Implementierung eines internen Talentmarktplatzes für ein Softwaretest-Unternehmen

Lösung

Itransition implementierte Talenteer, einen umfassenden KI-gestützten internen Talentmarktplatz, der einen Rundumblick auf den internen Talentpool bietet. Talenteer kann auf zwei Arten implementiert und bei Bedarf von Itransition angepasst oder vom Kunden konfiguriert werden. a1qa entschied sich für die erste Option, da sie schneller und einfach von einem IT-Dienstleister mit Erfahrung in HR-Lösungen zu implementieren war.

Wir analysierten die Besonderheiten der Geschäftsprozesse des Kunden und unterteilten das Projekt in mehrere Phasen. Das Team von Itransition begann mit der Bereitstellung und Integration von Talenteer und ging dann zur Anpassung über. Außerdem sorgten wir für eine erfolgreiche Benutzerakzeptanz und boten kontinuierlichen Plattform-Support.

Bereitstellung & Integration

Unser Team begann mit der Erfassung von Anforderungen und der Analyse von bestehenden Rekrutierungs- und Personalbesetzungsprozesse des Kunden. Wir stellten außerdem ein Datenmuster zur Verfügung, das mit den Talentdaten von a1qa ausgefüllt werden konnte.

In zwei Wochen schafften wir:

Den Einsatz der Out-of-the-Box-Version von Talenteer in der Infrastruktur des Kunden.

1. Die Integration von Talenteer in das HRM-System des Kunden.
2. Die Synchronisation der Projektdaten.

Talenteer ermöglicht Managern, die Mitarbeiterkapazität zu überblicken, neue Möglichkeiten zu schaffen und diese mit internen Spezialisten zu besetzen. Die Organisationsstruktur des Kunden umfasst Manager, die Projekte leiten, und einen Personalausschuss, der für die Zuweisung von Spezialisten zu Opportunities verantwortlich ist. Da die Rolle des Besetzungsausschusses für den Personalbesetzungsprozess von a1qa von entscheidender Bedeutung ist, haben wir sie in den Ablauf von Talenteer integriert. Die Funktionalität des Besetzungsausschusses umfasst die Verwaltung von Unternehmenschancen, einschließlich:

• der Überprüfung aller offenen Stellen
• dem Erstellen, Bearbeiten und Schließen aller Opportunities
• dem Antworten auf Bewerbungen für alle Opportunities
• der Prüfung aller Bewerbungen für Opportunities und aller Antworten darauf
• dem Zugriff auf alle Mitarbeiterprofildaten

Mit Talenteer müssen die Mitglieder des Personalausschusses von a1qa nicht mehr nach Talentdaten suchen, um perfekte Kandidaten für interne Stellen zu finden. Die neue Lösung versorgt sie mit allen benötigten Informationen, sodass sie nur noch die endgültige Entscheidung treffen müssen.

Um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen, fügte unser Team die Funktion der internen Kommentare für den Personalausschuss hinzu. Die Mitglieder des Besetzungsausschusses können Kommentare hinterlassen, in denen sie begründen, warum bestimmte Mitarbeiter von einem Projekt zu einem anderen versetzt werden, ohne dass diese Informationen dem gesamten Unternehmen offengelegt werden. Andere Mitglieder des Personalausschusses können diese Kommentare ebenfalls einsehen.

a1qa-Manager können aus ihren Abteilungen stammende Stellenangebote erstellen und bearbeiten. Außerdem können sie die Talentdaten ihrer Abteilungen verfolgen und die Profile aller Mitarbeiter einsehen. Mit Talenteer hat a1qa einen Einblick in die Bewerbungen für Opportunities und die Antworten darauf erhalten.

Das Team von Itransition hat auch Funktionen für die Mitarbeiter bereitgestellt, die es ihnen ermöglichen:

• einen Überblick über alle verfügbaren Opportunities im Unternehmen und den Reaktion darauf zu bekommen,
• die eigenen Bewerbungen zu verwalten, und
• neue Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung zu finden.

Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten und Kenntnisse in verschiedenen Bereichen innerhalb des Moduls Mein Profil aktualisieren. Wir haben dieses Modul an die Rollen des Unternehmens und die Besonderheiten des Personalbeschaffungsprozesses angepasst.

Anpassung der Lösung

Unsere Experten passten das Formular zur Erstellung von Verkaufschancen an die Personalbeschaffungsprozesse des Kunden an, indem spezifische Felder hinzugefügt wurden, wie „Interview erforderlich (ja/nein)“ und „Verpflichtungsdauer“. Wir änderten auch die Opportunity-Typen von Talenteers Standardprojekt/Position zu Neuverkauf/Upsale/Rotation entsprechend der Terminologie und den Prozessen, die der Kunde verwendet. Die Opportunity-Typen stehen für:

• Neuer Verkauf - Anfrage nach zusätzlicher Arbeit für einen neuen a1qa-Kunden
• Verkauf - Antrag auf zusätzliche Arbeit für einen beliebigen Kunden, außer für neue Kunden
• Rotation - Antrag auf Ersetzung eines Mitarbeiters durch einen anderen

In dieser Phase hat Itransition außerdem ein KI-Matching nach den für das a1qa-Geschäft relevanten Kriterien eingerichtet. Talenteer verfügt über einen eingebauten Datensatz von Fähigkeiten für verschiedene Bereiche und Kategorien. Gemeinsam mit a1qa führten wir ein Data Scoping durch und kombinierten die Daten des Kunden mit denen von Talenteer, um den für a1qa relevanten Datensatz zu erhalten. Das KI-Matching von Talenteer basiert auf verschiedenen Kriterien, z. B. Standort, Qualifikationsniveau, Fähigkeiten, aktuelle Arbeitsbelastung usw. Für a1qa haben wir die Talenteer-Datensätze wie folgt aktualisiert:

