EHR-Implementierung Strategie & ein umfassender Fahrplan

8. Juni 2023

Leiter des Kompetenzzentrums für das Eesundheitswesen

Die Einführung der elektronischen Patientenakte (EPA) ist die Integration der elektronischen Gesundheitsakten in die Arbeitsabläufe im Gesundheitswesen. Die Einführung von EHR-Software rationalisiert das Patientenmanagement, verbessert die Kommunikation zwischen den verschiedenen medizinischen Fachkräften und steigert letztlich die Qualität der Patientenversorgung.

EHR-Lösungen sind zu einem festen Bestandteil des digitalen Mixes von Gesundheitsdienstleistern geworden, teilweise aufgrund des Meaningful Use-Programms und anderer staatlicher Anreize für die Einführung von EHR-Systemen, aber auch wegen der enormen Möglichkeiten der Software. Während einige Organisationen auf ihre EHRs schwören, berichten andere von Enttäuschung und Burnout. Die Zufriedenheit eines medizinischen Dienstleisters mit dem System hängt von mehreren Faktoren ab, wobei die erfolgreiche EHR-Implementierung einer der Hauptfaktoren ist.

Wichtige EHR-Statistiken

der europäischen Ärzte nutzen 2021 elektronische Patientenakten

Statista

des Personals in Arztpraxen sind mit ihrem EHR zufrieden

JAMA-Netzwerk

CAGR des globalen klinischen EHR-Marktes von 2022-2027

Mordor Intelligence

Scheme title: Adoption of EHR by hospital service type in the US

Data source: healthit.gov — Adoption of electronic health records by hospital service type 2019–2021

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EHR-Implementierungsansätze

Große Organisationen des Gesundheitswesens können Software für elektronische Patientenakten auf zwei verschiedene Arten einführen. Eine sofortige Implementierung erfordert die gleichzeitige Einführung des Systems in allen Abteilungen. Im Gegensatz dazu bedeutet ein schrittweiser Ansatz, dass das neue EHR Modul für Modul implementiert wird, wobei Benutzerschulungen und Systemoptimierungen währenddessen durchgeführt werden. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile und ist für unterschiedliche Situationen geeignet.

Unmittelbar

Inkremental

Vorteile

Schnellere Digitalisierung des Gesundheitswesens Alle Abteilungen sind beteiligt Sofortige Verbesserungen für die gesamte Organisation

Leichteres Auffinden und Beheben von Problemen, bevor sie sich auf das gesamte Unternehmen auswirken Geringere Produktivitätsunterbrechung durch einen schrittweisen Übergang

Benachteiligungen

Erfordert erhebliche Ressourcen des Gesundheitswesens sowie Zeit und Mühe des medizinischen Personals

Erfordert eine enge Zusammenarbeit mit den EHR-Anbietern und eine strenge Datenverwaltung, um die Möglichkeit von Datenverlusten oder -verunreinigungen während der Umstellung auszuschließen

EHR-Implementierungsstrategie: Die wichtigsten Schritte

Unserer Erfahrung nach gibt es unabhängig vom gewählten Einführungskonzept sieben wichtige Schritte, die Anbieter unternehmen müssen, um häufige Hindernisse zu überwinden und eine reibungslose Einführung des EHR-Systems zu gewährleisten.

Fachärzte einbeziehen

Stellen Sie ein Team von Spezialisten des Gesundheitswesens zusammen, das mit den Teammitgliedern des Entwicklungsdienstleisters zusammenarbeitet, um ein EHR zu erstellen, das auf die tatsächlichen klinischen Arbeitsabläufe und Besonderheiten zugeschnitten ist. Die Kliniker brauchen keine speziellen Programmierkenntnisse. Sie werden lediglich die Entwicklung überwachen, um die Benutzerfreundlichkeit des Systems zu gewährleisten, und dann dazu beitragen, den Widerstand der Mitarbeiter gegen Veränderungen zu mindern, um die Einführung des EHR zu erleichtern.

