BPM-Lösung für einen Hersteller von Solarenergieanlagen

Lösung

Unser Team lieferte eine auf Odoo basierende BPM-Lösung, die es APsystems ermöglicht, die Abläufe in den Bereichen Verkauf, Garantieverfolgung, Einkauf, Inventar und Helpdesk an einem Ort durchzuführen. Die Spezialisten von Itransition testeten auch alle implementierten und angepassten Funktionen und leisteten Lösungssupport. Um eine positive UX und eine nahtlose Integration der neuen Lösung in die Unternehmensprozesse zu gewährleisten, boten wir bei Bedarf Benutzerschulungen und Support an.

Anforderungsanalyse & Beratung

Das Team von Transition begann mit der Analyse der Systemanforderungen, um herauszufinden, welche Softwarelösung die Bedürfnisse des Kunden am besten erfüllen würde. Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten:

• Fähigkeit zum Datenaustausch zwischen Geschäftseinheiten in Echtzeit
• Berichterstellung
• Datensicherheit
• Schnelle Implementierung, da der Kunde die Änderungen so schnell wie möglich einführen wollte

Nach der Analyse der Bedürfnisse des Kunden schlug Itransition die Implementierung einer Odoo-basierten Lösung vor. Die Out-of-the-Box-Funktionen von Odoo ermöglichen die Automatisierung und Rationalisierung unterschiedlicher Geschäftsabläufe, was die abteilungsübergreifende Koordination erleichtert. Darüber hinaus lässt sich Odoo leicht anpassen, um alle individuellen Anforderungen zu erfüllen. Darüber hinaus bietet es in seinem digitalen Store eine große Auswahl an Anwendungen von Drittanbietern. Außerdem hat Odoo die Erwartungen des Kunden hinsichtlich der Kosten und des Zeitaufwands für die Implementierung perfekt erfüllt.

Implementierung und Anpassung der Lösung

Verkaufsverwaltung

Um alle Verkaufsprozesse effektiv zu verwalten, haben wir Produktkataloge, Preislisten, Rechnungserstellung und Funktionen zur Online-Bestellsignatur eingerichtet. Um den Versandprozess zu automatisieren, richten wir die Funktion "Liefermethode" ein, die die Versandkosten für Bestellungen berechnet. Die Spezialisten von Itransition haben die Lösung außerdem mit einer Kreditmanagementfunktion ausgestattet, die es dem Kunden ermöglicht, den Verkauf und die Umlagerung von Waren einzuschränken, wenn die Kunden ein bestimmtes Kreditlimit erreichen.

Für die Planung und Vorhersage der Geschäftsentwicklung fügte unser Team das Modul Master Sales Plan von Osis hinzu, das die Erstellung eines vollständigen Vertriebsplans ermöglicht. Es stellt sicher, dass die Vertriebsleiter von APsystem den Verkauf nach Produkten planen, das Angebot über ein bequemes Dashboard studieren und Verkaufsprognosen in Excel-Dateien erhalten können.

Wir haben auch die Funktionalität für die Verwaltung von Garantieverkäufen und die Erstellung von Garantiescheindokumenten geliefert.

Gewährleistungsverwaltung

Itransition ergänzte die Lösung des Kunden mit dem Modul Produktgarantiemanagement von Axis Technolabs. Es entspricht den Anforderungen des Kunden, da es die Verfolgung von Garantiezeiten für jeden Gerätetyp des Kunden und die Bearbeitung von Produktgarantieansprüchen ermöglicht.

Die vorgefertigten Module boten jedoch keine Funktionalität für die Bearbeitung von kostenpflichtigen Garantieverlängerungen, so dass wir dieses Modul angepasst haben, indem wir die Funktion für den Verkauf von verlängerten Garantien an Endkunden bereitgestellt haben.

Wenn Garantien auslaufen, können die Kunden von APsystems neue verlängerte Garantien kaufen. Damit APsystems weiß, welche Garantien seine Kunden haben und welche verlängerten Garantien sie anbieten können, haben wir die Lösung über eine API mit dem Produktmanagementsystem der Produktionsstätte verbunden. Das Produktmanagementsystem erhält Abfragen zu Garantiedetails für jedes produzierte Gerät, einschließlich Informationen zur Verfügbarkeit von Garantieverlängerungen.

Damit die Endkunden die Möglichkeit haben, eine verlängerte Garantie zu kaufen, hat unser Team den Frontend-Teil des Odoo-Online-Shops angepasst und den Schritt hinzugefügt, die aktuelle Garantie zu überprüfen und eine Verlängerung anzubieten.

