Interner Talentmarktplatz für ein globales IT-Dienstleistungsunternehmen
Itransition hat Talenteer entwickelt, einen umfassenden KI-gesteuerten internen Talentmarktplatz, der einen 360-Grad-Blick auf den internen Talentpool bietet. Die Lösung senkt die Mitarbeiterfluktuation und die Rekrutierungskosten und trägt zur Steigerung der geschäftlichen Agilität, der Transparenz des Talentflusses und der Mobilität bei.
Herausforderung
Itransition ist ein globales Team von mehr als 3000 Fachleuten, das Beratungs- und Softwareentwicklungsdienste für Kunden in mehr als 40 Ländern anbietet. Wir sind ein großes Unternehmen, das sowohl in Bezug auf die Größe des Talentpools als auch auf die Anzahl der weltweiten Niederlassungen schnell wächst. Durch die kontinuierliche Expansion in neue Märkte und die Erweiterung unseres Dienstleistungsangebots ist Itransition mit den folgenden Herausforderungen im Talentmanagement konfrontiert:
- Talent-Siloing
Da die Informationen über verfügbare Mitarbeiter und offene Stellen dezentral über zahlreiche Abteilungen verteilt waren, benötigte Itransition mehr Klarheit über die offenen Arbeitsmöglichkeiten und die geeigneten internen Kandidaten. - Übermäßige Einstellung von externen Mitarbeitern
Unzureichende Transparenz des internen Talentpools aufgrund unzureichender Funktionen zur Verwaltung von Talentkapazitäten in unserem HRM-System führte dazu, dass Fachkräfte extern eingestellt wurden, obwohl geeignete Kandidaten intern verfügbar waren. - Erhöhte Fluktuationsrate
Der Mangel an Informationen über anstehende Projekte und offene Stellen erschwerte es den Fachkräften von Itransition, Entwicklungsmöglichkeiten zu finden, was zu einer erhöhten Mitarbeiterfluktuation führte. - Unzureichende geschäftliche Agilität
Itransition musste die Agilität der Talente erhöhen, um den Personalbedarf in einem unvorhersehbaren Geschäftsumfeld schnell zu decken. - Hohe Kosten
Da der interne Talentpool nicht ausgelastet war, gab Itransition zusätzliche Ressourcen für die Mitarbeiterbindung, die Einstellung externer Mitarbeiter und die Einarbeitung aus.
Gesamt gesehen führte die rasche Geschäftsexpansion zu einer ineffizienten Talentzuweisung und -verteilung. Deshalb wollten wir die bestehenden Prozesse überarbeiten und durch einen internen Talentmarktplatz erweitern. Die Lösung würde den Prozess der Verwaltung interner Arbeitsmöglichkeiten und deren Besetzung mit eigenen Mitarbeitern vereinfachen.
Die derzeit auf dem Markt verfügbaren internen Talentmarktplätze entsprachen jedoch nicht vollständig unseren geschäftlichen Anforderungen. Die meisten dieser Lösungen konzentrieren sich nur auf die Karriereplanung der Mitarbeiter, aber wir benötigten mehr Funktionen für das Management von Talentkapazitäten und Analysen, um Managern zu helfen, unseren Talentpool effizient zu verwalten. Die meisten vorgefertigten Lösungen bieten auch ein fähigkeitsorientiertes Personalmanagement, aber ihnen fehlen Funktionen für die Verteilung von Talenten nach Stunden und Sätzen. Da unser Unternehmen eine projektbasierte Organisationsstruktur hat, benötigten wir diese Funktionen, um die Arbeitskräfte effizient auf Hunderte von Projekten zu verteilen. Außerdem basieren alle vorhandenen Lösungen auf einem SaaS-Bereitstellungsmodell, und wir zogen es vor, eine Vor-Ort-Lösung zu nutzen, die aufgrund der vollständigen Kontrolle über sensible Mitarbeiterdaten mehr Sicherheit bieten würde.
Aus diesem Grund entschied sich Itransition für die Entwicklung eines individuellen HR-Systems, das speziell auf die Probleme von Großunternehmen im Personalwesen zugeschnitten ist.
