Automatisierung der Erfassung sensibler Daten für eine Non-Profit-Organisation
Itransition automatisierte die Informationsbeschaffung des Kunden und half so dabei, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenverarbeitung um das Fünffache zu reduzieren.
Hintergrund
Unser Kunde, Headway Thames Valley, ist eine Wohltätigkeitsorganisation in Henley-on-Thames, England. Sie hilft Menschen, die in Berkshire und South Oxfordshire wohnen, ihr Leben nach einer Hirnverletzung wieder zu verbessern, indem sie Beratungen, klinische Neuro-Rehabilitation und Selbsthilfegruppen anbietet. Um Hilfe zu erhalten, müssen die Verletzten oder deren Betreuer ein Anmeldeformular ausfüllen. Hierfür muss ein Microsoft-Word-Dokument heruntergeladen und ausgefüllt werden, mit einem Passwort versehen und an Headway Thames Valley zurückgesendet werden. Dort werden die Informationen anschließend manuell analysiert und ein Kontakt in ihrem Salesforce CRM angelegt.
Das derartige Sammeln von Informationen ist jedoch für die Patienten wie auch das Unternehmen extrem zeitaufwendig. Der Schutz der medizinischen Daten stellte sie ebenfalls vor eine Herausforderung, da passwortgeschützte Word-Dokumente anfällig für verschiedene Angriffe und Sicherheitsbedrohungen sind, wie etwa Malware oder Viren, die Schwachstellen in Microsoft Word selbst ausnutzen. Daher wollte Headway Thames Valley sicherere Methoden wie eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder Cloud-Speicherlösungen implementieren, um maximalen Datenschutz gewährleisten zu können.
Headway Thames Valley wandte sich an Itransiton, einen erfahrenen Salesforce-Berater, mit dem Wunsch, eine automatisierte und zugleich sicherere Methode zur Datenerfassung über das Online-Formular zu entwickeln.
Lösung
Da es in erster Linie um den Schutz sensibler Daten geht, rieten wir dazu, ein benutzerdefiniertes Formular mit Salesforce zu erstellen. Dies ist die sicherste Option, da der Kunde Salesforce als sein CRM verwendet, sodass die Informationen das System nicht verlassen müssen und sicher gespeichert und übertragen werden können. Da diese Lösung direkt in Salesforce gehostet wird, wird der Kontakt nach der Übermittlung des Formulars automatisch im CRM angelegt, was die Zeit für die Dateneingabe reduziert.
Aufgrund der Hirnverletzung sind die Kunden von Headway Thames Valley nicht immer in der Lage, das Formular selbst auszufüllen. Aus diesem Grund haben wir das Formular anpassungsfähig gestaltet. Wenn eine dritte Person das Formular ausfüllt, wählt sie die dazu passende Rolle aus, um zusätzliche Kontaktfelder zu erstellen (Betreuer, Schlüsselperson oder Ähnliches). Nach dem Ausfüllen des Formulars werden mehrere miteinander verknüpfte Salesforce-Kontakte erstellt.
Das Team von Itransition hat ein adaptives Formular mit Lightning Web Components (LWC) erstellt und den Prozess zwischen Formularfeldern und Feldern im Salesforce-Kontakt abgebildet. Außerdem wurde ein UI-Design für das Formular entwickelt und implementiert. Um die Lösung leicht zugänglich zu machen, haben wir sie für mobile Geräte optimiert. Außerdem haben wir das reCAPTCHA-System integriert, um die Sicherheit des Formulars zu gewährleisten und zu verhindern, dass Bots es ausfüllen.
Um den Kunden über den Entwicklungsprozess auf dem Laufenden zu halten, hielten wir vier Demositzungen mit ihm ab, in denen wir ihm den Fortschritt zeigten und seine Fragen beantworteten. Während dieser Demos leitete unser Team den Kunden an und zeigte ihm genau, wie er neue Felder in das Formular einfügen und E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen bearbeiten kann, sodass er die Lösung an seine Bedürfnisse anpassen kann. Darüber hinaus arbeitete Itransition den Kunden ausführlich in das Thema Formulareinstellungen ein.
Ergebnisse
Itransition bot Headway Thames Valley eine sichere Methode zur Erfassung sensibler medizinischer Daten und automatisierte die Übertragung der Informationen in ihr CRM-System. Diese Lösung reduzierte den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenerfassung und -verarbeitung erheblich. Wir sorgten auch dafür, dass das Formular auf mobilen Geräten und Tablets leicht ausgefüllt werden kann, um den Endbenutzern die Arbeit zu erleichtern.
