Migration auf ein neues ERP-System: Vorteile, Schritt-für-Schritt-Plan und Tipps zur Datenmigration
July 25, 2024
Unter ERP-Migration versteht man die Verlagerung von Geschäftsfunktionen und Unternehmensdaten von einem alten ERP-System auf ein neues, das mehr Effizienz, Skalierbarkeit und Kosteneinsparungen bietet.
Die Einführung eines ERP-Systems hilft Unternehmen bei der Rationalisierung von Finanz-, Personal-, Lieferketten-, Auftrags- und Kundenmanagement und anderen wichtigen täglichen Geschäftsprozessen. Im Laufe der Zeit können Unternehmen jedoch in eine Situation geraten, in der sich ihr aktuelles ERP-System trotz routinemäßiger Updates und Patches nicht mehr an die sich ändernden geschäftlichen oder branchenspezifischen Anforderungen anpassen lässt. Daher muss das Unternehmen auf eine neue ERP-Plattform migrieren, um sich weiterzuentwickeln.
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Schlüsselfaktoren für die ERP-Migration
Die Mitarbeiter sind mit der täglichen Routine beschäftigt und stellen sich selten die Frage, ob das derzeitige ERP-System, an das sie gewöhnt sind, das effizienteste Werkzeug ist, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Der Einsatz eines ERP-Systems, das die Geschäftsprozesse des Unternehmens nicht mehr unterstützen kann, führt häufig zu betrieblicher Ineffizienz, hohen Wartungskosten der ERP-Lösung, schlechter Datenverwaltung und möglichen Compliance-Risiken. Zu den häufigsten Szenarien, die auf die Notwendigkeit einer ERP-Migration hinweisen, gehören:
Fragen der Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit von ERP-Systemen bezieht sich auf die Fähigkeit der Software, unterschiedliche Daten- und Transaktionsvolumina sowie eine steigende Zahl von Benutzern ohne Leistungseinbußen zu bewältigen. Wenn die Skalierung Ihres ERP-Systems zu einer Verschlechterung der Gesamtleistung der Software führt oder erhebliche Ausgaben für den Erwerb zusätzlicher Softwarelizenzen oder neuer Hardware erfordert, ist es an der Zeit, die Migration zu einer neuen Lösung in Betracht zu ziehen, die eine bessere Skalierbarkeit zu geringeren Kosten bietet.
Funktionale Lücke
Die Anforderungen an die Funktionalität des ERP-Systems entwickeln sich natürlich mit dem Geschäftswachstum des Unternehmens. Einige Unternehmen können die Lücken schließen, indem sie das ERP-System anpassen oder Tools und Software von Drittanbietern in das System integrieren. Wenn zusätzliche Anpassungen und Integrationen in Ihrem Fall zu komplex sind oder nicht durchführbar erscheinen, kann die Migration zu einem neuen ERP-System, das Ihre Anforderungen vollständig erfüllt, die beste Entscheidung sein.
Erh öhte ERP-Kosten
Wie bereits erwähnt, können Unternehmen bei dem Versuch, ERP-Systeme mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen in Einklang zu bringen, ihre ERP-Lösungen anpassen oder sie mit Software von Drittanbietern und neuen Technologien wie KI, ML oder IoT integrieren. Ein solcher Ansatz kann den Erwerb zusätzlicher Softwarelizenzen und einen erhöhten ERP-Wartungsaufwand erfordern. Wenn die mit der Aufrüstung und Erweiterung der Funktionen Ihrer ERP-Lösung verbundenen Kosten eskalieren, sollten Sie erwägen, Ihr ERP-System durch ein neues zu ersetzen.
Schlechte Integrationsmöglichkeiten
Neben ERP-Systemen verwenden Unternehmen in der Regel eine Vielzahl von Anwendungen, darunter auch ältere, um verschiedene Vorgänge wie Kundenbeziehungen oder Lieferketten zu verwalten. Die Interoperabilität zwischen ERP und diesen Systemen ist entscheidend für den Datenfluss in Echtzeit, effiziente Abläufe und fundierte Entscheidungen. Wenn Ihre aktuelle ERP-Lösung keine nahtlose Integration mit externen Softwareanwendungen und Diensten gewährleisten kann und dadurch den Datenfluss im gesamten Unternehmen behindert, ist es an der Zeit, über die Migration auf ein neues ERP-System nachzudenken.
