Eine BPM-Lösung für medizinische Personaldienstleistungen

Eine BPM-Lösung für medizinische Personaldienstleistungen

Itransition lieferte eine umfassende, auf Odoo basierende CRM/ERP/HR-Lösung, die das Angebots-, Mitarbeiter- und Projektmanagement mit leistungsstarken Datenverwaltungs- und Synchronisationsfunktionen rationalisiert.

Inhaltsverzeichnis

Kontext

Maxmed Healthcare ist ein in den USA ansässiger Dienstleister im Bereich des Gesundheitswesens, der sich auf die Bereitstellung von medizinischem Personal für Privatunternehmen und Regierungsorganisationen spezialisiert hat. Zu den Kunden zählen die US-Armee, die US-Marine, die US-Luftwaffe und das US-Ministerium für Gesundheit und menschliche Dienstleistungen.

Das Geschäftsmodell von Maxmed Healthcare basiert auf der Gewinnung von Aufträgen im Gesundheitswesen durch die Teilnahme an Ausschreibungen. Für die Verwaltung der Ausschreibungsanträge, der laufenden und abgeschlossenen Verträge sowie der Mitarbeiter- und Finanzdaten setzte der Kunde eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen ein. Als das Unternehmen expandierte, konnten die Lösungen den Anforderungen von Maxmed Healthcare nicht mehr gerecht werden, was einen höheren Zeit- und Arbeitsaufwand für die Pflege erforderte und die Geschäftsprozesse behinderte. Da die Systeme zudem nicht miteinander integriert waren, war es schwierig, die Genauigkeit und Relevanz der Informationen zu gewährleisten.

Aus diesem Grund wollte der Kunde eine übergreifende CRM/ERP/HR-Lösung entwickeln, die eine effiziente Datenverwaltung und -synchronisation gewährleisten kann. Außerdem sollten Daten aus alten Lösungen migriert und eine zentrale Informationsablage geschaffen werden.

Maxmed Healthcare wollte ursprünglich eine CRM/ERP/HR-Lösung von Grund auf entwickeln, aber während der Vorverkaufsphase analysierten unsere Spezialisten die Arbeitsabläufe bei Maxmed Healthcare und kamen zu dem Schluss, dass wir alle Anforderungen des Kunden mit einer maßgeschneiderten Odoo-Suite erfüllen können.

Maxmed Healthcare entschied sich für eine Zusammenarbeit mit Itransition, da sie unser Angebot an ERP-Dienstleistungen und die in unserem ERP Center of Excellence angesammelte Expertise sowie unseren Odoo Silver Partner Status anerkannten.

Lösung

Unser Team lieferte ein auf Odoo basierendes CRM/ERP/HR-System, das es Maxmed Healthcare ermöglicht, alle ausschreibungs- und vertragsbezogenen Geschäftsvorgänge an einem Ort abzuwickeln, wodurch die Abläufe erheblich vereinfacht und rationalisiert werden. Itransition vereinheitlichte die Personalbeschaffungs- und Mitarbeiterdaten in der Odoo-Lösung und ergänzte sie mit zusätzlichen HR-Funktionen. Um eine nahtlose Übernahme des neuen Systems zu gewährleisten, führte Itransition eine Datenmigration durch und übertrug alle Dokumente aus den alten Lösungen in die Odoo-Lösung.

Ausschreibungsmanagement

Um einen Auftrag für Personaldienstleistungen zu erhalten, muss Maxmed Healthcare eine Ausschreibung gewinnen, indem es eine geeignete Gelegenheit findet, dann die Projektkosten kalkuliert und ein Angebot erstellt und einreicht. Eine erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen erfordert eine schnelle Zusammenarbeit im Team, ein effizientes Dokumentenmanagement und genaue finanzielle Berechnungen. Für das Ausschreibungsmanagement nutzte unser Kunde zuvor eine alte CRM-Lösung von Unity, die nicht über die notwendigen Funktionen verfügte, um alle Ausschreibungsverfahren an einem Ort zusammenzufassen. Stattdessen implementierten wir das CRM-Modul von Odoo.

