Atlassian Beratung & Lizenzmanagement für einen Anbieter von Klimalösungen

Lösung

Unsere technischen Berater arbeiteten eng mit den Atlassian-Administratoren und Abteilungsleitern des Klimaunternehmens zusammen, um eine passende Lösung für die individuellen geschäftlichen Herausforderungen zu entwickeln. Wir führten unter anderem ein Audit, die Konfiguration von Jira und JSM und andere Supportaktivitäten durch und kümmerten uns zusätzlich um das Lizenzmanagement.

Audit

Wir schlugen folgende Schritte und Vorgehensweisen für die Zusammenarbeit vor:

	Kunde	Übergang
Zielsetzung	Ziele identifizieren Antworten auf Fragen geben Zugang zu den nötigen Dokumenten gewähren	Die Administratoren des Kunden befragen Die geschäftlichen und technischen Anforderungen bestimmen
Analyse	Zugang zu aktuellen Atlassian-Konfigurationen und -Einstellungen ermöglichen	Analysieren der aktuellen Prozesse und der Infrastruktur Überprüfen der Übereinstimmung mit den Best Practices von Atlassian
Verbesserungsfahrplan	Anforderungen priorisieren Verteilen der Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen dem Kunden und Itransition, wobei Itransition nicht-triviale Aufgaben übernahm, die mehr Zeit und Aufwand erfordern Roadmap und Ergebnisse validieren und genehmigen	Eine Liste von Verbesserungen erstellen Entwickeln eines flexiblen Fahrplan Architektur der Lösung Modellieren der Geschäftsprozesse und Datenflüsse Erstellen eines Supportplans, der nicht-triviale Aufgaben übernimmt
Implementierungs- und Unterstützungsaktivitäten	Vorbereiten und Durchführen von Schulungen	Bereitstellung von strukturiertem Wissen und Dokumentation für den Kunden zu Schulungszwecken

Wir analysierten die Routinearbeit der Atlassian-Administratoren des Kunden und die von ihnen durchgeführten Aufgaben. Als Ergebnis des Audits haben wir einen Verbesserungsplan vorgeschlagen und die dringendsten Probleme sofort behoben, wie zum Beispiel:

• Laufende Überprüfung der aktuellen Atlassian-Einstellungen und -Lizenzen des Kunden und Skalierung des Systems entsprechend den sich entwickelnden Anforderungen unter Einhaltung des Budgets
• Konfiguration von JSM-Projekten für die Teams des Kunden und Implementierung von Verbesserungen
• Automatisierung des Betriebs und Rationalisierung der Prozesse für verschiedene Abteilungen
• Die reibungslose Übergabe von Projekten an die Teams des Kunden unter täglicher Verwendung von Jira, einschließlich Dokumentation und Benutzerschulung
• Implementierung von Jira-Automatisierungs- und Berichtsfunktionen, die es dem Kunden ermöglichen, das Beste aus seiner Atlassian-Suite herauszuholen, mit umfangreichen Daten und betrieblicher Effizienz
• Bereitstellen von laufendem technischen Support und Fehlerbehebungen

Jira & JSM

Das Team von Itransition führte die folgenden Maßnahmen durch:

• Implementierung von Atlassian Best Practices und JSM-Konfigurationen
• Erstellung von anpassbaren Workflows, um die Arbeitsabläufe der verschiedenen Abteilungen des Kunden anzupassen
• Erweiterte Konfigurationen für eingehende und ausgehende E-Mail-Benachrichtigungen für JSM-Projekte
• Verbesserung der Abläufe zur Verwaltung von Benutzeranfragen für verschiedene Abteilungen durch das Support-Team
• Entwicklung von benutzerdefinierten Jira-Plugins für bestimmte Benutzergruppen

Das Team von Itransition hat verschiedene Service- und Entwicklungsprojekte mit Hilfe von Automatisierung und RESTful API integriert. Wir haben zusätzlich eine Integration zwischen der HR-Software des Kunden und Jira sowie eine Integration zwischen dem Buchhaltungsprojekt und externen Dienstleistungen entwickelt.

