RPA im Finanzwesen: 10 Anwendungsfälle, Vorteile und Herausforderungen

16. Juli 2024

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RPA im Finanzwesen

von Veronika Poleschuk,

RPA-Business-Analystin

RPA im Finanzwesen bezieht sich auf den Einsatz von Software-Bots zur Automatisierung manueller, sich wiederholender Aufgaben, wie etwa die Eingabe von Finanzdaten oder die Zahlungsabwicklung. Neben den üblichen regelbasierten Tätigkeiten können KI-gestützte RPA-Bots auch anspruchsvollere Aufgaben ausführen, wie beispielsweise Kunden-Onboarding und Betrugserkennung.

Buchhaltungs- und Finanzabteilungen bewältigen täglich eine immense Menge an Papierkram und erledigen verschiedene Büroarbeiten wie die Abstimmung von Konten und die Erstellung von Jahresabschlüssen. Daher hilft die Implementierung von Lösungen zur robotergestützten Prozessautomatisierung Unternehmen dabei, die Betriebskosten zu senken, Finanz- und Buchhaltungsprozesse zu beschleunigen und die Einhaltung strenger Finanz- und Steuervorschriften sicherzustellen.

RPA im Finanzwesen: Marktstatistiken

Titel des Themas: Der durchschnittliche Automatisierungsgrad in Finanzbüros
Datenquelle: auditoria.ai - 2023 State of Automation in the Finance Office Report: Vollgas für die Finanzautomatisierung

17,6 Mrd. US-Dollar bn

die erwartete Größe des globalen RPA-Marktes im Finanzwesen bis Ende 2030

Verified Market Reports

36.81 %

Umsatzanteil des BFSI-Sektors am globalen RPA-Markt

Precedence Research

87 %

der KMU-Entscheidungsträger im Finanzbereich sind sich einig, dass Automatisierung der Schlüssel zur Verbesserung der Geschäftseffizienz ist

SMB Group

10 RPA-Anwendungsfälle im Finanzwesen

Gewinn- und Verlustrechnung

GuV-Rechnungen, die die Einnahmen und Ausgaben über einen bestimmten Zeitraum zusammenfassen und mehrere Einzelberichte kombinieren, sind anfällig für Ungenauigkeiten und Fehler, wenn sie von Hand erstellt werden. RPA-Lösungen können Finanzteams dabei unterstützen, die Datenerfassung, -validierung, -integration und andere Aufgaben, die mit der Erstellung von GuV-Berichten verbunden sind, zu automatisieren und so deren Genauigkeit zu erhöhen. Wie unser Partner und Marktführer für RPA-Plattformen UiPath herausgefunden hat, kann der Einsatz von Bots die Bearbeitungszeit erheblich verkürzen und dazu beitragen, bei der Erstellung von Berichten eine Genauigkeit von 100 % zu erreichen. Aus diesem Grund kann es hilfreich sein, solche Back-Office-Aufgaben an Bots zu delegieren, die Berichte automatisch erstellen, validieren und zusammenführen. Nach Angaben unseres Partners UiPath führte die Implementierung von Bots bei einem globalen Finanzdienstleistungsunternehmen zu einer Verringerung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit (AHT) um 70 % und zu einer Genauigkeit von 100 %.

Investitions- & Vermögensverwaltung

Vermögensverwaltungsgesellschaften und andere Finanzinstitute können Software-Bots einsetzen, um die täglich durchgeführten Anlageverwaltungsaktivitäten zu rationalisieren. Vermögensverwalter erhalten regelmäßig Schätzungen von Brokern per E-Mail. Danach müssen sie diese Daten manuell zusammenführen und in Tabellen eingeben, um die Portfolios ihrer Kunden zu optimieren und Finanzplanungen und -prognosen zu erstellen. KI-gestützte Softwareroboter können diesen Prozess beschleunigen, indem sie selbstständig E-Mails öffnen, relevante Daten in beliebigen Formaten extrahieren und in Berichte mit wertvollen Einblicken in die Börsentrends umwandeln.

