Salesforce-Entwicklung für ein Bauunternehmen
Itransition half einem Bauunternehmen, seine Salesforce-basierte Lösung zu optimieren, die Systemnutzung um 30 % zu steigern und eine 100-prozentige Transparenz der Vertriebs-KPIs zu erreichen.
Problem
Der Kunde ist ein in Großbritannien ansässiger multinationaler Anbieter und Vertreiber von Spezialbauprodukten mit mehr als 6.000 Mitarbeitern und über 400 Handelsstandorten. Im Zuge der Umstrukturierung des Unternehmens und der Neubewertung von Prozessen stellte der Kunde fest, dass das Salesforce-System, das er seit mehr als 12 Jahren im Einsatz hatte, nicht mehr seinen Anforderungen entsprach. Es gab mehrere damit verbundene Probleme:
- Salesforce ließ sich schlecht mit dem internen Preiskalkulationssystem synchronisieren.
- Die Vertriebsabteilungen konnten das System nicht effektiv nutzen.
- Das System, das hauptsächlich für die Berichterstattung verwendet wurde, bot keinen Einblick in die Fortschritte des Vertriebsteams.
- Dem System fehlten die notwendigen Anpassungen und Automatisierungsfunktionen.
Das Ziel des Unternehmens war es, die Art und Weise, wie die Salesforce-Lösung von den Vertriebsabteilungen genutzt wurde, zu verändern und es ihnen zu ermöglichen, KPIs mit vollständiger Transparenz der Vertriebsdaten zu verfolgen. Da der Salesforce-Administrator das Unternehmen verließ, suchte es nach einem engagierten Team, das das Projekt übernehmen würde. Die Wahl fiel auf Itransition aufgrund unseres Partnerschaftsstatus mit Salesforce und unserer relevanten Salesforce-Expertise in der Baubranche.
Lösung
Nach der Analyse des Quellcodes, der Projektdokumentation und des vom Salesforce-Administrator übermittelten Wissens, begannen wir mit der Optimierung der Lösung mit dem Fokus auf Automatisierung und Verbesserung des KPI-Trackings.
Automatisierung und Anpassungen
Um die Vertriebsmitarbeiter bei ihrer Salesforce-Anpassung zu unterstützen, führte unser Team eine Reihe wichtiger Anpassungen durch:
- Wir automatisierten den Prozess der Zuweisung von Kunden zu Gebieten, der zuvor manuell durchgeführt wurde.
- Wir haben Terminbenachrichtigungen so konfiguriert, dass sie automatisch auf der Grundlage bestimmter Auslöser gesendet werden. Wenn zum Beispiel die Termindaten und/oder der Standort geändert werden, löst das System automatisch Benachrichtigungen an die erforderlichen Teilnehmer aus.
Wir halfen dem Kunden auch bei der Lösung des Problems, Termine und Benachrichtigungen an Nicht-Salesforce-Kontakte zu senden. Das Salesforce-System erlaubt den Versand von Einladungen nur an Kontakte, die in der Benutzerbasis gefunden wurden. Um Einladungen an neue Kunden zu senden, mussten die Vertriebsmitarbeiter daher ihren Kontakt zur Benutzerbasis hinzufügen und kontaktbezogene Informationen ausfüllen. Wir haben einen Workaround gefunden, indem wir ein Feld "Externe Einladende" hinzugefügt haben, um einen temporären Kontakt zu erstellen. Um eine Überlastung der Benutzerbasis zu vermeiden, haben wir das System so konfiguriert, dass es temporäre Kontakte überwacht und sie löscht, wenn sie nicht in Konten umgewandelt wurden oder drei Monate lang keine weiteren Aktionen mit diesen Kontakten verbunden waren.
Wir führten auch ein Code-Refactoring durch, um Fehler zu korrigieren, die sich aus der schlechten Integration zwischen dem internen Preisberechnungssystem des Kunden und der Salesforce-basierten Lösung ergaben. So gab es beispielsweise eine große Menge an Altdaten und Duplikaten im internen System des Kunden, wo sich mehrere unterschiedliche Datensätze auf denselben Kontakt beziehen konnten. Nach der Überarbeitung des Codes waren alle Kundendatensätze entdoppelt und konnten bequem an einer Stelle gefunden werden.
