Collaboration Tools Kostenoptimierung & Beratung

Herausforderung

Der Kunde ist ein gemeinnütziges Zentrum für wissenschaftliche Forschung, das in über 50 Ländern tätig ist. Seit mehr als 10 Jahren setzt er Atlassian Confluence und Jira ein, die von mehr als 15.000 verteilten Nutzern aus Institutionen in 40 Ländern verwendet werden. Aufgrund einer weiteren geplanten erheblichen Preiserhöhung für Atlassian-Produkte sah sich der Kunde mit einer 15-fachen jährlichen Kostensteigerung für alle Jira-Instanzen und einer 8-fachen Steigerung für die verwendeten Confluence-Instanzen konfrontiert.

Um den Kostenanstieg zu vermeiden, wollte der Kunde andere Optionen in Betracht ziehen und benötigte einen Beratungspartner, der ihn sowohl über das Ökosystem der Atlassian-Produkte als auch über andere Standard-Collaboration-Tools auf dem Markt berät. Er entschied sich für uns aufgrund unseres Gold-Atlassian-Partnerstatus und unserer erfolgreichen Erfolgsbilanz bei der Beratung von Kunden zu Atlassian-Einrichtung, Lizenzierung und Kostenoptimierung. Darüber hinaus hat unsere Erfahrung beim Abgleich der Geschäftsprozesse unserer Kunden mit den Tools und Instrumenten auf dem Markt, sowohl als eigenständige Dienstleistung als auch als Teil der Erkundungsphase, dazu beigetragen, dass sich der Kunde für eine Partnerschaft mit Itransition entschieden hat.

Verfahren

Einleitung

Das Projekt begann mit dem Sammeln erster Informationen über das Unternehmen und seine Prozesse. Während der Kick-off-Meetings untersuchte unser Team die Prozesse und Praktiken des Kunden und sammelte das Feedback, die Anforderungen und Erwartungen des Kunden. Wir befragten das Beschaffungsteam des Kunden, um Details über die bestehenden Atlassian-Abrechnungsbedingungen zu sammeln, und führten technische Interviews durch, um Details über die bestehende Jira- und Confluence-Konfiguration und -Anpassung aufzudecken.

Am Ende der Initiierungsphase hatte Itransition High-Level- und spezifische Anforderungslisten für die Lösungen erstellt. Die hohen Anforderungen zielten darauf ab, völlig ungeeignete Lösungen auszuschließen, und umfassten:

• Unterstützung einer selbstgehosteten On-Premises-Version
• Enterprise-Skalierung für 15.000+ Benutzer
• Integration mit SSO und LDAP
• Lizenzkosten in der Nähe der aktuellen Kosten des Kunden
• Umfassende Wissensbasis und Community-Unterstützung
• Intuitive Benutzeroberfläche und einfaches Lernen

Der Kunde stellte spezifische Anforderungen an die beiden Produkte für Projektmanagement und Content Management, einschließlich obligatorischer und optionaler Funktionen. Wir verwendeten diese Anforderungen für den Vergleich der ausgewählten Produkte:

	Soll-Anforderungen	Soll-Anforderungen
Lösungen zur Vorgangsverfolgung	50	5
Inhaltsverwaltungslösungen	30	45

Forschung

Die Forschungsphase umfasste zwei Überprüfungsrunden, die jeweils mit Checkpoint-Treffen mit dem Kunden endeten, um den Fortschritt des Teams zu bewerten und die sich ergebenden Fragen zu stellen.

In der ersten Überprüfungsrunde wählten wir 30 Lösungen für die Problemverfolgung und 20 Lösungen für die Inhaltsverwaltung aus, die den hohen Anforderungen des Kunden entsprachen.

In der zweiten Überprüfungsrunde untersuchten wir diese Lösungen anhand der obligatorischen und optionalen Anforderungen, um vier Alternativen für die Problemverfolgung und drei für die Inhaltsverwaltung in die engere Wahl zu nehmen. Anschließend führten wir eine eingehende Untersuchung durch, um die Funktionalität der ausgewählten Produkte mit den spezifischen Anforderungen des Kunden abzugleichen.