The dashboard with tender pipeline analytics

Maxmed Healthcare findet Ausschreibungsmöglichkeiten durch den Dienst, der staatliche Ausschreibungen sammelt, Newsletter entsprechend der vordefinierten Filter erstellt und an die Empfänger versendet. Zuvor musste der Kunde den Newsletter durchlesen, geeignete Ausschreibungen finden und die Informationen über Leads manuell in sein CRM eingeben.

Um diesen Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen, implementierte Itransition eine benutzerdefinierte Parsing-Funktionalität, die Informationen sowohl im Newsletter als auch auf der Ausschreibungswebseite aus dem Newsletter erkennt und die Newsletter-Daten mit einer Opportunity-Kartenvorlage im CRM abgleicht. Nach Abschluss des Parsings erstellt das System automatisch eine neue Opportunity-Karte mit dem Lead und füllt die Informationen aus. Um die Effektivität des E-Mail-Parsing zu maximieren, hat unser Team das System so konfiguriert, dass es alle ausschreibungsbezogenen Anhänge herunterlädt und sie in die Odoo-Lösung für eine effiziente Dokumentenverwaltung hochlädt.

Um sicherzustellen, dass jede Ausschreibung ordnungsgemäß bearbeitet wird, hat das Team von Itransition eine Checklistenvorlage für die Überwachung der Aktivitäten erstellt, die vor der Angebotsabgabe erledigt werden müssen. Manager können im CRM-Konfigurationsmenü Checklistenpunkte hinzufügen, aktualisieren oder löschen und sobald sie sicherstellen, dass eine bestimmte Aktivität abgeschlossen ist, können sie diese als erledigt markieren.

Da die Ausarbeitung eines Angebots die Verwaltung einer Vielzahl von Dokumenten erfordert, implementierte Itransition auch ein System zur Organisation von Dokumenten mit dem Odoo-Dokumentenmodul, das das Hochladen, Speichern und Kategorisieren von Dokumenten ermöglicht. Allerdings erlaubte das Out-of-the-Box-Modul nicht die Vorschau und Bearbeitung von Dokumenten als Anhänge, und Maxmed Healthcare benötigte eine umfassendere Funktion zur Verwaltung von Anhängen.

Aus diesem Grund implementierte Itransition ein System von Drittmodulen. Der Kunde wollte in der Lage sein, Dokumente in Echtzeit zu bearbeiten, also implementierte Itransition eine Integration mit OneDrive durch ein Drittanbieter-Modul. Wir haben das Modul so angepasst, dass Manager eine Datei auswählen können, die sie in Odoo bearbeiten möchten, und das System öffnet OneDrive im Bearbeitungsmodus. Außerdem hat Itransition die Logik der Erstellung von Ordnern in OneDrive verbessert, um ein effizientes System zur Speicherung von Dokumenten zu schaffen, das mit mehreren Odoo-Modulen kompatibel ist. Da unser Kunde täglich mit Google Drive arbeitet, haben wir eine Integration mit Google Drive hergestellt und die Lösung mit einem Google Drive Picker eines Drittanbieters erweitert. Um das System in die Lage zu versetzen, Dateien aus Google Drive zu exportieren, verwendete unser Team ein OAuth2-Protokoll und eine REST-API.

Managing attachments in the Opportunity card

Um sich für eine Ausschreibung zu bewerben, erstellt Maxmed Healthcare eine PDF-Datei mit seinem Angebot. Itransition hat eine Reihe von Anpassungen vorgenommen, die es den Managern ermöglichen, Angebote innerhalb der Odoo-Lösung zu erstellen. Zunächst erstellen die Manager Listen von Dokumenten und wählen ein Deckblatt aus. Sie können die erforderlichen Dateien von ihrem PC hochladen, aus den bereits im Modul Dokumente vorhandenen Dateien auswählen oder sie aus Google Drive importieren. Anschließend fügt das System alle Dateien zu einer zusammen und erstellt ein Angebots-PDF.

Wenn sie eine Ausschreibung gewinnen, muss Maxmed Healthcare einen Vertrag mit ihrem Kunden unterzeichnen, um mit der Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen zu beginnen. Unser Team hat diesen Prozess mit dem Out-of-the-Box-Modul Sign realisiert.

