RPA in der Immobilienbranche: 10 Anwendungsfälle, Plattformen und Best Practices
29. Mai 2024
RPA in der Immobilienbranche wird zur Automatisierung einer breiten Palette sich wiederholender und umfangreicher Aufgaben eingesetzt, darunter die Verwaltung von Immobilien und die Verarbeitung von Dokumenten. Ergänzt durch KI-Algorithmen können RPA-Bots unstrukturierte Daten, einschließlich natürlicher Sprache und Bilder, verarbeiten, um intelligentere Aufgaben zu automatisieren.
Die Experten von Itransition bieten end-to-end robotic process automation services und implementieren RPA-Roboter, um Immobilienspezialisten bei der Rationalisierung mühsamer und zeitraubender Abläufe zu unterstützen.
10 RPA-Anwendungsfälle in der Immobilienwirtschaft
Vom Immobilien- und Gebäudemanagement über die Buchhaltung bis hin zum Marketing kann RPA in einer Vielzahl von Geschäftsabläufen in der Immobilienbranche eingesetzt werden. Hier ist ein kurzer Überblick über populäre RPA-Anwendungsfälle in dieser Branche.
Bearbeitung von Leasingverträgen
Der Entwurf und die Bearbeitung von Miet- oder Pachtverträgen sind fehleranfällig und ungenau, da die Verwalter bei diesen Verfahren eine Vielzahl von Informationen aus verschiedenen Quellen verwalten müssen. Ein Bot kann diese Vorgänge übernehmen, indem er Mietobjektdaten extrahiert und in standardisierte Formulare einträgt und ein Mieterkonto in der Immobilienverwaltungssoftware anlegt, sobald er die digitalen Unterschriften des Mieters und des Vermieters erhalten hat.
Steuerabrechnung und Berichterstattung
Immobilienunternehmen können zahlreiche steuerpflichtige Immobilien verwalten, ganz zu schweigen von Unternehmenssteuern wie der Körperschaftsteuer. Da es sich um sich wiederholende Aufgaben und strukturierte Daten handelt, sind Steuerabrechnungen und -berichte gut geeignet, um mit RPA automatisiert zu werden. Bots können Informationen aus mehreren Steuersystemen extrahieren, Grundsteuerrechnungen erstellen und alle fälligen Steuerunterlagen für die zuständigen Behörden schneller und genauer als Menschen zusammenstellen.
Schematitel: Beispiel für die Automatisierung der Grundsteuerabrechnung.
Datenquelle: deloitte.com-Corporate Real Estate and Facilities Management in der digitalen Welt.
Bot interfaces with tax management system
Bot extracts data to spreadsheet
Bot manipulates data and populates monthly filings
Bot validates customers’ eligibility, status and equipment list
Bot creates invoice within customers’ ERP systems
Bot captures invoices submission confirmation details
Bot generates monthly report and distributes to team
Kommunikation mit Mietern
RPA-Bots können einem Unternehmen dabei helfen, die Kommunikation mit den Bewohnern und deren Verwaltung effizienter zu gestalten. Sie können den Mietern zum Beispiel Zahlungserinnerungen oder Nachrichten über Mieterhöhungen und Vertragsverlängerungen schicken. Außerdem können Bots Zahlungseingänge bearbeiten oder insolvente Mieterkonten im Unternehmenssystem markieren.
Einbindung von Mietern
Dieser Prozess umfasst viele zeitaufwendige Aufgaben, wie die Bearbeitung von Anträgen neuer Mieter, die Überprüfung ihres Strafregisters, die Prüfung von Referenzen und Einkommen und die endgültige Genehmigung. Bots können all diese Informationen sammeln und den Papierkram schneller und genauer ausfüllen.
