Atlassian-basiertes Projektmanagementsystem für Banken

Lösung

Itransition erbrachte Atlassian-Beratungsleistungen und baute die Architektur eines Projektmanagementsystems auf, das auf die bestehenden Projektmanagementprozesse der Bank abgestimmt war. Das Projekt wurde in drei Phasen unterteilt, um eine effiziente Zuweisung von Kundenressourcen zu gewährleisten:

Phase 1. Audit der bestehenden Prozesse und Erstellung eines Systemprototyps

Wir sammelten und analysierten erste Anforderungen in Bezug auf bestehende Projektmanagementprozesse, wie z.B.:

• Verwaltung der Lebenszyklen aller Projekte der Bank
• Besprechung und Koordinierung von arbeitsbezogenen Fragen
• Erstellen einer Hierarchie von Aufgaben und deren Beziehungen
• Verwaltung projektbezogener Ressourcen und Dokumentation
• Erstellen von Berichten und Datenvisualisierung
• Festlegen von Zugriffsrechten auf der Grundlage des Rollenmodells
• Sicherheitseinstellungen verwalten

Wir haben festgestellt, dass mehr als 2.000 Mitarbeiter das zukünftige Projektmanagementsystem nutzen werden, darunter:

• Projektinitiator, der ein neues internes und externes Projekt zur Erfüllung der Ziele der Bank startet
• Projektleiter, der dafür verantwortlich ist, dass die Projektziele erreicht werden und die Projektergebnisse den Anforderungen und Terminen entsprechen
• Das Projektteam, das für eine qualitativ hochwertige und fristgerechte Projektdurchführung verantwortlich ist
• Mitarbeiter des Project Management Office, die die Projektaktivitäten der Bank überwachen
• Stakeholder (Vorstand und Aufsichtsrat), die für die Entscheidungsfindung verantwortlich sind

Wir führten Interviews mit PMs und PMO-Leitern und analysierten die bestehenden Prozesse und Unterlagen der Bank. Außerdem haben wir die folgenden Phasen des aktuellen Projektlebenszyklus des Kunden herausgearbeitet:

Neben anderen Tätigkeiten erstellten die Mitarbeiter die Projektdokumentation unter Verwendung von mehr als 50 Vorlagen und speicherten sie anschließend in der Dokumentenmanagement-Datenbank der Bank. Danach musste die Projektdokumentation überwacht und von den Beteiligten genehmigt werden.

Auf der Grundlage unserer Analyse der aktuellen Projektmanagement-Aktivitäten lieferten wir die Produktvision. Hier ist das Diagramm mit den Komponenten des Projektmanagementprozesses und den Atlassian-Produkten für ihre weitere Automatisierung:

Phase 2. Entwicklung eines funktionalen Anforderungsdokuments

Nach der Überprüfung der Projektmanagement-Prozesse der Bank und der Erstellung des Diagramms des Projektmanagement-Systems entwickelten wir ein funktionales Anforderungsdokument (FRD).

Der FRD-Entwicklungsprozess war in zwei Phasen unterteilt. Zunächst bereiteten wir einen Abschnitt des FRD für das PMO und die Stakeholder vor, um sein Format zu genehmigen und sicherzustellen, dass die Jira-Administratoren auf Kundenseite die im FRD enthaltenen Informationen verstehen. Anschließend haben wir das gesamte FRD mit dem PMO und den Stakeholdern vorbereitet und genehmigt.

Das FRD für die Konfiguration von Jira, Confluence und die Entwicklung des Projektmanagement-Systems bestand aus:

1. Spezifikationen für die Konfiguration von Atlassian-Produkten und Tempo-Plugins, einschließlich:

• Beschreibung der Einstellungen
• Anforderungen für globale Berechtigungen und individuelle Zugriffsrechte
• Vorlagen von Projekten in Jira mit einer detaillierten Beschreibung von Issue-Typen, Workflows, benutzerdefinierten Feldern, Zugriffsrechten, Benachrichtigungen und automatisierten Prozessen
• Vorlagen für den Confluence-Bereich (Seitenbaum und Seitenvorlagen)
• Projektberichte und Dashboards (Entwicklung/Konfiguration von Berichten)

2. Schulungsunterlagen mit Links zu aktuellen Atlassian-Ressourcen

Phase 3. Beratungen für die Atlassian-Administratoren des Kunden

Nach der Überprüfung und Genehmigung des FDR durch die Stakeholder, das PMO und die Atlassian-Administratoren berieten wir bei der Konfiguration des Projektmanagement-Systems auf Basis von Jira und Confluence.