Budgetberechnung

Bei der Erstellung eines Ausschreibungsangebots müssen die Mitarbeiter von Maxmed Healthcare die Kosten für die Erfüllung der Projektverpflichtungen berechnen. Zuvor nutzte der Kunde zu diesem Zweck Excel-Tabellen, die wir durch eine angepasste Budgetkalkulation innerhalb von Odoo CRM ersetzten.

Bei der Bereitstellung der Budgetberechnungsfunktionalität kommunizierte Itransition ausführlich mit dem Hauptbuchhalter, um sicherzustellen, dass unser Team ein gründliches Verständnis der Finanzströme des Unternehmens hatte.

Unser Team erweiterte die regulären Funktionen von Odoo CRM durch die Bereitstellung einer benutzerdefinierten Budgetberechnungsfunktion, die sich in einer separaten Registerkarte auf der Opportunity-Karte der laufenden Ausschreibung innerhalb der CRM-Ausschreibungsmanagement-Pipeline befindet. Bei der Berechnung des Projektbudgets geben die Manager zunächst die Art der benötigten Personaldienstleistungen und das durchschnittliche Gehalt pro Monat und Jahr für diese Position ein. Um jedoch die endgültige Arbeitsvergütung besser auf jeden Mitarbeiter abstimmen zu können, haben wir eine Vielzahl von Parametern hinzugefügt, die sich auf das endgültige Gehalt auswirken können. In dem Bestreben, ein flexibles System zu schaffen, haben wir eine Option hinzugefügt, mit der Manager manuell neue Zusatzkosten in die Tabelle eingeben können.

Filling in an employee work compensation spreadsheet

In Anbetracht der Tatsache, dass Maxmed Healthcare Verträge in vielen US-Bundesstaaten erfüllt, haben wir das System so eingerichtet, dass die Steuersätze und Indizes der einzelnen Bundesstaaten automatisch auf den Endbetrag angewendet werden. Das System wählt den Zielstaat auf der Grundlage des geografischen Standorts der Gesundheitseinrichtung aus, die Personaldienstleistungen angefordert hat. Nach der Berechnung des Budgets aktualisiert das System das Projektbudgetfeld in der Opportunity-Karte. Maxmed Healthcare benötigte auch die Funktionalität, um PDF-Dateien mit der gesamten Projektbudgetübersicht und separaten Arbeitsvergütungstabellen für jeden Mitarbeiter zu erstellen. Itransition implementierte diese Anpassung, die eine automatische PDF-Erstellung ermöglicht, was die Beantragung einer Ausschreibung vereinfacht.

Vertragliche Verpflichtungen

Um die vertraglichen Verpflichtungen zu erfüllen, muss MaxmedHealthcare folgende Aktivitäten durchführen:

  • Personal finden, das den Anforderungen des Endkunden entweder direkt oder über einen Subunternehmer entspricht
  • Erbringung medizinischer Dienstleistungen für eine im Vertrag festgelegte Anzahl von Stunden
  • Dem Endkunden die von den Mitarbeitern aufgezeichnete Zeit in Rechnung stellen
  • Bezahlung des medizinischen Personals

Das Altsystem erschwerte diesen Prozess, da Maxmed Healthcare verschiedene Tools für das Projektmanagement kombinieren musste, was die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöhte. Um die Manager bei der Durchführung aller notwendigen vertragsbezogenen Aktivitäten zu unterstützen, setzte Itransition die Module Kundenauftrag, Projekt, Einkauf und Rechnungsstellung ein.

Das Hauptinstrument für die Verwaltung von Vertragsverpflichtungen war das Modul Sales Order. Um die Einführung der neuen Lösung zu vereinfachen, benannten wir die Felder des Kundenauftrags um und nannten sie Verträge. Um auf die Funktionen zuzugreifen, können Manager eine Vertragskarte im Modul selbst erstellen, aber Itransition fügte auch eine benutzerdefinierte Option hinzu, um Projekte entsprechend der Vorlage aus dem CRM zu erstellen und so eine Verbindung zwischen den Ausschreibungs- und Vertragsmanagement-Pipelines herzustellen. Unser Team hat auch die relevanten Felder in den CRM- und Kundenauftragskarten abgeglichen und dafür gesorgt, dass die Vertragskarte mit den Daten aus der zugehörigen Ausschreibungsgelegenheitskarte ausgefüllt wird.