Instandhaltung und Kostenmanagement
Die Verfolgung der Instandhaltungskosten und die Verwaltung des gesamten damit verbundenen Papierkrams ist eine Herausforderung, insbesondere für große Unternehmen mit zahlreichen Immobilien. RPA-Bots können einem Immobilienunternehmen helfen, diesen Geschäftsaspekt zu rationalisieren. So können Bots beispielsweise Heizungs-, Wasser- und Stromabrechnungen automatisieren, um Immobilienbetreibern bei der Verfolgung der Betriebskosten zu helfen. Außerdem können Bots automatisch Formulare für Wartungsanfragen ausfüllen und sie anschließend an Techniker weiterleiten.
Bank- und Kontoabstimmung
Einige Anwendungen von RPA in der Finanzbranche erweisen sich auch im Immobiliensektor als relevant. RPA-Bots können kleine und sich wiederholende Aufgaben automatisieren, z. B. das Suchen und Extrahieren von Bankkontoauszügen aus E-Mails. Intelligente RPA-Tools können auch Transaktionen im Zusammenhang mit Bankauszügen mit den im ERP-System eines Unternehmens erfassten Transaktionen abgleichen, um mögliche Diskrepanzen und Fehler in den Daten zu verringern.
Bearbeitung von Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
RPA kann die Verarbeitung eingehender und ausgehender Rechnungen erleichtern, indem sie wichtige Daten aus eingehenden Rechnungen extrahiert und in die Unternehmenssysteme eingibt oder sie zur Erstellung standardisierter Formulare für Kunden verwendet. Diese Extraktionsfunktionen können durch KI weiter verbessert werden. Intelligente RPA-Bots prüfen doppelte Rechnungen, um Diskrepanzen in den Finanzberichten eines Unternehmens zu verringern, oder identifizieren überhöhte Gebühren, um Finanzbetrug zu verhindern.
NAV-Berechnungen
Der Nettoinventarwert (NAV) ist ein grundlegender Maßstab für die Messung der künftigen Erträge eines Immobilienfonds. RPA-Tools extrahieren Marktdaten aus mehreren Datenbanken, konsolidieren sie und automatisieren Routinetätigkeiten, die der Berechnung des NAV vorausgehen. Mit KI ergänzte Bots können auch intelligentere Aufgaben wie die NAV-Überwachung und -Validierung übernehmen.
Kundenbetreuung
Virtuelle Assistenten ermöglichen es den Kunden, rund um die Uhr mit einem Immobilienbüro zu interagieren und so die Kundenzufriedenheit und -erfahrung zu verbessern. Chat-Nachrichten können Bots dazu veranlassen, relativ einfache Aufgaben auszuführen, wie z. B. das Senden von Links zu Immobilien, die in einem bestimmten Gebiet zum Verkauf stehen. RPA-Chatbots, die durch KI-Technologien angetrieben werden, können einen besseren Kundenservice bieten, indem sie die menschliche Sprache interpretieren, den Kontext der Kommunikation analysieren und aus früheren Gesprächen lernen, um genauere und nützlichere Antworten auf Benutzeranfragen zu geben.
Marketing-Automatisierung
Verbessert mit KI-Funktionen ermöglichen RPA-Lösungen Maklern, die Veröffentlichung von Inhalten in sozialen Medien zu automatisieren und potenzielle Kunden auf der Grundlage ihrer Vorlieben und Interessen anzusprechen. Bots können auch die Zusammenstellung von Mailinglisten beschleunigen und den Versand von E-Mails automatisieren, um den Kundenstamm über die neuesten Immobiliennachrichten auf dem Laufenden zu halten.
RPA + KI in Aktion
Sehen Sie sich ein Demo-Video an, das die automatisierte Rechnungsverarbeitung durch einen in das OpenAI-Modell integrierten UiPath-Bot zeigt. Der von den RPA-Experten von Itransition entwickelte Bot erkennt Rechnungen in E-Mails, sammelt unstrukturierte Finanzdaten aus diesen Rechnungen, sendet sie zur Datenstrukturierung und Finanzwertextraktion an OpenAI und überträgt die von der Plattform bereitgestellten Werte in den Datenspeicher.
