Für die meisten Unternehmen ist das Berichtswesen mit einer Reihe von Tabellenkalkulationen und Diagrammen, endlosen Zahlenrechnungen und sich wiederholender Arbeit verbunden. Doch obwohl die Berichterstattung oft entmutigend und wenig inspirierend ist, ist sie für optimale Geschäftsentscheidungen unerlässlich. Für Marketing-Agenturen beispielsweise ist die routinemäßige Berichterstattung an die Kunden von entscheidender Bedeutung, um Vertrauen aufzubauen und die Kundenbindung zu fördern, während für Finanzdienstleister die externe Finanzberichterstattung eine Frage der Einhaltung von Vorschriften und der Einhaltung von Rechnungslegungsvorschriften ist.
Aber die Geschäftswelt bewegt sich über die konventionellen Geschäftspraktiken hinaus und tritt in die neue Ära der fortgeschrittenen Analytik und Automatisierung ein. Mit der zunehmenden Zugänglichkeit von BPM-Beratung, einem Ansatz, der die Rationalisierung von Routineabläufen ohne den Einsatz fortschrittlicher Technologien ermöglicht, gibt es keine Entschuldigung mehr, wertvolle Zeit und Ressourcen für die manuelle Berichterstattung aufzuwenden. Und ein automatisiertes Berichtswesen ist im Grunde genommen ein Teil des Geschäftsprozessmanagements.
In diesem Artikel werden wir erörtern, was automatisierte Berichterstattung ist, ihre Vorteile darlegen, den Unterschied zwischen automatisierter Berichterstattung und Business Intelligence herausarbeiten und Ratschläge für die Implementierung der Technologie geben.
Wie zeichnet sich die automatisierte Berichterstattung aus?
Automatisierte Reporting-Tools können geschäftsrelevante Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt ohne menschliches Zutun liefern, indem sie APIs nutzen, um Daten von verschiedenen Plattformen zu beziehen und in einem einzigen System zu konsolidieren. Da die meisten Berichterstattungsprozesse regelbasiert sind, wird RPA, eine Technologie aus dem breiten BPM-Toolkit (wir haben ihre Beziehung in unserem Artikel über Unterschiede zwischen BPM und RPA erörtert), die auf die Abwicklung diskreter und sich wiederholender Aufgaben abzielt, häufig in der automatisierten Berichterstattung eingesetzt, um Daten in verwertbare Erkenntnisse zu verwandeln.
Hier ist der Unterschied zwischen automatisiertem Reporting und anderen Reporting-Technologien:
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Echtzeitige Entscheidungsfindung Die Automatisierung von Berichten ermöglicht es Unternehmen, häufig Berichte zu erstellen und schnell evidenzbasierte Entscheidungen zu treffen. |
Hohe Genauigkeit der Berichte Durch die Automatisierung können Unternehmen die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler minimieren und die Genauigkeit der Berichtsausgabe maximieren. |
Stromlinienförmiger Informationsfluss Durch die Implementierung eines automatisierten Berichtswesens können Unternehmen den Zugang zu datenbasierten Erkenntnissen demokratisieren und sowohl die externe als auch die interne Zusammenarbeit fördern. |
Gesteigerte Produktivität Anstatt Zeit für die manuelle Datenverarbeitung aufzuwenden, können sich die Mitarbeiter dank automatisierter Berichterstattung auf andere, wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
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Mit automatisierten Berichten wird die Erstellung von Berichten aus Geschäftsdaten zu einem viel schnelleren und einfacheren Prozess, der für die Benutzer, die diese Informationen benötigen, nur minimalen Aufwand bedeutet. Die Nutzer erhalten alle relevanten Informationen, die sie benötigen, zeitnah, ohne dass sie diese Informationen selbst beschaffen müssen.
Mit Automatisierung das Berichtswesen neu denken.
Wann sollte man sich für eine automatische Berichterstattung entscheiden?
Die digitale Transformation ist heutzutage ein großer Trend, und Tausende von Unternehmen digitalisieren die Datenanalyse und das Berichtswesen. Einige Unternehmen führen jedoch aus verschiedenen Gründen keine vollständige digitale Transformation durch. In diesem Fall kann die automatisierte Berichterstellung ein kleiner, aber sehr wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem digitalisierten Unternehmen sein. Anstatt auf den richtigen Zeitpunkt für eine umfassende digitale Transformation zu warten, können Unternehmen eine risikoarme und ertragreiche Initiative wie das automatisierte Reporting nutzen.