Manager nutzen das Modul für Kundenaufträge, um die Ausführung laufender Verträge zu überwachen und den Rückstand der abgeschlossenen Verträge zu verwalten. Ähnlich wie beim CRM-Modul hat Itransition die Option hinzugefügt, Checklisten für Vertragsanforderungen zum Kundenauftrag hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen, so dass Manager die Aktivitäten für die Vertragserfüllung planen können.

Außerdem müssen Manager manchmal die Anzahl der Stunden ändern, die ein bestimmter Mitarbeiter des Gesundheitswesens gemäß den Vertragsbedingungen arbeiten muss. Für diesen Fall hat unser Team die Funktion zur Aufhebung von Verpflichtungen entwickelt, die es Managern ermöglicht, das Arbeitspensum eines ausgewählten Mitarbeiters um eine bestimmte Anzahl von Stunden zu reduzieren, wobei die Änderung mit den verbleibenden Arbeitsschätzungen im gesamten System synchronisiert wird.

Mit dem Fakturierungsmodul kann Maxmed Healthcare Rechnungen für die von den Mitarbeitern im Rahmen eines bestimmten Vertrags geleisteten Arbeitsstunden erstellen und an die Kunden senden. Manager können außerdem eingegangene Zahlungen entweder manuell oder automatisch registrieren, indem sie die Rechnung mit den entsprechenden Informationen auf einem Kontoauszug abgleichen. Wenn eine Rechnung erstellt wird, haben wir das System so eingerichtet, dass die Mitarbeiter, die an einem bestimmten Vertrag arbeiten, von der entsprechenden Aufgabe auf die Vertragskarte im Modul Kundenauftrag verschoben werden. Durch die Umstellung wurde das Verfahren zur Rechnungsberechnung so geändert, dass die Summe auf der Grundlage der Zeiterfassungsbögen der Mitarbeiter innerhalb eines ausgewählten Zeitraums berechnet wird.

Da Maxmed Healthcare über eine Vielzahl von Verträgen verfügt, brauchten die Manager ein Tool, das ihnen hilft, den Überblick über die Termine der Vertragsbeendigung zu behalten. Wir aktivierten das System, um Benachrichtigungen 90, 30 oder 15 Tage vor dem Enddatum zu senden. Itransition hat außerdem eine Anpassung entwickelt, die es Maxmed Healthcare ermöglicht, den abgeschlossenen Vertrag zu archivieren und gleichzeitig die Unterlagen im System zu behalten.

Auch wenn das Modul "Sales Order" die Verwaltung von Verträgen auf höchster Ebene ermöglicht, ist es nicht geeignet, einen großen Vertrag in kleine, erreichbare Ziele aufzuteilen. Um Maxmed Healthcare ein effizientes Planungstool zur Verfügung zu stellen, nutzte Itransition das Projektmodul, dessen Funktionalität es Managern ermöglicht, vertragsbezogene Aufgaben zu erstellen, Aktivitäten zu planen und sie Mitarbeitern zuzuweisen sowie den Projektfortschritt zu überwachen.

Bei der Anpassung des Projektmoduls haben wir den Managern die Möglichkeit gegeben, Mitarbeiter manuell zu verknüpfen. Alternativ kann das System dies automatisch tun, wenn es die Stundenzettel von Paycom importiert, einer Lösung, die unser Kunde für einige seiner HR-Vorgänge einsetzt. Unser Team hat die Lösung außerdem in die Lage versetzt, die Vertragsstatistiken als Tabellenkalkulation darzustellen, in der die erbrachten Personaldienstleistungen, die Vertragslaufzeiten und die Rechnungen aufgeführt sind. Für abgeschlossene Projekte hat Itransition eine Projektarchivierungsfunktionalität implementiert, die derjenigen des Kundenauftrags ähnelt.