Bankabstimmung

Bei der Bankabstimmung wird der tatsächliche Kontostand mit dem im letzten Kontoauszug ausgewiesenen Saldo abgeglichen. Die manuelle Abstimmung eines Bankkontos ist anfällig für menschliche Fehler, was die Effizienz des Prozesses beeinträchtigt und zu kostspieligen Fehlern führen kann. KI-gestützte RPA-Bots können den Geldfluss abgleichen, nach Unstimmigkeiten zwischen Zahlungsdetails und Bankunterlagen suchen und Anfragen zur weiteren Validierung von Unterlagen generieren. Gibt es keine Unstimmigkeiten, stellen die Bots Berichte zusammen und senden sie zur Genehmigung an den Administrator.

Verbindlichkeiten

Die Bearbeitung mehrerer Rechnungen aus verschiedenen Kanälen ist eine Herausforderung für jede Buchhaltungsabteilung. Darüber hinaus müssen die Buchhalter Rechnungen schnell und präzise bearbeiten, um die Durchlaufzeit der Rechnungen zu verkürzen und den Geldfluss zu beschleunigen. Unternehmen können Bots für die intelligente Automatisierung nutzen, um Daten aus Rechnungen unterschiedlicher Formate zu extrahieren und sie in ein standardisiertes und leicht zugängliches Format umzuwandeln. Diese Bots können dann die überarbeiteten Rechnungen an die Buchhalter weiterleiten und gegebenenfalls eine Mahnung im Falle eines Zahlungsverzugs versenden. In dieser Hinsicht sind Bots wertvolle Partner, da sie in der Lage sind, Daten aus Rechnungen unterschiedlicher Formate zu extrahieren und sie selbstständig in standardisierte und leicht zugängliche Formulare einzufügen. Darüber hinaus können sie diese überarbeiteten Rechnungen an die richtigen Buchhalter weiterleiten und bei Bedarf eine Mahnung bei Zahlungsverzug versenden.

Debitoren

Die Debitorenbuchhaltung muss Rechnungen erstellen und versenden, Rechnungen mit Aufträgen abgleichen, Zahlungen verarbeiten, Kunden per E-Mail zur Rechnungsbestätigung auffordern und routinemäßige Debitorenberichte erstellen. Unternehmen können angepasste Buchhaltungsanwendungen mit integrierten RPA-Funktionen verwenden, um die meisten dieser Aktivitäten zu automatisieren, die Zeit für den Zahlungseingang zu reduzieren und die Genauigkeit der Finanzdaten zu erhöhen.

Steuerberichterstattung

Die Steuerberichterstattung erfordert ein Höchstmaß an Präzision, denn ein genaues Verfahren erleichtert reibungslose Prüfungen und hilft Unternehmen, gesetzliche Strafen und Bußgelder zu vermeiden. Software-Bots können die meisten Aktivitäten der Steuerbuchhaltung und Finanzberichterstattung problemlos durchführen. Durch die Automatisierung von Abläufen wie der Datenerfassung aus verschiedenen Quellen, Steuererklärungen, Steuerzahlungen und anderen Abläufen reduzieren RPA-Bots die manuelle Arbeit, was zur Rechtskonformität und zur finanziellen Stabilität des Unternehmens beiträgt.

Compliance-Berichterstattung

Banken und Investmentgesellschaften müssen eine Reihe von Vorschriften einhalten, die sich oft im Laufe der Zeit ändern. Darüber hinaus müssen sie regelmäßig über ihre Leistungen und Aktivitäten berichten, um sicherzustellen, dass sie die geltenden Vorschriften und Gesetze einhalten und ihre Geschäftstätigkeit transparent gestalten, um das Vertrauen der Stakeholder, Investoren und der Öffentlichkeit zu wahren. Bots können die Sammlung und Aggregation von Daten, einschließlich Finanztransaktionen und Kundeninformationen, aus verschiedenen Quellen automatisieren, um Berichte zu erstellen, die den gesetzlichen Standards entsprechen. Sie können auch Finanztransaktionen und Datenverarbeitungsaktivitäten überwachen und Compliance-Beauftragte im Falle von Verstößen alarmieren.

Betrugsprävention

Beim Online-Banking und im Zahlungsverkehr ist Betrug nach wie vor ein großes Problem. Deshalb sind Software-Bots, die verdächtige Vorgänge schnell und präzise erkennen können, ein unschätzbarer Vorteil für Unternehmen. KI-gestützte RPA-gesteuerte Bots können Zahlungsdetails mit Betrugsdatenbanken von Behörden und Unternehmen abgleichen, ungewöhnliche Zahlungsmuster erkennen und Unstimmigkeiten zwischen Zahlungsdetails und Bankdaten identifizieren. Darüber hinaus können intelligente Software-Bots das Kundenverhalten analysieren, um verdächtige Aktivitäten anhand vordefinierter Kriterien zu erkennen. Dadurch können Unternehmen letztlich Zeit und Geld sparen und gleichzeitig ihre Sicherheitsstandards erhöhen.