Lösung
Wir haben Talenteer entwickelt, einen umfassenden KI-gesteuerten internen Talentmarktplatz, der einen 360-Grad-Blick auf den internen Talentpool bietet. Die Lösung zielt darauf ab, die Mitarbeiterfluktuation zu minimieren und die Rekrutierungskosten zu senken, während gleichzeitig die geschäftliche Agilität, die Transparenz des Talentflusses und die Mobilität verbessert werden.
Talenteer ermöglicht es Managern, Mitarbeiterkapazitäten zu verfolgen, neue Möglichkeiten zu schaffen und diese mit internen Fachkräften zu besetzen und bietet Analysefunktionen, um Einblicke in den Talentfluss zu erhalten.
Mitarbeiter können außerdem von einer Reihe von Funktionen profitieren, die das berufliche Wachstum und die Arbeitszufriedenheit fördern. Über Talenteer können sich Mitarbeiter auf Arbeitsmöglichkeiten bewerben und interne Mentoren finden, um ihre Karriere proaktiv zu gestalten.
Funktionen für Führungskräfte
Verwaltung der Teamkapazität
Talenteer unterstützt Manager bei der Planung und Verfolgung der verfügbaren Mitarbeiterkapazität in ihren Abteilungen. Die Lösung vereinfacht das Talentmanagement erheblich, indem sie Managern dabei hilft, alle wichtigen Mitarbeiterdaten an einem einzigen Ort zu zentralisieren und zu strukturieren.
Manager können auf alle grundlegenden Informationen über ihre Mitarbeiter zugreifen, einschließlich Rollen, Ebenen, Fähigkeiten usw. Darüber hinaus verfügt Talenteer über ein Statusfeld, das die aktuelle Arbeitsbelastung und Kapazität des Mitarbeiters widerspiegelt, wie z.B.: Verfügbar, Bald verfügbar, Internes Projekt, Projektänderungsantrag, Besetzt, usw. Über eine Integration mit dem HRM-System kann Talenteer Managern umfassende Mitarbeiterdaten zur Verfügung stellen, ohne dass diese die Plattform verlassen müssen.
Bei der Aktualisierung der Informationen in den Mitarbeiterprofilen können die Manager freie Kommentare über die Mitarbeiter in ihren Teams schreiben und Informationen weitergeben, die für die Personalverantwortlichen hilfreich sind. So kann ein Manager beispielsweise betonen, dass ein Mitarbeiter Erfahrung im Einzelhandel hat, was die Suche nach einem Kandidaten für ein E-Commerce-Projekt vereinfachen würde.
Geeignete Kandidaten finden
Talenteer verhindert übermäßige externe Einstellungen, da Manager leicht überprüfen können, ob ein geeigneter Kandidat in anderen Abteilungen und Referaten verfügbar ist.
Um einen geeigneten Mitarbeiter zu finden, filtern Manager diese nach verschiedenen Parametern, die wichtige Mitarbeiterinformationen widerspiegeln - Rolle, Haupttechnologie, Stufe in der Qualifikationsmatrix und mehr.
Durch die Integration mit dem HRM-System können Führungskräfte auch in den Talenteer-Mitarbeiterprofilen auf alle notwendigen Bewerberinformationen zugreifen.
Um bei der Einstellung eines Kandidaten voranzukommen, müssen sich die Manager zunächst mit dem Manager, der den Mitarbeiter derzeit betreut, abstimmen. Um den Beginn eines Gesprächs zu vereinfachen, haben wir eine Integration mit Microsoft Teams, unserer Kommunikationsplattform für Unternehmen, entwickelt. Talenteer leitet den Manager zu einem Chat mit der entsprechenden Person weiter, ohne dass er sie in den Kontakten suchen muss.
Unternehmensweite Möglichkeiten schaffen
Talenteer ermöglicht es Managern, neue Angebote zu erstellen und sie auf dem internen Talentmarktplatz zu veröffentlichen, der allen Itransition-Mitarbeitern zur Verfügung steht. Unser Team hat drei Arten von Gelegenheiten entwickelt: Projektarbeit, Stellenangebot und Freiwilligenarbeit.
