RPA in der fertigung: Anwendungsfälle, Vorteile und Herausforderungen

Selbst wenn umfassende Lagerverwaltungssysteme vorhanden sind, kann die Verwaltung des Lagerbestands eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe sein. Lagerverwalter und Lagermitarbeiter müssen immer noch Informationen aus Lieferscheinen manuell in Bestandsverwaltungssysteme eingeben, was die Geschäftsprozesse erheblich verlangsamt.

Um Mitarbeiter von der manuellen Dateneingabe zu befreien, können Unternehmen RPA-Bots einsetzen, um die Lagerbestände im Bestandsverwaltungssystem automatisch zu aktualisieren. Ein RPA-Bot verarbeitet die Scans von Lieferscheinen mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) und aktualisiert zeitnah die Informationen über die Rohstoffbestände.

Für Buchhaltungsabteilungen liegt die Messlatte oft besonders hoch: Die Mitarbeiter müssen umfangreiche Finanzdaten verarbeiten, deren Richtigkeit überprüfen und Fehler ausschließen, die dem Unternehmen Verluste bringen können.

Deshalb können Hersteller RPA-Software implementieren, um die meisten dieser alltäglichen Tätigkeiten zu automatisieren. So können Bots beispielsweise die Rechnungsverarbeitung vereinfachen, indem sie Finanzdaten aus digitalen Dokumenten sowie aus den Scans physischer Rechnungen extrahieren. Durch die Minimierung der zeitaufwändigen manuellen Dateneingabe hilft die RPA-Software den Herstellern, die Genauigkeit ihrer Finanzdaten zu erhöhen. Außerdem rationalisiert RPA die Kreditoren- und Debitorenverwaltung, indem es automatisch Lieferantendaten abruft, die Zahlung einleitet, Kundenrechnungen erstellt und Zahlungserinnerungen an die Kunden gemäß der Kredit- und Inkassopolitik des Unternehmens sendet.

Ob der Hersteller ein neues Produkt auf den Markt bringt oder die Produkte des aktuellen Portfolios neu formuliert, die genaue Liste der Komponenten oder Inhaltsstoffe sollte in den Stücklisten enthalten sein. Das Erstellen neuer Stücklisten oder das ständige Aktualisieren bestehender Stücklisten kann jedoch eine zeitraubende Aufgabe sein.

Ein RPA-Bot kann automatisch relevante Daten, wie z. B. Namen von Inhaltsstoffen, Teilenummern, Kosten und Mengen, aus verschiedenen Quellen extrahieren, einschließlich technischer Entwürfe, Produktspezifikationen und Bestandsaufzeichnungen, und den Prozess der Stücklistenerstellung/-aktualisierung in Sekundenschnelle starten.

Durch die Implementierung von RPA zur Erledigung zeitaufwändiger Aufgaben des Kundenbeziehungsmanagements bleibt Fertigungsunternehmen mehr Zeit für ihre Vertriebsmitarbeiter und Support-Agenten, um Vertrauen zu den Kunden aufzubauen. So können Vertriebsabteilungen beispielsweise RPA-Bots einsetzen, um die Einführungsphase für neue Kunden zu verbessern. Ein RPA-Bot kann Auftragsanfragen in Echtzeit überwachen, und wenn ein Auftrag von einem neuen Kunden eingeht, kann der Bot die Vertragserstellung einleiten. Er scannt die eingehende Bestellung, um die für die Erstellung eines neuen Vertrags erforderlichen Informationen zu ermitteln, z. B. die Rechnungsadresse oder Informationen zur Zahlungsmethode. Anschließend trägt der Bot diese Informationen in eine entsprechende Vertragsvorlage ein und richtet ein neues Kundenkonto ein.

Die Auftragsverwaltung ist ein langwieriger Prozess, der viele regelbasierte Aufgaben umfasst, die mit RPA rationalisiert werden können.

Fertigungsunternehmen können RPA nutzen, um Angebotsanfragen und Bestellungen mit NLP- (für Textinformationen) und OCR-Funktionen (für Dokumentenscans) zu verarbeiten und Auftragsinformationen zu extrahieren. Anschließend können die Vertriebsteams die extrahierten Informationen nutzen, um Angebote zu erstellen oder neue Bestellungen aufzugeben. Danach füllen RPA-Bots Rechnungsvorlagen mit Informationen aus den eingehenden Bestellungen auf und erstellen Versandrechnungen.

Für ein produzierendes Unternehmen trägt eine pünktliche Auftragslieferung zu einem stabilen Cashflow und einer höheren Kundenzufriedenheit bei. RPA-Bots können verschiedene Aufgaben des Frachtmanagements übernehmen, darunter die Erstellung von vorlagenbasierten Verträgen für Logistikunternehmen und die Planung von Lieferungen.

Um die Kunden über den Auftragsstatus auf dem Laufenden zu halten, können Unternehmen RPA-Bots einsetzen, die automatisch die geschätzten Lieferzeiten aus der Logistikmanagement-Software abrufen und entsprechende Kundenbenachrichtigungen anhand vorgefertigter Vorlagen versenden.

Die Unternehmen der fertigung müssen regelmäßig über ihre Finanz-, Nachhaltigkeits- und Produktionskennzahlen Bericht erstatten, einschließlich der Effizienz der Montagelinien, der Ausfallzeiten von Anlagen und Robotern sowie der festgestellten Probleme bei der Qualitätskontrolle. Die robotergestützte Prozessautomatisierung kann dies mit Leichtigkeit bewältigen und detaillierte Berichte für künftige Audits erstellen.

RPA-Bots, die mit natürlicher Sprachverarbeitung ausgestattet sind, können relevante Details für die Berichte extrahieren, auch aus unstrukturierten Daten (z. B. E-Mails, Notizen), was die Datenaufbereitung erheblich beschleunigt und die Zeit für die Berichterstellung verkürzt.

Wenn ein Unternehmen der fertigung wächst, steigt auch die Menge der zu verarbeitenden Daten. Anstatt neue Mitarbeiter einzustellen, können Unternehmen mühsame Datenverwaltungstätigkeiten RPA-Bots anvertrauen.

RPA-Bots können so konfiguriert werden, dass sie Duplikate entfernen, Unternehmensdaten bereinigen und neu formatieren sowie strukturieren und für die Datenanalyse oder Migration vorbereiten. RPA-Bots, die mit KI-Funktionen erweitert wurden, können auch unstrukturierte Daten verarbeiten, darunter Rechnungsscans, E-Mails sowie Audio- und Videoinhalte, was die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringert und zu einer einheitlichen Datenverarbeitung beiträgt. Laut Strategic Market Research erleben 85 % der Unternehmen nach der Implementierung von RPA einen Anstieg der Datengenauigkeit.