LMS-Lösung mit ERP-Merkmalen für ein eLearning-Unternehmen

Lösung

Itransition lieferte eine eLearning-Plattform auf der Basis von Odoo. Die Lösung ermöglicht die Organisation von Online-Vorlesungen, die Durchführung von Tests und Umfragen, die Auswahl von Schulen für die Teilnahme am Programm sowie die Kommunikation zwischen Lehrern und Schülern und die Durchführung von Online-Meetings. Die Plattform verfügt auch über Funktionen für die Dokumentenverwaltung, einschließlich elektronischer Unterschrift, Rechnungsstellung und Berichterstellung. Schließlich haben wir eine neue Website erstellt und so angepasst, dass sie als Kundenportal dient, das den Schulen das Onboarding und die Kursverwaltung erleichtert.

Entdeckung

Das Team von Transition schaffte es, die Erkundungsphase in ein paar Wochen abzuschließen, statt wie ursprünglich geplant in einem Monat. Wir untersuchten die Arbeitsabläufe der Schulen und Lehrer, den gesamten Bildungsprozess und die Funktionalität des aktuellen LMS. Wir haben auch die Geschäftsprozesse des Kunden gründlich untersucht und in Form von Diagrammen visualisiert.

Schließlich fanden wir heraus, dass der Kunde statt eines LMS eine komplette ERP-Systemimplementierung benötigte, die quelloffen ist und sich leicht an die Anforderungen des Projekts anpassen lässt. Die Schnelligkeit der Implementierung war ebenfalls ein wichtiger Aspekt, da die Plattform rechtzeitig für das kommende Studienjahr eingeführt werden sollte.

Unser Team analysierte etwa 10 ERP/LMS-Lösungen und verglich sie anhand von mehr als 30 verfügbaren Funktionen. Schließlich wählten wir die vier am besten geeigneten Optionen aus, darunter Moodle, Odoo Community (CE) und Odoo Enterprise (EE) sowie LifterLMS, ein WordPress-basiertes LMS.

Nach dem Vergleich der Lösungen kamen wir zu dem Schluss, dass das auf der Odoo-ERP-Plattform aufbauende System die beste Lösung darstellte, da es den Anforderungen des Kunden entsprach und es ihm ermöglichte, schnell und zu vergleichsweise geringen Kosten zu starten. Wir haben uns außerdem für Odoo Enterprise entschieden, weil es umfassende Buchhaltungsfunktionen und eine eingebaute Funktion für die elektronische Unterschrift von Dokumenten bietet.

Darüber hinaus kann Odoo Enterprise auf der Odoo.sh-Cloud-Plattform gehostet werden, so dass wir die eLearning-Plattform mit wenigen Klicks einrichten konnten. Und nicht zuletzt hat Itransition als Odoo Silver Partner bereits umfangreiche Erfahrungen bei der Implementierung und Anpassung von Odoo-Lösungen gesammelt.

Geschäftsprozessbefähigung

Zu Beginn dieser Phase erstellte unser Business-Analyst die detaillierten Diagramme der Geschäftsprozesse des Kunden in Übereinstimmung mit den zu implementierenden Modulen und visualisierte die Möglichkeiten, die das neue System bietet.

Anwendung

Die Vertreter der Schulen müssen für die Teilnahme am Trainingsprogramm Bewerbungsbögen ausfüllen und dabei verschiedene Daten über ihre Schule angeben. Nachdem die Bewerbung eingereicht wurde, legt das System eine Verkaufschance im CRM an. Der Kunde prüft dann die Bewerbung und entscheidet, ob eine Schule für das kommende Schuljahr aufgenommen werden kann.

Vorbereitung

Sobald die Bewerbung der Schule angenommen wurde, muss sie eine Absichtserklärung (MoU) unterzeichnen, die auf der von unserem Team erstellten Vorlage basiert. Danach geht die Gelegenheit automatisch in die nächste Phase über, in der das System ein Projekt erstellt und dem Kunden eine Umfrage zur Anpassung und eine Einladung zum Lehrerkurs schickt. Nachdem der Kunde die Umfrage zur Personalisierung abgeschickt hat, kann er die Kontakte der Lehrer in das System hochladen. Das System sendet Kurseinladungen an die vom Lehrer angegebenen Kontakte und benachrichtigt sie über geplante Live-Webinare, während die Mitarbeiter des Kunden einen individuellen Kurs erstellen.