Das Dashboard für neue Angebote ist standardmäßig in drei Hauptbereiche unterteilt: Angebot, Projekt und Kandidatenanforderungen. Je nach Art der Gelegenheit können jedoch bestimmte Felder weggelassen werden. Zum Beispiel enthalten Stellenangebote keine Informationen über Projekte, an denen ein Mitarbeiter vorübergehend beteiligt ist.
Verfügbare Opportunity-Felder
| Gelegenheit | Projekt | Kandidat |
|---|---|---|
| Beschreibung | Name | Spezialisierung |
| Dringlichkeit (hoch, mittel oder niedrig) | Abteilung | Min. Stufe in der Qualifikationsmatrix |
| Anzahl der Mitarbeiter | Beschäftigung (Voll- oder Teilzeit) | Fähigkeiten |
| Beschreibung | Englischkenntnisse | |
| Ort (bestimmter Ort oder weltweit) |
Unser Team fügte auch ein Feld für Zahlungen hinzu, in das Manager Informationen über den Gehaltsbereich der Verkaufschance eingeben können. Diese Informationen sind nur für bestimmte Benutzergruppen (z. B. Manager und Pre-Sales-Spezialisten) verfügbar, um sicherzustellen, dass nur ausgewählte Fachleute Zugriff auf sensible Finanzdaten haben.
Verwaltung von Bewerbungen
Wir haben eine Funktion entwickelt, die es Managern ermöglicht, Anträge zu prüfen und darauf zu antworten. Jede Verkaufschance verfügt über einen Unterreiter mit den eingereichten Bewerbungen, der kurze Informationen über jeden Bewerber und Links zu den Talenteer-Profilen enthält.
Um das Bewerbungsmanagement zu rationalisieren und zu standardisieren, fügte Itransition ein Statussystem hinzu, das die wichtigsten Phasen der internen Personalbesetzung widerspiegelt, darunter:
- Anhängig - die Bewerbung muss noch geprüft werden
- Eingeladen - der Manager hat beschlossen, ein Vorstellungsgespräch mit dem Bewerber zu vereinbaren
- Abgelehnt - die Führungskraft hat beschlossen, die Bewerbung nicht weiter zu bearbeiten
- Zurückgezogen - der Kandidat hat beschlossen, nicht an dem Angebot teilzunehmen
- Bewilligt - der Kandidat wurde für die Gelegenheit ausgewählt
Alle Phasen der Antragsbearbeitung bleiben durch die Antworten sichtbar und zeigen die Statusänderung, ihr Datum und ihre Uhrzeit sowie die dafür verantwortliche Person an.
Wenn Manager beschließen, einen Bewerber abzulehnen, müssen sie bei Talenteer einen Grund aus dem Dropdown-Menü auswählen und eine kurze persönliche Nachricht verfassen. Unser Team hat diese Felder obligatorisch gemacht, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter trotzdem von einer Bewerbung profitieren, indem sie ein Feedback erhalten, das Bereiche für zukünftige Verbesserungen aufzeigt.
Personalbesetzung mit Analytik verfolgen
Itransition hat Analysefunktionen entwickelt, die es Managern ermöglichen, Daten über Stellenangebote und Mitarbeiter zu sammeln und die Ergebnisse des Personalbesetzungsprozesses zu bewerten.
Mit chancenbezogenen Analysen können Manager klären, was im aktuellen Personalbesetzungsprozess gut funktioniert und was geändert werden könnte, um ihn produktiver zu machen. Dashboards zeigen eine detaillierte Aufschlüsselung der Daten zu bestehenden und neuen Opportunities pro Abteilung oder Referat, berechnen die durchschnittliche Anzahl der Bewerbungen, die durchschnittliche Zeit bis zur Einstellung usw. Die Manager können die Metriken filtern, indem sie den relevanten Zeitraum, die Einheit, die Rolle oder die Technologie auswählen. Außerdem haben wir Dashboards hinzugefügt, die die häufigsten Gründe für das Schließen von Opportunities oder die Ablehnung von Bewerbern analysieren und den Managern helfen, Trends oder wiederkehrende Probleme zu erkennen.