ERP-Migrationsfahrplan
Wenn Sie sich für den Wechsel zu einem neuen Enterprise Resource Planning-System entscheiden, ist es wichtig, den Prozess strategisch anzugehen. Ein detaillierter ERP-Migrationsplan ist entscheidend für einen reibungslosen und sicheren Übergang von einem System zum anderen, da er dazu beiträgt, die Unterbrechung von Geschäftsprozessen zu minimieren, die Datenkonsistenz zu verbessern und die Benutzerakzeptanz zu erhöhen. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen schrittweisen ERP-Migrationsplan. Beachten Sie jedoch, dass bestimmte Schritte innerhalb des Projekts gleichzeitig und nicht nacheinander ausgeführt werden können.
1
Analyse und Festlegung des Umfangs
Dokumentation der Geschäftsprozesse und Bestimmung des Funktionsumfangs einer neuen ERP-Lösung
Evaluierung der Stärken und Schwächen der bestehenden ERP-Lösung
Analyse der Technologieumgebung des Unternehmens, um mögliche ERP-Lösungen zu skizzieren
2
Design und Technologieauswahl
Konzeptualisierung der neuen ERP-Lösung
Bestimmen des Umfangs von ERP-Integrationen
Auswahl einer optimalen Technologie
3
Planung
Zusammenstellung von ERP-Migrations- und ERP-Implementierungsteams
Bestimmung des Umfangs der ERP-Migration, der wichtigsten Meilensteine, des Budgets und des Zeitplans
Planung der ERP-Datenmigration
Erstellung einer Strategie für das Risikomanagement
Planung der Benutzereinführung und Umstellung auf ein altes ERP
4
Konfiguration/Entwicklung
Konfiguration/Anpassung eines Standard-ERP-Systems oder Entwicklung des Front-End und Back-End einer kundenspezifischen ERP-Lösung
Integration von ERP mit bestehenden internen Unternehmenssystemen und externen Lösungen von Drittanbietern
5
Migration von Daten
Durchführung einer gründlichen Prüfung der Transaktions-, Analyse- und Stammdaten des aktuellen ERP-Systems
Datenabbildung und Übertragung der Daten in das neue System
Durchführung von Datenbereinigungsaktivitäten
Überprüfung der Genauigkeit der migrierten Daten
6
Prüfung
Testen der ERP-Lösung auf Funktions-, Sicherheits-, Nutzbarkeits- oder Leistungsprobleme
Beseitigung von Fehlern und Problemen
7
ERP-Einführung und Go-Live
Einführung von ERP in die Produktionsumgebung
Durchführung von User-Acceptance-Tests (UAT), um sicherzustellen, dass ERP wie vorgesehen funktioniert
Schulung und Onboarding der ERP-Endbenutzer
Abkündigung des Altsystems
8
Unterstützung und Optimierung
Unterstützung der Nutzer der ERP-Plattform
Überwachung der Infrastruktur des Systems, um auftretende Probleme schnell zu beheben
Wichtige Schritte für eine erfolgreiche ERP-Datenmigration
Daten sind eine der Schlüsselkomponenten von ERP-Software, weshalb ein Datenmigrationsprozess ein wichtiger Schritt bei der ERP-Migration ist. Gleichzeitig kann die Datenmigration einer der schwierigsten und zeitaufwändigsten Teile eines ERP-Projekts sein. Unternehmen können große Mengen historischer Daten speichern, Unternehmensdatenbanken können Dateninkonsistenzen oder Redundanzen aufweisen, und es besteht immer das Risiko eines Datenverlustes während der Migration. Um Ihre ERP-Daten innerhalb des festgelegten Zeitrahmens zu migrieren und alle damit verbundenen Risiken auszuschalten, sollten Sie daher die folgenden Aktivitäten in Ihre Datenmigrationsstrategie einbeziehen.
