Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihre Vertriebsmitarbeiter Geschäfte verlieren, obwohl sie nur nachfassen müssten? Oder warum sie die Daten, die sie brauchen, nicht finden können? Oder warum sie so wenig Zeit mit dem eigentlichen Verkaufen verbringen? In einer Zeit, in der die meisten Produkte und Dienstleistungen hergestellt werden, um uns das Leben zu erleichtern, und in der sogar Kühlschränke intelligent sind, sollten Sie sich fragen: Habe ich alles getan, um meinen Vertriebsleitern das Leben leichter zu machen?
Wenn Sie genauer hinsehen, werden Sie feststellen, dass etwa ein Drittel der Vertriebsvorgänge, die meist mit Verwaltungs- und Berichtsaufgaben verbunden sind, mit Hilfe von Vertriebsautomatisierungssoftware und KI-Technologien automatisiert werden können.
Es liegt auf der Hand, dass der Vertrieb über ein erhebliches Automatisierungspotenzial verfügt, durch das ein Großteil der Zeit der Vertriebsmitarbeiter zugunsten der Kerntätigkeiten im Vertrieb freigesetzt werden könnte. Es mag den Anschein haben, dass die meisten Unternehmen dieses Potenzial bereits ausgeschöpft haben, doch leider zeigen Statistiken, dass nur eines von vier Unternehmen mindestens einen Vertriebsprozess automatisiert hat.
Warum also verdammen Unternehmen ihre Verkaufsteams zu sich wiederholenden manuellen Aufgaben, anstatt ihnen die Möglichkeit zu geben, ihre Fähigkeiten im Direktverkauf zu verbessern?
Einige Unternehmen glauben, dass sie nicht über genügend finanzielle und technische Ressourcen verfügen, um Software zur Vertriebsautomatisierung einzuführen. Die Entscheidungsträger sind sich möglicherweise nicht über die Anwendungsfälle der Vertriebsautomatisierung und die ganze Bandbreite der Plattformen bewusst, die entweder mehrere Vertriebsprozesse oder sehr spezifische Aufgaben abdecken, sowie über den Wert dieser Software.
Nachfolgend finden Sie einen Leitfaden für die Implementierung von Vertriebsautomatisierung, der Unternehmen dabei helfen soll, ihre eigene Reise zur Rationalisierung von Vertriebsabläufen zu beginnen.
Entdecken Sie Möglichkeiten der Vertriebsautomatisierung für Ihr Team
4 Fragen für den Anfang
Das Potenzial der Vertriebsautomatisierung ist so groß, dass es keine Verkaufsphase unberücksichtigt lässt. Alles, was Sie tun müssen, um damit anzufangen, ist, die richtigen Fragen zu stellen.
1. Sind wir bereit für die Vertriebsautomatisierung?
Beginnen Sie Ihre Sondierung von Möglichkeiten der Vertriebsautomatisierung, indem Sie mit Ihren Vertriebsmitarbeitern sprechen. Stellen Sie eine vollständige Liste ihrer Zuständigkeiten zusammen und sortieren Sie diese nach ihrer Bedeutung in Bezug auf Zeit und Aufwand. Wenn Sie feststellen, dass administrative Aufgaben einen Großteil der Zeit der Vertriebsmitarbeiter in Anspruch nehmen, ist das ein guter Grund für die Einführung einer Automatisierungslösung.
Allerdings bedeutet die bloße Identifizierung von Chancen nicht, dass Sie sofort mit der Vertriebsautomatisierung beginnen können. Zunächst müssen Sie die Bereitschaft sowohl der Vertriebsprozesse als auch der Mitarbeiter bewerten. Um von den Vorteilen der Automatisierung zu profitieren, müssen Ihre Vertriebsteams zum Beispiel zunächst den Faktor Zufall aus ihrem Ansatz verbannen und zur Standardisierung tendieren. Vertriebsmitarbeiter sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass Automatisierung Veränderungen bedeutet. Es geht nicht darum, einen großen Teil seiner Aufgaben an eine Software zu delegieren und sie dann zu vergessen. Es geht vielmehr darum, einen Partner zu haben, mit dem sie Schulter an Schulter arbeiten müssen, um die Gesamtleistung zu steigern.
Ein weiterer kritischer Punkt, den es zu berücksichtigen gilt, ist die Infrastruktur. Automatisierung bedeutet neue Technologie. In dieser Hinsicht müssen Sie sicherstellen, dass Sie genügend personelle und instrumentelle Ressourcen haben oder bereitstellen können, um das Projekt zu starten und auf lange Sicht zu unterstützen.