Wenn diese grundlegenden Technologien nicht in Ihrem Unternehmens-Ökosystem vorhanden sind, führt dies langfristig wahrscheinlich zu einer erheblichen Technologielücke. Wenn Sie also kein Solopreneur sind, der mit sehr kleinen Datenmengen zu tun hat, sollten Sie die automatisierte Berichterstattung als eine notwendige Ergänzung betrachten.
Automatisierte Berichterstattung oder BI?
In vielen Fällen stehen Unternehmen, die nach einer Möglichkeit suchen, die Berichterstattung zu rationalisieren, vor der Wahl zwischen BI und automatisierter Berichterstattung. Lassen Sie uns erörtern, wie sich diese Tools voneinander unterscheiden und herausfinden, wann man sich für automatisiertes Reporting und nicht für BI entscheiden sollte.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die automatisierte Berichterstattung es Unternehmen ermöglicht, auf relevante Daten zuzugreifen und diese zu nutzen, ohne Zeit und Ressourcen für die Sammlung und Zusammenstellung der Daten aufwenden zu müssen. BI hingegen hilft Unternehmen, die verfügbaren Daten (in Form eines Berichts oder nicht) zu analysieren und daraus verborgene Erkenntnisse zu gewinnen.
Automatisierte Berichte tragen dazu bei, die Effizienz in allen Abteilungen zu verbessern und ermöglichen es Buchhaltern, Vertriebsmitarbeitern und Lagerverwaltern, schneller Entscheidungen im Tagesgeschäft zu treffen. BI hingegen ist das Werkzeug für Unternehmensanalysten, Aktionäre und die Führungsetage, um die strategische Entscheidungsfindung zu optimieren.
In gewisser Weise sind Business Intelligence und automatisierte Berichterstattung dasselbe, aber unterschiedlich. Einfacher ausgedrückt, dienen sie überlappenden Zwecken. Dennoch unterscheiden sie sich in vielen Punkten. Zum Beispiel sind beide für unterschiedliche Nutzer konzipiert - während die Berichterstattung eher für operatives und betriebliches Personal von Nutzen ist, ist Business Intelligence eher für das Management und die Geschäftsinhaber geeignet.
In einem perfekten Szenario sollten sich Unternehmen nicht zwischen BI und automatisierter Berichterstattung entscheiden, da beide für den Geschäftserfolg von größter Bedeutung sind. Die Automatisierung von Berichten kann BI rationalisieren, indem sie die Unternehmensanalysten von der Last der manuellen Datenerfassung befreit und es ihnen ermöglicht, sich auf die eigentliche Datenanalyse zu konzentrieren. Mit anderen Worten, die automatisierte Berichterstattung kann als Bestandteil der BI-Architektur betrachtet werden, kann aber auch eigenständig implementiert werden.
Mehr fortgeschrittene BI-Anwendungen verfügen auch über eingebettete automatisierte Reporting-Tools, die es Unternehmen ermöglichen, sie als zentrales Daten-Repository und als einzige Quelle der Wahrheit zu nutzen. Dadurch wird die Genauigkeit der gewonnenen Erkenntnisse erheblich gesteigert, die Zugänglichkeit verbessert und die Datenanalyse im gesamten Unternehmen demokratisiert.
Anwendungsbeispiele für die Automatisierung von Berichten
Unternehmen aller Branchen müssen Daten verarbeiten, um fundierte Entscheidungen zu treffen oder zumindest die Buchhaltung zu erledigen. Allerdings können Unternehmen in bestimmten Bereichen mehr als andere von der Automatisierung des Berichtswesens profitieren. Sehen wir uns nun an, wie die automatisierte Berichterstattung in diesen Branchen zum Einsatz kommt.
Finanzen
Für Finanzunternehmen ist das Berichtswesen unerlässlich, um ihre Leistung zu verstehen. In vielen Unternehmen können die CFOs die Berichte jedoch nur am Ende eines bestimmten Zeitraums prüfen, da die manuelle Erstellung der Berichte viel Zeit in Anspruch nimmt. Außerdem können die Unternehmen bei der manuellen Erstellung von Berichten aufgrund möglicher menschlicher Fehler nie sicher sein, ob ein bestimmter Bericht ihre aktuelle Situation korrekt wiedergibt.
Darüber hinaus stehen CFOs unter dem Druck der Regulierungsbehörden, die ständig steigenden Anforderungen an die externe Berichterstattung zu erfüllen, so dass es in ihrem besten Interesse ist, Berichte häufiger zu erstellen.