Sorgfältige Planung
Bewerten Sie die vorhandene Datenstruktur, -qualität und -abhängigkeiten gründlich, um den Prozess sorgfältig zu planen und Zeitpläne, Ressourcen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Migrationsteams festzulegen.
Kartierung von Daten
Führen Sie ein Daten-Mapping durch, um zu definieren, wie Daten aus der alten ERP-Datenbank mit Datenfeldern und -formaten im neuen System korrelieren, um Datenverluste während der Migration zu vermeiden und die Integrität der übertragenen Daten zu gewährleisten.
Datenextraktion
Verwendung von ETL/ELT-Tools zur Automatisierung des Datenabrufs und Erstellung benutzerdefinierter Skripte für komplexere Extraktionen, Überwachung und Dokumentation der verwendeten Tools, Techniken, Konfigurationen und Skripte.
Datenbereinigung
Entfernen Sie doppelte oder irrelevante Datensätze, beheben Sie strukturelle Fehler und kümmern Sie sich um fehlende Daten, um deren Genauigkeit, Konsistenz und Integrität im neuen System sicherzustellen. Führen Sie nach der Migration regelmäßige Datenbereinigungsaktivitäten als Teil Ihres Datenverwaltungsprogramms durch, um eine hohe Datenqualität während des gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten.
Validierung der Daten
Führen Sie nach der Migration eine Datenvalidierung und einen Datenabgleich durch, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und ohne Verlust oder Änderungen vom alten in das neue System übertragen wurden, da Unstimmigkeiten zu erheblichen betrieblichen und finanziellen Problemen führen können.
Herausforderungen der ERP-Migration meistern
Die Migration eines der wichtigsten Unternehmenssoftwaresysteme birgt viele Risiken, die den Erfolg des Projekts gefährden können. Unternehmen können in Erwägung ziehen, mit erfahrenen ERP-Beratern zusammenzuarbeiten, die sie durch die Komplexität der Migration führen und einen reibungslosen Übergang gewährleisten können. Im Folgenden geben wir einen Überblick über die beiden häufigsten Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der ERP-Migration konfrontiert werden, und zeigen mögliche Lösungen auf.
Situation
Lösung
Veränderungsmanagement und Einarbeitung von Mitarbeitern
Die Umstellung auf eine neue ERP-Lösung verlangt von den Mitarbeitern, sich auf neue Arbeitsabläufe einzustellen und die Art und Weise, wie sie ihre täglichen Aktivitäten ausführen, zu ändern. Infolgedessen können Unternehmen mit dem Widerstand ihrer Mitarbeiter konfrontiert werden, was den Erfolg des gesamten Migrationsprojekts gefährdet.
Bei der Einführung einer neuen ERP-Lösung müssen Unternehmen eine Change-Management-Strategie ausarbeiten. Wenn ein Unternehmen die Vorteile eines neuen ERP-Systems von Beginn des Projekts an klar kommuniziert und ausreichend Ressourcen in ERP-Schulungen investiert, die nicht mit den primären Aufgaben der Mitarbeiter kollidieren, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Mitarbeiter ein neues System ablehnen und sich schneller anpassen.
Geschäftskontinuität
Bei der ERP-Umstellung kann es zu Systemausfällen und Unterbrechungen von Geschäftsprozessen kommen, was sich auf den Kundenservice und die Beziehungen zu Partnern und Lieferanten auswirken kann.
Um die Kontinuität des Geschäftsbetriebs während der ERP-Migration zu gewährleisten, sollten Unternehmen bei der ERP-Umstellung einen schrittweisen Ansatz verfolgen. Die schrittweise Übertragung der Geschäftsabläufe auf die neue Software trägt dazu bei, die mit Ausfallzeiten verbundenen Risiken zu verringern und ermöglicht gründlichere Tests. Um Unterbrechungen der Geschäftsprozesse zu minimieren, können Unternehmen außerdem versuchen, das alte und das neue System für eine bestimmte Zeit parallel zu betreiben.
