Salesforce CRM-Implementierung für ein Immobilienunternehmen

Itransition implementierte und konfigurierte die Salesforce CRM-Lösung, um einem Immobilienunternehmen zu helfen, seine Vertriebsabläufe zu verbessern und die Zusammenarbeit mit den Mietern zu fördern.

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Salesforce CRM-Implementierung für ein Immobilienunternehmen

Kontext

Unser Kunde Bruntwood ist eines der größten Unternehmen für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien im Vereinigten Königreich, das virtuelle, betreute, verwaltete und vermietete Büros, Coworking-Spaces, Einzelhandelsflächen und Konferenzräume anbietet. Das Unternehmen verfügt über ein Vermögen von mehr als 1 Milliarde Pfund und besitzt mehr als 100 markante Immobilien mit einer Fläche von 2,1 Millionen Quadratmetern sowie 7.000 verwaltete Parkplätze. Bruntwood hat eine Entwicklungspipeline im Wert von 1,4 Milliarden Pfund und beschäftigt ein Team von 800 Mitarbeitern.

Bevor sich der Kunde an Itransition wandte, hatte er mehrere veraltete Systeme im Einsatz, die von seinen Mitarbeitern aus folgenden Gründen kaum genutzt wurden:

Die Systeme waren desintegriert, schwer zu skalieren und entsprachen nicht den Anforderungen des Unternehmens, insbesondere im Hinblick auf das Geschäftswachstum.
Die eingesetzten Technologien erforderten viel zeitaufwändige manuelle Arbeit.
Business-Intelligence konnte nur durch arbeitsintensive, mit menschlichen Fehlern behaftete Methoden zugänglich gemacht werden.
Die Datenqualität war insgesamt niedrig, so dass das Unternehmen die Software nicht für die Entscheidungsfindung nutzen konnte.

Bruntwood verfolgte den Ansatz, den Kunden in den Mittelpunkt zu stellen, doch schlechte Daten und ineffiziente Prozesse zwangen das Unternehmen dazu, den Fokus von den Kunden weg zu verlagern, um die Softwareprobleme zu lösen.

Deshalb entschied man sich, eine Enterprise CRM-Lösung von Grund auf zu entwickeln. Der Kunde entschied sich für die Salesforce-Plattform, da sie alle seine Geschäftsanforderungen erfüllte. Die Plattform sollte bestehende Geschäftsprozesse automatisieren und zu einem komfortablen Tool für die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Immobilienmaklern und Mietern werden. Der Kunde wählte Itransition für diese Salesforce-Implementierung auf Grund unserer Salesforce-Expertise und einer nachgewiesenen Erfolgsbilanz von Projekten für den Immobiliensektor.

Lösung

Itransition analysierte die Anforderungen und Geschäftsabläufe des Kunden und führte eine durchgängige Salesforce CRM-Implementierung, -Konfiguration und -Anpassung durch, wobei die integrierten Salesforce-Funktionen genutzt und benutzerdefinierte Seiten und Geschäftslogik erstellt wurden. Außerdem haben wir das Salesforce CPQ-Paket angepasst und Systeme wie DocuSign, SMS Magic und CheckFront integriert.

Die neu konfigurierte Funktionalität deckte das gesamte Vertriebskontinuum des Unternehmens und den Kooperations-Workflow mit Mietern ab und ermöglichte es Bruntwood, den Vertriebszyklus zu verbessern und eine 360-Grad-Sicht auf seine Kunden zu erhalten. Die Lösung ermöglichte es dem Unternehmen, solche Prozesse zu automatisieren wie:

Lead-Qualifizierung und -Management
Opportunity-Verfolgung und -Verwaltung
Planung von Besichtigungen
Vermögensverwaltung
Erstellung von Erinnerungen, Meilensteinen und Terminen
Vorläufige Preiskalkulation und Erstellung von detaillierten Angeboten
Vertragsverwaltung und Unterschriftenbearbeitung
Generierung neuer Angebote auf der Grundlage der gesamten Vertragshistorie eines Kunden
Fallmanagement bei der Vertragsgenehmigung
Mietereinführung und Einrichtungsmanagement
Kundenerfahrungsmanagement

Itransition passte Salesforce CPQ an und ermöglichte es dem Kunden, Leads zu verfolgen und automatisch Opportunities auf der Grundlage des Lead-Status zu erstellen. Wir erstellten eine Reihe von Erinnerungen für Vertriebsmanager und automatisiertes Aufgabenmanagement.

Unser Team implementierte auch eine benutzerdefinierte Logik für die Angebotserstellung und das Vertragsmanagement. Wir haben anpassbare Vorlagen erstellt, die es dem Kunden ermöglichen, Angebote schnell zu bearbeiten und Preise und Rabatte automatisch zu berechnen. Wenn das Angebot genehmigt ist, erstellt das System einen Vertrag, indem es alle erforderlichen Daten zusammenstellt. Die im System erfassten Geschäfts- und Verkaufsdaten werden automatisch in das Buchhaltungssystem übertragen, um Rechnungen zu verfolgen und zu bearbeiten.