Audit-Verfahren

Die robotergestützte Prozessautomatisierung kann auch die Genauigkeit und Effizienz Finanzaudits verbessern. Durch die Automatisierung manueller, zeitaufwändiger Aufgaben wie der Extraktion und Validierung von Echtzeit- und historischen Daten, der Kontenabstimmung und der Überwachung von Transaktionen können Bots die Erstellung von Auditberichten und Compliance-Dokumenten beschleunigen. Darüber hinaus können RPA-Bots Fehler schnell erkennen und Diskrepanzen in den gemeldeten Zahlen aufzeigen. Intelligente RPA-Software kann zudem die einzelnen Schritte des Audit-Prozesses dokumentieren und so einen umfassenden Prüfpfad erstellen, der die Glaubwürdigkeit und Transparenz des Prozesses erhöht. Darüber hinaus ermöglichen bestimmte RPA-Lösungen die Erstellung von Prüfpfaden und automatisierten Warnmeldungen, um alle Änderungen in den Finanzunterlagen zu verfolgen, so dass die Prüfer potenzielle Probleme schnell erkennen können.

Kundeneinbindung

Aufgrund der Komplexität der Prozesse verbringen Finanzdienstleister in der Regel zu viel Zeit und Mühe in die Einbindung neuer Kunden. Mithilfe von RPA können Unternehmen alltägliche Aufgaben wie die Überprüfung der Richtigkeit von Kundendaten, die Einrichtung von Konten und die Durchführung von Hintergrundprüfungen automatisieren. Eine solche Automatisierung beschleunigt die KYC-Verfahren und verkürzt die Einbindungszeit, sodass sich die Unternehmen auf den Kundenservice konzentrieren können, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Bindungsrate zu erhöhen.

RPA + KI auf einen Blick

In diesem Video zeigen die Experten von Itransition, wie der in das Open-AI-Modell integrierte UiPath-Bot die Rechnungsbearbeitung automatisiert.

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Kontakt

Beispiele aus der Praxis für RPA im Finanzwesen

Societe Generale Bank Brazil

Die Societe Generale Bank Brazil ist eine der führenden Banken in Brasilien und bietet Dienstleistungen für Firmen- und institutionelle Kunden an. Wie viele andere Finanzinstitute sah sich die Bank mit dem Problem konfrontiert, dass ihre Mitarbeitenden zu viel Zeit mit der täglichen Berichterstattung verbrachten, was sie von wichtigeren und kognitiv anspruchsvolleren Aufgaben abhielt. Die Bank führte RPA ein, um den gesamten Berichterstattungsprozess zu automatisieren, wodurch pro Mitarbeiter und Tag 6 Stunden Arbeit eingespart werden konnten.

RPA reihte sich in eine Reihe von anderen technologischen Projekten ein, die darauf abzielen, die Arbeit unserer Mitarbeiter zu erleichtern und es uns zu ermöglichen, unseren Kunden immer bessere Dienstleistungen zu bieten.

Mario Lopes

CIO bei der Societe Generale Bank Brasilien

Credigy

Credigy, ein weltweit tätiges Spezialfinanzierungsunternehmen, war auf der Suche nach einer Möglichkeit, sein Wachstum durch Automatisierung zu beschleunigen. Da das Unternehmen täglich Tausende von datenintensiven Dokumenten verarbeiten muss, ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese geordnet bleiben. In der Vergangenheit mussten die Mitarbeiter die Dateien von Hand prüfen, umbenennen und in die entsprechenden Ablagen übertragen, was zeitaufwändig und mühsam war. Heute übernimmt RPA den gesamten Prozess, sodass sich die Mitarbeiter auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können. Neben der Dateiverwaltung hat Credigy auch die Due-Diligence-Prüfung, die Rechnungsverarbeitung und die Berichterstattung automatisiert, was zu einer Steigerung der durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate um 15 % führte.