Darüber hinaus haben wir den Prozess der Warenrücksendegenehmigung eingerichtet, damit der Kunde die Rückgabe und den Austausch von Produkten gemäß den Garantiebedingungen bequem verwalten kann.

Einkauf

Dieses Modul gewährleistet die Verwaltung aller Einkäufe und anderer Ausgaben von APsystem, wie Miete, kommunale Zahlungen und andere Geschäftskosten. Odoo-Benutzer können Anforderungen erstellen, die zur Genehmigung an die Zentrale des Kunden gesendet werden. Sobald eine Anforderung genehmigt ist, bestätigt der Benutzer die Bestellung und sendet die Informationen über die Lieferung an das Lager.

Nachdem das Lager die Produkte erhalten und verarbeitet hat, informiert es den Odoo-Benutzer über die Produkte, und der Benutzer fügt die Details zu den Transferdokumenten in Odoo hinzu. Wir richteten eine spezielle Benutzergruppe mit Zugriff auf die Einkaufspreise ein. Unsere Spezialisten konfigurierten auch individuelle Liefertermine pro Produkt und richteten einen automatisierten Prozess zur Generierung von Intercompany-Transaktionen für Bestellungen ein, so dass die Zentrale alle Einkaufsinformationen erhalten konnte.

Rechnungsführungsvorgänge

Der Kunde nutzte Exact für seine Buchhaltungsanforderungen. Da Odoo jedoch die Buchhaltungsfunktionen zusammen mit allen anderen Funktionen bietet, die der Kunde benötigte, wechselte APsystems zu Odoo. Wir migrierten die Finanzdaten, die der Kunde seit 2014 in Exact angesammelt hatte, um die Datenkontinuität zu gewährleisten. Unser Team konfigurierte außerdem einen Kontenplan in Odoo, der die Konten in der für den Kunden geeigneten Reihenfolge auflistet.

Die Transition-Spezialisten fügten auch ein Modul für Finanzberichte hinzu. Es ermöglicht dem Kunden, mit Gewinn- und Verlustberichten und Bilanzen zu arbeiten, aktuelle Zusammenfassungen und Cashflow-Berichte zu erhalten und vieles mehr.

 

Bestandsverwaltung

Um den Prozess der Lagerverwaltung zu organisieren, haben wir das Modul zur Bestandsverwaltung hinzugefügt und angepasst. Es gewährleistet die Nachverfolgung der Verpackungs- und Versanddaten der Bestellungen, regelmäßige Bestandszählungen, die Verwaltung der Bestandsinformationen der Lagerorte und mehr.

Helpdesk-Verwaltung

Um die Verwaltung aller Garantie- und Ersatzanfragen von Endkunden zu ermöglichen, implementierte Itransition das Odoo Helpdesk-Modul. Wir haben die Funktionalität so angepasst, dass die Benutzer beim Erstellen von Helpdesk-Anfragen ein Dropdown-Feld für bestimmte Gerätenummern erhalten. Auf diese Weise können die Manager des Kunden die Anfragen schneller bearbeiten, da sie alle notwendigen Informationen über bestimmte Produkte und deren Garantien auf einmal erhalten.

Prozess des Anforderungsmanagements

Um die Anforderungen zu verwalten, aktualisierte der Business-Analyst von Itransition kontinuierlich das Confluence-basierte Projekt-Wiki mit der Anforderungsklärung und -dokumentation. Die Spezifikation wurde unterteilt in:

• Aktuelles Systemverhalten - Seiten, die die Funktionalität der Mitarbeiter des Kunden beschreiben.
• Änderungswünsche-Seiten - diese Seiten enthalten Informationen über erforderliche Änderungen aufgrund von Kundenwünschen oder spezifischen Geschäftsprozessen. Jede Seite enthält eine Liste von Änderungen mit einer eindeutigen ID, einem Status, detaillierten Anforderungen und einem Link zu der entsprechenden Jira-Aufgabe.

Ausbildung

Um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter des Kunden mit der neuen Lösung vertraut sind und ihre Möglichkeiten optimal nutzen können, führte Itransition zehn Schulungen mit Funktionsdemonstrationen durch. Nachdem wir eine wichtige Funktionalitätsaktualisierung geliefert hatten, demonstrierten wir, wie sie funktionierte, um sicherzustellen, dass die Spezialisten des Kunden über praktische Kenntnisse verfügten. Alle Demos wurden aufgezeichnet und mit schriftlichen Benutzerhandbüchern unterstützt. Außerdem haben wir den Anwendern der Lösung kontinuierlich Ad-hoc-Hilfe geleistet, wenn Fragen auftauchten.