2. Wie viel können wir ausgeben?
Die Beteiligten könnten die Vertriebsautomatisierung als ein finanziell extrem anspruchsvolles Projekt ansehen und versuchen, sich davon fernzuhalten. In Wirklichkeit müssen Sie nicht sofort eine High-End-Plattform einführen, sondern können die Automatisierung langsamer angehen, Prozesse nach und nach rationalisieren und sehen, wie es läuft.
Für welchen Ansatz Sie sich auch immer entscheiden, dies sind die wichtigsten Ausgaben, die Sie berücksichtigen sollten:
- Eine Lizenz oder ein Abonnement für eine CRM-Plattform oder eine eigenständige Software zur Vertriebsautomatisierung
- Ein technisches Team für die Bereitstellung, Verwaltung und Unterstützung der Lösung
- Datenmigration und Integration von Drittanbieter-Tools
- Benutzerschulung
3. Was sind unsere Prioritäten bei der Automatisierung?
Wenn Sie sich über das Potenzial Ihrer Vertriebsautomatisierung im Klaren sind, müssen Sie die vielversprechendsten Anwendungsfälle identifizieren und sie für die Automatisierung priorisieren. Solche Anwendungsfälle finden sich in der Regel entlang des gesamten Vertriebszyklus.
Der wichtigste Leitsatz bei der Abbildung von Anwendungsfällen der Vertriebsautomatisierung ist die Priorisierung von standardisierten, zeitaufwändigen und sich wiederholenden Aufgaben, die eine manuelle Dateneingabe erfordern.
Wir haben einige Beispiele zusammengetragen, um die Möglichkeiten der Vertriebsautomatisierung in den verschiedenen Phasen einer Vertriebsreise durch den Einsatz von Technologien wie Robotic Process Automation, Chatbots, natürliche Sprachverarbeitung, künstliche Intelligenz und andere zu veranschaulichen.
Kundenprofilerstellung
Vertriebsautomatisierungssoftware, die durch die Implementierung von maschinellem Lernen angetrieben wird, ist in der Lage, Kundendaten aus verschiedenen Quellen zu sammeln. Dies hilft bei der Identifizierung von Zielgruppen und bietet eine 360-Grad-Ansicht der Kunden in Bezug auf ihren Standort, ihre Vorlieben, ihr Kaufverhalten und mehr.
Als Ergebnis können Vertriebsmitarbeiter ein hochgradig personalisiertes digitales Kundenerlebnis über verschiedene Berührungspunkte hinweg bieten, Abwanderung vorhersagen und mehr Möglichkeiten für Cross- und Upselling erhalten.
Lead-Management
Lead-Management ist in der Regel mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Hier erfahren Sie, wie verschiedene Aspekte dieses Prozesses automatisiert werden können, um sicherzustellen, dass jeder Lead im richtigen Moment Aufmerksamkeit erhält:
- Lead-Zuweisung: Leads gehen nie verloren, da sie automatisch den Vertriebsmitarbeitern mit den am besten geeigneten Kompetenzen zugewiesen werden.
- Lead-Anreicherung: Alle verfügbaren Lead-Informationen wie Unternehmen, Position, Branche, Social-Media-Accounts, Partner usw. werden gesammelt und stehen dem Vertriebsmitarbeiter als Referenz zur Verfügung.
- Lead Scoring: Leads werden auf der Grundlage der gesammelten Daten nach ihrem Konversionspotenzial priorisiert.
- Lead Re-Engagement: Interessenten, die zögern, den endgültigen Schritt zur Konvertierung zu machen, erhalten einen sanften Anstoß durch eine automatisch generierte Nachricht, die über ihren bevorzugten Kanal gesendet wird.
Unternehmen können auch Chatbots einsetzen, die einen großen Teil der zeitraubenden Aufgaben übernehmen können, z. B. Erinnerungen, Benachrichtigungen, Antworten auf häufige Fragen und mehr.
Geschäftsverwaltung
Die Verwaltung von Geschäften ist mit viel Papierkram verbunden, der eine beträchtliche Menge an manueller Dateneingabe erfordert. Zum Glück ist es möglich, zumindest einen Teil der geschäftsbezogenen Aktivitäten zu automatisieren, z. B. das Protokollieren und Aufzeichnen von Anrufen, das Planen von Besprechungen, das elektronische Unterzeichnen von Verträgen, das Registrieren von E-Mails, das Aktualisieren von Unterlagen, das Erstellen von Vorschlägen und Angeboten und vieles mehr.