Die automatisierte Berichterstattung ermöglicht es Finanzunternehmen, die Unternehmensleistung nahezu in Echtzeit zu verfolgen und ihre Strategie bei Bedarf unterwegs anzupassen. Durch die Automatisierung von Finanzberichten können Unternehmen außerdem eine noch nie dagewesene Effizienz erreichen, Finanzanalysen rationalisieren und die Einhaltung von Vorschriften vereinfachen. In vielen Fällen ist das automatisierte Reporting auch ein wichtiger Schritt zur digitalen Transformation im Bankwesen.
Das Produktkontrollteam eines weltweit tätigen Finanzdienstleistungsunternehmens musste zum Beispiel täglich Gewinn- und Verlustberichte (GuV) vorlegen. Dies bedeutete, dass Daten aus Dutzenden von Einzelberichten in das Altsystem des Unternehmens migriert werden mussten, um einen ganzheitlichen GuV-Bericht zu erstellen. Jetzt sammelt und kompiliert der UiPath RPA-Bot automatisch Daten, um die endgültigen Berichte ohne menschliches Zutun zu erstellen. Auf diese Weise spart das Unternehmen eine beträchtliche Menge an Arbeitsstunden und erhält gleichzeitig eine 100-prozentige Berichtsgenauigkeit.
Ein weiteres häufiges Problem, mit dem Projektmanager in Finanzunternehmen täglich konfrontiert sind, ist die Berichterstattung an die Geschäftsleitung. Infolgedessen verbringen sie einen beträchtlichen Teil ihrer Zeit und Ressourcen damit, eine hohe Qualität und Häufigkeit der Berichterstattung aufrechtzuerhalten und unzählige Sitzungen abzuhalten, um der Geschäftsleitung Statusberichte zu präsentieren und zu erläutern.
Eine Fortune-500-Bank beschloss, diesem ineffizienten Berichtswesen ein Ende zu setzen, und führte ein zentrales Projektmanagement-System zur automatischen Berichterstellung ein. Jetzt werden die Projektfortschrittsberichte automatisch erstellt, so dass die Führungskräfte den Status eines bestimmten Projekts oder Programms mit wenigen Klicks überprüfen können.
Herstellung
Damit produzierende Unternehmen dem harten Wettbewerb auf dem Markt standhalten und die sich ständig ändernden Kundenwünsche erfüllen können, müssen sie die Produktpalette immer wieder anpassen und die Produktqualität verbessern. Es ist jedoch unmöglich, optimale Geschäftsstrategien ohne relevante und genaue Einblicke in die Produktion zu entwickeln, die herkömmliche Berichterstattungsstrategien nicht ausreichend liefern können.
Ein führendes Unternehmen der Tabakindustrie hatte beispielsweise aufgrund veralteter Berichterstattungspraktiken Schwierigkeiten, eine angemessene Häufigkeit und Genauigkeit der Berichte zu erreichen. Das Unternehmen sammelte Daten aus einer Reihe unterschiedlicher Quellen und verwendete einen manuellen, Excel-basierten Ansatz für die Berichterstattung.
Um das Berichtswesen zu optimieren, beschloss das Unternehmen, ein Data-Warehouse innerhalb eines einheitlichen BI-Systems mit einer eingebetteten Lösung für die automatisierte Berichterstattung aufzubauen. Nun werden alle relevanten Daten an ein zentrales Data Warehouse gesendet, was die Anwendung solider Data-Governance-Rahmenwerke und die Gewährleistung einer ausreichenden Datenqualität erleichtert. Das BI-System berechnet nun auch bestimmte Metriken vor, was die Erstellung von Ad-hoc-Berichten weiter vereinfacht.
Die Implementierung dieses umfassenden BI-Systems und der eingebetteten automatisierten Berichtslösung ermöglichte es dem Unternehmen, eine wirklich evidenzbasierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Jetzt können täglich automatisch Berichte erstellt werden, so dass die Mitarbeiter sich wichtigeren Aufgaben widmen und sich auf die Gewinnung von Erkenntnissen konzentrieren können, anstatt manuell Daten aus verschiedenen Quellen zu beschaffen.
Öffentlicher Sektor
Der öffentliche Sektor wurde jahrzehntelang gemeinhin mit der Last langsamer und unzureichend kompatibler Altsysteme in Verbindung gebracht. Die Mitarbeiter haben kaum eine andere Wahl, als Daten manuell zu handhaben und zu verarbeiten, was zu menschlich bedingten Fehlern, geringer Produktivität und erhöhten Kosten führt, ganz zu schweigen von der Aufrechterhaltung äußerst schwerfälliger und ineffizienter Arbeitsabläufe.
