ERP-Auswahl: der endgültige Leitfaden

Selbst wenn Sie eine von den Funktionen her perfekt passende Lösung finden, müssen Sie wahrscheinlich noch eine ERP-Plattform anpassen wenn Ihr Unternehmen komplexer wird. Daher müssen Sie sicherstellen, dass die ERP-Plattform Erweiterungen und Anpassungen zulässt, ohne dass dies negative Auswirkungen auf andere ERP-Komponenten hat.

• Können neue Softwarefunktionen/-module hinzugefügt werden?
• Wie gut unterstützt eine ERP-Plattform Ihre Geschäftspläne?
• Erlaubt eine ERP-Plattform erweiterte Anpassungen?
• Welche Unterstützung wird für die ERP-Anpassung geboten?
• Wie viel kostet die ERP-Anpassung?

Um die Effektivität und Benutzerfreundlichkeit der Lösung zu gewährleisten, müssen Sie sicherstellen, dass die Betriebszeit und die Leistung der Plattform gut auf Ihre Unternehmensspezifika abgestimmt sind. Für geschäftskritische Echtzeit-Workloads garantieren einige ERP-Anbieter eine Betriebszeit von bis zu 99,9 %, was bedeutet, dass ein Unternehmen nicht mehr als 8,76 Stunden Ausfallzeit pro Jahr hat.

• Kann eine ERP-Plattform Ihre technischen Anforderungen erfüllen?
• Wie viele Benutzer werden die ERP-Plattform nutzen?
• Wie viele Benutzer werden die Plattform täglich nutzen?
• Was sind die häufigsten ERP-Arbeitslasten?

Die Ideen für künftige ERP-Erweiterungen entstehen in der Regel lange nach der ersten ERP-Implementierung. Berücksichtigen Sie daher bei der Auswahl einer ERP-Plattform Ihre künftigen Anforderungen, die wachsende Komplexität der Geschäftsabläufe und die Frage, ob die Lösung diese vollständig abdecken kann. Achten Sie auch auf das Preismodell der ERP-Lösung, um die Kosten für das Hinzufügen neuer Benutzer oder die Implementierung an mehreren Standorten zu verstehen. So kann es zum Beispiel sein, dass für die Skalierung von On-Premises-Lösungen zusätzliche Server erforderlich sind.

• Werden wir in Zukunft weitere Benutzer benötigen?
• Kann eine ERP-Plattform mehr Mitarbeiter, Abteilungen und Arten von Benutzern aufnehmen?
• Hat unser Unternehmen das Potenzial, in neue Märkte zu expandieren oder global tätig zu werden?

Vergewissern Sie sich, dass die ERP-Plattform das erforderliche Sicherheitsniveau unterstützt und alle rechtlichen und Compliance-Anforderungen erfüllt. Berücksichtigen Sie rollenbasierten Datenzugriff, Multi-Faktor-Authentifizierung, einen einheitlichen Ansatz für Patching und Schwachstellenmanagement, Datenverschlüsselung, Datenmaskierung und mehr.

• Sind Sicherheitsupgrades in der Lizenzierung enthalten?
• Welchen Grad an Flexibilität benötigen Sie für die Verwaltung der Zugangskontrolle?
• Bietet die Plattform integrierte Funktionen zur Unterstützung Ihrer branchenspezifischen Anforderungen?

Da ein ERP-System auf Daten aus anderen Unternehmensanwendungen und -systemen sowie aus den von Ihnen verwendeten Tools von Drittanbietern zugreifen und diese nutzen muss, sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die über umfangreiche Systemintegrationsfunktionen verfügt, wie z. B. Standard-Kommunikationsprotokolle, offene und einfach zu verwendende APIs und vorgefertigte Konnektoren.

• Wie funktioniert ein ERP-System unterstützt Integrationen mit unseren Geschäftsanwendungen, einschließlich Altsystemen?
• Wie wird die Datenmigration durchgeführt? Ist eine Datensynchronisation in Echtzeit möglich?
• Über welche sofort einsetzbaren Integrationswerkzeuge verfügt die ERP-Plattform?
• Unterstützt ein ERP-System EDI?
• Wie wird die Datenkonsistenz zwischen den Systemen gewährleistet?

