Strategie für das Wissensmanagement: Umsetzungsfahrplan & wichtige Instrumente
20. Februar 2024
Arten von Organisationswissen
Jedes Unternehmen schafft im Laufe seiner Tätigkeit verschiedene Materialien und Erfahrungen, die sein Unternehmenswissen bilden. Wir können zwei Hauptarten von Wissen unterscheiden:
Überdenken Sie Ihr Wissensmanagement mit den Softwarelösungen von Itransition
Strategien für das Wissensmanagement
Die meisten Techniken für das Wissensmanagement lassen sich in zwei Hauptstrategien einteilen, die als "Push" und "Pull" bekannt sind.
Push-Strategie durch Kodifizierung
Die Push-Strategie umfasst einen technikzentrierten Ansatz für das Wissensmanagement, die so genannte Kodifizierung. Er beinhaltet die aktive Kodierung von Wissen, das die Mitarbeiter durch persönliche Arbeitserfahrung entwickelt haben, in Dokumenten oder anderen Arten von Inhalten. Sie werden in gemeinsamen Repositories wie Wissensdatenbanken und Intranet-Datenbanken gespeichert und können von anderen Mitarbeitern abgerufen und genutzt werden.
Wesentliche Befähiger
- Das Hochladen und Abrufen von Informationen erfordert Softwarelösungen, die mit fortgeschrittenen Inhaltsverwaltungsfunktionen ausgestattet sind, darunter:
- Inhaltseditoren
Werkzeuge für die kollaborative Erstellung
Inhalts-Taxonomie und Tagging-Systeme
Wikis und Bibliotheken
Suchmaschinen für Lesezeichen
KI-Assistenten
Smarte Unternehmenssuche
Profis
Einfacher Zugang zu Lernmaterialien, was die Ausbildung im Unternehmen erleichtert. Hohe Skalierbarkeit der Unternehmensschulung dank der ständigen Wiederverwendung des aus den Repositories gewonnenen Wissens, was die Organisationskosten senkt.
Nachteile
Erfordert ein umfassenderes Technologie-Ökosystem
Pull-Strategie über Personalisierung
Die Pull-Strategie ist ein eher sozialer Weg des Wissensaustauschs, da sie die Interaktion zwischen Nachfragern, die nach Antworten suchen, und Fachleuten, die tiefgehende Einblicke bieten, beinhaltet. Dieser Ansatz, der in der Regel als Personalisierung bezeichnet wird, fördert aktive Diskussionen und den Wissenstransfer durch den Aufbau von Netzwerken von Menschen, wobei die Technologie eine geringere Rolle bei der Rationalisierung der Kommunikation zwischen den verschiedenen Akteuren spielt.
Wesentliche Befähiger
- Unternehmen, die sich auf die Pull-Strategie verlassen, konzentrieren sich auf den Aufbau eines soliden kollaborativen Umfelds, indem sie Instrumente und Techniken wie folgt einsetzen:
- Brainstorming-Sitzungen
Videokonferenzen
Firmenschulungen und Kurse
Gemeinschaften der Praxis
Workshops
Nachbesprechungen
Expertenverzeichnisse
Profis
Förderung der sozialen Interaktion am Arbeitsplatz und Schaffung einer gemeinsamen Unternehmenskultur
Nachteile
Kontinuierliches Vertrauen in regelmäßige Schulungsinitiativen
Ein Fahrplan für das Wissensmanagement
Der Weg zur Umsetzung einer wirksamen Wissensmanagementstrategie besteht in der Regel aus folgenden Schritten:
1
Förderung der Wissenskultur
Anreize für den Wissensaustausch und die Vernetzung der Mitarbeiter, Förderung des Bewusstseins für die verschiedenen Arten von Wissen und die verfügbaren KM-Tools des Unternehmens.
2
Wissensaudit
Erfassen Sie Ihre impliziten und expliziten Wissensbestände, bewerten Sie deren Nutzung und ermitteln Sie eventuelle Wissenslücken. Dazu gehört auch die Suche nach Wissensbesitzern, die ihr Fachwissen weitergeben können.
3
Wissenserwerb und Kodifizierung
Sammeln Sie explizites Wissen wie Dateien und Dokumente aus Ihren Unternehmenssystemen und laden Sie sie in Datenbanken und andere Repositories hoch. Stillschweigendes Wissen können Sie durch Fokusgruppen, Brainstorming-Sitzungen und Interviews ermitteln und durch Audioaufnahmen oder andere Techniken in einem geeigneten Speicherformat kodifizieren.