Die neue Generation von Mitarbeitern ist jedoch mehr als bereit, Automatisierung und digitale Technologien für die tägliche Arbeit einzusetzen. Im öffentlichen Sektor ermöglicht die Automatisierung sich wiederholender Berichtsaufgaben die Zuweisung von mehr Humankapital für andere notwendige Tätigkeiten wie die persönliche Kommunikation mit den Bürgern.
In der Regel ist die digitale Transformation im öffentlichen Sektor längst überfällig, aber angesichts der Größe vieler Unternehmen im öffentlichen Sektor ist eine vollständige digitale Transformation aus einer Reihe von Gründen möglicherweise nicht machbar. Ein automatisiertes Berichtswesen hingegen ist eine vergleichsweise kostengünstige und risikoarme Lösung, die innerhalb kurzer Zeit einen spürbaren Unterschied bewirken kann.
ONCE ist eine spanische Organisation, die Menschen mit Sehbehinderungen hilft und über 70.000 Mitglieder betreut. Um Geldmittel zu beschaffen, organisiert ONCE tägliche und wöchentliche Lotterien, für die sie Tausende von Verkäufern beschäftigen, 26 verschiedene Lotterieprodukte verwalten und jeden Monat 728 Berichte manuell erstellen lassen.
Da das Unternehmen es leid war, dass seine Mitarbeiter unzählige Stunden mit dem Kopieren und Einfügen von Daten verbringen mussten, arbeitete es mit UiPath zusammen, um die Berichterstellung zu automatisieren. Jetzt benötigt dieser Prozess deutlich weniger Zeit und menschliches Engagement, so dass ONCE viermal häufiger Berichte erstellen kann und die Mitarbeiter sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
Marketing
Für Marketingagenturen ist das Berichtswesen entscheidend für vertrauensvolle Beziehungen zu ihren Kunden. Durch die Bereitstellung genauer, transparenter und zeitnaher Berichte können Marketingunternehmen die Beziehungen zu ihren Kunden stärken und Partnerschaften effektiver gestalten. Auch die Marketingabteilungen von Unternehmen aus allen Branchen tun sich schwer damit, den nicht enden wollenden Informationsstrom über ihre Leistung zu verstehen, denn die Datenmengen und die Fülle der Quellen nehmen ständig zu.
Automatisierte Reporting-Tools können sowohl für Marketingagenturen als auch für Marketingabteilungen von Unternehmen Vorteile bringen. Die meisten automatisierten Reporting-Lösungen ermöglichen ein kanalübergreifendes Reporting, das einen umfassenden Blick auf die Kampagnenleistung ermöglicht. So können Marketingexperten beispielsweise Daten aus Facebook Ads, Google Analytics und anderen Kanälen in einem Bericht anzeigen.
Die automatisierte Berichterstellung erhöht auch die Häufigkeit der erstellten Berichte erheblich und ermöglicht es Marketingunternehmen, Kampagnen im Handumdrehen anzupassen und proaktive Entscheidungen zu treffen. Und da automatisierte Lösungen zur Berichterstellung häufig die Implementierung von Datenbereinigungs- und Normalisierungsverfahren beinhalten, können Unternehmen sicherstellen, dass die von ihnen generierten Erkenntnisse wahrheitsgetreu und genau sind.
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4 Tipps für die erfolgreiche Einführung der automatisierten Berichterstattung
Eine vollständige Automatisierung aller Reporting-Prozesse ist in der Regel im Rahmen einer unternehmensweiten digitalen Transformation möglich. Unternehmen können jedoch auch dann von erheblichen Vorteilen profitieren, wenn sie sich für die separate Automatisierung einiger ausgewählter Berichtsabläufe entscheiden. Zwar unterscheiden sich die Implementierungspläne für automatisiertes Reporting von Unternehmen zu Unternehmen, doch hier sind einige einheitliche Tipps, die jedes Unternehmen berücksichtigen sollte:
Wählen Sie die richtigen Anwendungsfälle
Auch wenn man versucht sein mag, die umständlichsten Reporting-Prozesse zu automatisieren, ist es im Allgemeinen eine bessere Idee, mit einfachen, regelbasierten Reporting-Prozessen zu beginnen, die in einzelne Phasen oder Komponenten unterteilt und mit RPA automatisiert werden können. Dennoch sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine konventionelle ROI-Bewertung durchführen, um zu verstehen, ob die Automatisierung eines bestimmten Berichtsprozesses wirtschaftlich machbar ist.