Schulung

Die Lehrer melden sich für den Kurs an und erhalten eine Schulung, die sowohl Webinare zur Nutzung des Systems als auch Lernmaterialien für den Unterricht mit den Schülern umfasst. Falls Lehrer technische Unterstützung benötigen, können sie einen Termin mit den Mitarbeitern des Kunden vereinbaren. Nach Abschluss der Schulung benachrichtigt das System die Mitarbeiter und schickt den Lehrern eine Umfrage zur Kurszufriedenheit. Die Lehrer nehmen an der Umfrage teil, erhalten ihr Jahreszertifikat und laden die Liste der Schüler mit ihren persönlichen Konten in das Webportal hoch, wobei alle Schüler mit dem Lehrer verknüpft sind.

Kursdurchführung

Jede Schule kann wählen, wann das Programm beginnen soll, so dass die Schüler zu Beginn des Programms Zugang zum Kurs erhalten. Nach jeder Unterrichtsstunde reichen die Schüler eine Unterrichtsreflexion ein und nehmen an einem Quiz teil, während die Lehrer eine Bewertung der Unterrichtsqualität abgeben. Am Ende des Semesters reichen die Schüler ihr Abschlussprojekt ein, beenden den Kurs und erhalten eine Bescheinigung über den Kursabschluss.

Auswertung

Nachdem alle Studenten den Kurs beendet haben, sendet das System eine Benachrichtigung an die Mitarbeiter des Kunden und bittet die Lehrer, an einer Umfrage teilzunehmen. Anschließend erstellen die Mitarbeiter abschließende Evaluierungsberichte mit anonymisierten Umfrageergebnissen der Studierenden und senden sie an die Universitäten, die die statistischen Daten sammeln. Nach dem Ende des Semesters werden die Daten der Studierenden archiviert, so dass die Lehrkräfte zu Beginn des nächsten Semesters neue Studierendenlisten hochladen können.

Implementierung

Die Systemimplementierung war eng mit den Geschäftsabläufen verknüpft, da die Einheiten eng miteinander verflochten waren. Obwohl die meisten der erforderlichen Funktionen sofort verfügbar waren, musste unser Team alle Module mit einem einheitlichen Geschäftsprozess verknüpfen, um einen reibungslosen Übergang von einer Phase zur nächsten zu ermöglichen.

Um alle erforderlichen Arbeitsabläufe abzudecken, setzten wir die folgenden Odoo-Module ein:

• CRM, um eine vollständige Automatisierung der Geschäftsprozesse zu ermöglichen und die Einrichtung des gesamten Lernprozesses zu gewährleisten. Das CRM enthält statistische Daten über Schulen und ihre Bewerbungen (Schüler, Lehrer, Umfragen, Kursdetails, Verträge usw.) und verarbeitet alle im Portal eingereichten Bewerbungen.
• Website, die als Website des Unternehmens und als vollwertiges Portal für Schüler und Lehrer dient.
• OpenEduCat, ein LMS-Modul eines Drittanbieters, das für die Umsetzung des Schulungsprogramms, die Verwaltung von Lehrern, Schülern, Quiz und Hausaufgaben zuständig ist. Die Lösung verfügt über einen größeren Funktionsumfang als das Odoo eLearning-Modul, das standardmäßig verfügbar ist, und ermöglicht die Anpassung des Website-Moduls.
• Online-Termine, um Lehrern die Möglichkeit zu geben, Kursbeginndaten zu wählen.
• Projekt, um Kunden die Möglichkeit zu geben, eine spezifische Reihe von Aufgaben für die Mitarbeiter des Kunden zu erstellen, um die Partnerschaft mit einer Schule sicherzustellen.
• Signieren, um das elektronische Unterschreiben von Dokumenten zu ermöglichen.
• Kontakte zum Erstellen, Speichern und Verwalten der Kontakte von Lehrern, Schülern und Schulvertretern.
• Umfragen, um verschiedene Schülerumfragen während des Kurses durchzuführen.
• Zoom-Integration, um Besprechungen und Webinare für Lehrer abzuhalten.

Nach der Implementierung der neuen Lösung führte unser Team die Kursmigration aus dem Altsystem des Kunden durch. Der Kurs bestand aus 8 Lektionen, 22 Präsentationen, 20 Videos und 8 Textmaterialien. Wir erhielten die Links zu all diesen Ressourcen im internen Speicher des Kunden, sortierten sie nach Typ und Thema und luden sie in das Odoo-System hoch, wobei wir nach der Fertigstellung sicherstellten, dass alles einwandfrei funktioniert und kleinere Fehler behoben wurden. Die Quizze und Umfragen wurden direkt im Odoo-System erstellt. Nachdem alle Kursmaterialien an einem Ort waren, haben wir den Kurs zusammengestellt.