Bei bestimmten Verträgen ist Maxmed Healthcare verpflichtet, Subunternehmer für die Auslagerung der Personaldienstleistungen von Drittunternehmen zu beauftragen. Itransition nutzte ein sofort einsatzbereites Einkaufsmodul, das Maxmed Healthcare Folgendes ermöglicht:

  • Auswahl und Vergleich von Anbietern durch Einholung von Angeboten
  • Personaldienstleistungen zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen zu bestellen
  • Bestätigen Sie die erhaltenen Dienstleistungen und validieren Sie Rechnungen
  • Eine grafische Darstellung der Aktivitäten von Unterauftragnehmern anzeigen

Rekrutierung und Mitarbeiterverwaltung

Paycom-Integration

Maxmed Healthcare nutzt Paycom, eine US-amerikanische Lösung, die eine Reihe von HR-Dienstleistungen anbietet, einschließlich Talentakquise und -management, Zeit- und Arbeitsabwicklung und Gehaltsabrechnung.

Als wir mit Itransition zusammenarbeiteten, war Maxmed Healthcare darauf bedacht, Paycom für seine rationalisierten HR-Abläufe zu behalten. Deshalb integrierte unser Team Paycom in die Odoo-Lösung, um die Datenkonsistenz zu gewährleisten, und implementierte Odoo-Module, die sich nahtlos in die Paycom-Spezifikationen einfügen.

Um Daten aus Paycom zu exportieren, entwarf Itransition zunächst eine Berichtsvorlage in Paycom, die alle Paycom-Felder mit Odoo abglich, um Paycom über die Art und den Ort der Daten zu informieren, die das System exportieren muss. Gemäß den in der Berichtsvorlage festgelegten Regeln überträgt Paycom die Daten einmal täglich an den Paycom-FTP-Server, woraufhin das Odoo-System sie sammelt und analysiert und die Daten aus dem Paycom-Bericht mit den entsprechenden Odoo-Modulen abgleicht. Um die Daten von Paycom an Odoo zu übertragen, haben wir ein System von Odoo-Modulen genutzt, darunter das sofort einsatzbereite Modul "Recruitment" für alle Daten zur Talentgewinnung und "Payroll" für die Arbeitsvergütung der Mitarbeiter.

Time Off calendar overview

Itransition nutzte das Modul Timesheets für die Paycom-Stundenzettel mit Protokollen der Zeit, die Mitarbeiter für vertragsbezogene Verpflichtungen aufwenden. Neben den regulären Zeitprotokollen erstellen die Mitarbeiter von Paycom Maxmed Healthcare auch Anträge für Urlaub, gesetzliche Abwesenheit und Krankheitstage. Für diese Art von Daten implementierte unser Team das Modul Odoo Time Off. Um die Odoo-Funktionen mit den Paycom-spezifischen Regeln für die Zuteilung von freien Tagen in Einklang zu bringen, stattete Itransition das Odoo-Modul mit benutzerdefinierten Funktionen aus, einschließlich der Möglichkeit, das Startdatum der Freistellung auf den ersten Tag des Kalenderjahres oder das Einstellungsdatum des Mitarbeiters festzulegen. Darüber hinaus haben wir die Rollover-Funktionalität zur Verfügung gestellt, die es dem Kunden ermöglicht, zu wählen, ob die zugewiesene Freizeit auf den nächsten Zeitraum übertragen werden kann, und das Limit für die Übertragung festzulegen.

Erweiterung der HR-Funktionalität

Maxmed Healthcare wollte, dass wir die HR-bezogenen Funktionen über die Integration mit Paycom hinaus erweitern.

Für die Mitarbeiterverwaltung haben wir das Modul Mitarbeiter mit Anpassungen implementiert, die den Funktionsumfang des HR-Dokumentenmanagements erweitern. Itransition ermöglichte es Managern, Dateien zu Mitarbeiterkarten hinzuzufügen. Für die Speicherung allgemeiner Mitarbeiterdokumente (Lebensläufe, Qualifikationsnachweise usw.) können die Manager das Feld für Anhänge in der Mitarbeiterkarte nutzen. Darüber hinaus hat unser Team eine benutzerdefinierte Registerkarte "Dokumente" in der Mitarbeiterkarte implementiert, die es den Managern ermöglicht, vertragsbezogene Dokumente (Ergebnisse von Gesundheitskontrollen, Impfbescheinigungen usw.) zu speichern.