4
Wissensanalyse und Systematisierung
Bewerten Sie das erfasste Wissen, um Muster oder Trends zu erkennen und sensible Daten zu sichern. Klassifizieren und kennzeichnen Sie diese Informationen mit Metadaten, um die Suche zu erleichtern, und überarbeiten Sie sie in ein standardisiertes Format für die zukünftige Wiederverwendung.
5
Wissensverteilung und -bewertung
Nutzen Sie KM-Techniken zum Austausch von Wissen, sowohl im Pull- als auch im Push-Modus. Verfolgen Sie Kennzahlen wie die Besuche von Wissensdatenbanken, die Nutzung von Hilfedokumenten und fehlgeschlagene Suchen, um die Effektivität Ihres Wissensmanagementsystems und Ihrer Strategie zu bewerten.
KM-unterstützende Software-Lösungen
СUnternehmen können verschiedene Arten von Software einsetzen, um Wissensressourcen zu organisieren, zu nutzen und zu teilen. Hier sind einige relevante Lösungen, die Sie in Ihr Wissensmanagement-Toolkit aufnehmen sollten.
Systeme zur Verwaltung von Inhalten
CMS bieten eine Vielzahl von Funktionen zur Optimierung des Lebenszyklus digitaler Inhalte, darunter fortschrittliche Editoren für die Gestaltung von Inhalten, Tools für die Zusammenarbeit bei der Erstellung von Inhalten und Content-Repositories mit Suchmaschinen und Filtern.
Software für die Zusammenarbeit
Die auch als Groupware bezeichnete Software für die Zusammenarbeit dient als einheitlicher Knotenpunkt zur Koordinierung von Mitarbeitern, die an einer gemeinsamen Aufgabe arbeiten. Sie hilft den Benutzern, gemeinsam Wikis zu erstellen, Informationen oder Dokumente auszutauschen und mit Kollegen und Partnern über Videokonferenzen oder Messaging zu kommunizieren.
eLearning-Software
Diese Kategorie umfasst Unternehmens-Lernmanagementsysteme, eLearning-Portale, mLearning-Apps und andere Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, die Bereitstellung von maßgeschneiderten Schulungsdiensten und Online-Bildungsressourcen für ihre Mitarbeiter zu optimieren.
Portale für Mitarbeiter
Webportale ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, über Diskussionsforen oder Intranets miteinander zu kommunizieren und auf HR-Dienste oder persönliche und Unternehmensinformationen zuzugreifen. Die Informationen können in Mitarbeiterhandbüchern (Richtlinien und Leitlinien), Personalverzeichnissen (Ansprechpartner, Abteilung usw.) oder Produkt- und Dienstleistungsbibliotheken (Einzelheiten zu Ihrem Unternehmensangebot) gespeichert werden.
Die besten Wissensmanagement-Tools auf dem Markt
Die KM- und Kollaborationslösung von Atlassian ist eines der führenden Tools zur Zentralisierung von Unternehmensinformationen und zur Koordinierung der Arbeit in verschiedenen Teams.
Wichtige Stärken und Fähigkeiten
- Wissensdatenbank mit erweiterter Suche und Inhaltshierarchie
- Echtzeit-Koeditierung von Wikis und Dokumentationen sowie Benachrichtigungen
- Mehrere Berechtigungseinstellungen zum Schutz sensibler Inhalte
- Nahtlose Integration mit Jira und anderen Atlassian-Produkten
Beschränkungen
Komplexe Vorlagenanpassung
Preisgestaltung
- Vier Pläne mit unterschiedlichen Funktionen, einschließlich einer kostenlosen Version für das Hosting in der Atlassian Cloud
- Preiskalkulator auf der Website verfügbar
Guru ist eine KI-gestützte Wissensmanagement-Plattform, die Unternehmenssuche, Wiki und Intranetfunktionen kombiniert.
Wichtige Stärken und Fähigkeiten
- Kartenfunktion zur Organisation von Informationen in mundgerechte Wissenseinheiten
- Semantische Suche und KI-basierte Fragen und Antworten zum Abrufen von Informationen
- KI-gestützte Wiki-Erstellungs-, Bearbeitungs- und Übersetzungsprozesse
- Hochgradig anpassbares Intranet-Portal mit eingebettetem Chatbot
Beschränkungen
Relativ komplexe Kartensuche und Navigation
Preisgestaltung
- Bauherrenplan ab $10 pro Benutzer pro Monat
- Preis für individuelle Unternehmenspläne auf Anfrage
- 30 Tage kostenlose Testversion verfügbar
Notion ist eine Freemium-Webanwendung für Wissensmanagement und Produktivität, die sich durch eine große Nutzerbasis, hervorragende Bewertungen und fortschrittliche KI-gestützte Funktionen auszeichnet.
