Atlassian Beratung & Lizenzmanagement für einen Anbieter von Klimalösungen

Lösung

Unsere technischen Berater arbeiteten eng mit den Atlassian-Administratoren und Abteilungsleitern des Klimaunternehmens zusammen, um die Lösung für die geschäftlichen Herausforderungen zu liefern. Wir führten ein Audit, das Lizenzmanagement, die Konfiguration von Jira und JSM und andere Supportaktivitäten durch.

Audit

Wir schlugen folgende Schritte und Aktivitäten für den Kunden und unsere Teams vor:

	Kunde	Übergang
Zielsetzung	Ziele identifizieren Antworten auf Fragen geben Zugang zu den Artefakten gewähren	Befragung der Administratoren des Kunden Bestimmen Sie die geschäftlichen und technischen Anforderungen
Analyse	Zugang zu aktuellen Atlassian-Konfigurationen und -Einstellungen ermöglichen	Analysieren Sie die aktuellen Prozesse und die Infrastruktur Überprüfen Sie die Übereinstimmung mit den Best Practices von Atlassian
Verbesserungsfahrplan	Anforderungen priorisieren Verteilen Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten zwischen dem Kunden und Itransition, wobei Itransition nicht-triviale Aufgaben übernimmt, die mehr Zeit und Aufwand erfordern Roadmap und Ergebnisse validieren und genehmigen	Eine Liste von Verbesserungen erstellen Entwickeln Sie einen flexiblen Fahrplan Architektur der Lösung Modellieren Sie Geschäftsprozesse und Datenflüsse Erstellen eines Supportplans, der nicht-triviale Aufgaben übernimmt
Implementierungs- und Unterstützungsaktivitäten	Vorbereiten und Durchführen von Schulungen	Bereitstellung von strukturiertem Wissen und Dokumentation für den Kunden zu Schulungszwecken

Wir analysierten die Routinearbeit der Atlassian-Administratoren des Kunden und die von ihnen durchgeführten Aufgaben. Als Ergebnis des Audits haben wir einen Verbesserungsplan vorgeschlagen und die dringendsten Probleme sofort behoben, wie zum Beispiel:

• Laufende Überprüfung der aktuellen Atlassian-Einstellungen und -Lizenzen des Kunden und Skalierung des Systems entsprechend den sich entwickelnden Anforderungen unter Einhaltung des Budgets
• Konfiguration von JSM-Projekten für die Teams des Kunden und Implementierung von Verbesserungen
• Automatisierung des Betriebs und Rationalisierung der Prozesse für verschiedene Abteilungen
• Die reibungslose Übergabe von Projekten an die Teams des Kunden unter täglicher Verwendung von Jira, einschließlich Dokumentation und Benutzerschulung
• Implementierung von Jira-Automatisierungs- und Berichtsfunktionen, die es dem Kunden ermöglichen, das Beste aus seiner Atlassian-Suite herauszuholen, mit umfangreichen Daten und betrieblicher Effizienz
• Bereitstellen von laufendem technischen Support und Fehlerbehebungen

Jira & JSM

Das Team von Transition führte die folgenden Maßnahmen durch:

• Implementierung von Atlassian Best Practices und JSM-Konfigurationen
• Erstellung von anpassbaren Workflows, um die Arbeitsabläufe der verschiedenen Abteilungen des Kunden anzupassen
• Erweiterte Konfigurationen für eingehende und ausgehende E-Mail-Benachrichtigungen für JSM-Projekte
• Verbesserung der Abläufe zur Verwaltung von Benutzeranfragen für verschiedene Abteilungen durch das Support-Team
• Entwicklung von benutzerdefinierten Jira-Plugins für bestimmte Benutzergruppen

Das Team von Transition hat verschiedene Service- und Entwicklungsprojekte mithilfe von Automatisierung und RESTful API integriert. Wir haben auch eine Integration zwischen der HR-Software des Kunden und Jira sowie eine Integration zwischen dem Buchhaltungsprojekt und externen Dienstleistungen entwickelt.