Für die Speicherung von mitarbeiterbezogenen Daten und Dokumenten nutzte der Kunde zwei Dienste, Unity und NetSmart, eine Legacy-Lösung für das Krankenhausmanagement. Mit Unity behielten die Manager den Überblick über das Ablaufdatum von Dokumenten (Gesundheits- und Impfbescheinigungen, Lizenzen usw.) und erinnerten das medizinische Personal rechtzeitig daran, diese zu erneuern oder zu aktualisieren. Mit dem Wachstum von Maxmed Healthcare wurde die Verfolgung von Mitarbeiterprofilen immer schwieriger. Um die Handhabung der Gültigkeit von Dokumenten zu vereinfachen, haben wir das System so eingerichtet, dass es das Ablaufdatum von Dokumenten verfolgt. Es sendet Benachrichtigungen an die Mitarbeiter und ihre Vorgesetzten über die Notwendigkeit, die Dokumente zu erneuern.

Unser Kunde wünschte sich außerdem ein Tool, das eine effiziente interne Kommunikation zwischen den Managern von Maxmed Healthcare ermöglicht. Für dieses Geschäftsziel entschied sich unser Team für das Modul Discuss, mit dem direkte Nachrichten versendet und Kanäle für verschiedene Mitarbeitergruppen eingerichtet werden können.

Da die Manager mit ihren Mitarbeitern über E-Mails kommunizieren, benötigten sie auch eine Odoo-Funktion, die einen zentralen Zugriff auf den gesamten Kommunikationsverlauf mit jedem Mitarbeiter ermöglicht. Unser Team ermöglichte es den Managern, E-Mails per Drag-and-Drop als EML-Dateien in den Chat zu ziehen, wobei die Lösung sie als E-Mail-Protokoll speichert. Auf diese Weise können die Manager direkt über Odoo auf alle an einen bestimmten Mitarbeiter gerichteten Briefe zugreifen. Um die Kommunikation zu vereinfachen, nutzte Itransition auch das Kalendermodul, das es den Managern ermöglicht, einmalige und wiederkehrende Meetings auf der Grundlage der Verfügbarkeit potenzieller Teilnehmer zu planen, relevante Tags auszuwählen und Erinnerungen zu setzen.

Wir haben das Helpdesk-Modul implementiert, um Endkunden die Möglichkeit zu geben, Beschwerden über medizinisches Personal zu verfassen und unseren Kunden ein effizientes Tool zur Bearbeitung von Support-Tickets zur Verfügung zu stellen. Die Manager von Maxmed Healthcare benötigten jedoch auch ein internes Tool für den Umgang mit mitarbeiterbezogenen Problemen, wie z. B. inakzeptablem oder unprofessionellem Verhalten. Für diesen Fall haben wir ein Modul für Mitteilungen und Disziplinarmaßnahmen eines Drittanbieters integriert, das es den Managern ermöglichte, Verstöße zu erstellen, Mitteilungen auszustellen und Disziplinarmaßnahmen zu ergreifen. Itransition fügte auch eine benutzerdefinierte Vorlage für Abmahnungen hinzu, die auf die Besonderheiten von Maxmed Healthcare bei der Bearbeitung von Verstößen abgestimmt ist und z. B. Felder zum Hinzufügen von Bemerkungen des Mitarbeiters und Korrekturmaßnahmen enthält.

Creating a notice with a disciplinary measure

Da sich die Mitarbeiterkarten im Odoo-Modul Mitarbeiter befinden, mussten wir eine benutzerdefinierte Verknüpfung zwischen den Modulen Helpdesk, Kündigung und Mitarbeiter einrichten, damit alle Probleme, die sich auf einen bestimmten Mitarbeiter beziehen, in dessen Profil aufgeführt werden. Wenn der Manager das vom Kunden im Helpdesk erstellte Ticket überprüft, weil er mit den medizinischen Personaldienstleistungen unzufrieden ist, kann er die Mitarbeiter mit dem entsprechenden Helpdesk-Ticket verknüpfen. Da einer der Gründe für die Verhängung einer Disziplinarmaßnahme gegen einen Mitarbeiter eine Kundenbeschwerde im Helpdesk-Modul sein kann, hat Itransition eine benutzerdefinierte Option bereitgestellt, um das Helpdesk-Ticket mit einer bestimmten Mitteilung zu verknüpfen, damit die Mitarbeiter den Grund für die Verhängung einer Disziplinarmaßnahme verstehen können.