	Anforderungen erfüllt (von 50)	Sollte Anforderungen erfüllen (von 5)
YouTrack	42	4
Jira	43	4
OpenProject	41	4
Redmine	39	4
GitLab	40	5

Wir haben Content-Management-Lösungen auf die gleiche Weise verglichen:

	Sind die Anforderungen erfüllt (von 30)	Sollte Anforderungen erfüllen (von 45)
Einfluss	30	44
XWiki	29	36
BlueSpice MediaWiki	27	22
DocuWiki	20	24

Bewertung

Unsere Berater erstellten eine Vergleichsmatrix, in der jedes der für die Bewertung ausgewählten Instrumente eine Liste von Vor- und Nachteilen sowie eine Bewertung anhand der folgenden Kriterien erhielt:

• Fähigkeit, die Soll- und Sollte-Anforderungen des Kunden zu erfüllen
• Rabatte und Gemeinschaftslizenzen
• Komplexität der Migration von Jira und Confluence
• Aufwand für die Schulung der Endbenutzer
• UI/UX
• Lizenzkosten
• Erweiterbarkeit
• Unterstützungsangebote

Jedes Kriterium wurde dann in gewichtete Bereiche aufgeteilt und mit 1/ 0,75/ 0,5/ 0,25 oder 0 bewertet. Hier ist ein Beispiel:

Kategorie	Bewertungsaufschlüsselung
Migration von Confluence und Jira-Diensten	1 - Migration ist nicht erforderlich 0,5 - Anbieter hilft bei der Migration 0,25 - Anbieter hilft nicht bei der Migration, aber die Migrationsdokumentation und die Migration sind verfügbar 0 - keine Dokumentation und Migrationstools

Die zusammengefassten Bewertungen der Produkte zeigten, wie gut die Lösungen den gestellten Anforderungen entsprechen.

Empfehlungen

Unter Berücksichtigung der gesammelten Daten, der Forschungsergebnisse und der Kommunikation mit dem Kunden bot Itransition dem Kunden zwei Optionen an.

Option 1: bei Atlassian bleiben

Da es sich bei dem Kunden um eine gemeinnützige Organisation handelt, die sich für eine bessere Welt einsetzt, besteht die beste Option darin, ein kostenloses Atlassian Data Center Community-Abonnement zu beantragen.

Die Atlassian Community-Lizenz bietet gemeinnützigen Organisationen eine selbstverwaltete Data Center-Lizenzierung zum Nulltarif und einen Rabatt von 75 % auf Cloud-Abonnements. Berechtigt sind nicht-kommerzielle, nicht-staatliche, nicht-politische und nicht-akademische Organisationen sowie Organisationen ohne religiöse Zugehörigkeit. Um die Gemeinschaftslizenz zu erhalten, reichen Organisationen Antragsformulare mit Antworten auf grundlegende Fragen zu ihrer Tätigkeit und ihren Werten ein. So sollten sie beispielsweise vermeiden, die Umwelt zu schädigen, die Menschenrechte zu verletzen und die öffentliche Sicherheit zu gefährden. Auch sollten sie nicht mit politischen Parteien oder Kampagnen verbunden sein. Nach der Einreichung werden die Anträge von Atlassians Partner Percent, einer führenden gemeinnützigen Technologieplattform, anhand der Community-Richtlinien von Atlassian geprüft.

Wenn der Kunde weiterhin Atlassian nutzt, sind keine Datenmigration und keine Benutzerschulungen erforderlich, und er kann das bestehende Atlassian-Setup beibehalten, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Die Konsolidierung der Jira-Instanzen kann auch die jährlichen Verwaltungskosten für Jira und Confluence senken.

Option 2: Wechsel zu alternativen Lösungen

Ein weiterer Weg ist die Migration zu YouTrack, um Jira für die Fehlerverfolgung zu ersetzen und von Confluence zu XWiki für das Content Management zu wechseln. Um diese Option zu beschreiben, haben wir detaillierte Produktbeschreibungen und Demos, Installationsanweisungen, einen Schritt-für-Schritt-Migrationsplan und Roundabouts für die Implementierung obligatorischer Funktionen, die nicht standardmäßig unterstützt werden, bereitgestellt.

Zusätzlich berechneten wir die Migrationskosten und -fristen, die 10-Jahres-TCO (unter Berücksichtigung einer Inflationsrate von 5 % und Treuerabatten) und stellten eine Liste von Technologiepartnern zur Verfügung, die die Produktübernahme unterstützen.