Um die Aufgabenverfolgung zu organisieren, nutzen die HR-Spezialisten des Kunden sowohl das HRIS eines Drittanbieters als auch Jira. Das Team von Itransition schlug vor, das Aufgabenmanagement über eine Integration zwischen dem HRIS und Jira in einem einzigen Kanban-Board zu vereinen. Unter Verwendung nativer Integrationsmöglichkeiten wie Webhooks haben wir eine benutzerdefinierte Integration zwischen Jira und einem SaaS-HRIS eines Drittanbieters entwickelt, das für das Workflow-Management vor und während des Onboardings, die Leistungsbeurteilung von Mitarbeitern, die Zahlung von Vergütungen usw. verwendet wird.

Itransition analysierte die Arbeitsabläufe des Kunden, erfasste die Anforderungen des HR-Teams und definierte die zu rationalisierenden Prozesse. Die Integration umfasst die folgenden Funktionen:

• Eingehende Ereignisse
  Wenn ein Benutzer eine neue Aufgabe im HRIS erstellt, wird die gleiche Aufgabe in Jira, die sich auf die HRIS-Aufgabe bezieht, automatisch erstellt.
• Auflösungsereignisse
  Wenn ein Benutzer eine Aufgabe in Jira auflöst, wird die zugehörige HR-Aufgabe automatisch als erledigt markiert.

Wenn beispielsweise eine offene Stelle zu besetzen ist, löst die HR-Software die Erstellung von Aufgaben für die gängigsten Workflow-Schritte aus:

• Auslösen von Onboarding-Aktionen
• Überprüfen der Visabestimmungen
• Checkliste für die Entlassung versenden
• Details zum Austritt bestätigen
• Ausstiegsablauf auslösen
• Austrittsbestätigungsschreiben versenden
• Feedback zum Wochenende senden
• Bestätigungsschreiben für den Mutterschaftsurlaub vorbereiten

Jetzt können HR-Spezialisten alle von HR und Jira erstellten Aufgaben bequem in einem Bereich verfolgen und verwalten. Die Integration ermöglicht dem Kunden eine Zeitersparnis von bis zu 10 % bei den HR-Managementprozessen.

Buchhaltung JSM-Projekt

Das Klimaunternehmen hat eine weltweit verteilte Buchhaltungsabteilung mit mehreren Standorten, die Hunderte von Anfragen pro Woche und bis zu 20 Anfragearten bearbeitet.

Außerdem gab es Dutzende von Arbeitsabläufen, die nicht standardisiert werden konnten, so dass sie für jeden Anfragetyp, jedes Team und jeden Buchhaltungsspezialisten angepasst werden mussten. Die Arbeitsabläufe der Abteilung, einschließlich des Versands von Rechnungen, der Zuweisung von Aufgaben, der Erteilung von Anweisungen und der Festlegung von Fristen, wurden per E-Mail abgewickelt. Aufgrund des Wachstums des Unternehmens mussten der Finanzfluss und die Verarbeitung automatisiert, rationalisiert und optimiert werden.

Um dies zu erreichen, unterstützten wir den Kunden bei der Einführung eines umfangreichen Serviceprojekts auf der Grundlage der Best Practices von Atlassian. Wir erfassten die Anforderungen an die Lösung und konfigurierten die Atlassian-Einstellungen entsprechend, richteten JSM-Projekte ein und automatisierten die Geschäftsabläufe.

Das Buchhaltungsprojekt verarbeitet nun Hunderte von Anfragen pro Woche mit mehr als 20 Anfragearten für mehr als 40 Teams.

Team-Dashboards

Jede Abteilung des Unternehmens verfügt über große, weltweit verstreute Teams, wobei die Abteilungsleiter für verschiedene Standorte zuständig sind. Wenn eine Anfrage eingeht, muss sie an das zuständige Team und das Dashboard weitergeleitet werden.