Talenteer verfügt auch über Dashboards für Mitarbeiterkennzahlen, die Managern helfen, die Mitarbeiterkapazität und die Beliebtheit interner Opportunities zu bewerten, um Talente effizienter zu verteilen. Die Lösung berechnet die Anzahl und Häufigkeit der Mitarbeiterbesuche in den einzelnen Abteilungen oder Einheiten für jede Verkaufschance, damit die Manager einschätzen können, welche Verkaufschancen die größte Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Außerdem wird der Prozentsatz der Mitarbeiterverfügbarkeit verfolgt, um Klarheit darüber zu schaffen, welche Abteilungen über- oder unterbesetzt sein könnten. Auf diese Weise hilft Talenteer den Managern zu verstehen, in welche Richtung sie unausgelastete Mitarbeiter lenken können.
Funktionen für Arbeitnehmer
Bearbeiten des persönlichen Profils
Auf Talenteer können Arbeitnehmer ihr Profil anpassen, Fähigkeiten hinzufügen und bearbeiten, um ihre Erfahrungen zu erweitern, und zeigen, für welche berufliche Richtung sie sich interessieren, um eine umfassendere Beschreibung ihrer Fähigkeiten und Interessen zu liefern.
Wenn sich Mitarbeiter auf eine Stelle bewerben, werden berufliche und persönliche Informationen automatisch über die Integration des HRM-Systems abgerufen, wodurch die Konsistenz der Informationen gewährleistet und der Prozess vereinfacht wird.
Auswahl von Stellenangeboten und Bewerbung darauf
Bei jedem Angebot werden zunächst nur die wichtigsten Anforderungen an den Bewerber und Projektinformationen angezeigt. Nutzer können bevorzugte Angebote markieren und später auf der Registerkarte "Favoriten" leicht wiederfinden. Klickt der Nutzer auf die Gelegenheit, öffnet das System die vollständige Beschreibung der Gelegenheit und des Kandidaten.
Nutzer haben auch Zugriff auf alle Talenteer-Angebote, die keine Bewerbungen mehr annehmen. Durch die Analyse aller geschlossenen Angebote können die Nutzer ein besseres Verständnis für häufig nachgefragte Fähigkeiten bekommen und diese verbessern.
Die Mitarbeiter bewerben sich entweder selbst auf die Stellenausschreibung oder ihr Vorgesetzter schlägt sie in seinem Namen als geeignete Kandidaten vor. Beim Absenden der Bewerbung müssen die Nutzer das Datum der Verfügbarkeit angeben und eine kurze Begleitnachricht verfassen.
Mitarbeiter verwalten ihren eigenen Personalbesetzungsprozess, indem sie die Angebote verfolgen, auf die sie sich beworben haben. Talenteer zeigt alle eingereichten Bewerbungen auf offene und geschlossene Stellen, ihren aktuellen Status und den Verlauf der Antworten an.
Mentoring
Unser Team wollte sicherstellen, dass die Lösung nicht nur für die interne Personalbeschaffung, sondern auch für Lernmöglichkeiten genutzt wird, um die Karriereentwicklung der Mitarbeiter zu fördern. Daher haben wir eine Mentorenfunktion entwickelt, die den Mitarbeitern hilft, ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln, indem sie sie mit erfahreneren Kollegen zusammenbringt, die bereit sind, ihr Wissen zu teilen.
Ein Mentor werden
Um Mentor zu werden, müssen die Mitarbeiter auf Talenteer ihre Berufserfahrung und ihre Einstellung zum Mentoring beschreiben und angeben, ob sie derzeit bereit sind, weitere Mentees aufzunehmen. Wie bei den Arbeitsangeboten werden die Kerninformationen automatisch aus dem HRM-System abgerufen.