Datenmigration

Um die Odoo-basierte Lösung zu einem einzigen Zugangspunkt für alle Daten von Maxmed Healthcare zu machen, führte Itransition eine Datenmigration durch.

Unser Kunde speicherte seine Ausschreibungs-, Vertrags- und Mitarbeiterdokumentation auf Unity. Um die Daten nach Odoo zu migrieren, riefen wir das Backup der Unity-Datenbank mit Microsoft SQL vom Kunden ab. Itransition untersuchte die Struktur der Tabellenkalkulationen und glich die relevanten Felder in den Unity-Tabellen mit den Odoo-Vorlagen ab. Da es sich bei Odoo um eine komplexe und vernetzte Lösung handelt, bei der die Daten in einem bestimmten Modul für das korrekte Funktionieren anderer Module erforderlich sind, erstellte Itransition einen speziellen Datenmigrationsplan, um sicherzustellen, dass die am stärksten voneinander abhängigen Daten zuerst in das System gelangen. Um die Migration zu ermöglichen, hat unser Team auch ein Skript in Python geschrieben, mit dem wir die Daten aus der Datenbank abrufen und in Odoo importieren können.

Eine weitere Herausforderung waren die Anhänge und die Tatsache, dass Unity sie nur im Binärformat speichern kann. Da Odoo keine binären Formate unterstützt, musste unser Team alle Anhänge aus Unity herunterladen, sie in moderne Dateiformate (DOC, XLS, PDF) umwandeln und sie in Odoo migrieren, wobei sie mit Hilfe eines Skripts an die entsprechenden Opportunity-Karten und Mitarbeiterprofile angehängt wurden.

Der Kunde speicherte Finanzdaten, einschließlich Budgetberechnungen, Rechnungen, Vertrags- und Zahlungsinformationen, in Excel-Tabellen. Um die Excel-Dateien in Odoo zu importieren, hat unser Team die Tabellen manuell mit den Odoo-Vorlagen abgeglichen und die Daten in die entsprechenden Odoo-Felder übertragen.

Bei der Datenmigration stellten wir fest, dass das Rechnungsstellungsmodul eine Herausforderung darstellte. Um Rechnungen zu importieren, mussten wir zunächst die Zeiterfassungsbögen der Mitarbeiter migrieren, da Maxmed Healthcare seinen Kunden die Zeit in Rechnung stellt, die die Mitarbeiter für vertragsbezogene Verpflichtungen aufgewendet haben. Um eine Verbindung zwischen den Rechnungen und den Zeiterfassungsbögen herzustellen, entwickelte unser Team ein benutzerdefiniertes Skript, mit dem wir zunächst die Zeiterfassungsbögen über Odoo Timesheets anhand von Excel-Daten erstellen konnten. Nachdem das System die Stundenzettel erstellt hat, verwendet das Skript die Stundenzettel, um Rechnungen zu erstellen.

Während der Datenmigration stießen wir auch auf Ungenauigkeiten in der Dokumentation, die auf die fehlende Synchronisation in den alten Lösungen zurückzuführen waren. Um die Datengenauigkeit in Odoo sicherzustellen, haben wir mit den Beteiligten zusammengearbeitet und die Probleme gelöst, damit die Odoo-Lösung in allen Modulen ordnungsgemäß funktioniert.

Ergebnisse

Itransition lieferte eine umfassende, auf Odoo basierende CRM/ERP/HR-Lösung, die effizient auf die Bedürfnisse des Kunden im Bereich des Ausschreibungs- und Projektmanagements zugeschnitten ist und die Geschäftsprozesse rationalisiert. Die einheitliche Lösung ermöglicht es Maxmed Healthcare, alle Daten an einem Ort zu speichern und macht die Aktualisierung und Synchronisierung von Informationen überflüssig.