Außerdem haben wir ein Echtzeit-Reporting eingeführt. Es ermöglichte dem Kunden, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem er sich auf automatisch erstellte Berichte über die Verfügbarkeit von Immobilien, die Veräußerung von Anlagevermögen, laufende Verträge, bevorstehende Mietvertragsabschlüsse, KPIs für Vertriebsmitarbeiter und vieles mehr verlassen konnte. Alle Berichte können nach bestimmten Parametern sortiert werden, zum Beispiel nach Vertragsstatus, Auftragnehmer, Datum usw.

Wir haben außerdem Power BI mit integrierten KI-Funktionen eingesetzt, um die internen Analysten von Bruntwood bei der Vorhersage von Trends und Kundenverhalten zu unterstützen.

Integration

Neben der Salesforce CRM-Implementierung hat unser Team die Lösung mit Drittsystemen integriert, darunter:

FinancialForce zur Verarbeitung von Rechnungen
DocuSign zum Signieren digitaler Dokumente
SpringCM zur Verwaltung der Lebenszyklen von Dokumenten und Verträgen
GetFeedback zum Sammeln von Kundenfeedback nach der Interaktion mit den Agenten
SMS Magic zum Erstellen und Versenden von Erinnerungsnachrichten per SMS
CheckFront für die Online-Buchung von Besprechungsräumen

Verfahren

Wir folgten der agilen Methodik mit zweiwöchigen Sprints und täglichen Treffen mit dem Kunden. Unser Team lieferte eine große Anzahl von Benutzergeschichten, die mit der Kollaborationsplattform Confluence dokumentiert wurden.

Um einen stabilen, vorhersehbaren und wiederholbaren Lieferprozess während des Projekts zu gewährleisten, wandten wir kontinuierliche Integrations- und Lieferverfahren (CI/CD) in Verbindung mit kontinuierlicher Codeüberprüfung und Qualitätssicherung an. Auf diese Weise konnten alle Änderungen in der Versionskontrolle gespeichert und nach der Codeüberprüfung automatisch mit dem Jenkins-basierten CI bereitgestellt werden. Dieser Ansatz ist optimal für eine schnelle Entwicklung und ermöglicht es mehreren Entwicklern, gleichzeitig zu arbeiten und reibungslose Releases zu gewährleisten.

Zusätzlich haben wir unser eigenes QA-Team eingebunden, das automatisierte Tests implementierte und Belastbarkeitstests durchführte, damit die Lösung auch in der Praxis gut funktioniert. Das Team führte auch Benutzerakzeptanztests durch, um die Funktionen der Lösung zu validieren.

Unser Team arbeitete in der Phase der Benutzerakzeptanz mit den Technologieberatern des Kunden zusammen, um einen nahtlosen Übergang vom alten zum neuen System zu gewährleisten. Wir trugen zur Entwicklung der Salesforce-Einführungsstrategie bei, die den Mitarbeitern des Unternehmens half, das neue System besser zu verstehen und seine Funktionen zu nutzen. Infolgedessen wurde das neue CRM erfolgreich eingeführt.

Ergebnisse

Itransition hat Salesforce CRM implementiert, um die Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe von Bruntwood zu automatisieren, vom Lead- und Opportunity-Management bis hin zur Angebotserstellung und zum Vertragsmanagement.

Die gelieferte Lösung ermöglichte es Bruntwood, von folgenden Vorteilen zu profitieren:

Der Verkaufszyklus verkürzte sich von 20 auf 18 Wochen (eine Verbesserung von 10 %)
Der Zeitaufwand für die Vorbereitung der Vorstandsunterlagen wurde um 60 % reduziert
Die Konversionsraten stiegen um 15%

Die Lösung brachte außerdem folgende Vorteile:

Genaue Echtzeitdaten. Das implementierte Power BI mit seinen KI-Funktionen in Kombination mit automatisierten Berichten ermöglichte es Bruntwood, das Kundenverhalten vorherzusagen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Reduzierte Kosten. Das System half dem Unternehmen, den Verkaufszyklus zu verkürzen und die Kosten zu senken, die mit nicht genutzten Immobilien verbunden sind (z. B. Heizung, Reinigung, Servicemanagement usw.).
Zentralisiertes Geschäftsprozessmanagement. Die gelieferte Lösung ersetzte die früheren unterschiedlichen Systeme und ermöglichte es Bruntwood, alle seine Anlagen an einem Ort zu verwalten. Außerdem wurde die Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen verbessert, so dass alle Teams problemlos auf alle benötigten Informationen zugreifen konnten.
Streamlined invoice processing. Wir haben die Integration mit FinancialForce durchgeführt, um die Rechnungsstellung und -verfolgung zu erleichtern.
Reduzierung der manuellen Arbeit. Das System ermöglichte es dem Unternehmen, die Zeit zu reduzieren, die die Mitarbeiter mit der manuellen Eingabe neuer Daten verbrachten, und minimierte das Risiko menschlicher Fehler.
Bessere Skalierbarkeit. Das Cloud-Computing-Modell von Salesforce ermöglichte es Bruntwood, schnell zu skalieren und die gestiegenen Datenmengen mühelos zu bewältigen.