Wir erstellten und implementierten separate Dashboards für verschiedene Abteilungen mit zugewiesenen und nicht zugewiesenen Aufgaben und mehreren Filtern, benutzerdefinierten Feldern und Aufgabentypen, insgesamt Hunderte von Objekten. Unser Team richtete auch einen Dashboard-Bericht ein, um die von den Benutzern benötigten Informationen nach bestimmten Kriterien zu filtern, was ihnen Zeit bei der Suche nach Berichten spart. Jetzt sind komplizierte Daten in einem einseitigen Format verfügbar. Die Dashboard-Filter helfen den Entscheidungsträgern, die für Dutzende von Aufgaben verantwortlich sind, sich auf die Aspekte ihrer Wahl zu konzentrieren und die Arbeit ihrer Teams besser zu verwalten und zu strukturieren. Insgesamt werden die Team-Dashboards von 8 Abteilungen für verschiedene Projekte genutzt.

Lizenzverwaltung

Das Team von Transition übernimmt das komplette Atlassian-Lizenzmanagement für den Kunden, wobei es Pakete, Setups, Konfigurationen, Preispläne und Funktionspakete ständig neu bewertet, um die am besten geeigneten Pakete bereitzustellen und so die Leistung der Lösung zu maximieren und die Kosten zu minimieren.

Die Experten von Transition führten ein detailliertes Audit durch, bei dem sie die eingesetzten Instanzen analysierten, um relevante Statistiken zu ermitteln und zu wenig oder nicht genutzte Lizenzen zu identifizieren. Außerdem führten wir vierteljährlich oder auf Anfrage ein Kostenoptimierungsaudit durch, in dem wir untersuchten, wie die Lizenzen genutzt werden und welche Lizenzen zurückgezogen werden können. Aufgrund der sich ändernden Geschäftsanforderungen des Kunden haben wir auch überprüft, ob die aktuellen Geschäftsanforderungen mit dem laufenden Atlassian-Setup übereinstimmen. Anschließend erstellten wir einen Bericht, in dem wir Schmerzpunkte beschrieben, eine Liste mit Empfehlungen erstellten und die aktuellen und zukünftigen Kosten und Implementierungsdetails aufschlüsselten. Nachdem der Kunde zugestimmt hatte, setzten wir die Empfehlungen um.

Dank der kontinuierlichen Betreuung und Optimierung der Atlassian-Lösungen durch Itransition konnte der Kunde folgende Vorteile erzielen:

• Sie verschwenden keine Zeit und kein Geld für falsche Abonnements und Konfigurationen
• Sie werden über Änderungen informiert und können Entscheidungen zur Kostenoptimierung im Voraus treffen
• Wir passen die Lösung an ihr aktuelles Angebot und ihre Geschäftsanforderungen an
• Wir kümmern uns um Lizenzverfahren, Papierkram und direkte Zahlungen

Insgesamt konnte das Klimaunternehmen durch den Abbau ungenutzter Lizenzen die eingesparten Mittel in das 1,5-fache Wachstum seiner globalen Teams innerhalb von 8 Monaten reinvestieren.

Kundenbetreuung

Das Team von Transition fungierte als Technologieberater und half dem Kunden, verschiedene Atlassian-Lösungen auszuprobieren und deren Vor- und Nachteile zu analysieren. Zum Beispiel unterstützten wir sie während der Testphase des Jira Software Premium Plans und führten sie durch zusätzliche Funktionen, einschließlich Sandbox und Assets.

Wir boten auch Mini-Fragen und Antworten während unserer Synchronisationen an, wann immer es ein Verwaltungsproblem oder neues interessantes Fachwissen zu teilen gab. Die Atlassian-Experten des Kunden kommen auch zu uns, um sich bei nicht-trivialen Problemen beraten zu lassen, und wir schlagen Workarounds vor.

Außerdem helfen wir weiterhin bei der Automatisierung von JSM-Projekten für die verschiedenen Abteilungen des Kunden mit ihren speziellen Anforderungen. Wir haben auch das SLA-Management für den Kunden übernommen.