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Vorteile von RPA in der Immobilienwirtschaft
Die Implementierung von RPA-Bots in Ihre Immobiliengeschäftsprozesse wird Ihnen helfen, die folgenden Vorteile zu erzielen.
Kosteneffizienz
RPA-Bots erledigen ihre Aufgaben rund um die Uhr in einem Bruchteil der von Menschen benötigten Zeit und arbeiten sogar noch schneller und effizienter, wenn sie durch KI ergänzt werden. Wie UiPath in dem kürzlich veröffentlichten Bericht "State of AI-powered Automation" hervorhebt, nennen 70 % der Unternehmen Zeiteinsparungen und 72 % Kosteneinsparungen als die häufigsten Vorteile der intelligenten RPA-Automatisierung.
Genauigkeit
Während Mitarbeiter bei der Wiederholung eines weiteren Vorgangs leicht abgelenkt werden und infolgedessen Fehler machen, sind RPA-Roboter unermüdliche und nahezu narrensichere Arbeiter, wenn es um die Ausführung einfacher regelbasierter Aufgaben geht. Laut der IT-Service-Management-Umfrage von OTRS ist die Reduzierung von Datenfehlern der am zweithäufigsten genannte Vorteil der Geschäftsprozessautomatisierung, der von 18 % der US-Führungskräfte genannt wird.
Einhaltung der Vorschriften
Die größere Genauigkeit, die Bots bei der Verwaltung von Verwaltungsvorgängen erreichen, erleichtert die Einhaltung von Vorschriften, sowohl in Bezug auf die Verwaltung personenbezogener Daten als auch auf die Steuergesetzgebung. Eines der Hauptgeschäftsrisiken, nämlich die Wahrscheinlichkeit von Betrug und menschlichem Versagen, kann dadurch erheblich verringert werden.
Skalierbarkeit
Da RPA-Lösungen relativ einfach und kostengünstig zu implementieren sind, können Unternehmen die RPA-Automatisierung leicht ausweiten, indem sie mehr Bots in ihre Geschäftsprozesse einbinden. RPA-Roboter können außerdem über ihre Benutzerschnittstellen problemlos in eine wachsende Zahl von IT-Systemen integriert werden, selbst in ältere Systeme.
Leichtere Datenintegration
Die einfache Integration von RPA in bestehende Software macht diese Technologie ideal für die Verbindung mehrerer IT-Systeme. So kann ein Bot beispielsweise Daten aus einem E-Mail-Client in ein ERP-System übertragen und damit Immobilienfachleute ersetzen, die die erforderlichen Informationen manuell aus eingehenden E-Mails extrahieren und in das ERP-System hochladen würden.
Bessere Kundenerfahrung
Jede Minute, die durch die Automatisierung von bürokratischen und manuellen Aufgaben eingespart wird, kann in kundenorientierte Tätigkeiten umgelenkt werden und das Kundenerlebnis verbessern. 93 % der Befragten der Camunda-Umfrage 2024 "State of Process Orchestration" gaben an, dass die Prozessautomatisierung ihnen geholfen hat, das Kundenerlebnis zu verbessern.
Beispiele aus der Praxis für RPA in der Immobilienwirtschaft
- 30%
Bearbeitungszeiten
Sunway-Gruppe
Eines der führenden malaysischen Immobilienunternehmen, die Sunway Group, konnte mit einer KI-gestützten RPA-Lösung die Bearbeitungszeiten in 35 Geschäftsbereichen erheblich reduzieren.
$1Million
in Ersparnisse
WAM-Gruppe
Der brasilianische Marktführer für Bruchteilseigentum setzt eine cloudbasierte RPA-Lösung ein, um die Prozesse seiner Finanz-, Steuer- und Forschungsabteilungen zu verbessern.
45h > 1h
Meldezeit
Deloitte
Deloitte unterstützte einen multinationalen Immobilienkonzern bei der Implementierung von RPA-Bots zur Beschleunigung seiner Steuerabrechnungs- und Wartungsaufgaben, einschließlich Berichterstattung, Datenextraktion und Datenmanipulation.
