Implementierung eines internen Talentmarktplatzes für ein Software-Testing-Unternehmen

Lösung

Itransition implementierte Talenteer, einen umfassenden KI-gestützten internen Talentmarktplatz, der einen Rundumblick auf den internen Talentpool bietet. Talenteer kann auf zwei Arten implementiert und bei Bedarf von Itransition angepasst oder vom Kunden konfiguriert werden. a1qa entschied sich für die erste Option, da es schneller und einfacher war, einem IT-Dienstleister mit Erfahrung in HR-Lösungen implementieren.

Wir analysierten die Besonderheiten der Geschäftsprozesse des Kunden und unterteilten das Projekt in mehrere Phasen. Das Team von Itransition begann mit der Bereitstellung und Integration von Talenteer und ging dann zur Anpassung über. Außerdem sorgten wir für eine erfolgreiche Benutzerakzeptanz und boten kontinuierlichen Plattform-Support.

Bereitstellung & Integration

Unser Team begann mit der Erfassung der Anforderungen und der Analyse der bestehenden Rekrutierungs- und Personalbesetzungsprozesse des Kunden. Wir stellten dem Kunden ein Datenmuster zur Verfügung, das er mit den Talentdaten von a1qa füllen konnte.

In zwei Wochen, Itransition Team:

1. Einsatz der Out-of-the-Box-Version von Talenteer in der Infrastruktur des Kunden
2. Integration von Talenteer mit dem HRM-System des Kunden
3. Synchronisierte Projektdaten

Aus dem Stand heraus ermöglicht Talenteer Managern, die Mitarbeiterkapazität zu überblicken, neue Möglichkeiten zu schaffen und diese mit internen Spezialisten zu besetzen. Die Organisationsstruktur des Kunden umfasst Manager, die Projekte leiten, und einen Personalausschuss, der für die Zuweisung von Spezialisten zu Opportunities verantwortlich ist. Da die Rolle des Besetzungsausschusses für den Personalbesetzungsprozess von a1qa von entscheidender Bedeutung ist, haben wir sie in den Ablauf von Talenteer integriert. Die Funktionalität des Besetzungsausschusses umfasst die Verwaltung von Unternehmenschancen, einschließlich:

• Überprüfung aller offenen Stellen
• Erstellen, Bearbeiten und Schließen aller Opportunities
• Antworten auf Bewerbungen für alle Opportunities
• Prüfung aller Bewerbungen für Gelegenheiten und aller Antworten darauf
• Zugriff auf alle Mitarbeiterprofildaten

Mit Talenteer müssen die Mitglieder des Personalausschusses von a1qa nicht mehr nach Talentdaten suchen, um perfekte Kandidaten für interne Stellen zu finden. Die neue Lösung versorgt sie mit allen benötigten Informationen, so dass sie nur noch die endgültige Entscheidung treffen müssen.

Um sensible Mitarbeiterdaten zu schützen, fügte unser Team die Funktion der internen Kommentare für den Personalausschuss hinzu. Die Mitglieder des Besetzungsausschusses können Kommentare hinterlassen, in denen sie begründen, warum bestimmte Mitarbeiter von einem Projekt zu einem anderen versetzt wurden, ohne dass diese Informationen dem gesamten Unternehmen offengelegt werden. Andere Mitglieder des Personalausschusses können diese Kommentare einsehen.

a1qa-Manager können aus ihren Abteilungen stammende Stellenangebote erstellen und bearbeiten. Außerdem können sie die Talentdaten ihrer Abteilungen verfolgen und die Profile aller Mitarbeiter einsehen. Mit Talenteer hat a1qa einen Einblick in die Bewerbungen für Opportunities und die Antworten darauf erhalten.

Das Team von Transition hat auch Funktionen für die Mitarbeiter bereitgestellt, die es ihnen ermöglichen:

• Überblick über alle verfügbaren Möglichkeiten im Unternehmen und Reaktion darauf
• Verwaltung der eigenen Bewerbungen
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung finden

Mitarbeiter können ihre Fähigkeiten und Kenntnisse in verschiedenen Bereichen innerhalb des Moduls Mein Profil aktualisieren. Wir haben dieses Modul an die Rollen des Unternehmens und die Besonderheiten des Personalbeschaffungsprozesses angepasst.

Anpassung der Lösung

Unsere Experten passten das Formular zur Erstellung von Verkaufschancen an die Personalbeschaffungsprozesse des Kunden an, indem sie spezifische Felder hinzufügten, wie z. B. Interview erforderlich (ja/nein) und Verpflichtungsdauer. Wir änderten auch die Opportunity-Typen von Talenteers Standardprojekt/Position zu Neuverkauf/Upsale/Rotation entsprechend der Terminologie und den Prozessen, die der Kunde verwendet. Die Opportunity-Typen stehen für:

• Neuer Verkauf - Anfrage nach zusätzlicher Arbeit für einen neuen a1qa-Kunden
• Verkauf - Antrag auf zusätzliche Arbeit für einen beliebigen Kunden, außer für neue Kunden
• Rotation - Antrag auf Ersetzung eines Talents durch ein anderes

In dieser Phase hat Itransition außerdem ein KI-Matching nach den für das a1qa-Geschäft relevanten Kriterien eingerichtet. Talenteer verfügt über einen eingebauten Datensatz von Fähigkeiten für verschiedene Bereiche und Kategorien. Gemeinsam mit a1qa führten wir ein Data Scoping durch und kombinierten die Daten des Kunden mit denen von Talenteer, um den für a1qa relevanten Datensatz zu erhalten. Das KI-Matching von Talenteer basiert auf verschiedenen Kriterien, z. B. Standort, Qualifikationsniveau, Fähigkeiten, aktuelle Arbeitsbelastung usw. Für a1qa haben wir die Talenteer-Datensätze aktualisiert für:

• Job-Positionen
• Fähigkeiten
• Qualifikationsstufen

Neben der Bereitstellung und Anpassung der Lösung sammelten wir das Feedback der Benutzer, das uns Ideen zur Verbesserung des Produkts lieferte. In einigen Fällen wäre es zum Beispiel besser, Opportunities neu zu eröffnen, anstatt neue zu schaffen, da dies die Personalstatistiken des Unternehmens beeinträchtigen würde.

Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Metriken, die es verfolgt und zu den Statistiken hinzufügt. Daher haben wir die Option hinzugefügt, Chancen für a1qa neu zu eröffnen, und Talenteer mit dieser Funktion aktualisiert. Außerdem haben wir den Entwicklungsrückstand von Talenteer mit Statistik-Updates versehen.

Benutzerakzeptanz & Unterstützung

Um eine positive Benutzererfahrung zu gewährleisten, stellten wir dem Kunden einen detaillierten Leitfaden zur Verfügung und führten zwei Lösungsdemos durch. Zunächst demonstrierten wir den Managern von a1qa die Funktionalität von Talenteer unmittelbar nach der Einführung, um sofortiges Feedback zu erhalten und sicherzustellen, dass die Lösung in die Managementprozesse des Unternehmens passt. Die zweite Demo führten wir für alle Mitarbeiter durch, damit sie sich mit Talenteer und seinen Funktionen vertraut machen konnten. Wir führten eine offene Diskussion, in der wir Fragen beantworteten und alle Rückmeldungen entgegennahmen. Jede Demo kann von Mitarbeitern, die nicht an der Live-Sitzung teilnehmen konnten, auf Wunsch angesehen werden.

Nach der Implementierung der Lösung organisierte unser Team Benutzerakzeptanztests (UAT), um zu bestätigen, dass die Mitarbeiter des Kunden Talenteer bequem und einfach zu bedienen finden. Wir richteten einen Chat ein, um eventuelle Fragen zu klären und den Benutzern sofortigen Online-Support zu bieten. Nach Erhalt der UAT-Ergebnisse hat unser Team das Benutzerhandbuch auf der Grundlage aller Rückmeldungen aktualisiert.

Benutzer können ihre Kommentare und Gedanken zur Lösung über das Feedback-Formular von Talenteer an das Produktentwicklungsteam senden. Wir sammeln alle Kommentare, um sicherzustellen, dass wir die Lösung weiter verbessern und an die Bedürfnisse der Kunden anpassen sowie das Produkt im Allgemeinen weiterentwickeln können.

Team

Zum Team von Transition gehörten:

• Ein Customer Success Manager
• Ein Implementierungsberater
• Ein Produktverantwortlicher
• Zwei Entwickler
• Ein Testspezialist

Da es sich bei Talenteer um eine völlig neue Lösung für die Mitarbeiter des Kunden handelte, mussten wir die erfolgreiche Implementierung und Benutzerakzeptanz sicherstellen. Um dies zu erreichen, setzte Itransition einen engagierten Kundenerfolgsmanager für das Projekt ein. Er kannte den Weg des Kunden genau und erleichterte die Kommunikation zwischen allen Beteiligten, um sicherzustellen, dass die Endbenutzer mit ihrer Erfahrung zufrieden waren. Der Kundenerfolgsmanager navigierte a1qa durch die Talenteer-Implementierung und -Anpassung und half dem Kunden, potenzielle Herausforderungen auf dem Weg zu vermeiden.

Kundenhebel	Ebene des Implementierungsteams	Ebene der Benutzerakzeptanz
Berücksichtigung übergeordneter Projektfragen Übermittlung der Geschäftsinteressen des Kunden an das Implementierungsteam Einheitliche Verantwortlichkeit Ständig verfügbar, um die Interessenvertreter des Kunden zu treffen, Fragen zu erörtern und ihre Interessen weiter zu vertreten	Gewährleistung, dass die Experten von Itransition über alle erforderlichen Zugangsmöglichkeiten und Daten verfügen Verhindern von internen Hindernissen Überwachung der Projektleistung Sicherstellen, dass das Team mit den Anforderungen und Rückmeldungen des Kunden übereinstimmt Hilfe bei der Priorisierung des Produkt-Backlogs auf der Grundlage von Benutzer-Feedback	Kontinuierliche Überwachung des gesamten Benutzerakzeptanzprozesses Verwaltung von Benutzerhandbüchern und Schulungsmaterialien und Verfolgung ihrer Aktualisierungen Analyse des Benutzerfeedbacks und Bewertung des Grads der Benutzerzufriedenheit, um sicherzustellen, dass die Endbenutzer mit der neuen Lösung zufrieden sind Überwachung des Benutzerfeedbacks nach Abschluss der Implementierung, jederzeit bereit, Benutzerunterstützung zu leisten

Unser Product Owner konsolidierte und analysierte das Kundenfeedback bezüglich der Verbesserung der Lösung. Außerdem wurden einige der Verbesserungsideen in das Backlog von Talenteer aufgenommen, z. B. die Möglichkeit, Opportunities wieder zu öffnen.

Der Implementierungsberater von Itransition hatte die Aufgabe, das Team während der gesamten Talenteer-Einführung zu begleiten, die Implementierungsbereitschaft sicherzustellen und praktische Empfehlungen zu geben. Er überwachte die Einführung und die Datenmigration und stellte sicher, dass diese reibungslos verliefen. Der Implementierungsberater leistete auch nach der Implementierung Unterstützung und Anleitung und half dem Kunden, die neue Lösung ordnungsgemäß in seine Arbeitsabläufe zu integrieren.