Planen Sie die Arbeitsabläufe

Bevor Sie sich an die Einführung eines EHR machen, sollten Sie die Abläufe in der Klinik untersuchen und prüfen, wie sie durch das EHR verbessert werden können. In der Regel sind veraltete oder unlogische Arbeitsabläufe die besten Kandidaten für eine Neugestaltung. Bei der Bewertung der Arbeitsabläufe sollten Kliniker keine langatmigen und wortreichen Beschreibungen verwenden, sondern stattdessen auf leicht lesbare Flussdiagramme zurückgreifen. Die Abbildung von Arbeitsabläufen umfasst in der Regel fünf Schritte, von der Festlegung der Start- und Endpunkte über die Analyse der aktuellen Situation bis hin zur Erarbeitung von Verbesserungsmöglichkeiten. Die häufigsten Maßnahmen sind dabei die Beseitigung überflüssiger Schritte und die Reduzierung von Verzögerungen.

Erstellen Sie einen klaren EHR-Implementierungsplan

Nachdem nun die wichtigsten verbesserungswürdigen Punkte sichtbar sind, können die Beteiligten eine klare Liste der Anforderungen an das künftige EHR erstellen. Das EHR-Implementierungsteam kann diese Liste als Ausgangspunkt für die Berechnung des ungefähren Zeit- und Budgetbedarfs für die Einführung verwenden. Die Suche nach einer geeigneten Speziallösung, wie einem psychiatrischen oder einem pädiatrischen EHR, kann länger dauern, während die Auswahl und Einrichtung eines allgemein verwendbaren Out-of-the-Box-Systems schneller und einfacher ist.

Nach der Verhandlung mit dem EHR-Implementierungsanbieter und der Unterzeichnung des Vertrags beginnt das Projektteam mit der Ausarbeitung eines Implementierungsplans. Die Implementierungsexperten können den Implementierungsprozess ändern und effizienter gestalten, indem sie zusätzliche Maßnahmen wie Schulungen und die Einrichtung von wichtigen Datensicherungen vorschlagen.

Gewährleistung der Benutzerfreundlichkeit

Stellen Sie sicher, dass die aus Klinikern bestehende Fokusgruppe von Anfang bis Ende an der EHR-Implementierung beteiligt ist, nicht nur während der Planungsphase. Diese Fachleute sind eher in der Lage, Fehler und potenzielle Probleme zu erkennen, von zeitaufwändigen digitalen Aufgaben bis hin zu potenziell tödlichen Situationen wie einer falschen Medikamentendosierung aufgrund falsch geschriebener Maßeinheiten. Während aller Phasen der EHR-Implementierung prüfen die Kliniker das System und geben dem Entwicklungsteam ihr Feedback. Nach der Einführung kann das Implementierungsteam die Benutzerfreundlichkeit des Systems mit Hilfe von Expertenbewertungen, Leistungstests, Benutzerfreundlichkeitskennzahlen und Risikobewertungen beurteilen.

Daten migrieren

Datenmigrationsszenarien sind vielfältig und zahlreich: Sie können Informationen von Papierakten auf EHR, von einem alten auf ein neues System oder von einem lokal gehosteten auf ein wolkenbasiertes System übertragen. Es handelt sich um einen komplexen Prozess, der Wachsamkeit erfordert, da minderwertige oder fehlerhafte Daten die Genauigkeit der Entscheidungsfindung der Kliniker beeinträchtigen und andere Abläufe gefährden können.

1

Planung

Geltungsbereich
Vorgehensweise
Budget und Zeitplan
Migrationswerkzeug
Team

2

Vorbereitung der Daten

Prüfung und Profilerstellung
Sicherung
Verwaltung

3

Entwurf der Migration

Daten-Mapping
Inhaltsgesteuerter Ansatz

4

Ausführung

Extraktion
Transformation
Laden

5

Testen und in Betrieb nehmen

Phasentests
Vollumfängliche Tests
Vorproduktionsprüfung

6

Audit und Wartung

Validierung der Projektergebnisse
Regelmäßige und Ad-hoc-Audits

Titel des Themas: Eine Strategie zur Datenmigration

Schulung Ihres Personals

Die Umstellung auf ein neues System zwingt die Mediziner dazu, ihre bewährten Arbeitsabläufe zu ändern und sich rasch an die neue Technologie anzupassen. Um den Prozess nahtlos zu gestalten und den damit verbundenen Stress zu verringern, sollten die Anbieter von EHR-Software den Klinikern mit Schulungen unter die Arme greifen. Es ist wichtig, dem klinischen Personal die am häufigsten verwendeten Befehle zu zeigen und sicherzustellen, dass sie in der Lage sind, diese auszuführen. Wenn die Kliniker mit den grundlegenden EHR-Funktionen vertraut sind, können sie zu komplexeren Aufgaben übergehen.