700h > 400h
Verarbeitung
Hoas
Die Stiftung für Studentenwohnheime in der Region Helsinki konnte durch den Einsatz von RPA-Software-Robotern die für die Bearbeitung von 8.400 Wohnungsbewerbungen erforderliche Bearbeitungszeit fast halbieren.
Die besten RPA-Plattformen für Immobilien
Während einige Immobilienunternehmen es vorziehen, maßgeschneiderte RPA-Software zu entwickeln, können Unternehmen, die Wert auf eine schnellere RPA-Implementierung und geringere Vorlaufkosten legen, ihre Lösung auf einer RPA-Plattform eines Drittanbieters aufbauen. Laut Gartners Magic Quadrant 2023 für Robotic Process Automation sind dies die fünf RPA-Marktführer.
Profis
UiPath bietet einen Low-Code-UX-App-Builder, umfangreiche Integrationsmöglichkeiten und solide Funktionen zur Verwaltung und Steuerung von UiPath-Automatisierungen. Die Benutzer stellen fest, dass die Plattform hoch skalierbar, anpassbar und sicher ist.
Nachteile
Der Preis ist hoch und für kleine Automatisierungsprojekte nicht geeignet. Die Preispolitik und das Service-/Produktangebot sind recht komplex und erfordern Workshops und Erklärungen.
Preisgestaltung
Preis auf Anfrage
Profis
Automation Anywhere bietet kognitive Automatisierungs- und Analysefunktionen, die auf KI basieren, sowie einen starken Fokus auf die Cloud.
Nachteile
Die Kunden berichteten, dass die Datenextraktion aus Bildern nicht immer genau ist und dass die Umstellung von der Legacy-Plattform von Automation Anywhere auf Automation 360 ziemlich schwierig ist.
Preisgestaltung
Drei Pakete (Community, Cloud Starter und Advanced). Die Preise beginnen bei $750 pro Monat für das Cloud-Paket.
Profis
SS&C Blue Prism bietet zahlreiche vorgefertigte Vorlagen für die Prozessautomatisierung, unterstützt eine Multi-Bot-Architektur und bietet intelligente Automatisierungstechniken (OCR, NLP und ML).
Nachteile
Die Plattform verfügt über keine Testsoftware, bietet nur Back-Office-Automatisierung und hat im Vergleich zu den Mitbewerbern eingeschränktere Möglichkeiten in Bezug auf Low-Code-App-Entwicklung und API-Integration.
Preisgestaltung
Preis auf Anfrage, Wahl zwischen pauschalen und verbrauchsabhängigen Preismodellen.
Profis
Microsoft Power Automate ist im Vergleich zu anderen RPA-Plattformen erschwinglicher. Die Plattform lässt sich außerdem nahtlos in das Microsoft-Software-Ökosystem integrieren, einschließlich Produkten wie SharePoint und OneDrive, wodurch sie sich gut für IT-Infrastrukturen von Unternehmen eignet, die von Microsoft betrieben werden.
Nachteile
Power Automate bietet nur begrenzte Flexibilität, wenn es um die Erstellung komplexer Automatisierungen geht, die mehrere Systeme und komplexe Geschäftslogik umfassen.
Preisgestaltung
Plan pro Benutzer ($15 pro Benutzer/Monat)
Plan pro Benutzer mit betreuter RPA ($40 pro Benutzer/Monat)
Plan pro Fluss (ab 500 $ pro Monat)
Profis
Die NICE-Plattform zeichnet sich durch ihre einfache Implementierung aus. Benutzer können einfache RPA-Bots mit ein paar Klicks mithilfe der integrierten Funktion "Click to Automate" einrichten.
Nachteile
NICE-Benutzer weisen auf die begrenzte Auswahl an unbeaufsichtigten Automatisierungswerkzeugen hin, wodurch sich die Plattform besser für die Automatisierung fragmentierter und kleinerer Aufgaben im Immobilienbereich eignet, wie z. B. die Genehmigung von Hypothekendarlehen, die Annahme von Rückzahlungsaufträgen oder das Berichtswesen.
