Automatisierung der Erfassung sensibler Daten für eine Non-Profit-Organisation
Itransition automatisierte die Informationsbeschaffung des Kunden und half ihm, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenverarbeitung um das Fünffache zu reduzieren.
Kontext
Unser Kunde, Headway Thames Valley, ist eine Wohltätigkeitsorganisation in Henley-on-Thames, die in Berkshire und South Oxfordshire lebende Menschen unterstützt und ihnen hilft, ihr Leben nach einer Hirnverletzung zu verbessern, indem sie Beratung, klinische Neuro-Rehabilitation und Selbsthilfegruppen anbietet. Um Hilfe zu erhalten, müssen die Verletzten oder ihre Betreuer ein Anmeldeformular ausfüllen. Sie mussten ein Microsoft-Word-Dokument herunterladen, es ausfüllen, mit einem Passwort schützen und an Headway Thames Valley zurücksenden. Die Mitarbeiter des Unternehmens analysierten die Informationen dann manuell und legten einen Kontakt in ihrem Salesforce CRM an.
Das Sammeln von Informationen auf diese Weise war jedoch sowohl für den Patienten als auch für das Unternehmen zeitaufwändig. Die Sicherheit der medizinischen Daten der Kunden war ebenfalls ein Problem, da passwortgeschützte Word-Dokumente anfällig für verschiedene Angriffe und Sicherheitsbedrohungen sind, z. B. Malware oder Viren, die Schwachstellen in Microsoft Word selbst ausnutzen. Daher wurde Headway Thames Valley empfohlen, sicherere Methoden wie Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsdienste oder sichere Cloud-Speicherlösungen zu verwenden, um maximalen Datenschutz zu gewährleisten.
Headway Thames Valley wandte sich an Itransiton, einen erfahrenen Salesforce-Berater, mit der Bitte, eine automatisierte und sicherere Methode zur Datenerfassung über das Online-Formular zu entwickeln.
Lösung
Da es in erster Linie um den Schutz sensibler Daten ging, schlugen wir vor, ein benutzerdefiniertes Formular mit Salesforce zu erstellen. Dies war die sicherste Option, da der Kunde Salesforce als sein CRM verwendet, so dass die Informationen das System nicht verlassen würden und sicher gespeichert und übertragen werden könnten. Da die Lösung direkt in Salesforce gehostet wird, wird der Kontakt nach der Übermittlung des Formulars automatisch im CRM angelegt, was die Zeit für die Dateneingabe reduziert.
Aufgrund der Hirnverletzung sind die Kunden von Headway Thames Valley nicht immer in der Lage, das Formular selbst auszufüllen. Aus diesem Grund haben wir das Formular anpassungsfähig gestaltet. Wenn eine dritte Person das Formular ausfüllt, wählt sie eine Rolle aus, um zusätzliche Kontaktfelder zu erstellen (Betreuer, Schlüsselperson usw.). Nach dem Ausfüllen des Formulars werden mehrere miteinander verknüpfte Salesforce-Kontakte erstellt.
Das Team von Transition hat ein adaptives Formular mit Lightning Web Components (LWC) erstellt und den Prozess zwischen Formularfeldern und Feldern im Salesforce-Kontakt abgebildet. Außerdem haben wir ein UI-Design für das Formular entwickelt und implementiert. Um die Lösung leicht zugänglich zu machen, haben wir sie für mobile Geräte optimiert. Außerdem haben wir das reCAPTCHA-System integriert, um die Sicherheit des Formulars zu gewährleisten und zu verhindern, dass Bots es ausfüllen.
Um den Kunden über den Entwicklungsprozess auf dem Laufenden zu halten, hielten wir vier Demositzungen mit ihm ab, in denen wir ihm den Fortschritt zeigten und seine Fragen beantworteten. Während dieser Demos gab unser Team dem Kunden Anweisungen, wie er neue Felder in das Formular einfügen und E-Mail-Benachrichtigungsvorlagen bearbeiten kann, so dass er die Lösung an seine Bedürfnisse anpassen kann. Darüber hinaus gab Itransition dem Kunden eine ausführliche Anleitung zu den Formulareinstellungen.
Ergebnisse
Itransition bot Headway Thames Valley eine sichere Methode zur Erfassung sensibler medizinischer Daten und automatisierte die Übertragung der Informationen in ihr CRM-System. Diese Lösung reduzierte den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Datenerfassung und -verarbeitung erheblich. Wir sorgten auch dafür, dass das Formular auf mobilen Geräten und Tablets leicht ausgefüllt werden kann, um den Endbenutzern die Arbeit zu erleichtern.
