Beratung für eine internationale Marketing-Agentur

Lösung

Wir rieten dazu, die Beratung in mehrere Phasen zu unterteilen, um am Ende jeder Phase klare Ergebnisse liefern zu können. Auf diese Weise erhielt unser Kunde umsetzbare Erkenntnisse, die er direkt anwenden konnte, um sein Geschäft von Anfang an zu überdenken.

Phase	Ziel	Leistungen	Eine professionelle Systemumstellung
Erhebung von Schmerzpunkten	Verstehen der geschäftlichen und technischen Bedürfnisse des Kunden	Ist-Zustandsbericht mit detaillierten Beschreibungen der IT- und Geschäftsprobleme	Business-Analyst
Erstellung des Funktionsumfangs	Erstellen einer umfassenden Funktionsliste, die alle Schmerzpunkte des Kunden abdeckt	Übersicht der zukünftigen Funktionen	Business-Analyst
Plattformauswahl	Anpassung des Funktionsumfangs an die Out-of-the-Box-Funktionen der verschiedenen Plattformen	Bericht über zukünftige Lösungen und technische Optionen, der einen Überblick über verschiedene Plattformen gibt	Plattform-Berater
Entwurf einer Lösung	Schlüsselprinzipien für die Entwicklung aufstellen	Lösungsentwurfsbericht	Plattformberater

Wir ermittelten zunächst alle bestehenden Geschäfts- und IT-Probleme und erstellten dann einen Soll-Funktionsumfang. Auf der Grundlage des Funktionsumfangs empfahl unser Team mehrere geeignete Plattformoptionen. In der letzten Phase, als der Kunde sich für die passende Plattform entschieden hatte, verfeinerte der zuständige Berater die zukünftige Lösung unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Plattform.

Erhebung von Schmerzpunkten

Um ein umfassendes Verständnis der Ist-Prozesse für das Unternehmen als Ganzes und für die einzelnen Abteilungen zu erlangen, befragte unser Business-Analyst sowohl die wichtigsten Stakeholder (C-Level, Management, Teamleiter usw.) als auch Mitarbeiter aus den verschiedenen Teams. Dies half uns zu verstehen, welche Arbeitsabläufe oder Funktionen geschäftskritisch waren und zuerst implementiert werden sollten, was sich in den späteren Phasen der Beratung als nützlich erweisen würde.

Die Interviews halfen uns auch dabei, den aktuellen Stand der digitalen Bereitschaft und des IT-Wissens im Unternehmen einzuschätzen, was sich wiederum direkt darauf auswirkt, welche zusätzlichen Prozessänderungen oder Schulungen unser Kunde in Zukunft benötigen könnte. Itransition forderte auch verschiedene Dokumente und Demos für die derzeit verwendeten Lösungen an, um ein Verständnis für die Nutzung durch die einzelnen Abteilungen zu erlangen. Unser Team probierte die Ist-Benutzerführung aus, indem es die Arbeitsabläufe verfolgte, die die Mitarbeiter unseres Kunden täglich durchführen, um so die spezifischen Schmerzpunkte für jede bestehende Lösung herauszufinden.

Wir konnten die folgenden Probleme in den Geschäftsabläufen unseres Kunden herausstellen:

• Mangel an Integration - die meisten Prozesse erforderten mehrere unzusammenhängende Lösungen, was sie verkomplizierte und verlangsamte (beispielsweise wurde eine Aufgabe in einer Projektmanagementlösung gespeichert, aber die Genehmigung dafür wurde per E-Mail angefordert)
• Verteilte Daten - Daten wurden lokal gespeichert und verwaltet, was es schwierig machte, sicherzustellen, dass sie aktuell, korrekt und für alle Mitarbeiter leicht zugänglich waren
• Mangelnde Zusammenarbeit - zahlreiche unzusammenhängende IT-Lösungen behinderten eine effektive Teamarbeit und Kommunikation zwischen den Abteilungen
• Mangel an Automatisierung - viele routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben (wie etwa die Einholung von Genehmigungen) wurden manuell ausgeführt, was wertvolle Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nahm
• Nicht standardisierte Geschäftsabläufe - es war schwierig, die individuellen Arbeitsabläufe der verschiedenen Abteilungen aufeinander abzustimmen, was die geschäftliche Flexibilität beeinträchtigte
• Unzureichende Planung - unser Kunde hatte Probleme mit Geschäftsprognosen und Ist-Analysen, da die Daten über verschiedene Lösungen verteilt waren
• Mangelnde Digitalisierung - einige Abteilungen nutzten keine Cloud-basierten Lösungen, was den manuellen Arbeitsaufwand erhöhte

Erstellung des Funktionsumfangs

Nachdem wir die Ergebnisse des Ist-Zustandsberichts mit den Stakeholdern unseres Kunden besprochen hatten, fuhr unser Business Analyst mit der nächsten Phase fort – der Erstellung des Funktionsumfangs. Zunächst erstellten wir eine Liste der Funktionen, die unser Kunde in all seinen Lösungen verwendet. Mit einem gründlichen Verständnis für das Geschäft unseres Kunden und seiner Probleme entwickelten wir eine erste Idee für die zukünftige Lösung, die von High-Level-Konzepten bis hin zu einzelnen Funktionen reichte.