Preisgestaltung
Preis auf Anfrage
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Leitlinien für die Umsetzung von RPA in der Immobilienwirtschaft
Beachten Sie die folgenden Best Practices, um die Vorteile einer Investition in die RPA-Technologie zu maximieren und die Einführung in Ihrem gesamten Immobilienunternehmen zu optimieren.
Geeignete Anwendungsfälle auswählen
Um einen schnellen und konsistenten ROI zu gewährleisten, sollten Sie die am besten geeigneten RPA-Anwendungsfälle identifizieren, möglicherweise mit geeigneten BPM-Lösungen. Wir haben die Verbindung zwischen diesen beiden Disziplinen in unserer BPM vs. RPA-Analyse hervorgehoben. Priorisieren Sie sich wiederholende, hochvolumige und gut strukturierte Geschäftsprozesse, die von RPA-Bots verwaltet werden können und von einer erhöhten Skalierbarkeit profitieren.
Diagramm 1: Automatisierungsmöglichkeiten in der Immobilienbranche
Datenquelle: deloitte.com-Corporate Real Estate and Facilities Management in the digital world.
High
Level of value created
Low
High
Level of effort
Low
Secondary candidates for RPA
Manage bidding process for capital projects
Maintain space and occupancy data
Execute cost allocation methodology
Likely candidates for RPA
Manage real estate-related on-boarding activities for new employees
Manage utility payments and track energy consumption
Maintain up-to-date IWMS data
Do not automate
Monitor operational risk and compliance
Perform project
close-out
Develop capital program plan
Secondary candidates for RPA
Assemble and organize performance management data
Manage service requests
Maintain up-to-date customer and vendor data
Erstellung eines umfassenden Fahrplans für die Einführung
Die Implementierung von RPA ist ein komplexer, vielschichtiger Prozess, der mehrere Schlüsselphasen umfasst:
1
Planung
RPA-Entwickler identifizieren Automatisierungsmöglichkeiten, bewerten Kosten und Vorteile und entwerfen funktionale und technische Aspekte Ihrer Lösung.
2
Konfiguration
Die Ingenieure konfigurieren und richten die RPA-Lösung entsprechend Ihren Anforderungen ein und testen sie in einer speziellen Umgebung, um sicherzustellen, dass die Automatisierung ordnungsgemäß funktioniert.
3
Einsatz
Die Entwickler integrieren die RPA-Lösung in Ihre Arbeitsabläufe, verfolgen ihre Leistung anhand vordefinierter KPIs und nehmen Feineinstellungen vor, um die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit des Bots zu verbessern.
Festlegung einer Strategie für das Änderungsmanagement
RPA-Bots können die Arbeitsabläufe und Geschäftsfunktionen in Ihrem Unternehmen radikal verändern, aber die Unternehmen müssen die Grundlagen für diese Transformation schaffen. Dazu gehören in der Regel eine proaktive Kommunikation der Einführungsziele sowie fortlaufende Schulungen und Unterstützung, damit sich die Mitarbeiter mit der RPA-Technologie vertraut machen können. Die Umstellung kann auch mehrere Workflow-Anpassungen im Hinblick auf künftige Interaktionen mit Bots beinhalten, um neue Engpässe zu vermeiden.
Herausforderungen von RPA in der Immobilienwirtschaft
Ähnlich wie Predictive-Analytics-Technologien in der Immobilienbranche hat RPA ein immenses Potenzial, birgt jedoch einige Herausforderungen und sollte mit Bedacht eingesetzt werden.
Ausgabe
Lösung
Behandlung von Ausnahmen
Behandlung von Ausnahmen
In ihrer "Basisversion" sind RPA-Bots darauf beschränkt, standardisierte, regelbasierte Aktivitäten und wiederkehrende Szenarien effektiv zu verwalten, da sie vorher festgelegte Anweisungen befolgen, aber sie können Schwierigkeiten haben, wenn sie mit Ausnahmen von diesen Regeln konfrontiert werden.