Fleet Innovation

Fleet Innovation, ein führender finnischer Autoleasing-Anbieter, hat in den letzten Jahren ein enormes Wachstum verzeichnet. Die starke Geschäftsentwicklung führte jedoch zu einem höheren Volumen an Eingangsrechnungen und mehr mühsamer Arbeit für die Mitarbeiter. Daher beschloss Fleet Innovation, die steigende Anzahl manueller Verwaltungsaufgaben, wie z. B. die Rechnungsverarbeitung, mit Hilfe von robotergestützter Prozessautomatisierung effizienter zu gestalten. Nach der Einführung eines RPA-Bots von UiPath gelang es Fleet Innovation, die Verarbeitung von 6000 Rechnungen pro Monat zu automatisieren, was 45 % aller Rechnungen entsprach.

Bei sich wiederholenden Routinearbeiten macht der Mensch immer einige Fehler, aber vom Roboter kann man erwarten, dass er die Regeln ausnahmslos befolgt.

Jenna Rahunen

Finanzmanagerin, Fleet Innovation

Micro Focus

Micro Focus ist ein multinationales britisches Softwareentwicklungsunternehmen mit weltweit mehr als 11.000 Mitarbeitern. Das Unternehmen musste seine zahlreichen Hauptbuchaktivitäten kontrollieren, was eine Menge manueller Kopiervorgänge, Datenvalidierung und Berichterstellung erforderte. Zunächst setzte Micro Focus RPA ein, um die Validierung von Zentralbankkursen zu automatisieren, wodurch der Zeitaufwand um 85 % gesenkt werden konnte. Als Nächstes automatisierte das Team den Offenlegungsprozess für offene Fremdwährungssalden. Mittlerweile kann der RPA-Bot durch die Finanzanwendung von Micro Focus navigieren, das richtige Konto identifizieren, Statuswerte für alle Buchungen prüfen und Ausnahmen automatisch bearbeiten.

RPA macht Automatisierung schnell und einfach. Wenn Sie den richtigen Geschäftsprozess auswählen, klein anfangen und skalieren, kann RPA einen immensen Mehrwert schaffen.

Sridhar Srinivasan

IT-Projektleiter für strategische Entwicklung bei Micro Focus

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von RPA im Finanzwesen

1

Analysieren Sie den aktuellen Zustand

Vor der Automatisierung von Prozessen ist es wichtig, den aktuellen Stand der Geschäftsabläufe zu beurteilen. Eine sorgfältige Untersuchung aller bestehenden Prozesse und der damit verbundenen manuellen Tätigkeiten gibt Aufschluss über Bereiche, in denen RPA einen positiven Einfluss haben kann. Darüber hinaus ermöglicht die Bewertung des aktuellen Status in puncto Kosten, Geschwindigkeit und Genauigkeit fundiertere Entscheidungen über Prozesse, die sich am besten für eine RPA-Automatisierung eignen.

2

Identifizieren Sie Anwendungsfälle für die Automatisierung

Um potenzielle Anwendungsfälle für RPA im Finanzwesen zu identifizieren, sollten Sie bestehende Prozesslandkarten prüfen, um die Prozesse zu identifizieren, die von einer Automatisierung profitieren könnten. Bewerten Sie jeden Prozess anhand einer Kombination aus technischen Machbarkeitskriterien wie Komplexität, Kosten und Skalierbarkeit. Berücksichtigen Sie die Kosteneinsparungen, die Geschwindigkeit der Ausführung und die Genauigkeitsgewinne, die RPA bieten kann. Nutzen Sie vorhandene Daten, um zu verstehen, wo Automatisierung dazu beitragen könnte, manuelle Arbeit zu reduzieren, und definieren Sie etwaige finanzielle oder ressourcenbedingte Einschränkungen.

3

Standardisieren Sie bestehende Arbeitsabläufe

RPA funktioniert am besten, wenn die Prozesse klar definiert sind und einer einheitlichen Struktur folgen. Daher ist es wichtig, bestehende Prozesse zu standardisieren und sicherzustellen, dass sie zuverlässig und wiederholbar sind, damit sie leichter automatisiert werden können. Die Standardisierung sollte die Definition von Datenquellen, die Einrichtung von Standard-Workflows und Aufgabenabfolgen sowie die Festlegung von Dokumentationsverfahren umfassen.

