernachlässigen Sie nicht, dieses Tool gemeinsam mit dem Manager zu studieren, sei es JIRA, FeatureMap, Targetprocess, GanttPRO oder etwas anderes. Und gehen Sie oft zurück, um sich einen guten Überblick zu verschaffen.
Der wichtigste Erfolgsmaßstab ist ein funktionierendes Produkt.
Wie geht es weiter
Als Nächstes müssen Sie sich an den getroffenen Vereinbarungen und dem von Ihnen gewählten Verfahren orientieren.
Bei einer flexiblen Projektorganisation müssen Sie das Produkt ständig optimieren, mit dem Anbieter kommunizieren und Iterationen planen. Möglicherweise müssen Sie einige Mitarbeiter Ihres Unternehmens, den Produktverantwortlichen und Geschäftsexperten vollständig einbeziehen, um die Risikoszenarien während der ersten Iteration zu überprüfen.
Wenn Sie die Wasserfallmethode für das Projektmanagement wählen, müssen Sie nicht täglich mit dem Team zusammen sein. Aber es kann sein, dass Sie zwei Monate warten müssen, bis Sie einen bestimmten Meilenstein erreichen und Ergebnisse sehen. Sie müssen sich damit abfinden, in die Dunkelheit zu treten, in der Sie nach dem Start des Projekts ein Informationsvakuum betreten.
Das bedeutet nicht, dass der Anbieter nichts tut. Im Gegenteil, so viel Arbeit ist für Sie unsichtbar: Einrichten der Umgebung, Auswahl der Frameworks, Entwicklung der Architektur usw. Sie müssen geduldig sein und dürfen sich nicht in die Arbeit des Anbieters einmischen. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Sie den Zustand des Projekts anhand von Metriken verfolgen und dabei den "Kobra-Effekt" im Auge behalten.
Für welchen Ansatz Sie sich auch entscheiden, vergessen Sie nicht, warum Sie das Projekt überhaupt begonnen haben, halten Sie sich über die Fortschritte auf dem Laufenden und bleiben Sie in Kontakt mit dem Anbieter. Viel Glück!