Als Teil des Projekts erstellte unser Wirtschaftsanalytiker auch Videoanleitungen und Texthandbücher für die richtige Verwendung des Systems für die Mitarbeiter des Kunden.

Anpassungen

Nach der Systemimplementierung nahm unser Team eine Feinabstimmung des CRM-Moduls vor, um die Automatisierung damit verbundener Geschäftsprozesse zu gewährleisten, z. B. das Erstellen eines Kurses auf der Grundlage einer Vorlage, das Senden von Dokumenten an eine Schule zur elektronischen Unterschrift, das Erstellen von Berichten, das Archivieren von Schülern usw. Wir ermöglichten auch das Hinzufügen von Lehrern, Umfragen und Kursen zu einer Opportunity und definierten Grenzen für das Portal, wie z. B. die maximale Anzahl von Schülern.

Schließlich gelang es uns, die gesamte Reise für Schulen zu automatisieren, von der Bewerbung und dem Onboarding bis hin zur Kursinitiierung, -implementierung und -beendigung, wobei jede Benutzeraktion eine neue Phase der Pipeline auslöst.

Zu den Beispielen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen gehören die folgenden:

• Nachdem eine Bewerbungsumfrage über das Kundenportal eingereicht wurde, erstellt das System eine Verkaufschance mit dem entsprechenden generierten Kontakt.
• Wenn ein MoU-Dokument von allen Parteien unterzeichnet wird oder wenn sich ein Lehrer für einen Lehrgang einschreibt, geht die Verkaufschance in die nächste Phase über.
• Wenn Lehrer den Lehrerkurs abschließen, geht die Opportunity, mit der sie verbunden sind, in die Phase des Studentenkurses über.
• Sobald eine Verkaufschance in die letzte Phase übergeht, werden die Daten der Schüler archiviert usw.

Das OpenEduCat-Modul wiederum ermöglichte die Erstellung persönlicher Profile für Lehrer und Schüler auf dem Website-Portal, gewährte den Schülern Zugang zum Kurs und erlaubte die Durchführung von Umfragen, Quiz und Abschlussprüfungen. Unser Team passte das Modul an und ermöglichte die Einrichtung von Lehrerkonten im Portal, ohne den Lehrern Zugang zum Odoo-System selbst zu gewähren. Als Benutzer des Portals können die Lehrer den Fortschritt und die Ergebnisse der Schüler überwachen, einschließlich der bestandenen und nicht bestandenen Quizze und Prüfungen sowie der Antworten auf die Fragen, und sie können die Abschlussprojekte der Schüler einsehen und sie benoten. Die Anpassung automatisierte den Prozess des Hinzufügens von Schülern zum Kurs und zu Prüfungen, indem sie Einladungen zum Beitritt erhielten. OpenEduCat ermöglichte auch die Organisation von Online-Meetings und das Versenden von Einladungen an Lehrkräfte zur Teilnahme an Einführungsseminaren.

Das standardmäßige eLearning-Modul von Odoo unterstützte standardmäßig nur die Einbettung von Videos als Links zu Youtube und Vimeo. Zunächst wollte der Kunde mit dem OpenEduCat-Modul in der Lage sein, Videolektionen von einem lokalen Server zu streamen. Um ein Video abzuspielen, muss der Benutzer jedoch die Datei auf sein Gerät herunterladen, was angesichts der Größe von Videodateien eine Weile dauern kann. Darüber hinaus sind die beliebtesten Video-Hosting-Websites wie Youtube und Vimeo in US-Schulen oft gesperrt. Deshalb haben wir vorgeschlagen, alternative Videostreaming-Plattformen für das Hochladen von Videos zu nutzen. Mit diesen Plattformen kann der Kunde die Videos direkt in den Lernkurs einbetten und sofort abspielen.

Der Kunde wollte auch, dass die Lehrer die Kursnoten, Quiz-Punkte und andere Leistungen der Schüler aus ihren Schulsystemen entweder über das Portal oder Google Classroom einsehen können. Aus diesem Grund hat unser Team eine Odoo Integration mit Google Classroom für die nahtlose Synchronisierung der Ergebnisse der Schüler entwickelt.

Für Statistik- und Forschungszwecke ermöglicht das System die Erfassung von Umfragedaten. Itransition hat eine Berichtsfunktion entwickelt, mit der das System Berichte mit anonymisierten Schülerergebnissen erstellen kann. Die Berichte können während oder am Ende eines Kurses erstellt und im XLS-Format exportiert werden.