Ein weiterer wichtiger Teil der Ausbildung ist die Sicherheit. Persönliche Gesundheitsdaten werden häufig zum Ziel von Hackerangriffen, die Gesundheitsdienstleister Milliarden von Dollar kosten. Ein erhöhtes Bewusstsein für Cybersicherheit kann dazu beitragen, Phishing und Spoofing zu verhindern, die laut dem 2022 Data Security Incident Response Report von BakerHostetler im Jahr 2021 stark zugenommen haben.

Titel des Themas: Die Korrelation zwischen der Zufriedenheit mit dem EHR und der Zustimmung, dass laufende Schulungen effektiv sind
Datenquelle: klasresearch.com - Global EHR Satisfaction 2022

Die Verbesserung fortsetzen

Auch nach der erfolgreichen Einführung der EHR-Software können ihre Besitzer beschließen, die Produktivität des Systems zu verbessern, seine Funktionen zu erweitern oder seine Sicherheit durch verschiedene Arten von Änderungen zu stärken. So kann zum Beispiel die Anpassung der EHR an die Telemedizin dazu beitragen, die aktuellen Herausforderungen wie die COVID-19-Pandemie zu bekämpfen. Es ist auch möglich, einige wiederkehrende EHR-Herausforderungen durch EHR-Migration zu lösen, da ein Cloud-basiertes EHR den Eigentümern beispielsweise die Sorge um die ständig wachsende Menge an zu speichernden Patientendaten ersparen kann.

EHR-Implementierungsfahrplan

1

Vor der Umsetzung

Kommunikation mit dem klinischen Personal zur Definition der EMR/EHR-Anforderungen und der technischen Ausstattung
Mapping wichtiger Arbeitsabläufe, Erstellen des Projektplans und Festlegen der Kostenvoranschläge
Einrichten einer Data-Governance-Strategie zur Gewährleistung eines effektiven und nachhaltigen Übergangs zum neuen System

2

Umsetzung

Anpassung der EMR/EHR-Lösung an die Anforderungen Ihrer Praxis
Integrieren Sie Krankenhaussoftware oder Tools von Drittanbietern
Migration von Daten aus dem Altsystem in das neue System
Allumfassende Qualitätssicherung und Gewährleistung der HIPAA-Konformität des Systems sowie der Einhaltung anderer Vorschriften

3

Nach der Einführung

Überwachung der Leistung des Systems
Betriebliche Probleme lösen
Implementierung von Upgrades
Personalschulung durchführen

Kosten und Zeitplan der EHR-Implementierung

Der Zeit- und Kostenaufwand für eine erfolgreiche EHR-Implementierung hängt von vielen Variablen ab: ob es sich um ein proprietäres System oder ein offenes EHR handelt, welchen Funktionsumfang und welche EHR-Integrationen es haben soll und wer die potenziellen Nutzer sind. Das Implementierungsteam berechnet in der Regel die ungefähren Kosten und den Zeitplan für die Implementierung für Ihren speziellen Fall, aber es kann sich immer noch ein wenig ändern, wenn unvorhergesehene Umstände eintreten.

Wichtigste EHR-Integrationen

Die EHR-Software bietet den Anbietern im Gesundheitswesen zwar bereits erhebliche Vorteile, doch kann sie noch mehr Prozesse vereinfachen und den Gewinn steigern, wenn sie durch Integrationen ergänzt wird, die für die jeweilige medizinische Praxis relevant sind.