Beispiele für erfolgreiche ERP-Migrationen aus der Praxis
2x
beschleunigte Verwaltung von Arbeitsaufträgen
Implementierung des ERP-Systems Odoo und Datenmigration
Itransition implementierte ein auf Odoo basierendes ERP-System für einen US-amerikanischen Anbieter von Reparatur- und Wartungsdienstleistungen, konsolidierte und migrierte erfolgreich Daten aus den verstreuten Altsystemen des Kunden in das neue ERP-System und stellte dabei die Datenintegrität und -genauigkeit sicher.
50%
eingesparte Kosten für das Produktmanagement
Migration von Auftrags- und Bestandssystemen
Itransition entwickelte ein auf Odoo basierendes Bestell- und Bestandsverwaltungssystem für eine renommierte Modemarke und half dem Kunden bei der Bereinigung und reibungslosen Migration der Daten in das neue System.
Steigern Sie Ihre Unternehmensleistung mit einem neuen ERP
ERP-Cloud-Migration
Immer mehr Unternehmen verlagern ihre ERP-Systeme in die Cloud, um die Gesamtbetriebskosten zu senken, Software-Updates zu beschleunigen und eine bessere Zugänglichkeit zu gewährleisten. Wenn Sie planen, Ihre ERP-Workloads in die Cloud zu migrieren und nach der optimalen Plattform für Ihre Anforderungen suchen, haben wir die Cloud-ERP-Anbieter für service- und produktorientierte Unternehmen vorgestellt, die Gartner als die besten auf dem Markt ausgewählt hat.
Oracle NetSuite ist eine All-in-One-Cloud-Lösung für die Verwaltung und Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse. Die Lösung hilft, alle Unternehmensdaten zu konsolidieren und in Echtzeit auf sie zuzugreifen. Die Preise sind auf Anfrage erhältlich und umfassen die Kernplattform, optionale Module und die Anzahl der Benutzer.
Wesentliche Merkmale
- Rechnungswesen und Finanzen
- Auftragsverwaltung
- Planung, Budgetierung und Vorhersage
- Lieferkettenmanagement
- Bestandsverwaltung
- Lager- und Beschaffungsmanagement
Optionen für den Einsatz
SaaS
Odoo ist ein quelloffenes, hochgradig anpassbares und benutzerfreundliches ERP-System für kleine und mittelständische Unternehmen. Odoo ist in zwei Editionen erhältlich: Odoo Community (Open-Source) und Odoo Enterprise (lizenziert) mit erweiterten Funktionen.
Wesentliche Merkmale
- Finanzmanagement
- Projektplanung und -steuerung
- Qualitätsmanagement in der Fertigung und Produktion
- Kontaktmanagement
- Flottenmanagement
- CRM
- Bestands- und Beschaffungsmanagement
- Ecommerce und PoS-Lösungen
- HR-Management
Optionen für den Einsatz
- SaaS
- PaaS
- vor-Ort
Microsoft Dynamics 365 Business Central ist eine Suite von ERP-Modulen, die speziell für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen entwickelt wurde, um ihnen zu helfen, ihre Geschäftsabläufe zu verbessern, finanzielle Transparenz zu erhalten und von fortschrittlichen Analysen zu profitieren. Die Lizenzierung von Microsoft Dynamics 365 Business Central hängt von der Anzahl und Art der Benutzer und der erforderlichen Funktionalität ab.
Wesentliche Merkmale
- Finanzielle Verwaltung
- Personalverwaltung
- Kundenbeziehungsmanagement
- Lagerverwaltung
- Projektmanagement
- Dienstleistungsmanagement
- Lieferkettenmanagement
- Herstellung
Optionen für den Einsatz
- vor-Ort
- Private Cloud
- SaaS
Microsoft Dynamics 365 ist eine funktionsreiche ERP-Software, die marktführend ist und sich für mittelständische Unternehmen und Großunternehmen aller Branchen eignet. Die Preise für Microsoft Dynamics 365 variieren stark je nach Anzahl der Funktionsmodule und Benutzer.
Wesentliche Merkmale
- Finanzverwaltung
- Bestandsverwaltung
- Kundenbeziehungsmanagement
- Projektmanagement
- Verkauf und Marketing
- Analytik und BI
- HR-Management
Optionen für den Einsatz
- vor-Ort
- SaaS
Infor CloudSuite ist ein hochflexibles Cloud-ERP-System, das sich für Unternehmen aus verschiedenen Branchen eignet, darunter Bauwesen, Vertrieb, Mode und Einzelhandel sowie Finanzdienstleistungen und Professional Services.
