Eine Odoo-basierte BPM-Lösung für ein Autoservice-Center

Lösung

Um die skizzierten Ziele zu erreichen und die gewünschte Funktionalität zu implementieren, schlug Itransition die Verwendung der Odoo-Plattform vor. Da die Odoo-Entwicklung zu den Kernbereichen des ERP Center of Excellence von Itransition gehört, konnten unsere Experten den Kunden bei der Einführung, Anpassung und erfolgreichen Übernahme von Odoo von Grund auf unterstützen. Wir demonstrierten die flexible modulare Architektur der Plattform und die große Auswahl an Modulen und Anwendungen, die sich an verschiedene Geschäftsanforderungen anpassen lassen. Nach einer Beratungssitzung begann das Team mit der Implementierung dieser Odoo-basierten BPM-Lösung.

Das System ermöglicht die Erstellung von Fahrzeugprofilen und deren Verknüpfung mit den jeweiligen Kunden, die Verwaltung von Terminen, Arbeitsaufträgen und Rechnungen sowie die Erstellung von Rechnungen und Berichten.

Die Lösung unterstützt vier Benutzerrollen:

• Dienstleistungsmanager
• Techniker
• Kunde
• Admin

Merkmale

Die Lösung besteht aus den folgenden Odoo-Modulen:

• Flottenfahrzeugwerkstatt zur Anzeige aller Fahrzeugprofile und der Anzahl der für ein bestimmtes Fahrzeug erstellten Aufgaben (Arbeitsaufträge).
• Flottenfahrzeugverwaltung zur Verwaltung von Fahrzeuginformationen: Modellnummer, Hubraum, Sitze, Kennzeichen, Kraftstoffart und Zulassung.
• Bestandsverwaltung für die Organisation des Kundenlagers und die Rationalisierung der Arbeitsabläufe im Supply Chain Management.
• Einkaufsmanagement für die Erstellung und Verfolgung von Bestellungen, die Automatisierung von Beschaffungsabläufen, die Verwaltung von Lieferanteninformationen und die Kontrolle der Produktlieferung.
• Buchhaltung und Finanzen für die Einführung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die später zu Arbeitsaufträgen hinzugefügt oder in Rechnungen berücksichtigt werden können.
• Fakturierung für die Erstellung einer Rechnung nach Abschluss eines Arbeitsauftrags.
• Kalender zum Einrichten von Terminen und Verbinden von Arbeitsaufträgen mit einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit.
• HR-Module (Stundenzettel, Mitarbeiter und Urlaub) zur Verwaltung von Datensätzen über Mitarbeiter, Arbeitszeiten und Abwesenheitstage.
• Discuss für die projektbezogene Kommunikation im Team über Sofortnachrichten.
• Portal für Kunden, um ihre Arbeitsaufträge, Fahrzeuginformationen und Wartungszeitpläne einzusehen und Rechnungen zu erhalten.

Die gelieferte Lösung automatisiert die folgenden Prozesse:

• Hinzufügen von Kundendaten, Fahrzeuginformationen und der Art der benötigten Dienstleistung/Reparatur zu einem Arbeitsauftrag und dem Kalender, wenn ein Termin vereinbart wird.
• Senden von Erinnerungen per E-Mail, nachdem Notizen über die erforderliche Reparatur gemacht oder Kundendaten hinzugefügt wurden.
• Arbeitsaufträge erstellen und in verschiedenen Modi anzeigen lassen.

• Hinzufügen von Kunden- und Fahrzeugdaten (einschließlich Kilometerstand und Beschreibung) sowie von Informationen über zugewiesene Techniker.
• Aktualisierung von Arbeitsaufträgen nach Abschluss des Service mit allen in einem speziellen Fahrzeugprofil gespeicherten Serviceeinträgen.
• Erstellung von Rechnungen auf der Grundlage von Arbeitsaufträgen und Berechnung des Gesamtpreises für Teile und Dienstleistungen.
• Kontrolle der Rechnungserstellung und -begleichung, wobei die Rechnungsdaten in das Kundenformular und die Einnahmen- und Ausgabentabelle eingegeben werden.

Die Lösung ermöglicht den verantwortlichen Mitarbeitern:

• Ansicht aller bestehenden Arbeitsaufträge, auch in einem Kalender, und Erstellung neuer Aufträge durch Hinzufügen der erforderlichen Informationen, wie Titel, Fahrzeug, Termin, Beauftragter und eine Problembeschreibung
• Auflistung der erforderlichen oder geplanten Arbeiten (z. B. Ölwechsel), wobei die Kosten für die Dienstleistung automatisch auf der Grundlage der Informationen über eine bestimmte Dienstleistung hinzugefügt werden
• Schätzungsweise Arbeitszeiten festlegen
• Techniker zuweisen

Um Arbeitsaufträge für ein bestimmtes Datum und eine bestimmte Uhrzeit zu planen, kann ein Benutzer mit Hilfe der Kalenderfunktionen einen Termin erstellen und die erforderlichen Details (Fahrzeug, Kunde, geplante Arbeiten) zum zugehörigen Arbeitsauftrag hinzufügen. Kunden können über das Benutzerportal einen Termin an einem bestimmten Tag und zu einer bestimmten Uhrzeit beantragen. Nach Erhalt einer neuen Kundenanfrage bestätigt ein Service-Manager diese oder lehnt sie ab.