Projektmanagementsystem

Ausgehend von den Ergebnissen des Audits schlugen wir vor, das gesamte Projektmanagement auf Jira und die gesamte Projektdokumentation auf Confluence zu verlagern. Der Projektinitiator und/oder PM kann ein Jira-Projekt mit einer Reihe von Aufgaben erstellen, die nach einem bestimmten Arbeitsbereich gruppiert sind.

Wir haben das Sammeln von initiativ- und projektbezogenen Informationen getrennt, indem wir verschiedene Vorgangsarten implementiert haben, um diese Aktivitäten getrennt zu speichern, zu überwachen und zu analysieren. PMs können auch ein separates Jira-Projekt erstellen, um Aufgaben zu verwalten. Darüber hinaus schlugen wir die Verwendung von Advanced Roadmaps in Jira vor, um die Arbeit über mehrere Teams hinweg zu planen und zu verfolgen und Abhängigkeiten in großen Projekten zu erkennen.

Der Projektlebenszyklus umfasst nun die folgenden Schritte:

1. Der Initiator erstellt in Jira einen Initiative-Issue-Typ, um primäre Informationen über das Projekt zu sammeln, einschließlich seiner Beschreibung, einer Liste der Teilnehmer, des geplanten Budgets und des Projektnutzens sowie des Zeitplans.

2. nach der Genehmigung der Initiative erstellt der PM einen separaten, verknüpften Projektkarten-Typ, um die Projektinformationen und den Lebenszyklus zu konsolidieren.

Die Projektkarte hat bestimmte Felder, die dem Kunden helfen:

• Speichern und Analysieren von allgemeinen Informationen über das Projekt (Arbeitsplan, Budget, Liste der Teilnehmer und Stakeholder, Geschäftsziele, Risiken, Ergebnisse usw.)
• Projekte nach Zielen, Wichtigkeit und Fristen klassifizieren
• Automatisieren Sie den Genehmigungsprozess und die Projektüberwachung

Wir haben eine detaillierte Analyse der Anforderungen der Bank an die Ressourcenplanung und -verwaltung durchgeführt und festgestellt, dass der Kunde das geplante Budget mit allen Ausgaben (Sach-, immaterielle, Kapital- und Betriebskosten) für alle Initiativen berechnen und diese Daten in Excel hochladen wollte.

Für diese Zwecke schlugen wir die Verwendung der folgenden Tempo-Anwendungen vor:

• Tempo Timesheets für die Zeiterfassung
• Tempo Planner für die Verwaltung der Projektressourcen
• Tempo Budgets für die Verwaltung von Projektbudgets und Finanzinformationen. Die App ermöglicht es dem Kunden, Finanzberichte zu erstellen und berechnet automatisch das Budget und die Ausgaben, einschließlich der Ausgaben für den Erwerb von Sachanlagen und immateriellen Vermögenswerten, Marketingausgaben, Personal und Miete.

Zusätzlich zu dieser Funktion erstellten wir Berichte und Dashboards unter Verwendung der Datenanalysefunktionen und Berichte der Apps Jira und Tempo. Sie sollten den Beteiligten helfen, den Status aller Projekte und Initiativen nach verschiedenen Typen, Zeitintervallen usw. zu sehen sowie die Wirksamkeit von Projekten und Initiativen in Echtzeit zu bewerten.

Jira-Integration mit Confluence

Wenn eine neue Projektinitiative hinzugefügt wird, erstellt das System automatisch einen Bereich in Confluence, um alle Projektinformationen zu speichern. Der Bereich und die Projektdokumentation in Confluence werden mit dem entsprechenden Projekt in Jira verknüpft. Nach einer Analyse der Liste der wichtigsten Dokumentvorlagen der Bank haben wir in Confluence Dokumentvorlagen erstellt, die mit den Papiervorlagen der Bank übereinstimmen.

Das System beseitigt außerdem automatisch Duplikate in Jira und Confluence, wodurch die Fertigstellung der Projektdokumentation beschleunigt wird. Für diese Funktion haben wir ein eigenes Makro entwickelt, das auf dem Standardmakro für Jira Issues in Confluence basiert.