Um die Aufgabenverfolgung zu organisieren, nutzen die HR-Spezialisten des Kunden sowohl das HRIS eines Drittanbieters als auch Jira. Das Team von Itransition schlug vor, das Aufgabenmanagement über eine Integration zwischen dem HRIS und Jira in einem einzigen Kanban-Board zu vereinen. Unter Verwendung nativer Integrationsmöglichkeiten wie Webhooks haben wir eine benutzerdefinierte Integration zwischen Jira und einem SaaS-HRIS eines Drittanbieters entwickelt, das für das Workflow-Management vor und während des Onboardings, die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern, die Zahlung von Vergütungen und vielem mehr verwendet wird.

Itransition analysierte die Arbeitsabläufe des Kunden, erfasste die Anforderungen des HR-Teams und definierte die zu rationalisierenden Prozesse. Die Integration umfasst die folgenden Funktionen:

• Eingehende Ereignisse
  Wenn ein Benutzer eine neue Aufgabe im HRIS erstellt, wird die gleiche Aufgabe in Jira, die sich auf die HRIS-Aufgabe bezieht, automatisch erstellt.
• Auflösungsereignisse
  Wenn ein Benutzer eine Aufgabe in Jira auflöst, wird die zugehörige HR-Aufgabe automatisch als erledigt markiert.

Wenn beispielsweise eine offene Stelle zu besetzen ist, löst die HR-Software die Erstellung von Aufgaben für die gängigsten Workflow-Schritte aus:

• Auslösen von Onboarding-Aktionen
• Überprüfen der Visabestimmungen
• Checkliste für die Entlassung versenden
• Details zum Austritt bestätigen
• Ausstiegsablauf auslösen
• Austrittsbestätigungsschreiben versenden
• Feedback zum Wochenende senden
• Bestätigungsschreiben für den Mutterschaftsurlaub vorbereiten

Jetzt können HR-Mitarbeiter alle von der HR-Abteilung und Jira erstellten Aufgaben ganz einfach in einem Bereich verfolgen und verwalten. Die Integration ermöglicht dem Kunden eine Zeitersparnis von bis zu 10 % bei den HR-Managementprozessen.

Buchhaltung JSM-Projekt

Die verschiedenen Buchhaltungsabteilungen des Klimaunternehmen sitzen weltweit verteilt an mehreren Standorten, wo wöchentlich Hunderte von Anfragen und bis zu 20 verschiedene Anfragearten bearbeitet werden.

Weiterhin konnte eine Vielzahl von Arbeitsabläufen bis dato nicht standardisiert werden, sodass sie für jeden Anfragetyp, jedes Team und jeden Buchhalter individuell angepasst werden mussten. Die Arbeitsabläufe der Abteilung, einschließlich des Versands von Rechnungen, der Zuweisung von Aufgaben, der Erteilung von Anweisungen und der Festlegung von Fristen, wurden per E-Mail abgewickelt. Aufgrund des Wachstums des Unternehmens mussten der Finanzfluss und die Verarbeitung automatisiert, rationalisiert und optimiert werden.

Um dies zu erreichen, unterstützten wir den Kunden bei der Einführung eines umfangreichen Serviceprojekts auf der Grundlage der Best Practices von Atlassian. Wir erfassten die Anforderungen, die die Lösung mitbringen sollte, und konfigurierten die Atlassian-Einstellungen entsprechend, richteten JSM-Projekte ein und automatisierten die Geschäftsabläufe.

Das Buchhaltungsprojekt bearbeitet nun erfolgreich sogar weitaus mehr Anfragen pro Woche mit deutlich über 20 Anfragearten und das für mehr als 40 Teams

Team-Dashboards

Jede Abteilung des Unternehmens verfügt über große, weltweit verteilte Teams, wobei die Abteilungsleiter für verschiedene Standorte zuständig sind. Wenn eine Anfrage eingeht, muss sie an das zuständige Team und das Dashboard weitergeleitet werden.