Angebotskonfiguration
Preise, Rabatte und Sonderangebote werden laufend aktualisiert. Wenn Vertriebsmitarbeiter Aktualisierungen für Hunderte von Artikeln manuell erzwingen müssen, bedeutet dies geringere Genauigkeit und Verzögerungen. Mit der Vertriebsautomatisierung können Preise fast sofort und mit minimalem Fehlerrisiko geändert werden. Darüber hinaus bietet sie Außendienstmitarbeitern, die keine Zeit haben, verschiedene Quellen zu konsultieren, die aktuellsten Informationen und sorgfältig berechnete Preise für jede Produktkonfiguration.
Call Coaching und Analyse
Verkaufsleiter haben oft die zeitraubende Aufgabe, die Anrufe ihrer Kollegen zu überprüfen, während diese sich entscheiden müssen, ob sie sich die Anrufe noch einmal genau anhören oder gleich zum nächsten Anruf übergehen.
Intelligente Automatisierungstools, die auf automatischer Spracherkennung und natürlicher Sprachverarbeitung basieren, können Anrufe protokollieren, aufzeichnen und transkribieren, um Erkenntnisse auf der Grundlage von Erwähnungen von Wettbewerbern, Produkten, Schlüsselwörtern und Preisen zu gewinnen. Anstatt sich das gesamte Gespräch anzuhören, kann man so die wichtigsten Punkte überprüfen, bewerten, wie Vertriebsmitarbeiter mit verschiedenen Situationen umgehen, und feststellen, woran sie arbeiten müssen.
Kundendienst nach dem Verkauf
Die Kundenreise endet nicht mit dem Abschluss eines Geschäfts, sondern erfordert oft eine Betreuung nach dem Kauf. Auch dies kann rationalisiert werden. Zum Beispiel können Produktaktivierung und Lizenz-Upgrades vollständig automatisiert werden. Häufige Kundenanfragen können mit automatischen Antworten und Anweisungen beantwortet werden, wobei jeder Vorgang überprüft und die entsprechenden Aktualisierungen im System registriert werden.
4. Wollen wir eine Suite von verschiedenen Tools oder eine einzige Plattform?
Ganz gleich, wie groß Ihre Automatisierungspläne sind, es ist besser, mit einigen wenigen Top-Prioritäten zu beginnen und zu sehen, wie es läuft. Auf diese Weise können Sie eine Reihe interner Aspekte testen, z. B. die Bereitschaft der Infrastruktur und der Prozesse, versteckte Risiken, die Einstellung und das Fachwissen der Vertriebsmitarbeiter und den Grad der Beteiligung der Interessengruppen.
Wenn Sie sehen, dass sich das Potenzial der Vertriebsautomatisierung nur auf einige wenige Prozesse wie das Berichtswesen oder das Lead-Management erstreckt, können Sie sich für einige bewährte Apps entscheiden, die diese Anforderungen abdecken, vorausgesetzt, diese Apps sind gut integriert und synchronisieren die Daten, die sie speichern.
Wenn Sie jedoch planen, mehr und mehr Prozesse entlang der Vertriebskette zu automatisieren, dann ist das ein guter Grund, auf eine vollwertige CRM-Plattform umzusteigen. Unsere umfangreiche Erfahrung mit der CRM-Implementierung beweist, dass ein CRM die beste Grundlage für die Skalierbarkeit der Automatisierung ist. Es ermöglicht die Digitalisierung fast aller Vertriebsprozesse und den Einsatz oder die Integration von fortschrittlicheren Automatisierungslösungen, die durch KI unterstützt werden.
Schließlich bedeuten getrennte Tools geschlossene Daten. Für kundenorientierte Unternehmen wird CRM-Software zu einer unverzichtbaren Technologie für das Kundenerlebnis, die als Drehscheibe für Kundendaten aus verschiedenen Quellen dient und mehr Möglichkeiten für die Automatisierung der Personalisierung des Kundenerlebnisses an verschiedenen Berührungspunkten bietet.
Ein weiterer wichtiger Schritt für Unternehmen mit einer starken Automatisierungsmentalität ist die Einrichtung eines Automatisierungskompetenzzentrums als Kooperationsplattform für Experten aus verschiedenen Teams, von Softwareentwicklern bis hin zu Vertriebs- und Marketingspezialisten. Das Zentrum wird Wissen und Expertise sammeln, die Automatisierungsagenda erstellen, die Automatisierung unternehmensweit leiten und die Anfragen zur Automatisierung bestimmter Prozesse prüfen.