Ein weit verbreiteter Trend besteht darin, RPA-Lösungen mit KI-Technologien wie Maschinenlernen und Computer Vision zu erweitern, was als intelligente Prozessautomatisierung (IPA) bekannt ist. Künstliche Intelligenz wird zu einem Grundbestandteil der meisten RPA-Lösungen und -Plattformen für Immobilien, wie UiPath und Automation Anywhere.
Bedenken des Personals
Bedenken des Personals
Wenn es darum geht, immer mehr Aufgaben an RPA-Bots zu delegieren, ist eine weit verbreitete Angst unter Fachleuten die massive Verdrängung von Arbeitsplätzen. Einer von vier (26 %) IT-Führungskräften, die in großen Unternehmen für Technologieentscheidungen verantwortlich sind, sieht in der Entlassung menschlicher Arbeitskräfte die größte Herausforderung bei der Automatisierung, so der Digitate-Bericht "2023 AI and Automation".
Um diesen negativen Effekt zu vermeiden, sollten Sie Ihren Mitarbeitern eine angemessene Umschulung anbieten, die sich auf die Verbesserung nicht ersetzbarer menschlicher Fähigkeiten konzentriert, wie strategische Planung, datengestützte Entscheidungsfindung, Kreativität und Öffentlichkeitsarbeit.
Konservative Denkweise der Industrie
Konservative Denkweise der Industrie
Im Vergleich zu anderen Sektoren zeigt die Immobilienbranche traditionell eine begrenzte Bereitschaft zum Wandel, da die zwischenmenschlichen Beziehungen zwischen Maklern und Kunden immer noch als entscheidend angesehen werden. Nach Angaben der National Association of Realtors kaufen und verkaufen 89 % der Kunden ihre Häuser über Immobilienmakler oder -vermittler. Makler sind auch weiterhin die am häufigsten genutzte Informationsquelle für die Immobiliensuche, gefolgt von Tablets und mobilen Geräten.
Eine veraltete Unternehmenskultur von Grund auf neu zu gestalten, ist keine einfache Aufgabe. Die Förderung der digitalen Kompetenz durch gezielte Schulungsinitiativen und Anreize sowie die Verlockung der Beteiligten durch kleine, schnelle Erfolge werden den Wandel jedoch erleichtern.
Innovationsförderung im Immobilienbereich
Die relativ einfache Einführung und die bemerkenswerten Automatisierungsmöglichkeiten machen RPA zu einem idealen Kandidaten für die Digitalisierung einer konservativen Branche wie der Immobilienbranche. Auch wenn die Immobilienbranche im Hinblick auf die Automatisierung ein paar Schritte hinter anderen Branchen zurückliegt, bedeutet dies, dass frühe Anwender mehr von der RPA-Implementierung profitieren könnten. Immobilienunternehmen können sich auch einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und mehr von der RPA-Transformation profitieren, indem sie KI-basierte Tools einsetzen, die eine fortgeschrittenere Automatisierung ermöglichen. Wenn Sie Ihr Unternehmen unter den Innovationsführern im Immobilienbereich positionieren wollen, sollten Sie sich auf die Expertise von Itransition in der RPA-Beratung und -Entwicklung verlassen.
Dienst
Robotergestützte Prozessautomatisierung: End-to-End-RPA-Dienstleistungen für Ihr Unternehmen
Einblicke
Die 10 wichtigsten Vorteile der robotergestützten Prozessautomatisierung: Vorteile, Einführungshindernisse und Trends
Einblicke
UiPath vs. Automation Anywhere: Welche RPA-Plattform verdient die Krone?
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RPA im Finanzwesen: 10 Anwendungsfälle, Vorteile und Herausforderungen
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RPA im Bankwesen: Anwendungsfälle und Tipps zur Einführung
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RPA in der Automobilindustrie: Wichtige Anwendungsfälle, Beispiele & Best Practices
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RPA im Personalwesen: 10 Anwendungsfälle, Beispiele und die besten Tools
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