Wir erstellten und implementierten separate Dashboards für verschiedene Abteilungen mit zugewiesenen und nicht zugewiesenen Aufgaben und mehreren Filtern, benutzerdefinierten Feldern und Aufgabentypen, insgesamt über 100 Objekte. Unser Team etablierte auch einen Dashboard-Bericht, um die von den Benutzern benötigten Informationen nach bestimmten Kriterien zu filtern, was ihnen Zeit bei der Suche nach Berichten spart. Jetzt sind komplizierte Daten in einem einseitigen Format verfügbar. Die Dashboard-Filter helfen den Entscheidungsträgern, sich auf wesentliche Aspekte zu konzentrieren und die Arbeit ihrer Teams besser zu verwalten und zu strukturieren. Insgesamt werden die Team-Dashboards von 8 Abteilungen für verschiedenste Projekte genutzt

Lizenzverwaltung

Das Team von Itransition übernimmt das komplette Atlassian-Lizenzmanagement für den Kunden, wobei es Pakete, Setups, Konfigurationen, Preispläne und Funktionsangebote ständig neu bewertet, um die am besten geeigneten Pakete bereitzustellen und so die Leistung der Lösung zu maximieren und die Kosten zu minimieren.

Die Experten von Itransition führten dazu anfangs ein detailliertes Audit durch, bei dem sie die eingesetzten Instanzen analysierten, um relevante Statistiken zu ermitteln und zu wenig oder nicht genutzte Lizenzen zu identifizieren. Darüber hinaus führen wir vierteljährlich oder auf Anfrage ein Kostenoptimierungsaudit durch, in dem wir untersuchen, wie die Lizenzen genutzt werden und welche Lizenzen zurückgezogen werden können. Aufgrund der sich ändernden Geschäftsanforderungen des Kunden haben wir auch überprüft, ob die aktuellen Geschäftsanforderungen mit dem laufenden Atlassian-Setup übereinstimmen. Anschließend erstellten wir einen Bericht, in dem wir die „Pain Points” beschrieben, eine Liste mit Empfehlungen erstellten und die aktuellen und zukünftigen Kosten und Implementierungsdetails aufschlüsselten. Nachdem der Kunde zugestimmt hatte, setzten wir die Empfehlungen um.

Dank der kontinuierlichen Betreuung und Optimierung der Atlassian-Lösungen durch Itransition konnte der Kunde folgende Vorteile erzielen:

• Es wird weder Zeit noch Geld für falsche Abonnements und Konfigurationen aufgewendet
• Entscheidungen zur Kostenoptimierung können durch Informationen zu Änderungen im Voraus getroffen werden
• Die Lösung wird von uns an ihr aktuelles Angebot und ihre Geschäftsanforderungen angepasst
• Wir kümmern uns um Lizenzverfahren, nervigen Papierkram und Sofort-Zahlungen.

Insgesamt konnte das Klimaunternehmen durch den Abbau ungenutzter Lizenzen die eingesparten Mittel in nur acht Monaten in das 1,5-fache Wachstum seiner globalen Teams reinvestieren.

Kundenbetreuung

Das Team von Itransition fungierte als Technologieberater und half dem Kunden, verschiedene Atlassian-Lösungen auszuprobieren und deren Vor- und Nachteile zu analysieren. Wir unterstützten ihn während der Testphase des Jira Software Premium Plans und führten ihn durch zusätzliche Funktionen, einschließlich Sandbox und Assets.

Wir boten auch kleine Frage-Antwort-Runden während unserer Synchronisationen an, wann immer es ein Verwaltungsproblem oder neues interessantes Fachwissen zu teilen gab. Die Atlassian-Experten suchen uns ebenfalls bei nicht-trivialen Problemen auf, und wir schlagen verschiedene Workarounds vor.

Außerdem helfen wir weiterhin bei der Automatisierung von JSM-Projekten für die verschiedenen Abteilungen des Kunden mit ihren speziellen Anforderungen. Wir haben auch das SLA-Management für den Kunden übernommen.