Bewerbung als Mentee
Der Prozess, einen Mentor zu finden und sich bei ihm zu bewerben, ist ähnlich wie die Suche nach Arbeitsmöglichkeiten.
Wenn sich ein Mitarbeiter als Mentee bewirbt, fordert Talenteer den Nutzer auf, eine personalisierte Nachricht an den Mentor zu schreiben. Dann erstellt Talenteer über eine Integration mit Microsoft Teams einen Gruppenchat mit dem Mitarbeiter, dem ausgewählten Mentor und dem Vorgesetzten des Mitarbeiters. Wir haben uns für ein direktes Gespräch entschieden, da der Mentoring-Prozess im Gegensatz zur Personalauswahl weniger standardisiert ist.
KI-Abgleich und Tags
Wir haben KI-gestützte Matching- und Tag-Funktionen entwickelt, um die Navigation zu vereinfachen und eine Überlastung der Nutzer zu vermeiden, da Talenteer eine große Menge an Daten über Möglichkeiten und Kandidaten enthält.
Mit der KI-Matching-Funktion zeigt Talenteer den Mitarbeitern die am besten geeigneten Chancen und den Managern die perfekten Kandidaten. Zu diesem Zweck setzte unser Team Weaviate ein, eine Vektorsuchmaschine. Zunächst sammelt die Maschine mit Hilfe von Texterkennung alle Daten, die für ein effektives Matching auf Talenteer erforderlich sind: Rolle, Stufe in der Kompetenzmatrix, Hauptkompetenzen, Standort, usw. Die Lösung verfolgt dann alle Änderungen an den Kandidaten- oder Opportunity-Informationen und leitet den Abgleich mit den aktualisierten Daten erneut ein. Anschließend wandelt die Engine die Daten in Vektoren um, vergleicht sie und berechnet einen Ähnlichkeitswert. Je höher die Punktzahl, desto besser ist die Opportunity geeignet. Bei der Berechnung berücksichtigt die Engine mehrere Parameter mit unterschiedlicher Gewichtung, um sicherzustellen, dass wichtigere Faktoren einen stärkeren Einfluss auf die Matching-Ergebnisse haben. Da beispielsweise die Fähigkeiten dazu beitragen, ein differenzierteres Bild des Bewerbers zu erhalten, wirken sie sich stärker auf die Ähnlichkeitsbewertung aus als die aktuelle Stufe der Bewertungsmatrix. In der letzten Phase weist das System dem Kandidaten-Potenzial-Paar einen von drei Status zu, die seine Eignung widerspiegeln: geringe, mittlere und starke Übereinstimmung. Talenteer zeigt die Ergebnisse des Abgleichs nach Relevanz an und stellt so sicher, dass die am besten geeigneten Möglichkeiten und Kandidaten ganz oben auf der Seite zu finden sind.
Das System der in Kategorien unterteilten Tags vereinfacht die Suche nach einer passenden Gelegenheit weiter. Die Nutzer filtern die Angebote, indem sie ein oder mehrere Tags in mehreren Kategorien auswählen und so engere Suchanfragen stellen. Zusätzlich zu den Querfiltern können die Nutzer die Angebote nach Veröffentlichungs- und Ablaufdatum sortieren.
Nachrichten und Benachrichtigungen
Itransition wollte den internen Einstellungsprozess beschleunigen, indem sichergestellt wird, dass alle Beteiligten rechtzeitig über neue Stellenangebote oder aktualisierte Bewerbungen benachrichtigt werden. Außerdem wollte unser Team die regelmäßige Nutzung von Talenteer durch die Mitarbeiter fördern.
Mit diesen beiden Zielen im Hinterkopf entwickelte Itransition E-Mail-Benachrichtigungen und Talenteer-News. Wir nutzten Microsoft Outlook, ein vertrautes Tool für unsere Mitarbeiter, um den Benutzern sofortige Benachrichtigungen zu senden. Talenteer sendet während des gesamten Personalbesetzungsprozesses E-Mails, die über Aktualisierungen der Angebote oder Kandidaten informieren. Wenn sich zum Beispiel ein Mitarbeiter auf eine Stelle bewirbt, benachrichtigt das System sowohl den Manager, der die Stelle geschaffen hat, als auch den Manager, der den Mitarbeiter betreut.