Wichtige Stärken und Fähigkeiten
- Drag-and-Drop-Vorlagen zur Erstellung von Wikis, Zeitplänen und Roadmaps
- Synchronisierte Blöcke zur Aktualisierung desselben Inhalts in mehreren Dokumenten
- Integrierter KI-Assistent von Notion für automatisierte Fragen und Antworten
- Umfassende Dashboards für Aufgabenmanagement und Projektverfolgung
Beschränkungen
Steile Lernkurve für neue Benutzer
Preisgestaltung
- Vier Pläne mit unterschiedlichen Funktionen, einschließlich einer kostenlosen Version
- Preis ab $8 pro Benutzer pro Monat
Yext ist ein CMS- und KM-Tool, das als zentraler Knotenpunkt dient, um Unternehmenswissen zu sammeln und Mitarbeitern, Partnern oder Kunden Antworten auf ihre Fragen zu geben.
Wichtige Stärken und Fähigkeiten
- Knowledge Graph zur Organisation von Informationen aus Unternehmenssystemen
- Mehrkanalige Fragen und Antworten über Unternehmenswebsites, soziale Medien usw.
- Intelligente Suchmaschine mit Funktionen zum Verstehen natürlicher Sprache
- Integration mit mehr als 200 Drittanbietern für Online-Listings
Beschränkungen
Negative Rückmeldungen mehrerer Nutzer zum Kundendienst
Preisgestaltung
- Vier Tarife von $199 bis $999 jährlich
- Demo auf Anfrage erhältlich
Unsere Dienstleistungen für das Wissensmanagement
Itransition bietet Unternehmen aller Größen und Branchen umfassende Dienstleistungen und Softwarelösungen zur Unterstützung ihrer KM-Initiativen.
Beratung
Unsere Berater begleiten Sie durch jeden Schritt Ihres KM-Softwareentwicklungs- und -Einführungsprojekts und unterstützen Sie bei der Geschäftsanalyse, der Auswahl des technischen Stacks, der Lösungskonzeption, der Budgetierung, der Planung und der Bewertung der Codequalität.
Entwicklung
Itransition entwickelt kundenspezifische KM-Anwendungen von Grund auf oder richtet plattformbasierte Lösungen ein, die auf Open-Source- und Standard-Systemen aufbauen, und kümmert sich um die Front-End- und Back-End-Entwicklung sowie die Integration mit anderen Lösungen und das Testen.
Wartung und Unterstützung
Unser Unternehmen bietet Anwenderschulungen und -support nach der Veröffentlichung an, um die Einführung der KM-Software in Ihrem Unternehmen zu erleichtern, sowie umfassende Wartungsdienste, um auftretende Probleme zu beheben und einen reibungslosen Betrieb Ihrer Lösung zu gewährleisten.
Modernisierung
Wir können Ihre alte KM-Lösung mithilfe verschiedener Modernisierungsoptionen wie Cloud-Migration, Architekturrenovierung, Code-Refactoring und funktionale Upgrades überarbeiten, um ihre Leistung, Benutzerfreundlichkeit und Wartbarkeit zu verbessern.
Kunden-Spotlight
Confluence Beratung & Unternehmensschulung
Als Atlassian Gold Solution Partner unterstützte Itransition ein britisches Software-Entwicklungsunternehmen bei der Optimierung seiner Confluence-basierten Arbeitsabläufe. Das Projekt umfasste die Erfassung von Unternehmenswissen über Confluence Questions und die Schulung der Mitarbeiter in der Nutzung von Confluence als Wissensdatenbank.
Die Vorteile einer KM-Strategie
Neben dem leichteren Zugang zum Unternehmenswissen bietet eine geeignete Wissensmanagementstrategie viele weitere langfristige Vorteile:
Gesteigerte Leistung der Mitarbeiter
Beschleunigung der Einarbeitung von Mitarbeitern durch wirksame Mentoring-Programme, Erleichterung der Weiterbildung von Mitarbeitern durch Schulungsinitiativen und umfassende Wissensdatenbanken des Unternehmens.
Aufbrechen der Silos
Sammeln von Wissensressourcen, die über mehrere Unternehmenssysteme, Teams oder Abteilungen verstreut sind, und Konsolidieren dieser Ressourcen in einem zentralen Repository, wodurch das Risiko von Informationssilos verringert wird.