Eine fundierte Branchenkenntnis definiert, wie gut die ERP-Plattform auf die geschäftlichen Besonderheiten des Unternehmens abgestimmt ist. Es muss nicht unbedingt eine branchenspezifische ERP-Lösung sein, aber sie sollte dennoch Folgendes unterstützen Herstellung oder Verteilungsworkflows, bieten kundenspezifische Erweiterungen und gewährleisten die Einhaltung gängiger Branchenvorschriften. 

Es ist eine gute Taktik, eine Plattform zu wählen, die von Unternehmen aus Ihrer Branche erfolgreich eingesetzt wurde, insbesondere von Unternehmen vergleichbarer Größe und mit ähnlichen Anforderungen und einer ähnlichen Unternehmenskultur. 

• Erfordert die Art Ihres Unternehmens eine spezielle Branchenplattform?
• Wie lange ist der Anbieter bereits in Ihrer Branche tätig und war er dort erfolgreich?
• Deckt das ERP-System mein Marktsegment ab?
• Gibt es viele erfolgreiche Implementierungsfälle?
• Kann der Anbieter Kundenreferenzen vorweisen?

Bei der Auswahl eines ERP-Anbieters müssen Sie entscheiden, ob Sie die Lösung in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur oder in der Cloud einsetzen, wo die Implementierung und Wartung vom Anbieter durchgeführt wird.

Berücksichtigen Sie bei Ihren Überlegungen zu den Bereitstellungsoptionen auch den IT-Support und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter, Ihren Standort und gesetzliche Vorschriften wie GDPR und CCPA.

Einige ERP-Anbieter bieten beide Bereitstellungsoptionen oder einen hybriden Ansatz an, während die meisten nur ein Modell anbieten. Im ersten Fall sollten Sie sich vergewissern, dass der Anbieter nicht plant, die von Ihnen gewählte Version in absehbarer Zeit einzustellen.

• Wie viel kosten ein stationäres und ein Cloud-basiertes ERP-System?
• Bietet ein Anbieter Unterstützung bei der Cloud-Migration an?
• Wie hoch sind die Ausstiegsgebühren?

Stellen Sie sicher, dass die ERP-Plattform den Bedürfnissen der Endnutzer gerecht wird, hochwertige Interaktionen zwischen Lieferanten und Käufern ermöglicht und einfach zu bedienen ist. Berücksichtigen Sie daher die Benutzerfreundlichkeit und einfache Navigation, die Lernkurve und die typische Akzeptanzrate. Ein zusätzlicher Vorteil ist der kostenlose Zugang zu Schulungsvideos und Produktdokumentation, eine Online-Knowledgebase oder Benutzer-Community und ein Callcenter. 

• Haben Ihre Mitarbeiter schon einmal ein ERP-System verwendet?
• Sind Ihre Endnutzer technisch versiert?
• Welche Schulung ist für die Endnutzer am effektivsten?
• Sind laufender Support und Schulungen für Endbenutzer in den Lizenzgebühren enthalten?
• Ist die Benutzerfreundlichkeit über alle Abteilungen/Geräte hinweg einheitlich?
• Gibt es eine intuitive Benutzeroberfläche und Selbstbedienungsfunktionen für technisch nicht versierte Benutzer?

ERP-Software erfordert einen soliden technischen Support für den täglichen Betrieb und die Lösung von Problemen. Daher sollten Sie bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems die Art des angebotenen Supports und Wartungskonzepts, die SLA-Typen, die Aufrechterhaltung der Versionskompatibilität und die Implementierungspartner des Anbieters prüfen.

• Welche minimale funktionale Unterstützung ist verfügbar? Ist er im Preis inbegriffen?
• Ist eine Überwachung der Infrastruktur verfügbar? Wie oft werden Berichte über die Leistung des Systems erstellt?
• Welche Support-Eskalationsmöglichkeiten gibt es?
• Wie lange ist die garantierte Reaktionszeit für jede Art von Support?