Wichtige Integrationsmöglichkeiten

Patientenportale

Telemedizin

Finanz- und Versicherungswesen Managementsysteme

Labor-Management Systeme

Krankenhaus-Management Software

CRM für das gesundheitswesen

Patientenportale

Verbessern Sie die Kommunikation zwischen Arzt und Patient und entlasten Sie das Gesundheitspersonal von Routineaufgaben, indem Sie den Patienten die Möglichkeit geben, ihre persönlichen Gesundheitsdaten einzusehen und zu verwalten und Termine über das mit dem EHR verbundene Patientenportal zu vereinbaren.

Telemedizin

Ermöglichen Sie es Ärzten, von überall aus Konsultationen abzuhalten und die Patientendokumentation zu synchronisieren, indem sie ihre Untersuchungsnotizen, Diagnosen und Behandlungsverordnungen direkt von der Telemedizinplattform in die EHR hochladen können.

Finanz- und Versicherungsmanagementsysteme

Sichern Sie die finanziellen Interaktionen mit den Patienten, indem Sie nur autorisiertem Personal den Zugriff auf deren Versicherungsdaten erlauben. Bieten Sie den Patienten bei der Terminvereinbarung flexible Zahlungsmöglichkeiten, die ihren Präferenzen entsprechen.

Laborverwaltungssysteme

Verkürzen Sie die Wartezeit für Labortests, vermeiden Sie Fehler durch manuelle Eingaben und verbessern Sie die Genauigkeit von Diagnose und Behandlung durch einen nahtlosen Datenfluss zwischen einem Laborinformationssystem und einem EHR.

Software für die Krankenhausverwaltung

Verteilen Sie Aufgaben und Ressourcen effektiver unter den Mitarbeitern, indem Sie Terminplanungs- und Patientendaten aus dem EHR in das Praxisverwaltungssystem hochladen.

CRM für das gesundheitswesen

Verbinden Sie Ihr medizinisches CRM mit Ihrer elektronischen Patientenakte, um Ihre Vertriebs- und Marketingbemühungen zu verbessern und eine reibungslose Koordination zwischen administrativen Aufgaben und klinischen Untersuchungen zu gewährleisten und so eine nahtlose Patientenversorgung zu ermöglichen.

Unsere EHR-Implementierungsdienste

Wir unterstützen Organisationen des Gesundheitswesens, die zum ersten Mal ein EHR-System einführen oder von einem System auf ein anderes umsteigen, indem wir jede Phase der EHR-Systemimplementierung fachkundig begleiten.

Beratung

Wir helfen Organisationen des Gesundheitswesens dabei, ihre spezifischen Bedürfnisse zu bewerten, die wichtigsten Anforderungen zu ermitteln und die geschäftlichen und klinischen Prioritäten zu skizzieren, um ein geeignetes EHR-System auszuwählen. Unsere Experten helfen auch bei der Definition der Funktionalität, der Nutzbarkeit, der Interoperabilität und der Kosten einer zukünftigen EHR-Lösung. Wir nutzen unsere umfassende Branchenkenntnis, um eine Lösung zu konzipieren, die auf die Arbeitsabläufe sowie die klinischen und geschäftlichen Ziele des Unternehmens abgestimmt ist.

Umsetzung

Wir stellen die erfolgreiche Implementierung des ausgewählten EHR-Systems sicher. Das bedeutet, dass wir einen detaillierten Projektplan erstellen, in dem Aufgaben, Zeitpläne und Zuständigkeiten festgelegt werden, gefolgt von der Hardware- und Softwareinstallation, der Systemkonfiguration und -anpassung, der zusätzlichen Schulung der Endbenutzer, der Neugestaltung der Arbeitsabläufe und dem Änderungsmanagement. Alle relevanten Informationen, einschließlich elektronischer Krankenakten und Betriebsdaten, sollten zu einem bestimmten Zeitpunkt genau und sicher von den alten Systemen in das neue System migriert werden. Unser Team rationalisiert den Migrationsprozess, ermöglicht den nahtlosen Austausch von Patienteninformationen und gewährleistet die Genauigkeit, Integrität und Sicherheit der Daten.