Unsere Erfolgsgeschichte der Vertriebsautomatisierung
Itransition verfügt über eine nachweisliche Erfolgsbilanz von Automatisierungsprojekten in verschiedenen Branchen, bei denen unsere Spezialisten den Kunden geholfen haben, kritische Prozesse zu rationalisieren und die Teamleistung zu steigern, indem manuelle Arbeiten reduziert und die Zusammenarbeit digitalisiert wurde.
Ein solches Projekt war für Bruntwood, eines der größten Unternehmen für die Verwaltung von Gewerbeimmobilien im Vereinigten Königreich. Wir halfen dem Unternehmen, seine veralteten Systeme abzuschaffen und eine zentrale digitale Lösung einzuführen, die seine Geschäftsprozesse automatisierte, eine 360-Grad-Sicht auf die Kunden ermöglichte und die Kundenorientierung förderte. Nach einigen Roadmapping-Sitzungen entschied sich das Unternehmen für Salesforce/anpassung, da die Plattform seine Anforderungen voll erfüllte.
Im Zuge der Salesforce-Implementierung haben wir die Plattform konfiguriert und angepasst, benutzerdefinierte Seiten und Geschäftslogik erstellt und Drittsysteme wie DocuSign, SMS-Magic, FinancialForce und Checkfront integriert.
Die CRM-Plattform deckte den gesamten Vertriebszyklus ab und ermöglichte dem Kunden:
- Leads verfolgen und automatisch Opportunities auf der Grundlage des Lead-Status erstellen.
- Automatisches Aufgabenmanagement und automatische Erinnerungsfunktionen für Vertriebsmitarbeiter.
- Automatische Berechnung von Preisen und Rabatten und Auslösung der Vertragserstellung bei Angebotsgenehmigung.
- Automatischer Austausch von Handels- und Verkaufsdaten mit dem Buchhaltungssystem.
- Automatische Erstellung von Berichten über die Verfügbarkeit von Immobilien, laufende Verträge, KPIs der Vertriebsmitarbeiter und mehr.
- Vorhersage von Trends und Kundenverhalten auf der Grundlage von Echtzeitdaten.
- Beschleunigen Sie die Aufnahme von Mietern.
Als Ergebnis konnte der Kunde bestehende Geschäftsprozesse automatisieren, die manuelle Arbeit reduzieren, eine Software für die Zusammenarbeit zwischen seinen internen Mitarbeitern, Immobilienmaklern und Mietern erhalten und sich auf die Verbesserung der Kundenerfahrung konzentrieren. Der Kunde berichtete, dass sich der Verkaufszyklus innerhalb weniger Monate von 20 auf 18 Wochen verkürzte, die Konversionsraten um 15 % stiegen und die Zeit für die Erstellung von Vorstandsunterlagen um 60 % sank.
Automatisierung ist die Zukunft
Die Automatisierung verschiedener Vertriebsaspekte bedeutet nicht, dass Vertriebsmitarbeiter ihre Arbeit verlieren werden. In Wirklichkeit erleichtern ein umfassender Automatisierungsansatz und eine geschickte Anwendung von Technologien die Arbeit von Vertriebsmitarbeitern, indem sie ihnen die zeitaufwändigsten und fehleranfälligsten Aufgaben abnehmen und sie das tun lassen, was sie am besten können: mit Kunden kommunizieren und verkaufen.
Zur gleichen Zeit ist die Automatisierung keine schnelle Aufgabe. Sie erfordert eine gründliche Prüfung des Automatisierungspotenzials des Unternehmens, der verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen, des Implementierungsplans und der Skalierbarkeitsszenarien.
Warum sollten Sie heute auf Automatisierung setzen? Digitalisierte, automatisierte interne Prozesse helfen Vertriebsmitarbeitern, Daten sinnvoll zu nutzen, anstatt sich mit der manuellen Dateneingabe abzumühen, ihre Zeit und Aufgaben effizient zu verwalten und sich auf Bereiche zu konzentrieren, in denen sie einen echten Mehrwert schaffen können. Die Vertriebsautomatisierung ist ein Win-Win-Szenario für alle am Vertriebszyklus Beteiligten, von den Interessengruppen über die Vertriebsmitarbeiter bis hin zu den Kunden.
