Maßgeschneiderte Konferenzmanagement-Software für eine Bildungsgesellschaft
Itransition entwickelte ein integriertes Konferenzmanagementsystem, um die Organisation von Veranstaltungen zu automatisieren und die Benutzerfreundlichkeit für Konferenzmanager und Teilnehmer zu verbessern.
Kontext
Unser Kunde ist eine globale Bildungsgesellschaft, die Akademiker, Studenten und Fachleute vereint, die sich für die Mensch-Computer-Interaktion (HCI) und ihre praktische Anwendung interessieren. Die Gesellschaft setzt sich für die Ausbildung auf dem Gebiet der HCI ein und organisiert jedes Jahr mehrere Konferenzen, Tutorien und Workshops, die jeweils eine große Anzahl von Rednern und Teilnehmern aus der ganzen Welt anziehen.
Für das Konferenzmanagement nutzte die Organisation ein öffentliches WordPress-basiertes Portal und eine interne Webanwendung für die Planung, so dass keine einheitliche Lösung vorhanden war. Das Portal ermöglichte es potenziellen Teilnehmern lediglich, Veranstaltungsprogramme, Hauptredner, Kalender, Veranstaltungsorte und andere Details abzurufen, während die Planungsanwendung nicht verwaltungsfreundlich war und die manuelle Eingabe aller konferenzbezogenen Informationen erforderte, was die Veranstaltungsvorbereitung sehr aufwändig machte.
Aufgrund dieser Unzulänglichkeiten erwog die Organisation die Einführung einer Alles-aus-einer-Hand-Webportallösung, die das gesamte Konferenzmanagement automatisieren und sich gut in die bestehende Website integrieren ließe, so dass Änderungen an Veranstaltungsprogrammen, Kalendern, Orten usw. synchronisiert würden. Da die Veranstaltungen der Gesellschaft in der Regel viele Teilnehmer anziehen, wurde der Skalierbarkeit der Lösung neben anderen Aspekten Priorität eingeräumt.
Darüber hinaus war die Organisation bestrebt, das Engagement der Nutzer zu verbessern und neue Konferenzteilnehmer zu gewinnen. Zu diesem Zweck wurde eine Idee für native mobile Apps entwickelt, die mit der Website synchronisiert werden und Konferenzdaten in Echtzeit liefern, die von jedem Gerät aus leicht zugänglich sind.
Angesichts der angestrebten Ergebnisse benötigte die Gesellschaft einen Outsourcing-Anbieter, der angepasste Software-Entwicklung liefern und benutzerorientierte Web- und Mobilanwendungen erstellen würde. Die Gesellschaft wandte sich an Itransition aufgrund unserer bewährten Fachkenntnisse und einer soliden Erfolgsbilanz bei EduTech-Lösungen.
Lösung
Die von Itransition erstellte Suite umfasste Folgendes: eine Konferenzmanagement-Plattform, die mit benutzerdefinierten Automatisierungsmodulen und einem neu gestalteten Admin-Panel erweitert wurde, sowie eine progressive Webanwendung, die plattformübergreifende Mobil- und Web-Erfahrungen bietet.
Konferenz-Management-System
Itransition lieferte ein in die Website des Kunden integriertes Konferenzmanagementsystem.
Die alte Software erforderte, dass Konferenzprogramme und Veranstaltungen manuell vorbereitet und geplant wurden. Unser Team entwickelte ein Modul, das Konferenzveranstaltungen automatisch in die Rasteransicht einfügte, basierend auf vordefinierten Kriterien und Veranstaltungsspezifika; es stellte außerdem sicher, dass sich keine Veranstaltungen überschnitten oder am selben Veranstaltungsort stattfanden. Über diese Automatisierung hinaus haben wir die Plattform mit maßgeschneiderten Modulen für die Autorisierung von Website-Benutzern, die Verwaltung von Geldern und die kalenderbasierte Terminplanung erweitert.
Für die Konferenzplanung integrierten wir das System mit der Plattform Precision Conference Solutions (PCS). PCS deckte die Funktionalität der Teilnahmeanträge vollständig ab, einschließlich der Einreichung, Überprüfung und Verwaltung von Teilnahmeanträgen.
Außerdem haben wir das bestehende Modul "Communities" überarbeitet, damit die Endnutzer Interessengruppen gründen, ihre Vorsitzenden wählen und verschiedene Aktivitäten innerhalb der Gruppen organisieren können.