Integration und Datenmigration

In dieser Phase wird das EHR-System in die IT-Infrastruktur der Organisation integriert und mit verschiedenen Anwendungen von Drittanbietern erweitert, und alle relevanten Daten werden von Altsystemen in das neue System migriert. Unser Team ermöglicht den nahtlosen Austausch von Patienteninformationen und gewährleistet die Datengenauigkeit, Integrität, Sicherheit und Qualität der EHR-Lösung innerhalb des Ökosystems der Gesundheitsorganisation.

Systemüberwachung und -optimierung

Wir bieten eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung des Betriebs des EHR-Systems an und passen das System bei Bedarf an, um seine Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Interoperabilität an die aktuellen Qualitätsstandards und Vorschriften anzupassen. Wir können auch Schulungen anbieten, um sicherzustellen, dass das Klinikpersonal das System richtig und effizient nutzt.

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EHR-Implementierungsbeispiele

Im Laufe der Jahre haben wir medizinischen Unternehmen dabei geholfen, ihre Produktivität zu steigern, indem wir EHR-Systeme implementiert haben, die als primäre Quelle für Patientendaten dienen.

Sapiocare, ein für die Telemedizin geeignetes EHR

Gemeinsam mit Triptych Technologies Inc. arbeiteten wir eng mit einem Team von Ärzten zusammen, um eine innovative EHR-Lösung zu implementieren, die den täglichen klinischen Betrieb unterstützt und die Entscheidungsfindung vereinfacht. Sichere Integrationen mit anderen medizinischen Dienstleistern wie Laboren und Apotheken ermöglichten es den Ärzten, an einem Ort auf Testergebnisse zuzugreifen oder Rezepte einzureichen, sich mehr auf die Patienten zu konzentrieren und das neue EHR-System optimal zu nutzen, während sie gleichzeitig die größten Implementierungsrisiken erfolgreich bewältigten.

Ein Asthma-Überwachungssystem

Unser Team hat eine Asthmaüberwachungssuite als Teil eines größeren medizinischen Ökosystems entwickelt. Obwohl es bei unserem Projekt hauptsächlich um die Entwicklung mobiler Apps und der Plattform für die Ergebnisanalyse ging, haben wir sie auch mit externen Diensten und einem mit der EHR verbundenen Datenaustauschkanal integriert. Die erfolgreiche Implementierung der elektronischen Patientenakte gewährleistete den Zugang zu den Patientendaten für das medizinische Personal, die Patienten und sogar für Analysesoftware, was die Zufriedenheit der Patienten erhöhte.

Herausforderungen bei der EHR-Implementierung und mögliche Lösungen

Trotz aller Argumente, die für EHRs sprechen, haben viele Leistungserbringer im Gesundheitswesen triftige Gründe, bei der Einführung elektronischer Gesundheitsdatensysteme vorsichtig zu sein.

Zusätzliche Arbeitsbelastung

Viele Kliniker sind der Meinung, dass der Umgang mit elektronischen Patientenakten einer der Hauptgründe für Burnout und kognitive Überlastung ist.

Achten Sie während der EHR-Implementierung auf das Feedback Ihres klinischen Teams, um eine maximale Benutzbarkeit des Systems sicherzustellen. Investieren Sie außerdem in ausreichende Personalschulungen, damit die Kliniker das System effektiv nutzen können.

Too much time spent on bureaucratic tasks

EHR or other IT tools hurt my efficiency

EHR or other IT tools inhibit my ability to deliver quality care

Lack of training/proficiency on EHR or other IT tools

Scheme title: EHR-related contributors to burnout

Data source: klasresearch.com — Global EHR Satisfaction 2022

Сhangement

Veränderungen sind schwierig, und die Einführung von etwas Neuem in einem Unternehmen kann auf Widerstand stoßen, wenn sie nicht angemessen gehandhabt wird. Die EHR-Einführung wird mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein, wenn drei Phasen eines produktiven Änderungsmanagements erreicht werden:

1

Den Boden für den Wandel bereiten

Der Leiter der Organisation sollte klar kommunizieren, warum die Änderung notwendig ist und wie die aktualisierten Arbeitsabläufe für das Personal, die Organisation und die Patienten aussehen werden. Außerdem müssen sie eine Führungsgruppe von Super-Usern zusammenstellen, die die Umstellung vorantreiben. Zu diesem Zeitpunkt sollten auch die Vermögenswerte der Organisation auf die Einführung des EHR vorbereitet werden.