Um die Arbeitsabläufe besser zu strukturieren, haben wir die folgenden Implementierungsprinzipien vorgeschlagen, die als Grundlage für den zu entwickelnden Funktionsumfang dienen sollten

1. Hinzufügen mehrerer Benutzerrollen mit verschiedenen Zugriffsebenen, um den Datenzugriff zu organisieren und Dokumentationssicherheit zu erreichen
2. Entwerfen von Geschäftseinheiten zur Strukturierung der bestehenden Prozesse, wobei viele Teams unterschiedliche Terminologien für dieselben Konzepte verwenden
3. Entwicklung einer eindeutigen ID für eingegebene Geschäftsdaten, um sicherzustellen, dass jede Einheit (Dokument, Vertrag, Rechnung, Aufgabe usw.) im gesamten System leicht nachverfolgt werden kann
4. Migration von Daten aus den derzeit verwendeten Lösungen, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und die Benutzerakzeptanz zu erleichtern
5. Implementierung der folgenden logischen Komponenten in der Lösung, um die über die bestehenden IT-Lösungen verstreuten Geschäftsfunktionen zusammenzuführen:

• Sicherheit - Entwurf eines Systems von Berechtigungen und Zugängen, Entwicklung von Zugangs- und Sichtbarkeitsmanagementfunktionen, um das Problem des uneingeschränkten Zugangs zu Dokumenten im Unternehmen zu lösen
• Einheits- und Datenmanagement - Erstellung von Benutzerrollen und Geschäftseinheiten und deren Anpassung an neu definierte Arbeitsabläufe
• Dokumentenmanagement - Schaffung eines zentralen und nachvollziehbaren Single Point of Access für die gesamte Dokumentation
• Operationen (Vertragswesen, Budgetierung und Beschaffung, Veranstaltungsplanung und mehr) - Abdeckung des gesamten Lebenszyklus der Geschäftsprozesse von der Lead-Generierung bis zur Veranstaltungsplanung und Angebotsabgabe
• Interne Arbeitsabläufe - Erstellung klarer, standardisierter Arbeitsabläufe für Prozesse, die manuell und ohne festgelegte Pfade durchgeführt wurden (Genehmigungen, Validierung, Support)
• Benachrichtigung und Nachverfolgung - Entwicklung eines differenzierten Benachrichtigungs- und Alarmierungssystems und Abstimmung mit Workflows und Benutzerrollen

Danach wurden die zu entwickelnden logischen Komponenten in verschiedene Funktionen aufgebrochen und mit denen der bestehenden Lösungen verglichen. So konnten wir verstehen, was kosteneffizienter wäre: die Anpassung der bestehenden Lösungen oder der Aufbau einer neuen Lösung. In Anbetracht des Umfangs der erforderlichen Verbesserungen wurde schnell klar, dass es einfacher wäre, eine der marktführenden, hochgradig anpassbaren Plattformen zu wählen.

Auswahl der Plattform

Ein Lösungsberater verglich den gewünschten Funktionsumfang mit den von verschiedenen Plattformen bereitgestellten Out-of-the-Box-Funktionen. Sie wiesen jeder gewünschten Funktion eine in Prozent gemessene Plattformabdeckung zu. Wenn die Plattform die Funktion nicht bot, überlegten der Lösungsberater und der Geschäftsanalytiker, wie wichtig sie für die zu entwickelnde Lösung war und wie schwierig es sein würde, sie durch Anpassungen oder Integrationen hinzuzufügen.

Als Ergebnis der vorläufigen Umfangsabschätzung kamen wir zu dem Schluss, dass der Aufbau einer Lösung auf Odoo oder Salesforce die praktikabelste Option wäre, da diese Plattformen die meisten der geforderten Funktionen von Haus aus abdecken.