Um sicherzugehen, dass die ERP-Plattform während der Vertragslaufzeit unterstützt wird und der Anbieter weiterhin in sie investiert, sollten Sie berücksichtigen, wie lange das Produkt bereits auf dem Markt ist, seine weltweite Präsenz, seinen Kundenstamm, laufende Investitionen in Forschung und Entwicklung usw. Bevorzugen Sie ERP-Systeme, die erst kürzlich aktualisiert wurden, denn das ist ein Zeichen dafür, dass der Anbieter Zukunftspläne für das System hat. Umgekehrt kann es sein, dass der Anbieter plant, ein Produkt einzustellen, wenn es noch nicht aktualisiert wurde. Da fortschrittliche Technologien viele ERP-Abläufe verbessern können, sollten Sie nach Systemen Ausschau halten, die das Internet der Dinge (IoT), mobilen Zugriff, BI, Workflow-Automatisierung, ML und KI sowie RPA unterstützen.

• Wie sieht die Produkt-Roadmap des Anbieters aus? Welche neuen Funktionen/Versionen/Aktualisierungen sind geplant?
• Veröffentlicht der Anbieter Updates nach einem festgelegten Zeitplan?
• Wie häufig sind Updates und Patches geplant?
• Fallen für die Aktualisierung neuer Funktionen zusätzliche Kosten an?
• Unterstützt das ERP-System KI/Maschinelles Lernen, IoT, Blockchain und andere fortschrittliche Technologien?

Es gibt eine Reihe von Kostenfaktoren zu berücksichtigen, darunter die Anschaffung von Software und Hardware, Lizenzgebühren, Implementierungs- und Einrichtungskosten, Kosten für Software-Support und -Wartung sowie Ausgaben für die Endbenutzer.

Erstens müssen Sie sich für das Bereitstellungsmodell entscheiden. Bei vor Ort installierten ERP-Lösungen übernehmen Sie die Kosten für die Anschaffung von Hardware und Software, die Implementierung und Anpassung, die Schulung der Mitarbeiter, die laufende Verwaltung, Upgrades und die Sicherheit.

Cloud-basierte ERP-Lösungen werden als Dienstleistung angeboten, d. h. Sie zahlen eine Abonnementgebühr, die sich nach dem Funktionsumfang, der Anzahl der Benutzer, den verbrauchten Infrastrukturressourcen und dem Supportniveau richtet. Zweifelsohne sind SaaS-ERPs aufgrund der fehlenden hohen Vorabinvestitionen attraktiv, langfristig kann sich dieses Modell jedoch als teurer erweisen.

Schliessen Sie ERP-Anbieter nicht zu früh wegen des Preises aus. Die Gesamtbetriebskosten (TCO) werden erst dann berücksichtigt, wenn Sie wissen, welche Funktionen, Integrationen, Anpassungen und welchen Support Sie benötigen, sowie Ihre laufenden Softwarekosten und die Kosten für einen Zeitraum von drei und fünf Jahren.

• Passt das Software-Lizenzierungsmodell gut zu unseren geschäftlichen Anforderungen?
• Sind Sicherheit, Wartung und Updates im Preis inbegriffen?
• Wie schnell wird sich die Investition amortisieren (ROI)?
• Wie hoch sind die Kosten für die Umstellung von älteren Plattformen?

Um die Glaubwürdigkeit des Anbieters, seine Vertrauenswürdigkeit und die mit einer langfristigen Partnerschaft verbundenen Risiken zu bewerten, sollten Sie die Glaubwürdigkeit des Unternehmens (Alter, finanzielle Gesundheit, Entwicklungsmethoden), den aktiven Kundenstamm, Fallstudien und die Transparenz der Preispolitik berücksichtigen.

• Wie lange ist der ERP-Anbieter schon auf dem Markt?
• Hat der ERP-Anbieter einen klaren Entwicklungsansatz?
• Wer ist der Kundenstamm des Anbieters?
• Sind die Preis- und Entwicklungspolitik des Anbieters vorhersehbar?