KPI-Verfolgung und Berichte
Die Salesforce-Lösung des Kunden wurde von zwei Arten von Anwendern genutzt - externen Teams von Vertriebsmitarbeitern, die einem bestimmten Gebiet zugewiesen waren, und regionalen Vertriebsleitern, die in Regionen zusammengefasste Gebiete verwalteten. Der Kunde wollte, dass jeder Benutzer in der Lage ist, spezifische Berichte mit eindeutigen Datensätzen, genauen Daten und KPIs anzuzeigen, die auf der Grundlage der regionalen Unterschiede bei Preisen, Rabatten usw. erstellt wurden.
Die Salesforce-Plattform basiert auf einem mehrschichtigen Datenfreigabemodell, mit dessen Hilfe wir Regeln für die gemeinsame Nutzung erstellen und den jeweiligen Benutzern relevante Daten zur Verfügung stellen konnten. Das System des Kunden hatte jedoch nur einen Datensatzeigentümer, der sich als Integrationsbenutzer ausgab, der Daten aus dem internen System des Kunden abrief. Aus diesem Grund war es eine Herausforderung, Daten für verschiedene Benutzergruppen aufzuteilen.
Um diese Einschränkung zu überwinden, aktivierte und konfigurierte unser Team die Gebietsmanagementfunktion von Salesforce, die es uns ermöglichte, relevante Vertriebsdaten den entsprechenden Vertriebsbenutzern zuzuordnen. Als Ergebnis konnte jeder Vertriebsmitarbeiter Berichte nach seinen Opportunities, Terminen, der Gesamtzahl der abgeschlossenen Geschäfte und mehr filtern. Die regionalen Vertriebsleiter konnten die Berichte nach ihren Vertriebsteams filtern, deren Fortschritte überprüfen und entsprechende Änderungen vornehmen.
Das Team von Intransition erstellte verschiedene Arten von KPI-Diagrammen und Fokus-Dashboards, die auf die jeweilige Benutzerrolle (regionaler Vertriebsleiter/Gebietsverkaufsleiter) zugeschnitten sind. Die Diagramme werden in Echtzeit mit Kennzahlen aktualisiert, wie z.B.:
- Die Anzahl der Besuche bei Kunden in den letzten zwei Wochen
- Geplante Besuche für die nächste Woche
- Aktuelle Aufgaben/Ereignisse/Aktivitäten
- Offene Opportunities nach Stadium/Projektpaketstatus
- Geschlossene gewonnene/verlorene Opportunities nach Monat/Jahr
- Umsatzraten
- Warnungen zu großen Geschäften
Zusätzlich stellte das System den Vertriebsmitarbeitern eine Karte zur Verfügung, auf der die ihnen zugewiesenen Gebiete und die Standorte ihrer Kunden eingezeichnet waren.
Ergebnisse
In etwa neun Monaten half das sechsköpfige Team von Itransition dem Bauunternehmen dabei, die Art und Weise, wie seine Mitarbeiter ihre Salesforce-basierte Lösung nutzen, zu verändern, indem es den Vertriebsmitarbeitern ermöglichte, ihre Verkaufsdaten in Echtzeit zu verfolgen und ihre KPIs zu 100 % einzusehen.
Um den Projektumfang zusammenzufassen, hat unser Team:
- Wir führten ein Code-Refactoring durch, um eine nahtlose Synchronisierung zwischen dem internen System des Kunden und Salesforce zu gewährleisten, und behoben Probleme mit Altdaten und Duplikaten.
- Implementierung der Gebietsverwaltungsfunktion von Salesforce zur Zuordnung von Verkaufsdaten zu den jeweiligen Benutzern.
- Bereinigte den Prozess des Versendens von Terminen an neue Kunden und richtete automatische Benachrichtigungen ein.
- Verbesserte die Berichterstattung mit effizienten KPIs und Datensätzen.
- Verbesserte Startseiten für Benutzer mit Dashboards und Aktivitäten mit täglichem Schwerpunkt.
In Zahlen ausgedrückt bedeutet dies folgende Ergebnisse:
- Mehr Vertriebsabteilungen begannen mit der Nutzung von Salesforce - die Systemnutzung wurde im Vergleich zum Vorjahr um 30 % gesteigert.
- Die Anzahl der geplanten Veranstaltungen stieg innerhalb eines Jahres von 35K+ auf 45K+.
- Die Anzahl der generierten Opportunities stieg um 50 %.