Wesentliche Merkmale
- Bestands- und Lagerverwaltung
- CRM und Kundendienst
- Finanzen und Buchhaltung
- Lieferkettenmanagement
- Budgetierung und Prognose
- Dokumentenverwaltung
Optionen für den Einsatz
SaaS
Beschränkungen
Die Komplexität der Benutzeroberfläche
Langfristige Vorteile der Umstellung auf ein neues ERP
Optimale funktionale Passform
Die Migration auf ein neues ERP-System hilft Ihnen, Ihre neuen funktionalen Anforderungen zu erfüllen und sicherzustellen, dass Ihr ERP-System gut auf Ihre operativen und strategischen Unternehmensziele abgestimmt ist.
Verbesserte Skalierbarkeit und Flexibilität
Neue ERP-Lösungen sind in der Lage, schwankende Datenmengen oder schwankende Benutzer- und Anfragezahlen zu bewältigen und gewährleisten, dass die Systemleistung nicht abnimmt, wenn das Unternehmen wächst.
Bessere Interoperabilität
Moderne ERP-Systeme bieten erweiterte Integrationsfunktionen, die sicherstellen, dass Sie Ihr ERP mit anderen Geschäftssystemen wie CRM, E-Commerce-Plattformen oder BI-, KI-, ML- und IoT-Tools einfacher und kosteneffizienter verbinden können.
Verbesserte Datengenauigkeit
Neue ERP-Systeme ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch und tragen zu einer hohen Datenintegrität bei. Außerdem minimieren moderne ERP-Systeme menschliche Fehler, indem sie die Dateneingabe, -validierung und -abstimmung automatisieren.
Bessere Einhaltung der Vorschriften
Moderne ERP-Systeme verfügen über umfassende Funktionen für Prüfprotokolle, Datensicherheit und Datenschutzkontrollen, die das Risiko von Datenschutzverletzungen verringern und Sie bei der Einhaltung geltender Datenschutzvorschriften wie GDPR unterstützen.
Sichern Sie den Erfolg Ihrer ERP-Migration mit Itransition
Als Teil unserer ERP-Dienste bietet unser Team ERP-Migrationsdienste an, um Unternehmen bei der sicheren Umstellung auf ein neues ERP-System zu unterstützen und eine bessere Skalierbarkeit, Leistung und Kosteneffizienz zu gewährleisten.
ERP-Migrationsberatung
Wir helfen Unternehmen bei der Planung ihrer ERP-Migration und unterstützen sie während des gesamten Migrationsprojekts. Außerdem helfen wir Unternehmen bei der Entwicklung und Implementierung kundenspezifischer ERP-Systeme und bei der Modernisierung bestehender Lösungen.
ERP-Migration
Itransition übernimmt das gesamte ERP-Migrationsprojekt, vom Technologie-Audit und dem Entwurf der Strategie bis hin zur Datenübernahme und dem Support nach der Inbetriebnahme, um die Datensicherheit und die Kontinuität Ihrer Geschäftsabläufe zu gewährleisten.
Über Itransition
In der Software-Beratung und -Entwicklung tätig seit 1999
10+ Jahre in der Entwicklung von ERP-Systemen
50+ erfolgreiche ERP-Projekte
Praktische Erfahrung mit Datenanalytik und BI, AI, und RPA
Expertise in der Software-Entwicklung in den Bereichen Gesundheitswesen, Einzelhandel, Logistik, BFSI, Fertigung, Energie und Versorgungsunternehmen
Ein Odoo Silver Partner, NetSuite Solution Provider, und Microsoft Solution Partner
Einblicke
ERP-Auswahl: der endgültige Leitfaden
Dienst
ERP-Integration: Arten, Ansätze, wichtige Schritte & Dienstleistungen
Einblicke
Odoo für das Flottenmanagement: ein Überblick
Einblicke
CRM vs. ERP: Welches brauchen Sie?
Einblicke
ERP für die Fertigung: Überblick über die End-to-End-Lösung
Dienst