Benutzer finden persönliche Benachrichtigungen auch in komprimierter Form im Newsfeed. Itransition fügte den News-Feed hinzu, um Talenteer einen leichten Social-Network-Charakter zu verleihen und die Nutzer zu motivieren, die Lösung regelmäßig zu besuchen. Der umfassende Nachrichtenstrom enthält Informationen über alle neuen und abgeschlossenen Angebote, damit die Mitarbeiter keine wichtigen Informationen verpassen. Er bietet auch Updates für das Management, die über einen ganz oder teilweise verfügbaren Mitarbeiter informieren.
Verfahren
Wir begannen mit der Entwicklung von Talenteer, indem wir eine umfassende Vision der Lösung entwickelten. Um die Bedürfnisse und Probleme der Nutzer zu ermitteln, arbeiteten wir mit Mitarbeitern und Managern aus allen Bereichen von Itransition zusammen, von Mitarbeitern bis hin zu Führungskräften. Unser Team präsentierte die Vision der Lösung dann den Stakeholdern auf C-Ebene.
Als Nächstes setzten wir Prioritäten bei den Funktionen des Marktplatzes und entwickelten detailliertere Anforderungen. Zunächst entwickelten wir geschäftskritischere Funktionen, die die dringendsten Managementprobleme abdeckten. So umfasste die erste Version den internen Marktplatz für Talente und reine Managementfunktionen, die bei der Verwaltung von Teamkapazitäten und der Besetzung von Stellenangeboten mit den verfügbaren Talenten helfen. Schon bald lieferten wir Analysefunktionen, die die Manager bei der Verteilung von Talenten weiter unterstützen. Nach der Entwicklung der Kernfunktionalität konzentrierte sich Itransition auf die Erweiterung von Talenteer um weitere mitarbeiterorientierte Funktionen wie Profilanpassung, Mentoring und mehr.
Vor der Freigabe jeder Funktion führten wir Benutzerakzeptanztests durch und sammelten Feedback. Um eine reibungslose Benutzerakzeptanz zu gewährleisten, erstellte unser Team Leitfäden und Handbücher, nahm Schulungsvideos auf und stellte Talenteer in unternehmensweiten Workshops vor. So machten wir die Mitarbeiter mit der Lösung vertraut und beantworteten häufig gestellte Fragen. Nach der Veröffentlichung von Funktionen in der Produktionsumgebung sammelte unser Team weiterhin Feedback über ein internes Formular, Jira-Support und E-Mail. Itransition führte auch eine Umfrage zur Zufriedenheit der Talenteer durch, um einen 360-Grad-Blick auf die Meinung der Benutzer zu erhalten. Die Zusammenarbeit mit unserer Zielgruppe half uns dabei, die Lösung besser anzupassen und eine durchschnittliche Zufriedenheitsbewertung von 8/10 zu erreichen.
Ergebnisse
Nachdem wir Talenteer entwickelt und in unsere Talentmanagement-Prozesse integriert hatten, konnte unser Unternehmen die folgenden geschäftlichen Vorteile verzeichnen:
- 2x Steigerung der internen Rekrutierung
- 15% Verringerung der durchschnittlichen Vorlaufzeit für eine Chance
- 5x Reduzierung der Einarbeitungsressourcen im Vergleich zur Einarbeitung externer Kandidaten
Nachdem wir die positiven Auswirkungen von Talenteer auf unser Geschäft gesehen hatten, beschloss Itransition, die Software auch anderen Unternehmen zur Verfügung zu stellen, die vor ähnlichen Herausforderungen bei der Zuweisung und Verteilung von Talenten stehen. So haben wir unser internes System in ein konfigurierbares und anpassbares Produkt verwandelt, das auf große Unternehmen in verschiedenen Branchen und Märkten zugeschnitten ist.