Die Lösung ermöglicht es auch, neue Produkte (z.B. Ersatzteile) oder Dienstleistungen für den Verkauf zu erstellen. Bei der Erstellung eines neuen Artikels können die Mitarbeiter den Namen und die Art des Produkts (Verbrauchsmaterial, Lagerware, Dienstleistung), den Preis und die Rabattinformationen hinzufügen.

Nach Abschluss eines Arbeitsauftrags erstellt ein Benutzer eine Rechnung, in der die Gesamtkosten für Dienstleistungen und Materialien automatisch berechnet werden. Jede Rechnung enthält ein Datum und eine Nummer, Kunden- und Fahrzeuginformationen, eine Liste der gelieferten Produkte und Dienstleistungen sowie den Gesamtpreis.

Je nach Wahl des Kunden kann er eine Rechnung per E-Mail als PDF oder per Post als Ausdruck erhalten. Nachdem die Zahlung eingegangen ist, validiert der Service Manager die Rechnung und ändert ihren Status in Bezahlt. Bezahlte Rechnungen können zurückerstattet werden; um eine Rückerstattung zu erhalten, muss der Kunde einen Grund angeben und ein Rückerstattungsdatum wählen.

Die Lösung ist mit Berichtsfunktionen ausgestattet, mit denen die Buchhalter des Kunden die allgemeinen Ausgaben und Einnahmen sowie die abgerechneten Stunden und die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter verfolgen können. Diese Berichte umfassen Verkaufs-/Einkaufsjournale und Bilanzen.

Odoo-Anpassung

Neben der Konfiguration der Standardfunktionalität von Odoo hat unser Team die BPM-Lösung auch um individuelle Funktionen erweitert:

• Verknüpfung von Rechnungen mit einem bestimmten Arbeitsauftrag; Berechnung von Preisen für Autoreparaturen inklusive Steuern; Berechnung von Zwischensummen für verbrauchtes Material und aufgewendete Stunden.
• Zusätzliche Felder in Arbeitsaufträgen, um den Kilometerstand des Fahrzeugs zum Zeitpunkt der Reparatur und die Verknüpfung mit dem Kilometerzähler (eine separate, ständig aktualisierte Einheit, die den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs anzeigt) hinzuzufügen.
• Neue Felder in Fahrzeugprofilen, einschließlich Motor- und Getriebecode und Jahr der Freigabe.
• Felder "Fälliges Datum" und "Fälliger Kilometerstand" im Fuhrpark-Fahrtenbuch-Service, um anzugeben, wann die nächste Wartung erforderlich ist.
• Ein separater Einstiegspunkt für Kunden mit eingeschränktem Zugang.
• Ein E-Mail-Dienst mit DomainKeys Identified Mail, der gefälschte Absenderadressen erkennt und verhindert, dass E-Mails im Spam-Ordner landen.
• Ansicht von Arbeitsaufträgen im Kalendermodul

Verfahren

Das Team von Transition lieferte die BPM-Lösung Modul für Modul, so dass der Kunde sie so schnell wie möglich einsetzen konnte. Unsere Business-Analysten untersuchten die Geschäftsprozesse des Kunden, bestehende Workflows, Benutzer- und Datenflüsse und erarbeiteten nicht-funktionale Anforderungen. Anschließend entwickelte das Projektteam eine Roadmap, in der die Anforderungen an die Odoo-Anpassung, die funktionalen Anforderungen, der Projektzeitplan und die zu erbringenden Leistungen festgelegt wurden.

Während der Implementierungsphase konfigurierten wir die Standardmodule von Odoo und erweiterten sie um kundenspezifische Funktionen. Außerdem erstellten wir die Dokumentation und führten Tests durch, um sicherzustellen, dass die Lösung voll funktionsfähig war und alle Geschäftsanforderungen erfüllte.

In der Auslieferungsphase stellten wir die Lösung bereit, führten Benutzerschulungen durch und führten Benutzerakzeptanztests durch, um sicherzustellen, dass die Lösung die erforderlichen Aufgaben in realen Szenarien bewältigen kann und gleichzeitig die Standards und Anforderungen an die Benutzerfreundlichkeit erfüllt.