Die 10 wichtigsten Vorteile der robotergestützten Prozessautomatisierung Vorteile, Einführungshindernisse und Trends

Eine signifikante Produktivitätssteigerung ist einer der wichtigsten geschäftlichen Vorteile, die Unternehmen anstreben, wenn sie in Lösungen zur Automatisierung robotischer Prozesse investieren. 78 % der Befragten der 2023 Automation Now & Next-Umfrage von Automation Anywhere halten Produktivitätssteigerungen für einen gewünschten Vorteil der RPA-Einführung.

Praktische Erfolge der RPA-Einführung für die Mitarbeiterproduktivität werden in zahlreichen Fallstudien von UiPath, unserem Partner und Marktführer bei der RPA-Implementierung, umfassend dargestellt. Durch die Automatisierung sich wiederholender und banaler Aufgaben ermöglicht RPA den menschlichen Mitarbeitern, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren, anstatt auf Routinetätigkeiten, die nicht zum Gewinn des Unternehmens beitragen.

Dem Versicherungsunternehmen Hiscox gelang es beispielsweise, die Bearbeitungszeit für die Eingabe von Anfragen in die Warteschlange bei den britischen Maklerdiensten dank einer KI-gestützten RPA-Software um 300 % zu reduzieren. Der nächste erfolgreiche RPA-Einsatz half dem Unternehmen, die Bearbeitung von Kunden-E-Mails zu automatisieren und in den ersten zwei Monaten fast 480 Arbeitsstunden einzusparen.

Typische Bürotätigkeiten wie Dateneingabe und -extraktion können sich wiederholen und fehleranfällig sein, wenn sie manuell durchgeführt werden. RPA-Bots hingegen sind präzise und unermüdlich und können dieselbe Aufgabe tausende Male mit derselben Effizienz erledigen.

Ein Beispiel für die Präzision von RPA-Bots, die besonders in Back-Office-Prozessen wie der Buchhaltung nützlich sind, findet sich in der Automatisierung der GuV-Finanzberichterstattung. RPA-Bots können GuV-Finanzberichte automatisch zusammenstellen, indem sie Daten aus mehreren Einzelberichten nach vordefinierten Regeln extrahieren und zusammenführen, wodurch Fehler, die bei der manuellen Berichtserstellung entstehen würden, verringert werden. Bevor ein zusammengestellter Bericht zur Überprüfung an das Front Office gesendet wird, kann ein KI-gesteuerter Bot den Bericht auch anhand der Datenqualitätsstandards eines Unternehmens validieren, was die Genauigkeit der Berichterstattung zusätzlich verbessern kann.

Eine wichtige Folge der höheren Genauigkeit von Bots gegenüber menschlichen Mitarbeitern ist die verbesserte Fähigkeit, Audits und die Einhaltung von Vorschriften zu bewältigen, insbesondere in Bezug auf die Datenverwaltung und die Einhaltung der Steuergesetzgebung. Dies kann der wertvollste RPA-Vorteil für Versicherungen, Finanzdienstleister und Banken sein.

So minimiert beispielsweise der Einsatz von RPA im Finanz- und Rechnungswesen das Risiko von Fehlern in der Steuerberichterstattung, der Rechnungsstellung und im Zahlungsverkehr, die zu Geldstrafen oder sogar Klagen von Kunden und Behörden führen können. Gleichzeitig helfen RPA-Systeme in der Logistik, Abläufe und Dokumentationen zu harmonisieren und damit das eSourcing zu rationalisieren.

Die Rationalisierung von Geschäftsabläufen mit Hilfe von Robotern zur Prozessautomatisierung kann einem Unternehmen helfen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Indem zeitaufwändige und manuelle Aufgaben an Roboter delegiert werden, können sich die Mitarbeiter verstärkt der Kundenbetreuung und den menschlichen Beziehungen widmen. Darüber hinaus können RPA-Roboter selbst zeitnahen Support für Kunden leisten und dabei potenzielle Fehler und Verzögerungen vermeiden, die deren Erfahrung beeinträchtigen könnten.