Obwohl Odoo und Salesforce sehr unterschiedlich sind, wiesen beide im Fall unseres Kunden die gleichen Funktionen auf, die nicht im Umfang enthalten waren:

• Website-Support über den eingebauten Chatbot der Plattform
• Eine mobile Version, die die Desktop-Anwendung vollständig widerspiegelt
• Unterstützung für digitale Asset Records (DAM)

Da diese Funktionen jedoch eher "nice-to-have" als geschäftskritisch sind, hatten sie keinen Einfluss auf die weitere Analyse der Plattformen. Um Odoo und Salesforce zu vergleichen, hat Itransition daher die Funktionen mit den größten Unterschieden in den Bewertungen näher betrachtet.

Feature	Odoo	Salesforce
Ereignisverwaltung	Ein robustes, sofort einsatzbereites Modul zur Ereignisverwaltung	Mehr Funktionen zur Verwaltung zahlreicher Aspekte der Veranstaltungsorganisation als vielschichtiges Projekt
Mitarbeiterverwaltung	Beides ist gut, aber die Mitarbeiterverwaltung von Odoo wäre für den Fall unseres Kunden besser geeignet
Rekrutierung	Enorme Rekrutierungsfunktionen, die auf das Modul Mitarbeiter abgestimmt sind	Die Funktionen für die Personalbeschaffung sind vorhanden, aber weniger umfangreich als die von Odoo
Berichterstattung	Grundlegende Berichte, die die meisten Bedürfnisse unserer Kunden abdecken	Stärkere Berichtsfunktionen mit Funktionen für benutzerdefinierte Berichte und die Erstellung von Formeln

Auch wenn Salesforce in Bezug auf das Berichtswesen und das Ereignismanagement besser abschnitt, konnten die Mitarbeiter- und Einstellungsverwaltung von Odoo und die Möglichkeit, diese Module zu integrieren, unseren Kunden überzeugen. Insgesamt wiesen Odoo und Salesforce einen ähnlichen Funktionsumfang auf und erforderten relativ gesehen den gleichen Anpassungsaufwand. Odoo verfügt außerdem über eine eigene Hosting-Plattform Odoo.sh, die das Design der Infrastruktur vereinfacht und die damit verbundenen Kosten senkt.

Wir dokumentierten alle unsere Erkenntnisse und ergänzten sie mit Infrastrukturdiagrammen und Schätzungen zu weiteren Wartungs- und Supportarbeiten. So kam es letztendlich zu der Empfehlung, Odoo für die Lösung zu nutzen, da sie auf lange Sicht kostengünstiger ist.

Die zu entwickelnde Lösung

Als letzte Phase der Beratung untersuchte der Plattformberater von Itransition die technische Umsetzung der zukünftigen Odoo-Lösung.

Hier wurde der Kunde in Hinsicht auf die Funktionen, die die gewählte Plattform nicht standardmäßig bietet, die aber integriert werden können, beraten. Einige Funktionen konnten durch einfache Integrationen eingebaut werden, während andere eine Anpassung der Plattform erforderten. Der Kunde hatte mehrere "Must-have"-Integrationen (wie etwa eine Integration mit SAGE für die Kostenerfassung).

Unser Plattformberater untersuchte auch, wie sich Odoo Integrationen am effektivsten realisieren lassen. Für die meisten dieser Integrationen fand Itransition geeignete Plug-ins von Drittanbietern, was die Entwicklungskosten erheblich senkte. Unter anderem zeigten wir auf, wie Plug-ins verwendet werden können, um die geplante Lösung in verschiedene Massenspeichersysteme zu integrieren, die unser Kunde bereits benutzt, wie Microsoft SharePoint und Google Drive

Die verbleibenden Integrationen und Plattformanpassungen wurden weiter untersucht. Der Berater der Plattform entwarf und beschrieb Wege, um 100 % des gewünschten Umfangs zu erreichen und dabei die Out-of-the-Box-Funktionen maximal auszunutzen. Standardmäßig unterstützt die Odoo-Plattform die Dokumentenverwaltung, aber wir zeigten, wie sie angepasst werden sollte, um alle erforderlichen Formate als Anhänge, im Bearbeitungsmodus oder Ähnlichem zu verarbeiten.

Bei der Systemumstellung wurden auch die Lösungskomponenten und Datenmigrationsphasen priorisiert, wobei berücksichtigt wurde, wie wichtig sie für die künftige Lösung und die Geschäftsprozesse sein würden. Da viele Einheiten von Odoo sehr wichtig für diese Prozesse sein würden, war eine reibungslose Entwicklung von entscheidender Bedeutung. Indem wir die Entwicklung in mehrere Phasen aufteilten, konnten wir sicherstellen, dass der Kunde so schnell wie möglich ein voll funktionsfähiges System mit geschäftskritischen Funktionen erhält.