2

Förderung des Engagements des Personals

In dieser Phase verstehen die Mitarbeiter, wie sich das neue System in ihren Arbeitsalltag einfügt und welche Änderungen sie vornehmen sollten, um sich an das neue System und die Arbeitsabläufe anzupassen. In dieser Phase muss der Projektleiter auf Seiten der Gesundheitsorganisation den Mitarbeitern aufmerksam zuhören und die Feinheiten der täglichen Abläufe berücksichtigen, um den Implementierungsprozess bei Bedarf anzupassen.

3

Umsetzung der Änderung

Die Umstellung erfolgt in mehreren Schritten, bei denen die Funktionsweise des Systems überprüft und die auftretenden Probleme behoben werden. Die Mitarbeiter lernen, mit dem neuen Tool umzugehen, und die Führungsgruppe der ersten Nutzer, die geschult sind und das System sicher nutzen, arbeitet weiterhin eng mit ihnen zusammen, um den Wandel voranzutreiben, anstehende Probleme zu lösen oder einige Arbeitsabläufe anzupassen.

Losgelöstheit von den Patienten

Kliniker sind besorgt über die korrekte Dateneingabe und weniger persönliche Gespräche mit ihren Patienten, was die Qualität der Pflege und die Patientenerfahrung verschlechtern kann. Neben der benutzerfreundlichen Oberfläche und einer umfassenden Schulung vereinfachen auch KI-gestützte Eingabetools die Dateneingabe. Sie können in die Krankenakten-Software integriert werden und helfen dem Klinikpersonal, sich mehr auf die Patientenversorgung als auf die Arbeit mit dem System zu konzentrieren.

Schlechte Datenverwaltung

Einigen EHR-Systemen mangelt es an Interoperabilität, so dass die Übertragung von Patientendaten von einem System in ein anderes manuell erfolgt, was zu Verlusten, Duplikaten, Ungenauigkeiten und allgemeiner Unzuverlässigkeit führt. Die Wahl eines Anbieters von EHR-Lösungen, der Interoperabilität im Gesundheitswesen unterstützt, wäre ein Schritt in Richtung eines sicheren Datenflusses innerhalb der Organisation. Darüber hinaus sollte jede Organisation des Gesundheitswesens unabhängig von der Art der EHR-Software eine Data-Governance-Strategie entwickeln, um die Sicherheit ihrer Daten zu gewährleisten. Eine solche Strategie sollte aufgrund des hohen Datenaufkommens im Gesundheitswesen und der Vielzahl möglicher Datenschutzverletzungen jedes Jahr überarbeitet und aktualisiert werden, weshalb es sich empfiehlt, die Dienste von Data-Governance-Beratern in Anspruch zu nehmen. Mit der Hilfe von Experten haben Organisationen des Gesundheitswesens mehr Chancen, Datenkompromittierungen erfolgreich zu verhindern.

Holen Sie mit einem erfahrenen Implementierungspartner mehr aus Ihrem EHR heraus

Ob es sich nun um eine umfassende Entwicklung oder eine Optimierung der Funktionen handelt, die Implementierung von EHR ist für das ordnungsgemäße Funktionieren einer Organisation des Gesundheitswesens von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beiträgt, Patientendaten zu schützen, ein Ausbrennen des medizinischen Personals zu verhindern und die Versorgung der Patienten in den Mittelpunkt zu stellen. Der Prozess der EHR-Implementierung ist jedoch komplex und anspruchsvoll. Glücklicherweise kann ein erfahrenes EHR-Implementierungsteam den Gesundheitsdienstleistern dabei helfen, die Anzahl und den Schweregrad dieser Herausforderungen zu verringern und die Einführung für das Personal schneller und einfacher zu gestalten. Das zuverlässige Implementierungsteam sollte ein klares Verständnis der Branchen- und Softwarespezifika haben, über einschlägige Erfahrungen verfügen und offen für die Zusammenarbeit mit dem klinischen Team sein.