4

Richten Sie Prozesse für die RPA-Implementierung ein

Definieren Sie klare Richtlinien, um sicherzustellen, dass jedes Automatisierungsprojekt angemessen geplant und durchgeführt wird: Die erforderlichen Ressourcen sind vorhanden, der Umfang des Automatisierungsprojekts ist klar definiert und die erwarteten Vorteile sind quantifiziert. Wir empfehlen dringend, einen erfahrenen RPA-Anbieter zu konsultieren, um sicherzustellen, dass Ihre Roadmap alle Feinheiten berücksichtigt, die mit der RPA-Implementierung im Finanzwesen einhergehen.

Vorteile von RPA im Finanzwesen

Die RPA-Technologie ist dabei, den Finanzsektor zu transformieren. Dies sind einige der Bereiche, in denen Unternehmen durch die Integration von RPA in ihre Finanzoperationen profitieren können.

Geringere Betriebskosten

Die Automatisierung manueller Prozesse und die Beseitigung redundanter, arbeitsintensiver Aufgaben führt zu erheblichen Kosteneinsparungen.

Eliminierung menschlicher Fehler

Indem sie den Menschen aus bestimmten Prozessen herausnehmen und eine einheitliche Prozessausführung ermöglichen, können Unternehmen kostspielige Fehler vermeiden.

Besseres Kundenerlebnis

Die Implementierung von RPA trägt dazu bei, Kundenanfragen schnell zu bearbeiten und Wartezeiten zu verkürzen, was zu einem besseren Kundenerlebnis führt.

Optimierte Compliance

Die RPA-Implementierung vereinfacht die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie Prüfpfade, die Automatisierung der Datenverwaltung und die Standardisierung von Geschäftsprozessen erleichtert.

RPA im Finanzwesen: Herausforderungen bei der Umsetzung

Herausforderungen

Lösungen

Komplizierte Legacy-Systemarchitektur

Legacy-Systemen mangelt es oft an Flexibilität hinsichtlich der Integration mit Drittsystemen oder der Einführung neuer Arbeitsabläufe. Daher sollten Unternehmen die RPA-Implementierung mit einer sorgfältigen Prüfung der bestehenden IT-Infrastruktur beginnen. Sobald eine umfassende Beurteilung der aktuellen Umgebung durchgeführt wurde, können Unternehmen den Projektumfang genau definieren und mögliche Workarounds skizzieren.

Mangelnde Prozessstandardisierung

Zur Gewährleistung der Prozessstandardisierung, die für die RPA-Entwicklung entscheidend ist, sollten Unternehmen in einen gründlichen Dokumentationsprozess sowie in Business Intelligence- und Analysefunktionen investieren. Indem sie sich die Zeit nehmen, jede Phase des Prozesses zu dokumentieren, können Unternehmen klare Definitionen und Anforderungen für jede Aufgabe festlegen, wodurch es einfacher wird, Unstimmigkeiten und Fehler zu erkennen, bevor sie auftreten.

Verbessern Sie Ihre betriebliche Effizienz mit RPA

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile von RPA im Finanzwesen und so werden wir voraussichtlich sehen, wie weitere Unternehmen diese Technologie in ihre Abläufe integrieren. Wir erwarten auch, dass Verbesserungen und die zunehmende Zugänglichkeit von Services für künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen RPA in naher Zukunft noch leistungsfähiger machen werden.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um herauszufinden, wie wir Ihnen helfen können, von den Möglichkeiten der robotergestützten Prozessautomatisierung zu profitieren und Ihre Abläufe zu optimieren.

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Häufig gestellte Fragen über RPA im Finanzwesen

Wie viel kostet die Einführung von RPA?

Die durchschnittlichen Kosten für die Einführung von RPA liegen zwischen 20.000 und 50.000 US-Dollar pro Bot. Die Kosten für die Implementierung der RPA-Technologie variieren in Abhängigkeit von Faktoren wie:

Gewählte RPA-Tools und Lizenzierungsarten
IT-Infrastrukturkosten einschließlich Kosten für Server- & Cloud-Ressourcen
Expertise des Implementierungsanbieters
Aufwand für das Änderungsmanagement und Kosten für Mitarbeiterschulungen

Was sind die beliebtesten RPA-Plattformen im Finanzsektor?

Die beliebtesten RPA-Plattformen für das Finanzwesen sind UiPath, Automation Anywhere und SS&C Blue Prism. Die RPA-Experten von Itransition können Ihnen helfen, diese Plattformen an Ihre individuellen Geschäftsanforderungen und -ziele anzupassen.