Bei der Einführung einer automatisierten Berichterstattung müssen die Unternehmen abwägen, wie sie damit ihre kurz- und langfristigen Ziele erreichen können. Führt die automatisierte Berichterstattung beispielsweise zu einer ausreichenden Kosten- und Zeitersparnis, so dass Sie sich anderen, wichtigeren Geschäftsanforderungen widmen können? Wird es zu einer höheren Produktivität der Mitarbeiter und einer aussagekräftigeren Datenextraktion führen?"
Schnelle Erfolge anstreben
Suchen Sie nach Berichterstattungsprozessen, die innerhalb eines Zeitraums von etwa drei Monaten schnell automatisiert werden können. Wenn Sie mit "Quick Wins" beginnen, können Sie eine Eigendynamik aufbauen und den Mitarbeitern die unmittelbaren Vorteile der Automatisierung vor Augen führen, so dass es ihnen leichter fällt, eine so große Unternehmensveränderung zu akzeptieren.
Optimierung der Datenverwaltung
Um eine reibungslose Implementierung des automatisierten Berichtswesens zu gewährleisten, ist es von entscheidender Bedeutung, einen definitiven Rahmen für die Datenakkumulation und -übertragung zu schaffen und Vorlagen für die Datenstandardisierung zu entwickeln. Bevor Sie mit der Automatisierung beginnen, sollten Sie für eine hohe Datenqualität sorgen und sicherstellen, dass automatisierte Datenbereinigungs- und -validierungsprozesse Hand in Hand mit automatisierten Berichten gehen. Um dies zu ermöglichen, gibt es heute eine Vielzahl von Lösungen auf dem Markt, angefangen von Open-Source-Tools für die Datenprofilierung bis hin zu ganzen Sets von vorintegrierten Tools, die eine Data-Fabric-Architektur unterstützen.
Sicherstellen, dass alle auf derselben Seite stehen
Häufig haben Unternehmen, die scheinbar erfolgreich von manuellen auf automatisierte Berichte umgestellt haben, mit doppelten Berichten zu kämpfen, die den Wert der automatisierten Berichterstattung untergraben. Dieses Problem entsteht oft aus dem mangelnden Vertrauen der Mitarbeiter in die Automatisierung und aus unklar definierten Berichtsrichtlinien. Mitunter kommt es auch vor, dass C-Suite- oder Entscheidungsträger in Unkenntnis der Workflow-Änderungen irrtümlich einen Mitarbeiter um einen Bericht bitten, der bereits automatisch erstellt wurde.
Deshalb muss unbedingt sichergestellt werden, dass alle Teams in den verschiedenen Abteilungen über die Änderungen im Berichterstattungs-Workflow informiert sind, und in diesem Fall reicht eine E-Mail nicht aus. Damit die automatisierte Berichterstattung die erwarteten Vorteile bringt, müssen Unternehmen die Möglichkeit doppelter Berichte ausschließen und sicherstellen, dass alle Abteilungen bei der automatisierten Berichterstattung mit an Bord sind.
Es überrascht nicht, dass der Erfolg von Automatisierungsinitiativen weitgehend davon abhängt, ob ein Unternehmen sie zu einer strategischen Priorität macht oder nicht. Laut dem Bericht The imperatives for automation success report von McKinsey ist die Ausrichtung der allgemeinen Geschäftsziele auf die Automatisierungsbemühungen einer der wichtigsten Faktoren für die Erzielung von Erträgen durch Automatisierung.
Abschluss
Berichterstattung war schon immer unerlässlich, um das volle Potenzial eines Unternehmens auszuschöpfen. Gleichzeitig ist das Berichtswesen eine mühsame Arbeit, die einem durchschnittlichen Mitarbeiter selten Spaß macht. Aber da die Branchenriesen bereits unternehmensweite Automatisierungsprogramme einführen, um ihre Organisationen wirklich proaktiv und datengesteuert zu machen, liegt die Zukunft des Berichtswesens sicherlich in der Automatisierung.
Unabhängig von der Größe und der Branche eines Unternehmens sollte das automatisierte Berichtswesen als ein wesentliches Element des Geschäftsbetriebs angesehen werden. In vielen Fällen ist die Automatisierung des Berichtswesens ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einem digital geführten Unternehmen der neuen Ära.