Als Ergebnis erhielt unser Kunde ein multifunktionales Konferenzmanagementsystem, das Konferenzorganisatoren und -teilnehmern die folgenden Möglichkeiten bietet:
- Hochladen und Verwalten von Konferenzinformationen, einschließlich Dokumenten und zugehörigen Materialien
- Entwerfen von Zeitplanrastern
- Verwaltung von Veranstaltungsorten, Grundrissen und Inventar
- Finanzdaten verwalten
- Erstellen und Verwalten von Communities für bestimmte Veranstaltungen
- Bewerben Sie sich für die Teilnahme an Konferenzen
- Zugang zu Konferenzmaterialien und Zeitplänen im Web und mobil
Entwicklung und Optimierung der UX der Administrationsoberfläche
Aufgrund der großen Anzahl von Konferenzen, die jedes Jahr stattfinden, wurde erwartet, dass eine Vielzahl von Veranstaltungsadministratoren mit der Lösung interagieren. Daher haben wir besondere Anstrengungen unternommen, um sicherzustellen, dass sich Neulinge schnell an das System gewöhnen können.
Um diesem Anspruch gerecht zu werden, entwarfen unsere UX/UI-Spezialisten eine übersichtliche Oberfläche mit intuitiven Workflows und fügten Benutzerhinweise hinzu, die den Administratoren den Weg durch die Funktionen der Lösung erleichtern.
Native mobile Anwendungen & PWA
Um die Konferenzmanagement-Plattform zu ergänzen und die Veranstaltungsmaterialien einem breiteren Publikum zugänglich zu machen, haben wir mobile Anwendungen für iOS und Android entwickelt. Beide hatten eine identische Funktionalität und ermöglichten den Endnutzern:
- Informationen über bevorstehende Konferenzen anzeigen
- Eigene Veranstaltungspläne erstellen
- Veranstaltungen als bevorzugt markieren
- Zugriff auf Konferenzmaterialien und Hinzufügen zur Leseliste
- Notizen in den ausgewählten Dokumenten machen
Im Laufe des Projekts überlegte der Kunde, eine effizientere mobile Lösung in Bezug auf Support und Wartung zu erhalten. Unser Team bot an, eine progressive Webanwendung (PWA) zu entwickeln - ein Konzept, das von der hauseigenen ITWorks-Konferenz von Itransition inspiriert wurde.
Der Kunde unterstützte die Idee. Wir entwickelten eine vollwertige PWA-Lösung, die sich als kosteneffizienter als native Apps erwies und eine breitere Abdeckung für iOS-, Android- und Web-Plattformen bot.
Technologien und Werkzeuge
In Vorbereitung auf die Entwicklung der Software für das Konferenzmanagement haben wir uns entschieden, die Lösung auf eine Microservices-Architektur zu stützen, um die Skalierbarkeit im Falle eines erheblichen Anstiegs der gleichzeitigen Benutzer zu erleichtern.
Java wurde als Schlüsseltechnologie für das Backend der Webanwendung gewählt. Um eine zuverlässige Architektur zu schaffen und den Betrieb der umfangreichen Geschäftslogik zu unterstützen, haben wir die Frameworks Hibernate, Spring Boot, Spring Cloud und Spring Data eingesetzt.
Um einen automatischen Lastausgleich, eine einwandfreie Leistung bei hohen Lasten und eine reibungslose Skalierbarkeit zu gewährleisten, migrierte unser Team die Plattform von ihrem derzeitigen Container-Handler, AWS Elastic Beanstalk, zu einem funktionelleren System, Kubernetes. Für den Betrieb des Kubernetes-Systems haben wir uns für Amazon EC2, Amazon RDS und Amazon ECS entschieden.
Für die Frontend- und PWA-Entwicklung haben wir uns für das Angular-Framework entschieden. Das Team nutzte auch den Angular AoT Compiler und implementierte Lazy Loading, um die Antwort- und Seitenladezeit der Lösung zu optimieren.
Wir verwendeten Swift für die Entwicklung der mobilen iOS-Anwendung und Java für die Android-Anwendung.
Ergebnisse
Itransition lieferte eine End-to-End-Umgebung für das Konferenzmanagement, die sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Geräten läuft. Die Lösung besteht aus einer Plattform, die in die bestehende WordPress-Website integriert ist, und einer progressiven Webanwendung, die sowohl für mobile als auch für Web-Nutzer eine native Benutzererfahrung bietet.
Das System verfügt über umfangreiche Funktionen für die Planung und Terminierung von Konferenzen und automatisiert einen großen Teil der zuvor manuell ausgeführten Aufgaben. Es verbesserte auch die Verfügbarkeit von Konferenzressourcen und eröffnete neue Möglichkeiten zur Einbindung von Veranstaltungsteilnehmern.
Die maßgeschneiderte Konferenzmanagement-Software brachte sichtbare Geschäftsergebnisse:
- Verbesserte Benutzererfahrung
- 3x niedrigere Infrastrukturkosten
- 10x schnelleres Laden der Seiten
- Skalierbare Architektur, die hohem Datenverkehr standhält