Wie UiPath in ihrer Fallstudie berichtet, hat eine spanische Tochtergesellschaft des Telekommunikationsanbieters Orange ein Ökosystem von 31 Software-Bots eingesetzt, um einen effizienten 24/7-Kundendienst einzurichten. Wenn das Callcenter von Orange Spanien eine Nachricht über einen technischen Vorfall erhält, der gelöst werden muss, leitet das System Diagnosen, Tests und die Erstellung von Dokumenten ein, wobei jede dieser Aufgaben von Robotern verwaltet und automatisiert wird. So hilft RPA dem Unternehmen, einen schnelleren Kundenservice zu bieten, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Betriebskosten zu senken.

RPA-Tools reduzieren die menschliche Beteiligung an bestimmten Aufgaben und verringern so das Risiko menschlicher Fehler. Die Verringerung der manuellen Datenverarbeitung und der menschlichen Interaktionen kann im Allgemeinen Betrug und andere illegale Handlungen verhindern.

RPA-Bots, die durch KI ergänzt werden, können einem Unternehmen auch dabei helfen, die Erkennung und Verfolgung von betrügerischen Aktivitäten zu automatisieren. So können RPA-Bots beispielsweise Finanztransaktionen auf potenziellen Betrug prüfen und solche mit hohem Risiko kennzeichnen. Je nach Konfiguration kann ein Bot verdächtige Transaktionen blockieren, den Betrug an die zuständige Abteilung melden oder einen Betrugsermittlungsprozess einleiten.

Die Verfügbarkeit von genauen und konsistenten Daten ist der Schlüssel für intelligente Geschäftsentscheidungen auf verschiedenen Ebenen. Der Einsatz von RPA-Bots mit ihrer Fähigkeit, die Datenqualität im Unternehmen zu verbessern, hilft Managern und Unternehmensleitern, intelligente Entscheidungen schneller zu treffen, was zu einer höheren Unternehmensleistung und einer Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen führt.

RPA-Bots müssen in der Regel nicht kompliziert konfiguriert werden. Eine ordnungsgemäß implementierte automatisierte Lösung ist einfach und benutzerfreundlich und erfordert keine langwierige Schulung und Einarbeitung der Mitarbeiter vor dem Einsatz.

Außerdem können sich RPA-Bots nahtlos in die bestehende digitale Umgebung des Unternehmens integrieren und sich über ihre Benutzeroberflächen sogar mit bestehenden IT-Systemen verbinden. Daher kann die RPA-Technologie einen erheblichen geschäftlichen Nutzen bringen, ohne dass große Änderungen vorgenommen werden müssen, wie sie für Initiativen zur digitalen Transformation von Unternehmen typisch sind.

RPA kann den täglichen Geschäftsbetrieb und langweilige Aufgaben automatisieren, die früher bei vielen Arbeitnehmern zu Erschöpfungszuständen und Burnout führten. Die Übertragung von sich wiederholenden Aufgaben an RPA ermöglicht es auch menschlichen Mitarbeitern, ihre kognitiven Fähigkeiten zu verbessern, einschließlich Strategie, Problemlösung und Kreativität, was die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeiter verbessern kann.

58 % der Befragten des UiPath's Automation Generation Report 2023 glauben, dass Automatisierung das Burnout von Mitarbeitern bekämpfen und ihre Arbeitszufriedenheit verbessern kann. 57 % sagen, dass sie Arbeitgeber, die KI-gestützte Automatisierung für die Modernisierung von Abläufen und die Unterstützung von Mitarbeitern nutzen, positiver sehen als solche, die dies nicht tun.

Robotische Prozessautomatisierungslösungen, entweder regelbasierte Roboter oder intelligente Prozessautomatisierungssysteme (IPA), bei denen RPA-Bots mit KI erweitert werden (lesen Sie mehr über IPA vs. RPA), sind ein möglicher erster Schritt in Richtung Unternehmensdigitalisierung. Diese Technologie hat die digitale Transformation in zahlreichen Unternehmen erleichtert und erfordert in den meisten Fällen keine großen Anfangsinvestitionen. Denn RPA-Roboter sind hoch skalierbar und interagieren auf der Frontend-Seite problemlos mit Legacy-Systemen, ohne dass bisherige Einstellungen verändert oder ersetzt werden müssen.

Nach dem 2023 Global Market Report von SSON Digital investieren Unternehmen im Vergleich zu KI und ML in höherem Maße in die Einführung von RPA, was unter anderem daran liegt, dass sie unmittelbarere Geschäftsergebnisse erzielen.