Wissensbewahrung im Unternehmen
Sie machen Ihr Unternehmen widerstandsfähiger im Falle einer Fluktuation dank eines besseren Wissensaustauschs und der daraus resultierenden Fähigkeit, das organisatorische Gedächtnis zu bewahren.
Katalysator der Innovation
Generierung eines kontinuierlichen Wissensflusses von Repositories und Experten zu den Mitarbeitern, um Innovation, Kreativität und Ideenaustausch zu fördern und gleichzeitig Stagnation zu vermeiden.
Stärkere Beziehungen
Mit Hilfe von erweiterten Unternehmens-LMS können Sie Ihrem Kunden- und Partnernetz zeitnah Unterstützung und gezielte Schulungsdienste anbieten.
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Herausforderungen und Leitlinien des Wissensmanagements
Die richtige Strategie und die richtigen Instrumente für das Wissensmanagement reichen nicht immer aus, um alle Wissensbestände eines Unternehmens effektiv zu nutzen. Jüngste Untersuchungen haben einige Hindernisse aufgezeigt, mit denen Unternehmen bei der Einführung ihrer Wissensmanagementpraxis konfrontiert sind.
Betrifft
Empfehlungen
Sich entwickelnde Arbeitsmodelle
Die Digitalisierung fördert Remote-Arbeitsmodelle mit geografisch verteilten Teammitgliedern und einer alternativen Belegschaft, die mit Hilfe von Kollaborationstools und digitalen Arbeitsplätzen zwischen Projekten oder Rollen wechseln kann. Dies erfordert von den Unternehmen neue Wissensmanagementpraktiken, die sich besser für eine größere Mobilität der Mitarbeiter eignen und die traditionellen persönlichen Methoden ablösen.
- Der Einsatz fortschrittlicher eLearning-Tools, einschließlich KI-gestützter Lernsoftware und Repositories, kann durch Fernarbeit verursachte Probleme abmildern. Investitionen in eLearning ermöglichen es Unternehmen, ihr Wissen grenzüberschreitend zu teilen und es vor Störungen zu schützen.
- Unternehmen sollten in Erwägung ziehen, den Zugang zu Plattformen für den Wissensaustausch auf ihre alternativen Arbeitskräfte auszudehnen, z. B. auf ausgelagerte Mitarbeiter und Zeitarbeiter, um deren Einarbeitung zu beschleunigen und den maximalen Nutzen aus ihrer Arbeit zu ziehen.
Widerstand gegen den Wissensaustausch
Die Wahrnehmung der von Kollegen erhaltenen Informationen durch die Mitarbeiter könnte verzerrt und nicht immer korrekt sein. Dies könnte auf betriebliche Ineffizienzen bei den Wissensmanagementprozessen zurückzuführen sein, aber auch auf den Willen der Fachkräfte, ihr Fachwissen für sich zu behalten, anstatt es mit Kollegen zu teilen.
- Die Studie von Deloitte hat gezeigt, dass die Befragten, vor allem die jüngeren, die Weitergabe von Wissen als vorteilhaft für ihre karriere empfinden. Dies bedeutet, dass die Akzeptanz durch Belohnungen und Anreize, wie Prämien oder Beförderungen, gefördert werden kann.
- Die systematische Integration von Wissensgemeinschaften in die Organisationsstruktur und die Arbeitsabläufe im Unternehmen kann dazu beitragen, den Wissenstransfer zu einer Art Routine werden zu lassen.
Wissensmanagement im Zeitalter der Digitalisierung
Organisatorisches Wissen ist ein unschätzbares Gut, das aufgrund seiner immateriellen Natur schwer zu erfassen und noch schwieriger zu verwalten ist, vor allem in einer verteilten Belegschaft. Außerdem vernachlässigen die Beteiligten oft ihre wesentliche Rolle für den Erfolg der Wissensmanagementstrategie. Angesichts der wachsenden Bedeutung einer soliden KM-Strategie für den Wettbewerb in einem digitalisierten globalen Markt mit schnelleren Innovationszyklen sollte sich diese Einstellung jedoch ändern.
Die Implementierung von Tools und Techniken zur Verteilung von Wissen bei gleichzeitiger Förderung einer Unternehmenskultur, die sich auf die gemeinsame Nutzung von Wissen konzentriert, ist der Schlüssel zur Steigerung der Unternehmensleistung und zur Schaffung von wirklich kollaborativen Arbeitsplätzen. Um diese organisatorischen Ziele zu erreichen, sollten Sie sich auf die Expertise von Itransition in der KM-orientierten Softwareentwicklung und Beratung verlassen.
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