• Job-Positionen
• Fähigkeiten
• Qualifikationsstufen

Neben der Bereitstellung und Anpassung der Lösung sammelten wir das Feedback der Benutzer, das uns Ideen zur Verbesserung des Produkts lieferte. In einigen Fällen wäre es zum Beispiel besser, Opportunities gänzlich neu zu eröffnen, da sonst die Personalstatistiken des Unternehmens beeinträchtigen werden würden.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Metriken, die es verfolgt und zu den Statistiken hinzufügt. Daher haben wir die Option hinzugefügt, Chancen für a1qa neu zu eröffnen, und Talenteer mit dieser Funktion aktualisiert. Außerdem haben wir den Entwicklungsrückstand von Talenteer mit Statistik-Updates versehen.

Benutzerakzeptanz & Unterstützung

Um eine positive Benutzererfahrung zu gewährleisten, stellten wir dem Kunden einen detaillierten Leitfaden zur Verfügung und führten zwei Lösungsdemos durch. Zunächst demonstrierten wir den Managern von a1qa die Funktionalität von Talenteer unmittelbar nach der Einführung, um sofortiges Feedback zu erhalten und sicherzustellen, dass die Lösung in die Managementprozesse des Unternehmens passt. Die zweite Demo führten wir für alle Mitarbeiter durch, damit sie sich mit Talenteer und seinen Funktionen vertraut machen konnten. Wir führten eine offene Diskussion, in der wir Fragen beantworteten und alle Rückmeldungen entgegengenommen haben. Jede Demo wurde aufgezeichnet und kann von Mitarbeitern, die nicht an der Live-Sitzung teilnehmen konnten, auf Wunsch angesehen werden.

Nach der Implementierung der Lösung organisierte unser Team Benutzerakzeptanztests (UAT), um zu bestätigen, dass die Mitarbeiter des Kunden Talenteer bequem und einfach zu bedienen finden. Wir richteten einen Chat ein, um eventuelle Fragen zu klären und den Benutzern sofortigen Online-Support zu bieten. Nach Erhalt der UAT-Ergebnisse hat unser Team das Benutzerhandbuch auf der Grundlage aller Rückmeldungen aktualisiert.

Benutzer können ihre Kommentare und Gedanken zur Lösung über das Feedback-Formular von Talenteer an das Produktentwicklungsteam senden. Wir sammeln alle Kommentare, um sicherzustellen, dass wir die Lösung weiter verbessern und an die Bedürfnisse der Endnutzer anpassen sowie das Produkt im Allgemeinen weiterentwickeln.

Team

Zum Team von Itransition gehörten:

• Ein Customer-Success-Manager
• Ein Implementierungsberater
• Ein Produktverantwortlicher
• Zwei Entwickler
• Ein Testspezialist

Da es sich bei Talenteer um eine völlig neue Lösung für die Mitarbeiter von a1qa handelte, mussten wir die erfolgreiche Implementierung und Benutzerakzeptanz sicherstellen. Um dies zu erreichen, setzte Itransition einen engagierten Kundenerfolgsmanager für das Projekt ein. Er kannte den Kunden genau und erleichterte die Kommunikation zwischen allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass die Endbenutzer zufrieden sein würden. Der Kundenerfolgsmanager navigierte a1qa durch die Talenteer-Implementierung und -Anpassung und half dem Kunden, potenzielle Herausforderungen auf dem Weg zu vermeiden.

Kundenhebel	Ebene des Implementierungsteams	Ebene der Benutzerakzeptanz
Berücksichtigung übergeordneter Projektfragen Übermittlung der Geschäftsinteressen des Kunden an das Implementierungsteam Einheitliche Verantwortlichkeit Ständig verfügbar, um die Interessenvertreter des Kunden zu treffen, Fragen zu erörtern und ihre Interessen weiter zu vertreten	Gewährleistung, dass die Experten von Itransition über alle erforderlichen Zugangsmöglichkeiten und Daten verfügen Verhinderung interner Hindernisse Überwachung der Projektleistung Sicherstellung, dass das Team mit den Anforderungen und Rückmeldungen des Kunden übereinstimmt Hilfe bei der Priorisierung des Produkt-Backlogs auf der Grundlage von Benutzer-Feedback	Kontinuierliche Überwachung des gesamten Benutzerakzeptanzprozesses Verwaltung von Benutzerhandbüchern und Schulungsmaterialien und Verfolgung ihrer Aktualisierungen Analyse des Benutzerfeedbacks und Bewertung des Grads der Benutzerzufriedenheit, um sicherzustellen, dass die Endbenutzer mit der neuen Lösung zufrieden sind Überwachung des Benutzerfeedbacks nach Abschluss der Implementierung, um jederzeit Benutzerunterstützung leisten zu können

Unser Product Owner konsolidierte und analysierte das Kundenfeedback bezüglich der Verbesserung der Lösung. Außerdem wurden einige der Verbesserungsideen in das Backlog von Talenteer aufgenommen, wie etwa die Möglichkeit, Opportunities wieder zu öffnen

Der Implementierungsberater von Itransition hatte die Aufgabe, das Team während der gesamten Talenteer-Einführung zu begleiten, die Implementierungsbereitschaft sicherzustellen und praktische Empfehlungen zu geben. Er überwachte die Einführung und die Datenmigration und stellte sicher, dass diese reibungslos verliefen. Der Implementierungsberater leistete auch nach der Implementierung Unterstützung und Anleitung und half dem Kunden, die neue Lösung ordnungsgemäß in seine Arbeitsabläufe zu integrieren.